公司行政管理制度

行政管控管理制度規(guī)章

目錄

第一章總則.................................................2

第二章規(guī)章制度規(guī)章建設及管控管理辦法..............................

2

第三章公文使用管控管理規(guī)定..................................3

第四章儀容儀表管控管理規(guī)定....................................6

第五章出差管控管理規(guī)定.......................................7

第六章圖書、報刊、信函等資料管控管理規(guī)定.....................8

第七章物品管控管理規(guī)定.......................................9

第八章印章管控管理規(guī)定........................................14

第九章文印管控管理規(guī)定........................................18

第十章會議管控管理規(guī)定.......................................19

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第十二章鑰匙管控管理規(guī)定......................................30

第十三章檔案管控管理規(guī)定......................................31

第十四章保密管控管理規(guī)定......................................39

第十五章計算機及網(wǎng)絡管控管理規(guī)定.............................43

第十六章固定聯(lián)系方法方式使用管控管理規(guī)

定.............................45

第十七章有關(guān)員工考勤管控管理規(guī)定...................................

46

第十八章信息報告管控管理規(guī)定..................................49

第十九章對外宣傳及公共關(guān)系管控管理辦法.........................52

附件

第一章總則

第一條為加強公司的行政事務管控管理，使各項管控管理標準化、制度

規(guī)章化，提高辦事效率，特制定本制度規(guī)章。

第二條本制度規(guī)章所指的行政事務管控管理包括：《規(guī)章制度規(guī)章建設

及管控管理辦法》、《公文使用管控管理規(guī)定》、《儀容儀表管控管理規(guī)定》、《出

差管控管理規(guī)定》、《圖書、報刊、信函等資料管控管理規(guī)定》、《物品管控管理

規(guī)定》、《印章管控管理規(guī)定》、《文印管控管理規(guī)定》、《會議管控管理規(guī)定》、

《車輛使用管控管理規(guī)定》、《鑰匙管控管理規(guī)定》、《檔案管控管理規(guī)定》、《保

密管控管理規(guī)定》、《計算機及網(wǎng)絡管控管理規(guī)定》、《固定聯(lián)系方法方式使用管

控管理規(guī)定》、《有關(guān)員工考勤制度規(guī)章》、《信息報告管控管理辦法》、《對外宣

傳及公共關(guān)系管控管理辦法》等規(guī)定。

第三條管控管理中執(zhí)行“一個上級原則”，接受直接相關(guān)領(lǐng)導管控管理,

非特殊情況不得越級請示、報告，不得越級指揮，但有關(guān)員工可以越級申訴。

第四條本管控管理辦法適用于美炫風化妝品有限公司，其他業(yè)務公司可

參照執(zhí)行。

第五條本制度規(guī)章經(jīng)正式審批通過后合約生效實施，原有相關(guān)規(guī)定同時

廢止。由綜合部負責任解釋、補充。

第二章規(guī)章制度規(guī)章建設及管控管理辦法

第十五條公司綜合部負責任組織本公司各機構(gòu)部門對現(xiàn)行各類制度規(guī)章

進行修訂。

第十六條修訂后的制度規(guī)章下發(fā)后，原來的制度規(guī)章同時廢止。

第三章公文使用管控管理規(guī)定

第十七條股東會及董事會文件、公司管控管理文件等公文，是傳達公司

決策、管控管理、指令、報告經(jīng)營情況、與外部聯(lián)系或商洽工作的重要工具。

第十八條公文由綜合部實行統(tǒng)一管控管理。公文的管控管理，要做到規(guī)

范、準確、及時、安全。

第十九條文件起草按職能分配，由各主管機構(gòu)部門負責任。行文單位，

要克服官僚主義和文牘主義，文字要簡潔明了、詞意表達正確。

第二十條各機構(gòu)部門及各有關(guān)有關(guān)人員，對公文中涉及政府、公司應保

密的事項，必須嚴守機密，不準隨便向他人泄露。

第二十一條各類文件、資料按照保密等級分為絕密、機密、秘密、內(nèi)部

文件、公開文件五種。涉密文件及內(nèi)部文件應嚴格控制知情范圍，由承辦人按

閱批權(quán)限承辦，閱后妥善保管歸檔。

第二十二條發(fā)文的程序為：擬搞、審核、簽發(fā)、復核、印發(fā)、歸檔、銷

毀等。

一、擬稿

（一）以公司名義下發(fā)的公文和對外公函，根據(jù)其業(yè)務有關(guān)內(nèi)容，由主辦

機構(gòu)部門套用公司發(fā)文格式進行擬稿，并填寫主題詞、抄報、抄送、日期、打

印人、校對人、承辦人、份數(shù)。草擬公文應注意以下事項：

1.有關(guān)內(nèi)容要符合政策、法律、法令及地方性行政規(guī)章；

2.反映情況要客觀，實事求是；

3.文字要準確、精煉，條理要清楚，層次要分明，結(jié)構(gòu)要緊密，用語要規(guī)

