DB35T 1856-2019 檔案數(shù)字化操作規(guī)程 紙質(zhì)檔案　

DB35Operationspecificationfordigitalizationofarchives—Paper-basedarchives福建省市場(chǎng)監(jiān)督管理局發(fā)布I 1 1 1 1 2 2 4 9 本標(biāo)準(zhǔn)起草單位：福建省檔案局、福建省檔案館、福建省標(biāo)準(zhǔn)化1檔案數(shù)字化操作規(guī)程紙質(zhì)檔案凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）GB/T20530—2006文獻(xiàn)檔案資料數(shù)字化工作DB35/T161文書檔案目錄數(shù)據(jù)交換格式與著錄細(xì)則采取科學(xué)、有效的安全措施和技術(shù)手段，建立安全保密機(jī)制，做到檔案數(shù)字化加工全程可控。4.2檔案數(shù)字化工作可由數(shù)字化實(shí)施單位自行組織人員開展，也可由數(shù)字化實(shí)施單位采取業(yè)務(wù)外包的方式，委托給具有相關(guān)資質(zhì)和能力的檔案數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)（以下簡(jiǎn)稱“數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)”）完成。25.1數(shù)字化實(shí)施單位應(yīng)在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案的重要程度、利用程度、破損程度、開放程度數(shù)量；數(shù)字化的人員、經(jīng)費(fèi)、場(chǎng)地與設(shè)備；數(shù)字化的形式、技術(shù)參數(shù)、實(shí)施進(jìn)5.2數(shù)字化實(shí)施單位可成立工作組，明確數(shù)字化管理、檔案保管等內(nèi)部部門的職責(zé)和分工5.3檔案數(shù)字化工作需外包的，數(shù)字化實(shí)施單位應(yīng)：b)按照《國家秘密載體印制資質(zhì)管理辦法》的要求，審查數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的保密資質(zhì)；c)審核數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的企業(yè)性質(zhì)、經(jīng)營范圍5.4加工涉密檔案時(shí)，應(yīng)按照保密要求開展工作，相關(guān)數(shù)據(jù)應(yīng)按涉密信6.1.1檔案數(shù)字化工作的管理人員應(yīng)熟悉數(shù)字化工作并具有組織協(xié)調(diào)能力；技術(shù)人員應(yīng)熟悉相關(guān)規(guī)范并能夠?yàn)閿?shù)字化工作各環(huán)節(jié)提供技術(shù)支撐；操作人員應(yīng)掌握一定數(shù)字化基礎(chǔ)知識(shí)并熟悉業(yè)數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)與員工簽訂勞動(dòng)合同和保6.2.1配備符合防火、防水、防盜、防塵、防潮、防高溫、防日光及紫外線照射、防有害生物、6.2.2設(shè)置檔案存放、檔案前處理、檔案掃描、圖像處理、目錄著錄、質(zhì)量檢查、檔案裝訂等工6.2.3數(shù)字化加工期間，應(yīng)設(shè)置保管庫用于存放調(diào)取的檔案，并安排專人6.2.4場(chǎng)地內(nèi)應(yīng)配備可覆蓋整個(gè)區(qū)域的應(yīng)急設(shè)施和監(jiān)控設(shè)備，確保工作區(qū)域無監(jiān)控死角；做好監(jiān)6.2.5場(chǎng)地內(nèi)不存放非工作需要的物品；不擅自帶入手機(jī)、電腦、錄音、錄像等各類電子設(shè)備和6.2.6建立安全巡查制度，配備專人負(fù)責(zé)場(chǎng