2024年學(xué)院行政秘書職責(zé)（二篇）

第1頁共1頁2024年學(xué)院行政秘書職責(zé)1.內(nèi)部關(guān)系協(xié)調(diào)*協(xié)助上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)內(nèi)部各部門進(jìn)行高效的聯(lián)絡(luò)、溝通與協(xié)調(diào)工作，確保信息的上傳下達(dá)暢通無阻。*根據(jù)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指示，積極參與并協(xié)助其他部門共同組織企業(yè)重大活動(dòng)，確保活動(dòng)順利進(jìn)行。2.外部關(guān)系協(xié)調(diào)*緊密配合企業(yè)相關(guān)部門，協(xié)調(diào)企業(yè)與政府有關(guān)主管部門（如地方政府、工商局等）的關(guān)系，維護(hù)企業(yè)的外部環(huán)境。*協(xié)調(diào)與相關(guān)行業(yè)管理機(jī)構(gòu)、協(xié)會(huì)、商會(huì)及其他單位（含客戶單位）的關(guān)系，促進(jìn)企業(yè)間的交流與合作。*遵循上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的安排，代表企業(yè)出席各類外部會(huì)議，展現(xiàn)企業(yè)形象與實(shí)力。3.會(huì)議管理*根據(jù)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的要求，出席指定會(huì)議，負(fù)責(zé)會(huì)議文件的起草工作，并按時(shí)完成會(huì)議記錄與紀(jì)要。*對(duì)企業(yè)總部的會(huì)議室及會(huì)議設(shè)備進(jìn)行規(guī)范管理，確保會(huì)議設(shè)施的良好運(yùn)作。4.文書檔案管理*制定并實(shí)施嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奈募芾碇贫龋罁?jù)制度規(guī)定進(jìn)行年度文件編碼，對(duì)所有文件實(shí)施嚴(yán)格的登記、歸檔與管理。*負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)外各類往來文件的核對(duì)、頒布與下發(fā)工作，確保文件的準(zhǔn)確傳遞與歸檔。5.打字復(fù)印*迅速響應(yīng)并高效完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的文件打印、復(fù)印任務(wù)。*妥善管理傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備，確保其正常運(yùn)作與使用壽命。6.接待工作*妥善安排并禮貌接待國內(nèi)外相關(guān)單位與人員的來訪，展現(xiàn)企業(yè)的良好形象與專業(yè)素養(yǎng)。2024年學(xué)院行政秘書職責(zé)（二）2、負(fù)責(zé)編制學(xué)院行政的綜合報(bào)告、總結(jié)、規(guī)劃及決議、決定等文書材料。同時(shí)，起草關(guān)鍵會(huì)議文件和重要文件，以及整理和編制院級(jí)干部的講話稿及相關(guān)資料。3、負(fù)責(zé)接收和管理行政機(jī)要文件。處理院內(nèi)平行文件，確保院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及各類機(jī)要文稿、公文的制作和分發(fā)。對(duì)上級(jí)行政機(jī)關(guān)的文件、簡報(bào)、通知和信函進(jìn)行登記、編號(hào)、分發(fā)和傳閱。定期審查文件管理和保密措施。負(fù)責(zé)學(xué)院一級(jí)信件、文書、報(bào)刊及院內(nèi)行政公文的啟封、登記、傳閱、督辦和歸檔工作，并編制和分發(fā)“一周、一月、一年收文目錄”。4、負(fù)責(zé)學(xué)院黨政領(lǐng)導(dǎo)的交通安排和聯(lián)絡(luò)，確保服務(wù)保障工作到位。5、協(xié)助主任協(xié)調(diào)涉及各部門和單位的學(xué)院工作，處理對(duì)外聯(lián)絡(luò)事務(wù)。包括訪客接待計(jì)劃和預(yù)算，以及內(nèi)外部的接待工作。同時(shí)，負(fù)責(zé)策劃、設(shè)計(jì)、開發(fā)和管理辦公室禮品紀(jì)念品，以及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和兄弟院的來訪接待。6、負(fù)責(zé)全院性重要會(huì)議和大型活動(dòng)的會(huì)務(wù)組織，包括確定會(huì)議規(guī)模、對(duì)象和范圍，選擇合適的日期、地點(diǎn)和場(chǎng)所，安排會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議日程和程序，以及會(huì)務(wù)文書和生活管理。7、管理和使用學(xué)院辦公樓的會(huì)議室，確保其有效運(yùn)行。8、負(fù)責(zé)記錄學(xué)院行政大事記，建立并維護(hù)完善的大事記記錄制度，確保信息的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。9、負(fù)責(zé)院領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)院辦公室固定資產(chǎn)、辦公用品及會(huì)議室辦公用品的配送和設(shè)備管理。10、協(xié)助主任處理日常財(cái)務(wù)工作，實(shí)施辦公室常規(guī)性財(cái)務(wù)操作，同時(shí)負(fù)責(zé)院領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)院