范；

4.人、地、物名、引文及時間要具體、準確；

5.結(jié)構(gòu)層次次序，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為

第四層為“（1）”。

（二）編號、登記、規(guī)范文件格式：主辦機構(gòu)部門將草擬好的文件電子版

發(fā)送至綜合部進行編號、登記、規(guī)范文件格式。

1.以公司名義行文，用“美炫風發(fā)字［XXXX］義號”格式（見附件1）；

2.以公司名義發(fā)函，用“美炫風函字［XXXX］X號”格式（見附件2）;

3.公司會議紀要，用“美炫風紀字［義義義乂上號”格式（見附件3）;

4.公司各機構(gòu)部門向公司請示、報批有關(guān)事項，使用《XXX化妝品有限公

司》格式（見附件4）；

5.公司簡報，用“20XX第X期（總第X期）”格式（見附件5）；

6.公司紅頭文件，只適用于需遵照執(zhí)行的制度規(guī)章、規(guī)定、決定、決議、

紀要、任命等，其他發(fā)文一般不用公司紅頭文件格式。一般事項發(fā)文，無需簽

批、落款為具體機構(gòu)部門的，不用字號。

（三）公司發(fā)文文體、字號相關(guān)要求：

1.文件眉頭統(tǒng)一為“XXX化妝品有限公司文件二字體均用一號紅色黑體;

2.文件號一行用四號宋體。

3.文件標題用三號黑體字，一級標題用小三號黑體，二級標題用小三號仿

宋加粗。

4.文件正文字體為仿宋小三號。

5.正式文稿一律采用A4打印紙。

6.主題詞用小三仿宋，并加粗。

7.其他文件的格式、字體相關(guān)要求，參照發(fā)文標準，參見附件1。

二、審核、簽發(fā)、復核

（一）由主辦機構(gòu)部門打印公文及其附件，并填寫《發(fā)文審核表》（見附

件6）,由主辦機構(gòu)部門負責任人、分管相關(guān)領(lǐng)導審核文件有關(guān)內(nèi)容，綜合管

控管理部負責任人審核文件格式，報總經(jīng)理以上相關(guān)領(lǐng)導審批簽發(fā)，印章保管

人方可蓋章或簽字或蓋章。若需其他有關(guān)機構(gòu)部門會簽的，應先會簽，然后再

送相關(guān)領(lǐng)導審批簽發(fā)。

（二）經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導簽發(fā)的公文，原則性的有關(guān)內(nèi)容、條款不得改動，如需

刪改，需經(jīng)原簽發(fā)人同意。

三、印發(fā)

（一）主辦機構(gòu)部門將經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導簽發(fā)的公文及《發(fā)文審核表》送到綜合

