部門(mén)會(huì)議管理制度

部門(mén)會(huì)議管理制度第一章總則為提高部門(mén)會(huì)議的組織效率，確保會(huì)議的有效性和成果的可落地性，特制定本制度。通過(guò)規(guī)范會(huì)議的召開(kāi)、記錄、跟進(jìn)與反饋等環(huán)節(jié)，促進(jìn)信息共享與團(tuán)隊(duì)合作，提升決策質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)部門(mén)目標(biāo)。第二章制度目標(biāo)1.明確會(huì)議目的：確保每次會(huì)議均有明確的議題和目標(biāo)，以提高會(huì)議的針對(duì)性。2.規(guī)范會(huì)議流程：通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化的會(huì)議流程，減少時(shí)間浪費(fèi)，提升會(huì)議效率。3.加強(qiáng)會(huì)議記錄與跟進(jìn)：確保會(huì)議決策能夠落實(shí)到位，形成閉環(huán)管理。4.提升參會(huì)人員的參與度：通過(guò)合理的會(huì)議安排，提升參會(huì)人員的參與感與責(zé)任感。第三章適用范圍本制度適用于本部門(mén)內(nèi)所有會(huì)議，包括但不限于：-定期例會(huì)-項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)-臨時(shí)會(huì)議-重要決策會(huì)第四章會(huì)議管理規(guī)范4.1會(huì)議召集1.會(huì)議申請(qǐng)：會(huì)議由部門(mén)負(fù)責(zé)人或指定人員申請(qǐng)，需填寫(xiě)會(huì)議申請(qǐng)表，明確會(huì)議目的、議題、時(shí)間、地點(diǎn)及參會(huì)人員。2.會(huì)議通知：會(huì)議申請(qǐng)獲得批準(zhǔn)后，需提前3個(gè)工作日向所有參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，通知內(nèi)容包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題及準(zhǔn)備材料。4.2會(huì)議準(zhǔn)備1.資料準(zhǔn)備：相關(guān)人員需提前準(zhǔn)備會(huì)議所需的資料和報(bào)告，并于會(huì)議前1天發(fā)送給所有參會(huì)人員。2.設(shè)備檢查：會(huì)議前，負(fù)責(zé)人員需檢查會(huì)議設(shè)備，如投影儀、音響、網(wǎng)絡(luò)等，確保設(shè)備正常。4.3會(huì)議進(jìn)行1.會(huì)議主持：由會(huì)議召集人擔(dān)任主持，負(fù)責(zé)引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程，確保議題按順序討論。2.時(shí)間控制：各議題討論時(shí)間應(yīng)控制在合理范圍內(nèi)，確保會(huì)議不超時(shí)。3.參與記錄：指定專(zhuān)人進(jìn)行會(huì)議記錄，重點(diǎn)記錄決策事項(xiàng)、責(zé)任分工及時(shí)間節(jié)點(diǎn)。4.4會(huì)議總結(jié)1.會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議結(jié)束后，需在2個(gè)工作日內(nèi)將會(huì)議紀(jì)要整理完畢，并發(fā)送給所有參會(huì)人員。2.任務(wù)分配：明確會(huì)議決策及后續(xù)執(zhí)行任務(wù)，責(zé)任人需在會(huì)議紀(jì)要中標(biāo)明，并設(shè)定完成時(shí)間。第五章會(huì)議記錄與跟進(jìn)5.1會(huì)議記錄管理1.記錄內(nèi)容：會(huì)議記錄應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議題、討論內(nèi)容、決策事項(xiàng)及責(zé)任分工等。2.存檔要求：所有會(huì)議記錄需由會(huì)議記錄員歸檔，存放于部門(mén)共享文件夾，備查。5.2會(huì)議跟進(jìn)機(jī)制1.定期跟進(jìn)：對(duì)會(huì)議決策事項(xiàng)，責(zé)任人需在約定時(shí)間內(nèi)提交進(jìn)展報(bào)告，確保任務(wù)落實(shí)。2.反饋機(jī)制：部門(mén)負(fù)責(zé)人定期對(duì)會(huì)議決策執(zhí)行情況進(jìn)行反饋，并在下一次會(huì)議上進(jìn)行總結(jié)與討論。第六章監(jiān)督與評(píng)估1.監(jiān)督機(jī)制：由部門(mén)管理層定期檢查會(huì)議制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)：制定會(huì)議評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，包括會(huì)議出席率、會(huì)議決策執(zhí)行率、參會(huì)人員反饋等，定期進(jìn)行評(píng)估。第七章附則1.解釋權(quán)：本制度由部門(mén)管理層負(fù)責(zé)解釋。2.生效日期：本制度自發(fā)布之日起生效，所有部門(mén)人員需遵守執(zhí)行。3.修訂流程：如需對(duì)本制度進(jìn)行修訂，需經(jīng)過(guò)部門(mén)會(huì)議討論，并報(bào)管理層審批。第八章其他事項(xiàng)1.特別情況：如遇特殊情況需臨時(shí)召開(kāi)會(huì)議，需提前1天通知相關(guān)人員，并在會(huì)議后及時(shí)補(bǔ)充記錄。2.會(huì)議紀(jì)律：參會(huì)人員需遵守會(huì)議紀(jì)律，不得無(wú)故缺席，嚴(yán)禁在會(huì)議期間進(jìn)行與會(huì)議無(wú)關(guān)的