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公務(wù)加油卡管理制度第一章總則為加強公務(wù)加油卡的管理,規(guī)范公務(wù)用車的加油行為,保障資金的安全與有效使用,根據(jù)國家相關(guān)法規(guī)及公司內(nèi)部管理規(guī)定,特制定本制度。公務(wù)加油卡是公務(wù)用車加油的重要工具,其管理的規(guī)范性和科學性直接影響到公司公務(wù)支出的透明度與合規(guī)性。第二章適用范圍本制度適用于公司所有使用公務(wù)加油卡的部門和員工。凡使用公務(wù)加油卡進行加油的行為均應遵循本制度。第三章管理目標1.規(guī)范使用:明確公務(wù)加油卡的使用流程及管理要求,確保其使用的合規(guī)性和合理性。2.資金安全:加強對加油卡資金的監(jiān)督與管理,降低資金風險,確保每一筆支出均有據(jù)可查。3.提升效率:通過信息化手段,提高加油卡的管理效率,簡化報銷流程,減少不必要的審批環(huán)節(jié)。4.加強監(jiān)督:建立完善的監(jiān)督機制,定期對加油卡的使用情況進行檢查和評估,及時發(fā)現(xiàn)和糾正問題。第四章管理規(guī)范4.1加油卡的申請與發(fā)放1.申請流程:各部門如需申請公務(wù)加油卡,應填寫《公務(wù)加油卡申請表》,并附上部門負責人簽字的申請說明,提交至財務(wù)部審核。2.審核原則:財務(wù)部根據(jù)公司用車管理規(guī)定及部門申請情況進行審核,審核通過后方可發(fā)放加油卡。3.發(fā)放記錄:發(fā)放的公務(wù)加油卡需登記在冊,記錄持卡人姓名、部門、卡號及發(fā)放日期等信息。4.2加油卡的使用1.使用范圍:公務(wù)加油卡僅限于公務(wù)用車加油,嚴禁用于私人車輛或非公務(wù)活動。2.加油流程:-持卡人需在指定的加油站加油,使用前需確認加油站的合規(guī)性。-加油完成后,持卡人應保留加油發(fā)票,并在發(fā)票上注明加油日期、車輛信息及加油金額。3.費用控制:每次加油金額不得超過公司規(guī)定的標準,特殊情況需提前向財務(wù)部申請審批。4.3加油卡的管理與維護1.卡片保管:持卡人應妥善保管公務(wù)加油卡,防止遺失或被盜。如發(fā)現(xiàn)卡片遺失,應立即報告財務(wù)部,并進行掛失處理。2.定期檢查:財務(wù)部應定期對公務(wù)加油卡的使用情況進行檢查,確保每筆加油費用均有據(jù)可查。3.記錄保留:加油發(fā)票及相關(guān)記錄需按年度整理歸檔,保存不少于三年。第五章報銷流程1.報銷申請:持卡人每月需向財務(wù)部提交《公務(wù)加油報銷申請表》,附上當月所有加油發(fā)票及相關(guān)記錄。2.審核程序:財務(wù)部在收到報銷申請后,應進行審核,核實加油發(fā)票的真實性及合規(guī)性,確保費用的合理性。3.報銷方式:審核通過后,財務(wù)部應及時辦理報銷手續(xù),將加油費用轉(zhuǎn)入持卡人指定賬戶。第六章監(jiān)督機制1.監(jiān)督職責:財務(wù)部負責對公務(wù)加油卡的使用情況進行監(jiān)督,定期出具使用報告,提交給公司管理層。2.違規(guī)處理:-對于違反本制度的行為,公司將根據(jù)情節(jié)輕重,給予相應的處分,包括警告、經(jīng)濟罰款或解除勞動合同等。-嚴重違規(guī)行為將追究相關(guān)責任人的法律責任。第七章附則1.解釋權(quán):本制度的最終解釋權(quán)歸財務(wù)部所有。2.實施日期:本制度自頒布之日起實施。3.修訂流程:如需對本制度進行修訂,需由管理層提出建議,財務(wù)部進行審查,最終由公司董事會批準。---通過以上制度的實施,旨在提高公務(wù)用車管理的規(guī)范性,確保資金
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