部辦理蓋章或簽字或蓋章；

（二）以公司名義下發(fā)的公文，原則上由綜合部統(tǒng)一登記發(fā)送。對公司以

外的單位發(fā)業(yè)務聯(lián)系函，蓋章或簽字或蓋章后由主辦機構(gòu)部門送至相關(guān)單位，

并辦理好簽收手續(xù),將對方簽收的原件在5個工作日內(nèi)交綜合管控管理部存

檔C

四、歸檔

公司所有發(fā)文，主辦機構(gòu)部門和相關(guān)機構(gòu)部門應有復印件存檔，并由主辦

機構(gòu)部門將文件原稿、對方簽收件、《發(fā)文審核表》、審核稿件各一份送綜合管

控管理部存檔。有相關(guān)領(lǐng)導批示的，還應附批復件。

第二十三條公司所有文件實行統(tǒng)一的歸口管控管理。公司收文的處理程

序為；收文、登記、審核、分文、傳送、辦理、立卷、歸檔。

第二十四條各級相關(guān)領(lǐng)導對送來的公文要及時閱批，急件當天批復；一

般文件三天內(nèi)批復。

第二十五條各級相關(guān)領(lǐng)導閱、批公文應仔細認真，不得圈閱，須簽署明

確、具體意見的，閱完后要簽名并注明日期。

第四章儀容儀表管控管理規(guī)定

為了樹立和保持公司有關(guān)員工良好的職業(yè)形象，進一步規(guī)范化管控管理，

特制定本管控管理規(guī)定。

第二十六條個人儀容儀表及著裝相關(guān)要求

一、有關(guān)員工個人形象應保持端莊、大方，頭發(fā)保持干凈清爽，女有關(guān)員

工妝容應以淡妝為主，禁止以濃妝艷抹形象出現(xiàn)在辦公場合。

二、所有有關(guān)員工工作期間外出辦事、出差等同于正常上班，均應著正

裝上下班，以展現(xiàn)公司規(guī)范管控管理的品牌形象。

三、節(jié)假日上班著裝要大方得體，不可著奇裝異服，女有關(guān)員工不可著抹

胸、吊帶裙、熱褲等過于暴露的服裝，不可穿拖鞋上班。

四、有關(guān)員工不按規(guī)定著裝者，每次罰款50元，其直接上級相關(guān)領(lǐng)導負

連帶責任，處以罰款100元。

第五章出差管控管理規(guī)定

第二十七條有關(guān)員工出差必須依下列程序辦理：

一、出差前應填寫《出差申請表》（見附件7）,由機構(gòu)部門相關(guān)領(lǐng)導簽字

或蓋章確認，報經(jīng)營班子分管相關(guān)領(lǐng)導審批；機構(gòu)部門相關(guān)領(lǐng)導及以上有關(guān)人

員出差須報總經(jīng)理審批。因緊急事務未按程序辦理申請的，由執(zhí)行該項公務的

有關(guān)員工在出差返回后3個工作日內(nèi)補辦有關(guān)手續(xù)。

二、出差有關(guān)人員憑《出差申請表》到財務管控管理部填寫《借款單》，

按審批程序預借差旅費；并將《出差申請表》交綜合管控管理部相關(guān)有關(guān)人員

處進行存檔及考勤登記。

三、出差有關(guān)人員出差返回后五個工作日內(nèi)必須報賬，并結(jié)清出差借款，

未能結(jié)清的借款，財務部有權(quán)在其當月和以后月份的工資或其他補貼中扣回，

直至扣清為止。

第二十八條出差超出預定時間，須報經(jīng)出差審批人同意，因病或其它不

可抗拒因素需要延長出差期限的，須及時報經(jīng)出差審批人同意并在出差結(jié)束后

提交相關(guān)證明至綜合管控管理部，否則按曠工處理；未經(jīng)批準，超出預定出差

期間的費用不予報銷。

第二十九條出差費用的報銷：出差費用包括交通費、住宿費、伙食費、

通訊費、招待費等，其標準按公司財務制度規(guī)章相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

一、交通費、住宿費在標準內(nèi)憑票據(jù)實報銷，超標自付。

二、伙食費、市內(nèi)交通費在標準內(nèi)憑票據(jù)實報銷。

三、通訊費超出標準部分，按相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第六章圖書、報刊、信函等資料管控管理規(guī)定

第三十條圖書、報刊、信函由綜合管控管理部統(tǒng)一管控管理。指定專人

負責任登記、分類、發(fā)送，并及時整理、存檔以備查閱。

第三十一條各機構(gòu)部門負責任人可根據(jù)業(yè)務實際需要，合理安排購買業(yè)

