辦公室事務(wù)管理課件：旅行安排

公務(wù)出差安排

本章由兩節(jié)組成，分別為國內(nèi)公務(wù)出差、國外公務(wù)出差。通過本章的學(xué)習，了解公務(wù)出差的基本內(nèi)容，能夠擬定公務(wù)出差計劃，掌握常見的公務(wù)出差類型及關(guān)于護照、簽證的知識。領(lǐng)導(dǎo)出差，“難”壞秘書

【職場小故事】

工作中，為了洽談業(yè)務(wù)、參觀訪問、出席會議或?qū)嵉乜疾榈饶康亩疆惖剡M行的旅行，即是公務(wù)旅行，又稱出差，企業(yè)中又稱為商務(wù)旅行。公務(wù)旅行的種類劃分標準有很多種，按旅行時間的長短來劃分，可分為短期公務(wù)旅行與長期公務(wù)旅行；按陪同人員來劃分，可分為個人公務(wù)旅行與秘書全程陪同的公務(wù)旅行；按旅行地點來劃分，可分為國內(nèi)公務(wù)旅行和國外公務(wù)旅行等，不管是哪一種旅行，秘書都需要為領(lǐng)導(dǎo)做好相關(guān)的輔助工作，這也是秘書日常事務(wù)中的一項經(jīng)常性的工作。第一節(jié)國內(nèi)公務(wù)出差第一節(jié)國內(nèi)公務(wù)出差第一節(jié)國內(nèi)公務(wù)出差第一節(jié)國內(nèi)公務(wù)出差一、了解情況二、選擇、預(yù)訂交通工具三、預(yù)訂旅館四、準備資料和行裝五、預(yù)支差旅費六、制定公務(wù)旅行計劃和日程表七、臨行前的工作安排八、領(lǐng)導(dǎo)動身的當天秘書的工作九、隨行秘書的工作十、上司出差后留在單位的秘書的工作十一、上司出差回來后秘書應(yīng)做的工作原因不同，需準備的資料不同；許多細節(jié)問題也有差異。（二）地點秘書一定要弄清地點問題，越詳細越好。

一、了解情況

（一）公務(wù)出差的原因（三）時間恰當?shù)匕才艜r間是旅行順利的保障。如果上司最近身體不適，秘書在時間的安排上就要適當?shù)囟嗔粢恍┯嗟?，不要安排得太滿、太擠，留給上司一些休息調(diào)節(jié)的時間。另外，時間還是秘書預(yù)訂飛機票、車票和安排接送的依據(jù)。

（四）人員及事務(wù)安排明確參加會談的主要人員、公務(wù)考察時的主要接待人員、外出活動的主陪人員等人員安排。此外，對公務(wù)活動的內(nèi)容及性質(zhì)、有關(guān)部門的聯(lián)絡(luò)方式等，也應(yīng)該有較詳細的了解。（五）出差地區(qū)的歷史、地理、氣候、交通、風土人情等情況。

（一）選擇交通方式秘書人員先要明確領(lǐng)導(dǎo)的目的地，而且還要與領(lǐng)導(dǎo)商定，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的喜好來選擇出行的交通工具，并且考慮時間、費用、安全度、舒適度等因素。二、選擇、預(yù)訂交通工具一般來說，短程、路況好的地方，選擇汽車；其次選擇火車，安全舒適，價格便宜；路程遠的、道路崎嶇的地方一般選擇飛機，方便、快捷，只是費用較高。乘船旅行速度慢，在公務(wù)活動中不太受歡迎，但是可欣賞沿途風景。

（二）購票領(lǐng)導(dǎo)同意后，開始購票。方法：秘書或其他工作人員去車站、碼頭或民航局購票；或請飯店、旅社代購，不過要付手續(xù)費；此外還可以電話預(yù)訂或網(wǎng)上預(yù)訂。