)地巡查并做記錄（檔案數(shù)字化安全巡查情況登記表參）；），36.3.2做好設(shè)備的物理和技術(shù)安全防控，封閉相關(guān)設(shè)備不必要的信息傳輸接口；不在設(shè)備上安裝工、安全管理無關(guān)的軟件；不使用無線傳輸設(shè)備；數(shù)字化工作網(wǎng)絡(luò)應(yīng)與其他計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)物6.3.3建立設(shè)備管理清單，實(shí)行專人管理；定期進(jìn)行設(shè)備維護(hù)檢修，形成完整的臺(tái)帳（檔案數(shù)字6.3.4數(shù)字化加工軟件應(yīng)具備流程定義、任務(wù)分配、過程跟蹤、質(zhì)量檢測(cè)、成品制作、數(shù)據(jù)驗(yàn)收據(jù)備份、統(tǒng)計(jì)分析等功能，并分別設(shè)置管理員、保密員、審計(jì)員，并實(shí)行“三員分離”。6.4.1嚴(yán)格管理數(shù)字化加工各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，及時(shí)對(duì)數(shù)字化成果數(shù)據(jù)進(jìn)行移交和備份，防止數(shù)6.4.2建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)數(shù)字化加工的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份（檔案數(shù)字化成果備份清單參），6.5.2愛護(hù)檔案，避免損傷檔案；發(fā)現(xiàn)破損檔案時(shí)，應(yīng)及時(shí)登記并送專業(yè)人員修6.5.4不擅自將檔案資料帶出場(chǎng)地，不以任何方式復(fù)制、抄錄、拍攝檔案6.5.5正在進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案應(yīng)每天入庫，不在庫房外6.6.1制定工作所需的制度、管理文件和相關(guān)表格。主要工作記錄和單據(jù)有：工作方案、審批書6.6.2規(guī)范數(shù)字化工作文件的管理，及時(shí)進(jìn)行整理、歸檔和移交，形成內(nèi)容完整、格式規(guī)范、記47.1.1實(shí)施檔案數(shù)字化加工全流程管理，明確各環(huán)節(jié)的工作制度和操作規(guī)范，把控加工質(zhì)量7.1.2日常管理中，應(yīng)關(guān)注數(shù)字化現(xiàn)場(chǎng)工作情況，做好日常工作記錄（檔案數(shù)字化加工現(xiàn)場(chǎng)7.2.1數(shù)字化管理部門根據(jù)數(shù)字化工作方案制定調(diào)卷計(jì)劃，擬定數(shù)字化對(duì)象，提交審批書（7.2.2檔案保管部門事先對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，經(jīng)數(shù)字化管理部門核對(duì)后，填寫出庫申請(qǐng)單（檔7.3.1數(shù)字化過程中應(yīng)做好涉密文件的篩選工作。已有涉密文件記錄的，應(yīng)按照記錄進(jìn)行篩7.3.2涉密文件主要包括：標(biāo)注有密級(jí)的文件、文號(hào)帶“密”的文件、蓋有密件收發(fā)章的文7.3.3登記時(shí)以標(biāo)注有密件信息的一份完整的涉密文件為單位，詳細(xì)記錄檔號(hào)、密級(jí)、起止7.3.4核對(duì)密件記錄的準(zhǔn)確性后，將密件逐一放入專用文件袋中。文件袋標(biāo)注應(yīng)清晰準(zhǔn)確，7.3.6數(shù)字化過程中，一旦發(fā)現(xiàn)涉7.4.1.1檔案中凡載有有效信息的頁面均應(yīng)編頁，包括文件處7.4.1.3宜使用鉛筆編頁，書寫時(shí)字跡清晰工整，不壓蓋檔案內(nèi)容。