務參考書籍，依公司規(guī)定的申購程序辦理；否則，費用自理。以公司名義購買

的書籍需到綜合部辦理出入庫，并蓋公章后才能借出。

第三十二條圖書借閱

一、公司有關(guān)員工經(jīng)所在機構(gòu)部門相關(guān)領(lǐng)導同意，綜合部辦理借閱登記手

續(xù)，可借閱公司所存各類圖書、雜志。

二、專業(yè)性強的工具書（如：規(guī)程、規(guī)范、定額等）可以隨本次項目長期

借用。

三、一般圖書每人每次最多可借閱兩冊，借閱時間不得超過一個月，如有

特殊事由需續(xù)借者，務必辦理續(xù)借手續(xù)。

四、損壞、丟失圖書、資料，責任人應照原價雙倍賠償，并負責任購買或

協(xié)助購買。

五、有關(guān)員工所借圖書，如遇清點或公務上需參考時必須隨時收回，借書

人不得拒絕U

第三十三條綜合部圖書管控管理有關(guān)人員每隔半年清點庫存書籍1次，

并將清單上報綜合部經(jīng)理。

第三十四條各機構(gòu)部門訂閱的報刊、雜志需由綜合部指派專人收發(fā)。

第三十五條報紙在閱覽后，請務必歸回原位；過期的報紙由綜合部統(tǒng)一

回收管控管理。

第三十六條有關(guān)員工調(diào)崗、離職時，還清所借閱圖書、資料后，方可辦

理相關(guān)手續(xù)。

第三十七條公務信函由綜合部收發(fā)有關(guān)人員登記后統(tǒng)一寄發(fā)，掛號信和

特快專遞需經(jīng)所在機構(gòu)部門負責任人批準，登記后方可郵發(fā)。

第七章物品管控管理規(guī)定

為更好的控制公司的辦公成本，合理使用辦公費用，規(guī)范辦公用品的采購

和領(lǐng)用，特制定本規(guī)定。

第三十八條物品分類

一、固定資產(chǎn)：單位價值2000元以上或者使用年限超過一年以上的物品，

如車輛、電腦、復印機等。

二、低值易耗品：不屬于固定資產(chǎn)，但價值較高或使用時間較長的物品，

如鐵皮柜、打印機等。

三、辦公用品：辦公使用的消耗性物品，分為耐用辦公用品和易耗辦公用

品兩大類。

（一）耐用辦公用品包括計算器、裁紙刀、剪刀、筆筒、直尺、訂書機、

卷筒紙盒、檔案（文件）盒、書立、垃圾桶、煙灰缸、聯(lián)系方法方式機等。

（二）易耗辦公用品包括公共所需辦公用品和有關(guān)員工個人所需辦公用

品：

1.公共所需辦公用品包括：打印紙、公司傳真紙、復寫紙、紙杯、杯托、

茶葉、垃圾袋、墨盒（水）、碳粉、硒鼓等。

2.有關(guān)員工個人所需辦公用品包括：透明膠、膠水、水性筆（芯）、圓珠

筆（芯）、鉛筆、釘書針、卷筒紙、面巾紙、檔案袋、文件夾、回形針、大頭

針、鐵夾、筆記本、熒光筆、橡皮、涂改液、裝訂夾、光盤等。

第三十九條物品的采購

一、物品的采購遵循“統(tǒng)一采購，貨比三家”的原則。

二、辦公用品的采購

（一）定點采購原則

由綜合管控管理部和成本合約部視情況在每年年初進行市場詢價比較后，

確認2-3家作為定點采購單位。

（二）季度定期性采購

綜合部按季度定期申購公司常備辦公用品，建立常備辦公用品庫。采購時

間一般為每季度第一個月的10日前，可根據(jù)具體情況調(diào)整。

（三）月度補充性采購

各機構(gòu)部門于每月向公司上報下月辦公用品采購計劃（詳見附件8）,由

綜合部負責任收集、統(tǒng)計、審核。綜合部根據(jù)統(tǒng)計結(jié)果，比照常備辦公用品庫

存情況對需采購的物品進行調(diào)劑，對庫存緊張或無庫存的物品可進行補充性采

購c文員負責任制作當月常用辦公用品補充采購計劃表，經(jīng)綜合部經(jīng)理審核，

報公司相關(guān)領(lǐng)導審批通過后，于每月5日前完成當月采購工作，并辦理入庫手

續(xù)°

（四）預算內(nèi)日常應急性采購

在日常工作期間，如各機溝部門需在預算內(nèi)應急采購無庫存或庫存緊缺的

物品，須填寫庫存外（預算內(nèi)）辦公用品申購表，經(jīng)本機構(gòu)部門負責任人確認,

報董事長核同意后，由文員聯(lián)系定點供應商落實采購。

（五）預算外采購

預算外物品的申購程序按公司現(xiàn)行規(guī)定執(zhí)行。

三、大宗物品的采購達到招標相關(guān)要求的須按招標管控管理規(guī)定辦理，未

達到招標規(guī)定相關(guān)要求的需要進行多家詢價，力求價廉物美。領(lǐng)用時按照計劃

采購清單領(lǐng)用。

四、特殊物品無法統(tǒng)一采購時，必須事前征得分管相關(guān)領(lǐng)導同意后方可自

行采購。

五、固定資產(chǎn)和大批量低值易耗品的采購必須由使用機構(gòu)部門提出申請，

經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導同意后方可進行采購。

六、采購單件物品在500元以上的，必須填寫呈批件，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導審批同