預(yù)訂車票要明確告訴對方目的地、日期、車次、座位檔次。有一些車次可以預(yù)訂返程車票，需要時可以將返程車票一并預(yù)訂。

預(yù)訂飛機票所需信息一般包括目的地、日期、時間、航班、座位、人名。乘客的姓名一定要清楚地報給對方，避免因同名同姓而造成誤會。要根據(jù)公司的規(guī)定確定機票的等級。飛機票一定要提前預(yù)購，至少提前一周。如有需要可同時預(yù)訂返程票。提前預(yù)訂的返程票，應(yīng)該在規(guī)定時間內(nèi)向航空公司確認座位。

取票時要確認票的內(nèi)容是否準確無誤。有些售票處會派人送票，要提醒他們把發(fā)票一并帶來。

三、預(yù)訂旅館（一）賓館類型給上司預(yù)訂什么等級的旅館和房間，首先要根據(jù)公司的規(guī)定（上司的報銷標準），然后還要照顧到上司的個人習慣與愛好。住宿位置要方便業(yè)務(wù)工作的開展。

（二）預(yù)訂

1．預(yù)訂途徑可以通過旅行社、各旅游網(wǎng)、目的地的商會或當?shù)嘏c我方有合作關(guān)系的公司預(yù)訂。某些航空公司也有旅館預(yù)訂業(yè)務(wù)。

2．預(yù)訂方法告訴旅館客人姓名、性別、到達和離開的時間，預(yù)訂房間的類型、朝向以及其他要求。有時需要提前幾個月預(yù)訂。有些旅館要求在旅客入住前幾天或一兩周再確認預(yù)訂，否則會取消預(yù)訂房間。另外，一定要向旅館索要確認預(yù)訂的收據(jù)或認可書，與上司的旅行日程表放在一起，以便在到達時即可拿出，否則一些不負責任的旅館經(jīng)理會輕易否定你的預(yù)訂，你的上司將無處可住。如果要取消預(yù)訂，應(yīng)在旅館結(jié)帳前通知對方，否則就要付當天的費用。

支付住宿費用時政府機關(guān)或國企工作人員需使用公務(wù)卡，其他組織或公司企業(yè)人員需留存好票據(jù)。（一）根據(jù)公務(wù)活動內(nèi)容選擇所需資料、文件演講稿、談判提綱、合同草本、意向書草本、備忘錄、報價資料、工程圖表、公司宣傳資料、對方公司的背景資料、領(lǐng)導(dǎo)層人事資料等。

四、準備資料和行裝所去地方的地圖或城區(qū)交通圖、請柬、介紹信、通知、日程表，與此次公務(wù)旅行相關(guān)的人的通訊錄，旅館預(yù)訂的確認憑證。

（二）旅行資料

筆記本電腦、空白的和裝有資料的磁盤和光盤、幾支筆、筆記本、印有公司標志的信箋和信封、郵票、快譯通等。

（三）辦公用品

包括機票（車票、船票）、身份證、工作證、手機、手機備用電池及充電器、照相機或攝像機、信用卡、旅行支票、現(xiàn)金、換洗衣物、洗漱用品、常用藥品（感冒藥、暈車藥、止瀉藥等）。關(guān)于衣物，秘書要做的不是具體整理，而是根據(jù)上司的公務(wù)旅行日程建議他應(yīng)該帶何類服裝。（四）個人用品

有些公司采取預(yù)支差旅費制度。秘書事先要寫申請才能預(yù)支差旅費。支付差旅費采用現(xiàn)金、旅行支票、信用卡等方式都可以。到經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)，可以少帶現(xiàn)金，用信用卡、支票更安全方便。差旅費一定要準備充足。要明確哪些費用是由接待方出，哪些需要己方付，這樣才好計劃帶多少錢，用什么形式。五、差旅費

（一）公務(wù)旅行計劃的內(nèi)容1．出差的時間段、啟程及返回的日期、接站安排。2．出差的路線、終點及途經(jīng)地點和住宿安排。3．會晤計劃、會晤人員的名單及背景、會晤主題。

