餐飲采購(gòu)管理手冊(cè)

普利歐

選購(gòu)管理手冊(cè)

書目

第一章.......選購(gòu)管理制度

其次章.......選購(gòu)辦工作流程

第三章.......選購(gòu)辦各崗位職責(zé)及分工

第四章.......選購(gòu)辦相關(guān)工作表格.

選購(gòu)管理制度

為使公司的選購(gòu)工作走上制度化、規(guī)范化，合理限制成本，加強(qiáng)內(nèi)部工

作協(xié)調(diào)和提高工作效率,特制定本選購(gòu)管理制度。

一、選購(gòu)管理部門

公司設(shè)立專職選購(gòu)辦,接受公司董事及其它部門的監(jiān)督,全面負(fù)責(zé)公

司的選購(gòu)工作。

二、選購(gòu)辦工作基本要求

1.全部選購(gòu)項(xiàng)目均需董事簽批授權(quán)同意。

2.全部選購(gòu)物品均需比較至少三家的價(jià)格和品質(zhì)，月結(jié)類物品每月

每一類至少有三家供貨商供應(yīng)報(bào)價(jià)單。

3.全部選購(gòu)物品的品質(zhì)須保持一慣穩(wěn)定。

4.選購(gòu)辦工作人員須對(duì)自己選購(gòu)物品的價(jià)格和品質(zhì)負(fù)責(zé)。

5.選購(gòu)辦須每半個(gè)月一次通過(guò)電話、傳真、外出調(diào)查、接待廠商等

方式獲得公司運(yùn)用的各類物品主要品種的價(jià)格信息并整理成價(jià)格

信息庫(kù)，以書面形式匯報(bào)給公司財(cái)務(wù)部及分管領(lǐng)導(dǎo)。

6.全部供應(yīng)商名片、報(bào)價(jià)單、合同等資料及樣品選購(gòu)辦須登記歸檔

并妥當(dāng)保管,有人員變動(dòng)時(shí)須全部列入移交.上述資料及選購(gòu)人

員自購(gòu)物品價(jià)格信息選購(gòu)辦每天須錄入至選購(gòu)辦價(jià)格信息

庫(kù).

7.選購(gòu)時(shí)間要求:一般物品選購(gòu)時(shí)間為3天;急用物品當(dāng)天必需

選購(gòu)回來(lái)；ER刷品、一次性用品、等運(yùn)用部門須提前一個(gè)月下單

選購(gòu)

8.選購(gòu)辦禁止選購(gòu)任何未下申購(gòu)單的物品，否則財(cái)務(wù)部將不予以

報(bào)銷

9.禁止運(yùn)用部門自行選購(gòu)物品或私自與供應(yīng)商洽談選購(gòu)事宜

10.選購(gòu)辦負(fù)責(zé)跟進(jìn)各協(xié)作廠商的貨款剛好簽批支付事宜.對(duì)到期的

應(yīng)付帳款,公司應(yīng)剛好支付，以建立公司良好形象維護(hù)公司財(cái)務(wù)信

譽(yù),同時(shí)也為日后的選購(gòu)工作供應(yīng)便利.

三、選購(gòu)審批程序

1.申購(gòu)單審批程序：

運(yùn)用部門經(jīng)理（倉(cāng)庫(kù)主管）一?財(cái)務(wù)部復(fù)查一＞主管領(lǐng)導(dǎo)審/f選購(gòu)

辦詢儕f主管領(lǐng)導(dǎo)簽字一總經(jīng)理簽—?選購(gòu)購(gòu)買

2.單位價(jià)值500元以下或批量?jī)r(jià)值在1000元以下的由選購(gòu)辦現(xiàn)金

自購(gòu)的物品，選購(gòu)辦須事先貨比三家,并在申購(gòu)單上注明詢價(jià)結(jié)果

和選定的供應(yīng)商，經(jīng)總經(jīng)理最終批準(zhǔn)后方可選購(gòu).酒店財(cái)務(wù)部將對(duì)價(jià)

格及品質(zhì)進(jìn)行不定期抽查.