意后，由招投標采購專員進行采購。

第四十條物品的保管

一、公司的物品由綜合部進行登記造冊（見附件9）,集中保管；單價物

品價值超過500元的，還應配備圖像資料。

二、常備辦公用品庫由文員擔任保管責任人，具體負責任辦公用品采購計

劃的收集、匯總、統(tǒng)計、分析，辦公用品采購工作的實施，辦公用品的入庫登

記、保管、分發(fā)以及各類相關(guān)報表的制作等工作。

第四十一條物品的領(lǐng)用

一、機構(gòu)部門和個人領(lǐng)用物品時需到公司綜合部辦理領(lǐng)用手續(xù)。

二、領(lǐng)用新購固定資產(chǎn)時，領(lǐng)用人必須在《出入庫單》中“保管人”一欄

簽字或蓋章，經(jīng)綜合部經(jīng)理和保管人簽字或蓋章后方可領(lǐng)用，并由保管人將《出

入庫單》送財務部登記備案。

三、有關(guān)員工如需領(lǐng)用辦公用品的，在文員處填寫辦公用品簽領(lǐng)表，經(jīng)機

構(gòu)部門負責任人確認后方可領(lǐng)用。

四、耐用辦公用品于有關(guān)員工入職時，由有關(guān)員工本人向綜合部按標準領(lǐng)

用，原則上不再增補，若破損、殘舊需更換的必須以舊換新重新辦理領(lǐng)用手續(xù)；

發(fā)生遺失的，由領(lǐng)用人在《辦公用品領(lǐng)用登記表》（見附件10）中“重要備注

欄寫明原因并辦理領(lǐng)用手續(xù)。

五、各機構(gòu)部門須領(lǐng)用墨盒、碳粉等辦公耗材的，按照“憑舊領(lǐng)新”原貝L

向文員退還舊耗材，填寫辦公用品簽領(lǐng)表后，經(jīng)本機構(gòu)部門負責任人確認后方

可領(lǐng)用。

六、領(lǐng)用低值易耗品時領(lǐng)用人必須在《低值易耗品領(lǐng)用登記表》（見附件

11）中簽字或蓋章確認，特殊情況如由各機構(gòu)部門自行購買的低值易耗品，必

須到綜合部辦理登記備案；發(fā)生遺失或損壞的，需向綜合部報告并簽字或蓋章

確認。

七、公共場所所需辦公用品由文員按上月用量標準按月進行分配，領(lǐng)用人

可依據(jù)當月用量進行合理調(diào)整。

八、部分辦公用品領(lǐng)用標準

（一）水性筆：有關(guān)員工入職時領(lǐng)取1支；

（二）反尾夾：各機構(gòu)部門每半年各型號限領(lǐng)一盒；

（三）皮質(zhì)筆記本：經(jīng)理級以上有關(guān)人員每半年限領(lǐng)一本，對基層有關(guān)員

工不提供皮質(zhì)筆記木；

（四）普通軟抄筆記本：基層有關(guān)員工每人每半年限領(lǐng)一本；

（五）水性筆芯：每人每次限領(lǐng)1支；

（六）耐用辦公用品：有關(guān)員工入職時按標準領(lǐng)取。

九、有關(guān)員工調(diào)離機構(gòu)部門或離開公司時，應交回所領(lǐng)用的物品，并在《有

關(guān)員工離職移交手續(xù)清單》中的“移交事項”對應欄簽字或蓋章，復印一份交

綜合部存檔，由綜合部對所退還物品進行重新登記。如因調(diào)崗或離職須移交固

定資產(chǎn)價值較高的低值易耗品給其他有關(guān)人員的，由綜合部組織質(zhì)量驗收后，

確認無誤后，方可辦理移交手續(xù)；如移交清單中發(fā)生物品損壞或遺失的，根據(jù)

財務部意見辦理責任人賠償事宜。

第四十二條物品的后續(xù)管控管理

一、綜合部應對固定資產(chǎn)和價值較高的低值易耗品進行編號，貼上標簽，

年末由綜合管控管理機構(gòu)部門協(xié)同財務部對所有物品進行盤點核對。

二、辦公用品應由綜合部每月進行數(shù)量、金額統(tǒng)計后報財務部備案（見附

件12）

三、固定資產(chǎn)和價值較高的低值易耗品使用地點發(fā)生修改變更時，綜合部

和財務部應及時更正有關(guān)備案資料，保證帳、卡、物一致。

四、固定資產(chǎn)和價值較高的低值易耗品發(fā)生外借和出售，必須由綜合部填

寫呈批件，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導同意后，報財務部備案；若發(fā)生遺失、損壞、報廢或被