六、制定公務(wù)旅行計劃和日程表

4．交通工具的選擇。

5．需要攜帶的文件、合同、樣品及其他資料6．領(lǐng)導(dǎo)或接待人的特別要求7．領(lǐng)導(dǎo)旅行區(qū)域的天氣狀況8．差旅費用

下表只列了一天的活動，如果有多日活動，可以把每天日程各列一頁，按先后順序裝訂起來。與旅行計劃一起，等領(lǐng)導(dǎo)確認之后，各復(fù)印三份。一份存檔，一份給上司及其家屬，一份秘書存留。（二）日程表日期時間地點活動內(nèi)容服裝要求5月5日7：30-8：00

世紀飯店第一餐廳早餐隨意9：00-11：30

世紀飯店四層第二會議室會議開幕式、演講（演講稿在公文包第一層）西服套裝、皮鞋、白色襯衣、深色領(lǐng)帶11：40-12：40世紀飯店第一餐廳午餐隨意14：30-16：30世紀飯店四層第三會議室分組交流（名片盒在公文包第二層、公司宣傳資料在大出差箱里）襯衫或帶領(lǐng)T恤。便裝褲日程表日期時間地點活動內(nèi)容服裝要求5月5日16：30-18：00自由活動、游泳、網(wǎng)球、保齡球等隨意18：00-19：30世紀飯店第二餐廳晚宴西服套裝、皮鞋、白色襯衣、深色領(lǐng)帶20：00-22：00世紀飯店五層多功能廳舞會同上日程表

（一）對上司應(yīng)過目的文件或應(yīng)（需要）裁決的事件，請上司出差前過目和決斷。（二）領(lǐng)導(dǎo)出行不需保密的話，應(yīng)通知有關(guān)部門，上司將出差一段時間，有無要事請示上司，以免上司出差后要事難決。

七、臨行前的工作安排

（三）上司出差期間，應(yīng)安排代理人并予以授權(quán)，以便代行管理，維持組織活動的正常運轉(zhuǎn)。（四）隨同上司出差的秘書應(yīng)與留在單位的同事約定聯(lián)絡(luò)方式，甚至長途通話的時間，以便上司出差期間與本單位保持密切聯(lián)系。

動身當天，不論領(lǐng)導(dǎo)是從公司走還是直接從家里走，都要安排好送站的車。動身當天，要最后檢查一下火車或飛機的運行情況，特別是飛機因氣候不佳而誤點的情況經(jīng)常發(fā)生，因此，如果是乘飛機的話，一定要向飛機場方面詢問一下當天的航班情況。

八、領(lǐng)導(dǎo)動身的當天秘書的工作動身之前，一定要再仔細檢查一下領(lǐng)導(dǎo)是否有什么東西忘記帶了，如果有，這時還來得及補上。起程之后，把領(lǐng)導(dǎo)送上火車或飛機，就要立即打電話通知對方接站的時間。特別是在改變原定的車次或航班的情況下，一定要將新的變化告訴對方。隨領(lǐng)導(dǎo)人外出期間的秘書工作，具有流動性、綜合性和復(fù)雜性等特點，要熟悉出差地區(qū)的歷史、地理、氣候、交通、風土人情等情況，以辦理好日常事務(wù)，保證領(lǐng)導(dǎo)的生活和休息，多觀察多思考，輔助上司完成出行任務(wù)。

（一）出差途中1．向上司介紹與出差目的地有關(guān)的情況2．看好行李3．搞好途中的生活服務(wù)九、隨行秘書的工作

（二）到達出差目的地后1．安排住宿2．盡快熟悉出差目的地的交通、郵電等基本情況3．及時向本單位通報行蹤4．搞好生活服務(wù)5．做好出差日志的記錄

（三）返程前1．做好返程準備2．向本單位通報返程日期、車次3．結(jié)清住宿費和伙食費4．收拾好行李物品和文件資料5．與出差目的地的有關(guān)單位和個人告別負責落實領(lǐng)導(dǎo)人臨行前交辦的事項。詳細記錄領(lǐng)導(dǎo)出差期間單位內(nèi)發(fā)生的主要事件，以便領(lǐng)導(dǎo)回來后匯報。隨時掌握領(lǐng)導(dǎo)的行蹤，以便保持聯(lián)系。領(lǐng)導(dǎo)返回時做好迎接工作。十、上司出差后留在單位的秘書的工作