編頁位置根據(jù)檔案內(nèi)容與裝7.4.1.4編頁時(shí)將不規(guī)范的原頁號(hào)劃掉，新頁號(hào)與文件主體內(nèi)容方向一致；頁號(hào)缺失或頁號(hào)不規(guī)7.4.1.5一個(gè)頁面上并排粘貼有多個(gè)小頁面檔案時(shí)，可根據(jù)實(shí)際內(nèi)容合編一個(gè)頁號(hào)或分別編頁；57.4.2.1檢查并剔除案卷中的裝訂物（如金屬夾、回形針、訂書釘、大頭針等并將排列順序不準(zhǔn)7.4.2.3拆除裝訂物造成破損的7.4.3.1檔案粘連或破損嚴(yán)重、霉壞及其他無法直接進(jìn)行掃描的，應(yīng)填寫處理單（檔案數(shù)字化實(shí)7.4.4.1檔案有重新整理編頁、頁面7.5.2.1掃描應(yīng)按照檔案標(biāo)明的頁號(hào)順序進(jìn)行，保證圖像順序號(hào)連續(xù)且與檔案頁號(hào)一一對(duì)應(yīng)，做7.5.2.3檔案掃描以白底為主。紙質(zhì)偏薄的雙面文字檔案則以黑底掃描，避免背面影像顯透，影7.5.2.5一般檔案用普通平板掃描儀；紙張質(zhì)量好、尺寸一致、未裝訂、無粘連或折角的檔案可用高7.5.2.6幅面較大的檔案可采用大圖掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀，也可分幅掃描后進(jìn)行圖像拼接處理。分幅7.5.2.7珍貴且尺寸不規(guī)則的檔案，可采用標(biāo)板、標(biāo)尺等標(biāo)識(shí)原件7.5.3.1掃描參數(shù)的選擇，應(yīng)保證產(chǎn)生的數(shù)字圖像清晰、不失真，圖像效果接近檔案原貌，并綜67.5.3.3掃描分辨率不小于300dpi；文字偏小、密集、用需求與存儲(chǔ)能力。一般檔案可用JPEG格式；重要檔案、歷史7.5.4.1圖像命名方式應(yīng)以檔號(hào)為基礎(chǔ)，確保7.5.4.2圖像存儲(chǔ)為單頁文件時(shí)，按檔號(hào)與圖像流水號(hào)組合的方式對(duì)圖像命名；圖像存儲(chǔ)為多頁7.5.4.3建立科學(xué)的圖像存儲(chǔ)路徑，確保數(shù)據(jù)掛接的準(zhǔn)確性。一般采用檔號(hào)層級(jí)文件夾進(jìn)行存JPEG/TIFF格式保存圖像時(shí)，一份文件建立一個(gè)文件夾；OFD/PDF格式7.6.1.1以便于閱讀為原則，把圖像的底邊作為基準(zhǔn)進(jìn)行糾正，確保圖像整體不7.6.1.2特殊形制的頁面，以直角邊為基準(zhǔn)；7.6.2.2一側(cè)粘連或裝訂成冊(cè)的檔案，裁剪后應(yīng)保留粘連線或裝訂加強(qiáng)圖像質(zhì)量的檢查工作（檔案數(shù)字化圖像抽檢情況登記表參見附錄A中的a)圖像色彩模式、分辨率、保存格式、壓縮比率及命名符合要b)圖像畫幅數(shù)與檔案頁數(shù)相符情況；e)圖像完整性、清晰度、色差、彩線、褶皺、壓77.7.2以尊重事實(shí)、準(zhǔn)確有效為原則開展著錄工作，形成完整的目7.7.3若檔案數(shù)字化前已有目錄的，應(yīng)充分尊重原有成果，只對(duì)不完整、不合格的目錄進(jìn)行7.7.5采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)校驗(yàn)與人工檢驗(yàn)相結(jié)合的方式，對(duì)著錄項(xiàng)目的完整性、著錄內(nèi)容的規(guī)7.8.2對(duì)掛接結(jié)果進(jìn)行逐條檢查，包括目錄數(shù)據(jù)與圖像對(duì)應(yīng)的準(zhǔn)確性、已掛接圖像數(shù)量與掃一致性等，確保導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的目錄數(shù)7.9.1.1數(shù)字化實(shí)施單位應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字化成果進(jìn)行驗(yàn)收，也可請(qǐng)第三方數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)作為監(jiān)理7.9.1.2根據(jù)內(nèi)容的不同，采用人工或計(jì)算機(jī)自動(dòng)校驗(yàn)的方式進(jìn)行7.9.1.3驗(yàn)收宜采用分批次驗(yàn)收和整體驗(yàn)收相結(jié)合的方式進(jìn)行。