盜丟失，必須由相關(guān)機構(gòu)部門書面上報綜合部，由綜合部查明原因，并填寫呈

批件報相關(guān)領(lǐng)導審批后，由財務部作出相應的處理。

五、固定資產(chǎn)和價值較高的低值易耗品如需搬出辦公場所時，須填寫《放

行條》（見附件13）,報機構(gòu)部門相關(guān)領(lǐng)導及綜合部經(jīng)理同意后方可搬離。未

經(jīng)許可，嚴禁私自搬離u

六、管控管理有關(guān)人員違反規(guī)定致使物品流失的，由其本人負責任追回，

無法追回造成公司損失的，由責任人負責任賠償。

第八章印章管控管理規(guī)定

第四十三條印章的刻制和收繳

、刻制印章要嚴格履行手續(xù)C刻制單位、機構(gòu)部門及有關(guān)業(yè)務專用印章,

必須有上報批準的正式公文，由需要刻章的單位提出申請，并詳細寫明印章的

樣式、規(guī)格和名稱，報公司相關(guān)領(lǐng)導相關(guān)領(lǐng)導批準。公司相關(guān)領(lǐng)導批準后，由

綜合部出具證明，交指定有關(guān)人員到公安機關(guān)指定的機構(gòu)部門辦理刻制事宜。

二、刻好的印章詳細登記印章刻制單位、使用單位、啟用日期、保管有關(guān)

人員，并留下印模，作為鑒別真?zhèn)蔚囊罁?jù)。

三、公司只能刻制一枚法定代表人印鑒；如需更換法定代表人印鑒時，應

將舊法定代表人印鑒交回公司綜合部封存后集中銷毀。

四、印章如因各種原因報廢停止使用時，由綜合部將原印章收回封存或銷

毀，并將印章停用日期、收繳機構(gòu)部門、收繳人姓名、收繳日期、封存或銷毀

人姓名及日期等登記存檔備案。

第四十四條印章的保管

一、公章、協(xié)議合同專用章由法定代表人保管。

二、財務專用章、法定代表人印鑒由法定代表人授權(quán)財務部負責任人負責

任保管。

三、印章保管有關(guān)人員出差或其他特殊情況不能到崗，其不得私自委托他

人保管，須辦理委托經(jīng)總經(jīng)理批準，并填寫委托保管印章書，辦理好托管交接

手續(xù)。

四、保管有關(guān)人員變動時，應及時辦理交接手續(xù)并提交綜合部備案。

第四十五條印章適用范圍

一、公章

凡是以公司名義發(fā)出的信函、公文、介紹信、委托書、證明等相關(guān)材料均

應加蓋公司公章。

二、協(xié)議合同專用章

“協(xié)議合同專用章”主要用于公司對外簽訂的一切協(xié)議合同。

三、財務專用章

“財務專用章”主要用于財務收支憑證、報表、稅務、工商、銀行相關(guān)單

位等資料確認；預算、結(jié)算書審核；材料價格以及內(nèi)部單位財務往來的審定。

四、法定代表人印鑒

“法定代表人印鑒”主要用于需要法定代表人簽字或蓋章的協(xié)議、文件等

書面文本，由法定代表人審批后方可使用。

第四十六條印章的使用

一、公章、協(xié)議合同章、業(yè)務印章的審批：

（一）重要文件：簽署協(xié)議合同（協(xié)議）使用公司印章必須填寫《協(xié)議合

同審批表》（見附件15）及蓋辦議合同審批章，根據(jù)審批程序報相關(guān)領(lǐng)導審批

完畢后方可蓋章或簽字或蓋章；重要正式發(fā)文必須按照公文管控管理規(guī)定審批

程序（見公文管控管理規(guī)定）審批完畢方可蓋章或簽字或蓋章；重要業(yè)務文件

可由經(jīng)辦人機構(gòu)部門負責任人及經(jīng)營班子分管相關(guān)領(lǐng)導在《XXX化妝品年有限

公司用印審批表》（見附件16）簽批方可蓋章或簽字或蓋章。

（二）財務相關(guān)文件：如報表、投融資須提供的材料等財務相關(guān)文件，由

公司財務總監(jiān)（分管財務、成本）審批方可使用。

（三）普通文件：日常對外業(yè)務聯(lián)系和業(yè)務辦理事項等一般事務性的函、

委托書、證明、復印件等需加蓋公章的，由機構(gòu)部門負責任人（含）以上相關(guān)

領(lǐng)導審批后方可蓋章或簽字或蓋章。如有關(guān)員工因私辦理個人業(yè)務需要蓋章或

簽字或蓋章的，如收入證明、在職證明等還需填寫《XXX化妝品年有限公司用

印審批表》，經(jīng)相關(guān)機構(gòu)部門審核后方可蓋章或簽字或蓋章。

（四）五險一金等相關(guān)福利的文件：由綜合部負責任人（含）以上相關(guān)領(lǐng)