向出差目的地的有關(guān)單位發(fā)出感謝信。在單位值班秘書匯報領(lǐng)導(dǎo)人出差后的有關(guān)情況。整理領(lǐng)導(dǎo)人帶回的各類文件、物品和資料。代領(lǐng)導(dǎo)人整理各種出差票證，到財務(wù)部門報銷。幫助領(lǐng)導(dǎo)人整理出差報告或考察（調(diào)查）報告。十一、上司出差回來后秘書應(yīng)做的工作第二節(jié)國外公務(wù)出差第二節(jié)國外公務(wù)出差第二節(jié)國外公務(wù)出差第二節(jié)國外公務(wù)出差一、國外出差手續(xù)二、出入境手續(xù)三、其他準備（一）辦理護照

護照是一個國家的公民出入本國國境和在外旅游或居留時，由本國發(fā)給的，證明該公民身份的合法證件。我國的分為：外交護照、公務(wù)護照、普通護照三種。普通護照又可分為因公的和因私的兩種。在得知領(lǐng)導(dǎo)要國外公務(wù)出差后，秘書首先要抓緊時間為他辦理護照。

一、國外出差手續(xù)

（二）辦理簽證辦理簽證時，要由出國人員本人親自持護照、對方公司邀請信和其他申請簽證的材料，到所去國駐我國大使館或領(lǐng)事館申請辦理簽證；或是委托可靠的簽證代辦機構(gòu)（如中國旅行總社簽證代辦處）代辦；也可以委托發(fā)出邀請的公司在其所在國的有關(guān)部門辦理。

辦理簽證有時要花費較長時間，所以要注意：一要在時間上留出余地，盡量提前辦理；二要抓緊每一個環(huán)節(jié)。領(lǐng)到簽證后，要注意查看簽證有效期和是否蓋章簽字。要在有效期內(nèi)入境。因為該證書是黃色封皮，所以俗稱“黃皮書”。在辦理完護照、簽證以后，出國人員持單位介紹信到所在地的衛(wèi)生檢疫部門進行檢疫和預(yù)防接種，接種的疫苗根據(jù)所去國家的不同，疫情的變化有所不同。檢疫和接種后，領(lǐng)取黃皮書。領(lǐng)到黃皮書后，要認真檢查，看姓名等內(nèi)容是否與護照一致，檢疫機關(guān)的蓋章、醫(yī)生的簽字是否清晰，已經(jīng)接種的疫苗是否記錄在案。

（三）辦理《國際預(yù)防接種證書》

（四）辦理出境登記卡辦理完上述手續(xù)后，需攜帶出國人員的護照、簽證、戶口本、身份證等證件辦理臨時出國登記手續(xù)。

（五）訂購機票可到國內(nèi)各航空公司和可靠的售票代理點辦理訂票手續(xù)，也可到國外航空公司駐我國辦事處訂票。訂購機票時要出示出國人員的護照。拿到機票后，一定要認真檢查機票上填寫的內(nèi)容，核對姓名的拼音是否與護照上的一致；是否有每個航班的乘機聯(lián)、每個航班的起落時間、機場名稱；座位欄內(nèi)是否填好“OK”；各項內(nèi)容是否清晰，是否蓋有公章。

（六）辦理保險通過代理人由保險公司辦理出國人員有關(guān)保險，以便在發(fā)生意外事故、疾病、行李丟失等問題時，把損失降到最少。還應(yīng)該購買航空意外險，如果訂票時沒有此項內(nèi)容，可在登機前到機場有關(guān)窗口辦理。由于國外的醫(yī)療費用頗為昂貴，所以秘書應(yīng)建議上司及出行人員另行投保陸路施行醫(yī)療保險，以保障在旅途中萬一遇到意外時，亦不致有太大的金錢損失或開支。（一）邊防檢查出入境者要填寫出入境登記卡片，卡片的內(nèi)容有姓名、性別、國籍、護照種類和號碼、有效期限等，還要交驗護照和簽證。