驗(yàn)收合格的，出具批次檢驗(yàn)報(bào)告7.9.1.4驗(yàn)收對(duì)象包括：圖像數(shù)據(jù)、目錄數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)掛接、工作文7.9.2.1采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)校驗(yàn)的方式對(duì)圖像的色彩模式、分辨率、壓縮比率、格式、命名和可讀7.9.2.2采用人工抽檢的方式對(duì)圖像的完整性、排列順序的正確性和圖像質(zhì)量等進(jìn)行檢查，抽檢％，7.9.3.2采用人工抽檢的方式對(duì)目錄內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性等進(jìn)行檢查，抽檢率8采用人工檢查的方式對(duì)工作文件的完整性和規(guī)范性進(jìn)7.9.6.1驗(yàn)收合格的數(shù)據(jù)應(yīng)按要求進(jìn)行移交，填寫數(shù)字化成果移交單（檔案數(shù)字化成果移交單參），7.9.6.2數(shù)字化成果移交后應(yīng)進(jìn)行保存和備份，確保數(shù)據(jù)安全。數(shù)字化實(shí)施單位可根據(jù)實(shí)際情況的分層次、多套、異質(zhì)備份。同時(shí)，還應(yīng)按照要求適時(shí)對(duì)數(shù)字化成果進(jìn)行異7.9.6.3做好備份載體標(biāo)識(shí)，對(duì)備份載體和數(shù)據(jù)進(jìn)行必要的校驗(yàn)，檢查載體的可用性、病毒情況7.10.4盡可能利用原孔裝訂；若需重新打孔的，應(yīng)沿裝訂7.10.5逐卷檢查檔案裝訂質(zhì)量，避免出現(xiàn)文件顛倒、順序錯(cuò)誤7.11.2檔案保管部門應(yīng)對(duì)歸還檔案再次進(jìn)行核對(duì)，確9紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理登記表示例見表A.1至巡查數(shù)字化設(shè)備時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)檢查監(jiān)控視頻、電源、網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、掃描儀、消防頁數(shù)處理質(zhì)檢著錄質(zhì)檢處理質(zhì)檢著錄質(zhì)檢質(zhì)檢注：流程單隨檔案在數(shù)字化各環(huán)節(jié)中流轉(zhuǎn)，集中記錄每卷/件紙質(zhì)檔案（檔號(hào)結(jié)構(gòu)圖像命名JPG圖像命名：全宗號(hào)-年度-保管期限代碼-機(jī)構(gòu)代碼-件號(hào)-每頁頁號(hào).0131-2006-Y-BGS-0001-0002.jpg0131-2006-Y-BGS-0001-0003.jpg0131-2006-Y-BGS-0001-000PDF圖像命名：全宗號(hào)-年度-保管期限代碼-機(jī)構(gòu)代碼-圖像存儲(chǔ)JPG圖像存儲(chǔ)：0131-2006-Y-BGS-000 0131-2006-Y-BGS-0000131-2006-Y-BGS-0001-000PDF圖像存儲(chǔ)：圖像命名JPG圖像命名：全宗號(hào)-目錄號(hào)-案卷號(hào)-件(頁)號(hào).0131-001-0001-0002.jpg0131-001-0001-0005.jpgpdf圖像命名：全宗號(hào)-目錄號(hào)-案卷號(hào)-件(頁圖像存儲(chǔ)JPG圖像存儲(chǔ)：0131-001-0001-0002.jpg0131-001-0001-0003.jpg0131-001-0001-0004.jpg