導簽批方可蓋章或簽字或蓋章。

（五）勞動協(xié)議合同：由董事長或董事長授權(quán)的有關(guān)人員簽批方可蓋章或

簽字或蓋章。

（六）業(yè)務印章根據(jù)公司相關(guān)制度規(guī)章規(guī)定使用。

二、檔案留存

（一）用印憑據(jù)：《用印審批登記表》、《協(xié)議合同審批登記表》或相關(guān)領(lǐng)

導簽發(fā)文件的原件交綜合部留存；

（二）用印材料：所有對相關(guān)單位的正式發(fā)文、協(xié)議合同（協(xié)議）或其他

重要文件都必須在綜合部留存原件一份以上（含對方簽收件），其他相關(guān)機構(gòu)

部門根據(jù)需要留存復印件；協(xié)議合同（協(xié)議）還須將電子版發(fā)至綜合部備案。

如因業(yè)務需要暫不能留存原件的，辦理完畢之后必須在5個工作日內(nèi)交綜合部

存檔。

三、公司所有印章均不允許蓋在空白紙和空白介紹信上，特殊情況需在空

白紙或空白介紹信上蓋章或簽字或蓋章須報請經(jīng)營班子分管相關(guān)領(lǐng)導審批，由

批準人承擔連帶責任擔保。印章保管人應對所蓋空白紙張進行登記（數(shù)量）、

回吹。對不符合用章規(guī)定的協(xié)議合同（協(xié)議）、介紹信、公函等文件，印章保

管人有權(quán)拒絕蓋印。

第四十七條印章的借出

（一）如無特殊情況，公司各類印章應由印章保管人進行妥善保管。

（二）如因特殊工作情況需要，經(jīng)業(yè)務發(fā)生機構(gòu)部匚負責任人申請，填寫

《印章借出審批表》（詳見附件17）,可辦理相關(guān)印章借出手續(xù)。其中，公章、

協(xié)議合同章及法定代表人印鑒須經(jīng)公司總經(jīng)理以上相關(guān)領(lǐng)導審批同意后，方可

借出；業(yè)務印章須經(jīng)公司分管經(jīng)營班子以上相關(guān)領(lǐng)導審批同意后，方可借出。

（三）印章借出人為臨時保管責任人，其應為公司正式有關(guān)員工，在保管

印章過程中，須按照公司制度規(guī)章相關(guān)要求，履行印章保管責任，正確、規(guī)范

實施用印。

（四）印章借出后，臨時保管責任人應對用印文件進行詳細記錄，并在印

章歸還的同時補充填寫《印章借出審批表》中的“用印文件記錄”本次項目。

第四十八條其他

（一）啟用其他業(yè)務章，應同時制訂適用范圍，并以公司正式發(fā)文形式周

知C

（二）公司機構(gòu)部門之間往來不宜使用業(yè)務專用章，由各機構(gòu)部門經(jīng)理簽

字或蓋章即可。

（三）對外行政工作應使用公司公章。公司公章在特殊情況下，經(jīng)公司總

經(jīng)理批準可以代替業(yè)務專用章。

第九章文印管控管理規(guī)定

第四十九條公司文件的打印、復印、公司傳真，經(jīng)機構(gòu)部門相關(guān)領(lǐng)導批

準后，由指定承辦人負責任文件的打印、復印、公司傳真。承辦人應認真做好

本職工作，按時完成任務。

第五十條私人資料不得在公司打印、復印或用公司公司傳真機傳遞。

第五十一條文印承辦有關(guān)人員應樹立嚴格的保密觀念，不得隨意將打印、

復印或公司傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管控管理中須保密的事項透露給

他人，不得截留任何文件C

第五十二條承辦有關(guān)人員在接收公司傳真后應及時送達收件人，因接收

文件、公司傳真疏忽造成文件、公司傳真件未能及時送達的，或未送達的，視造

成損失程度給予處罰。

第五十三條公司內(nèi)部使用的文件資料打印時應注意節(jié)儉，打印紙能兩面

使用的盡量兩面使用。

第五十四條作廢文件，須用碎紙機粉碎處理，不可隨便放置。

第十章會議管控管理規(guī)定

第五十五條會議召集與通知

一、會議按不同級別和性質(zhì)采用不同的召集辦法：

（一）公司或董事會會議按相關(guān)公司章程的規(guī)定召集。由董事出席會議，

其他有關(guān)人員可根據(jù)會議議程由董事長指定出席或列席。會議一般由董事長主

持，也可由董事長委托其他董事主持。會議由董事會秘書負責任組織落實。