二、出入境手續(xù)（二）海關(guān)檢查海關(guān)有權(quán)檢查出入境者的行李物品，但不是對所有旅客的行李都一一檢查。有的國家要求出入境者填寫攜帶物品申報單。各國對出入境物品的管理限制不一樣，一般會對煙、酒等物品限額放行。有的國家還要求填寫外幣申報單。

（三）安全檢查登機旅客絕不可以攜帶武器、兇器、爆炸物、劇毒品等登機。檢查方式有：過安全門、探測器近身檢查、檢查隨身攜帶的手提包等物品，甚至搜身、脫鞋檢查等。檢查的目的是為了所有乘客的安全，所以盡管會占用一些時間，但還是必要的。

（四）檢疫檢疫就是交驗黃皮書。對來自疫區(qū)的旅客，檢查特別嚴格。對未進行必要接種的旅客，有時會采取強制隔離、強制接種等措施。

秘書要清楚各國之間的時差轉(zhuǎn)換方法。國際上規(guī)定以英國格林威治時間為世界標準時間。地球的兩個半球分為東八區(qū)和西八區(qū)，東八區(qū)時間比標準時間早，西八區(qū)比標準時間晚。對于出國人員來說，調(diào)整時差必不可少。飛機航班時刻表上一般注有兩種時間，當?shù)貢r間和標準時間。而機場標出的飛機起飛和降落的時間都是當?shù)貢r間。三、其他準備（一）掌握時差的換算與國內(nèi)公務(wù)旅行一樣，資料準備要充分。小宗的紙質(zhì)資料盡量做到隨身攜帶，大宗的紙質(zhì)資料要做好防潮措施；對于存在手提電腦里的有關(guān)資料，一定要備份；對其中的機密文件、資料，還需要加密保護；與此次公務(wù)無關(guān)的絕不要帶出去，以免泄露商業(yè)機密。（二）準備資料和各種證件在國際公務(wù)旅途中，為便于工作方便，應(yīng)將護照交與某一固定人員統(tǒng)一保管，以免因個人疏忽或不慎造成遺失與損壞給自己帶來麻煩甚而影響整個出行團的行程。

（三）準備行裝秘書要查看對方的日程安排，針對不同的活動確定并建議上司及其隨行出訪人員的應(yīng)帶服裝。必要時把此項內(nèi)容列入日程表中。乘飛機可以免費托運20kg的行李，頭等艙可以托運30kg。有的國家的航空公司可以托運30kg或更多。超過規(guī)定的部分要交超重費。

貴重物品（錢、信用卡、支票、各種證件、貴重首飾、通信簿、數(shù)碼相機、攝像機等）一定不要放在托運的行李里。手提包的重量不受限制，但是體積不能太大，否則行李架將放不下。一人頂多帶兩件手提行李，過多占用行李架就侵犯了其他旅客的利益，服務(wù)員也會干涉。自己隨身攜帶的指甲刀，水果刀等物品，一定要放入托運的行李中去，要不然安檢的時候會被沒收。要根據(jù)國家規(guī)定的數(shù)額兌換外幣。如果能換一點零錢更好，因為到達目的地后有零錢會比較方便，此外，人民幣及港幣在國外并不通用，故出國公務(wù)旅行時，請預(yù)備一些當?shù)刎泿偶懊澜?，可?yīng)付許多場合之需要，比如在街上打電話、去洗手間、乘坐公共汽車或地鐵等等。（四）兌換外幣

（五）了解所到國的背景資料要對所到國的文化、風俗、禮儀、基本國情有所了解，使我們在國際交往中既不失尊嚴，又彬彬有禮，不卑不亢。秘書應(yīng)該建議自己的上司，讓全體出國人員都學(xué)習一些基本的國際交往禮儀和出訪常識，這