2.單位價(jià)值500元以上或批量?jī)r(jià)值在1000元以上的物品選購(gòu)審

批程序：

選購(gòu)辦找尋至少三家廠商比較價(jià)格品質(zhì)一＞評(píng)定小組確定供貨商

―?選購(gòu)辦與供貨商共同草擬合同或選購(gòu)協(xié)議一?財(cái)務(wù)審批

一董事審批蓋章或簽字TM亍合同或協(xié)議

（評(píng)定小組由選購(gòu)辦、運(yùn)用部門、財(cái)務(wù)部、主管領(lǐng)導(dǎo)組成）

3.賒購(gòu)（月結(jié)）物品選購(gòu)審批程序

蔬菜、肉類、凍品、海鮮，水果由公司總倉(cāng)儲(chǔ)干脆下單至選購(gòu)辦

叫貨.其它物品按上述第1、2、3款程序執(zhí)行.

各月結(jié)供應(yīng)商選定方法：選購(gòu)辦每月每類物品均應(yīng)邀請(qǐng)至少三家

供應(yīng)商報(bào)價(jià)，選購(gòu)辦、運(yùn)用部門、主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部組成供貨商評(píng)定小組,

通力合作，進(jìn)行價(jià)格及質(zhì)量的比較和探討，選定供應(yīng)商。選購(gòu)辦及上

述相關(guān)部門可分頭或聯(lián)合組織市場(chǎng)調(diào)查，根據(jù)市場(chǎng)調(diào)查的價(jià)格，與供應(yīng)商

確定固定的一個(gè)月的供應(yīng)價(jià)，在此確認(rèn)期間內(nèi)，供應(yīng)商將按此固定價(jià)格供

應(yīng)公司所需的物料.

四、選購(gòu)監(jiān)督

選購(gòu)成本的限制由財(cái)務(wù)部、選購(gòu)辦、運(yùn)用部門共同完成，平常

各部門應(yīng)剛好到市場(chǎng)上了解價(jià)格行情，以促進(jìn)公司選購(gòu)成本的限

制與監(jiān)督.

五、供應(yīng)商管理

1.財(cái)務(wù)部應(yīng)定期（每月或每季度）牽頭,組織財(cái)務(wù)部、選購(gòu)辦、運(yùn)用部

門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估（酒店每類物品須有至少三家供貨商），淘汰部

分不合格供貨商.

2.選用供應(yīng)商角度采納1+2+N原則，所謂1+2+N是指一類商品一個(gè)

主供應(yīng)商、2個(gè)協(xié)助供應(yīng)商、N個(gè)考察供應(yīng)商。這類商品只有一個(gè)

主要供應(yīng)商，大約70%的物資從他手中購(gòu)買。2個(gè)協(xié)助供應(yīng)商供應(yīng)

大約20%的物資，一旦主供應(yīng)商出現(xiàn)問(wèn)題能有其他供應(yīng)商馬上頂

替。數(shù)量不限的考察供應(yīng)商既是協(xié)助供應(yīng)商的后備力氣，也使公司

在選購(gòu)極其特別物資時(shí)無(wú)購(gòu)買死角。

3.選購(gòu)辦要做好同供貨商的聯(lián)系和接待等工作，維護(hù)公司形象.

選購(gòu)辦工作流程

一、各類物品選購(gòu)工作流程

1、倉(cāng)庫(kù)補(bǔ)倉(cāng)物品的選購(gòu)工作流程：

倉(cāng)庫(kù)的每種存?zhèn)}物品，均應(yīng)設(shè)定合理的選購(gòu)線，在存量接

近或低于選購(gòu)線時(shí)，即須要補(bǔ)充貨倉(cāng)里的存貨，倉(cāng)庫(kù)管理員

要填寫一份倉(cāng)庫(kù)補(bǔ)倉(cāng)“選購(gòu)申請(qǐng)單”，且選購(gòu)申請(qǐng)單內(nèi)必需

注明以下資料：

（1）貨品名稱，規(guī)格；

（2）平均每月消耗量；

（3）庫(kù)存數(shù)量；

（4）最近一次訂貨單價(jià)；

（5）最近一次訂貨數(shù)量；

（6）供應(yīng)本次訂貨數(shù)量建議。

經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽批同意后送選購(gòu)主管初審，選購(gòu)主管在選

購(gòu)申請(qǐng)單上簽字確認(rèn)，并注明到貨時(shí)間c選購(gòu)主管初審

同意后，按倉(cāng)庫(kù)“選購(gòu)申請(qǐng)單”內(nèi)容要求,在至少三家供貨

商中比較，選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出選購(gòu)看法，按酒店選購(gòu)

審批程序報(bào)批，經(jīng)董事批準(zhǔn)后，選購(gòu)辦馬上組織實(shí)施，一

般物品要求之3天內(nèi)完成。如有特別狀況，要向主管領(lǐng)導(dǎo)匯

報(bào)。

2、部門新增物品的選購(gòu)工作流程：

若部門欲添置新物品，部門經(jīng)理或各餐廳總廚應(yīng)撰寫有關(guān)特

地申請(qǐng)報(bào)告，經(jīng)董事審批后，連同”選購(gòu)申請(qǐng)單”一并送交選

購(gòu)辦，主管領(lǐng)導(dǎo)初審?fù)夂?，按“選購(gòu)申請(qǐng)單”內(nèi)容要

求，在至少三家供貨商中比較，選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出選購(gòu)

看法，按公司選購(gòu)審批程序報(bào)批，經(jīng)董事批準(zhǔn)后，選購(gòu)

辦馬上組織實(shí)施.

3、部門更新替換舊有設(shè)備和物品的選購(gòu)工作流程：

如部門欲更新替換舊有設(shè)備或舊有物品，應(yīng)先填寫一份“物

品報(bào)損報(bào)告''給財(cái)務(wù)部及董事審批。經(jīng)審批后，將一份“物品

報(bào)損報(bào)告”和選購(gòu)申請(qǐng)單一并送交選購(gòu)辦，選購(gòu)辦須在

選購(gòu)申請(qǐng)單內(nèi)必需注明以下資料：

（1）貨品名稱，規(guī)格；

（2）最近一次訂貨單價(jià)；

（3）最近一次訂貨數(shù)量；

（4）供應(yīng)本次訂貨數(shù)量建議。

選購(gòu)辦在至少三家供應(yīng)商中比較價(jià)格品質(zhì),并按公司選購(gòu)

審批程序辦理有關(guān)審批手續(xù)，經(jīng)董事批準(zhǔn)后，組織選購(gòu)

O

4、鮮活食品凍品的選購(gòu)工作流程：

蔬菜、鮮肉類、海鮮，水果等物料的選購(gòu)申請(qǐng)，由各地區(qū)分

店、各部門總廚或店長(zhǎng)，依據(jù)當(dāng)日經(jīng)營(yíng)狀況，預(yù)料明天用量,

填寫每日申購(gòu)單交選購(gòu)辦，選購(gòu)辦當(dāng)日下午以電話落單

或其次日干脆到市場(chǎng)選購(gòu)。

5、修理零配件和工程物料的選購(gòu)工作流程：

工程倉(cāng)日常補(bǔ)倉(cāng)由工程部填寫“選購(gòu)申請(qǐng)單”，且選購(gòu)申請(qǐng)單

內(nèi)必需注明以下資料：

（1）貨品名稱，規(guī)格；

（2）平均每月消耗量；

（3）庫(kù)存數(shù)量；

（4）最近一次訂貨單價(jià)；

（5）最近一次訂貨數(shù)量；

（6）供應(yīng)本次訂貨數(shù)量建議。

大型改造工程或大型修理活動(dòng),工程部須做工程預(yù)算，并依據(jù)預(yù)

算表項(xiàng)目填寫選購(gòu)申請(qǐng)單（工程預(yù)算表附在選購(gòu)申請(qǐng)單下

面），且選購(gòu)申請(qǐng)單內(nèi)必需注明以下資料：

（1）貨品名稱，規(guī)格；

（2）庫(kù)存數(shù)量；

（3）最近一次訂貨單價(jià)；

（4）最近一次訂貨數(shù)量；

（5）供應(yīng)本次訂貨數(shù)量建議。

以上選購(gòu)申請(qǐng)單經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽批同意后送選購(gòu)辦初審，選購(gòu)

辦初審?fù)夂?，按“選購(gòu)申請(qǐng)單”內(nèi)容要求，在至少三家

供貨商中比較，選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出選購(gòu)看法，按公司選購(gòu)

審批程序報(bào)批，經(jīng)董事批準(zhǔn)后，選購(gòu)辦馬上組織實(shí)施.

二、選購(gòu)工作流程中須規(guī)范事項(xiàng)：

1、全部的選購(gòu)申請(qǐng)必需填寫一式四聯(lián)，選購(gòu)申請(qǐng)單經(jīng)部門經(jīng)理核

簽后，整份共四聯(lián)交給資產(chǎn)會(huì)計(jì)，資產(chǎn)會(huì)計(jì)復(fù)核后送董事。

2、選購(gòu)申請(qǐng)單一共四聯(lián)，在經(jīng)審批批準(zhǔn)后：第一聯(lián)作倉(cāng)庫(kù)收貨用。

其次聯(lián)選購(gòu)辦存檔并組織選購(gòu)。第三聯(lián)財(cái)務(wù)部成本會(huì)計(jì)存檔核實(shí)。

第四聯(lián)部門存檔。

3、審核選購(gòu)申清單：收到選購(gòu)申請(qǐng)單后、選購(gòu)辦應(yīng)作出以下復(fù)

查以防錯(cuò)漏。

（1）簽置核對(duì)：檢查選購(gòu)申請(qǐng)單是否部門經(jīng)理簽置，核對(duì)其是否正

確。

（2）數(shù)量核對(duì)，復(fù)查存?zhèn)}數(shù)量及每月消耗，確定選購(gòu)申請(qǐng)單上的數(shù)

量是否正確。

4、邀請(qǐng)供應(yīng)商報(bào)價(jià)。

三、貨比三家工作流程：

每類物品報(bào)價(jià)單須要最少三家作出比較，目的是防止有關(guān)人員從中徇私

舞弊，保證選購(gòu)物品價(jià)格的合理性。公司實(shí)行三方報(bào)價(jià)的方法進(jìn)行選

購(gòu)工作，即在訂貨前，必需征詢3個(gè)或3個(gè)以上供應(yīng)商報(bào)價(jià)，然后確

定選用那家供應(yīng)商的物品，具體做法是：

1、選購(gòu)辦依據(jù)選購(gòu)申請(qǐng)單的要求組織進(jìn)貨，填制空白報(bào)價(jià)單，

包括：①填寫空白報(bào)價(jià)單中所須要的物品名稱、產(chǎn)地、規(guī)格、型號(hào)、

數(shù)量、包裝、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及交貨時(shí)間，送交供應(yīng)商(至少選擇3個(gè)供應(yīng)

商)，要求供應(yīng)商填寫價(jià)格并簽名退回。②對(duì)于交通不便或外地的供

應(yīng)商，可用傳真或電話詢價(jià)。用電話詢價(jià)時(shí)，應(yīng)把詢價(jià)結(jié)果填在報(bào)價(jià)

單上并登記報(bào)價(jià)人的姓名，職務(wù)等。③提出選購(gòu)辦的選擇看法和

理由，連同報(bào)價(jià)單一起送交評(píng)定小組審批。

2、評(píng)定小組依據(jù)選購(gòu)辦供應(yīng)的有關(guān)報(bào)價(jià)資料，參考選購(gòu)辦的看

法，對(duì)幾個(gè)供應(yīng)商報(bào)來(lái)的貨品價(jià)格以及質(zhì)量，信譽(yù)等進(jìn)行評(píng)估后，確

定其中一家信譽(yù)好、品質(zhì)高、價(jià)格低的供應(yīng)商，報(bào)董事審核.

四、選購(gòu)活動(dòng)的后續(xù)須跟進(jìn)工作

1、選購(gòu)訂單的跟催

當(dāng)訂單發(fā)出后，選購(gòu)辦須要跟催整個(gè)過(guò)程直至收貨入庫(kù)。

2、選購(gòu)訂單取消

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