（二）公司經(jīng)營管控管理會議主要包括經(jīng)營班子會、總經(jīng)理辦公會、全面

預算會、運營分析會（年度會議、季度會議、月度會議）、本次項目研討會、

總結(jié)考評會、業(yè)務專題會等。會議由總經(jīng)理決定召開或由經(jīng)營班子提議召開，

公司經(jīng)營班子成員出席，其他有關(guān)人員可根據(jù)會議議程由總經(jīng)理指定出席或列

席c會議由總經(jīng)理指定有關(guān)人員主持。各類會議的承辦機構(gòu)部門為綜合部，其

中業(yè)務會議由主管該項業(yè)務的機構(gòu)部門負責任組織，綜合部協(xié)助。

（三）公司業(yè)務層面專項會議：如經(jīng)營計劃會、財務分析會、行政人事會

等c由公司相關(guān)機構(gòu)部門提出，經(jīng)營班子分管相關(guān)領(lǐng)導批準后召開。會議由主

辦機構(gòu)部門負責任組織落實，公司綜合部協(xié)助C

（四）公司各機構(gòu)部門或內(nèi)部工作會議由各機構(gòu)部門負責任人召集并確定

出席及列席人選，需要公司相關(guān)領(lǐng)導參加會議的，須向公司相關(guān)相關(guān)領(lǐng)導匯報,

確定參加時間及事項。會議由主辦機構(gòu)部門組織落實，綜合部提供協(xié)助。

二、會議通知的有關(guān)內(nèi)容包括：會議的名稱，議題，時間，地點，參加人

（出席/列席），需準備資料以及通知方法和途徑。重要會議應以書面通知的方

法傳達。

三、會議應于會議通知約定的時間召開，如議題改變、改期或取消，會議

組織機構(gòu)部門應提前通知參會有關(guān)人員，并根據(jù)本管控管理辦法重新組織、布

置會場。

第五十六條會前準備

一、大型會議須提前兩天知會公司綜合部，便于安排會場及相關(guān)保障工作;

專業(yè)會議須提前一天知會公司綜合部；機構(gòu)部門會議須提前半天知會公司綜合

管控管理部。

二、會議主持人、召集機溝部門及與會有關(guān)人員都應分別做好有關(guān)準備工

作，包括擬好會議時間、議程、提案、匯報總結(jié)提綱、發(fā)言要點、工作計劃草

案、決議決定草案、落實會場、填寫會議通知單通知與會有關(guān)人員等。會議主

持人應該根據(jù)議題的有關(guān)內(nèi)容事前進行相關(guān)信息搜集和整理，并將議題和相關(guān)

資料分發(fā)給與會有關(guān)人員。

三、會議場所提前布置，保持整潔，所需儀器設備提前到位并調(diào)試正常。

組織會議機構(gòu)部門需提前一天跟公司綜合部明確，并在《會議室使用審批單》

中注明。

四、會場布置、會議材料、用品準備和會后處置由指定的會務有關(guān)人員負

責任。各種會議召開前，公司綜合部聯(lián)系落實會議準備事項。如相關(guān)要求同時

進行多個會議的，由公司綜合部根據(jù)輕重緩急妥善安排，以免沖突。

第五十七條會議主持人應控制會議進程，提高會議效率。

第五十八條會議形成的決議，會議主持人要明確任務、目標、責任者，

監(jiān)督實施，保證落實。

第五十九條會議記錄及紀要

一、各類會議應指定會議記錄員，會議記錄員要在會議進行期間使用專用

記錄本認真記錄，對會議進行全程或提綱式記錄，對結(jié)論性發(fā)言做重點記錄。

二、如需形成會議紀要的，會議記錄員要在會議結(jié)束后24小時內(nèi)整理原

始記錄，按照公司發(fā)文的審批程序，需由與會有關(guān)人員在會議紀要上簽名的，

會議記錄員須及時督促簽署，并提請公司總經(jīng)理簽發(fā)。會議紀要應統(tǒng)一編號、

及時整理、規(guī)范格式和文字，按分級管控管理相關(guān)要求分發(fā)、存檔、上報（也

可通過電子郵件傳遞）。

第六十條會議考勤、秩序、違紀、監(jiān)督檢查

一、與會有關(guān)人員應提前到會，會議過程禁止吸煙，不得喧嘩，不得來回

走動，不得無故遲到、早退或缺席。如有特殊情況不能按時到會，應提前向會

議組織者書面請假方可，緊急情況可先門頭請假，會后補辦假條”

二、遲到、中途離席者應輕聲入、出席，盡量不干擾會議進行。重要會議

與會有關(guān)人員應按照臺卡對號入座，坐姿（站姿）端正，將手機關(guān)閉或調(diào)至振

動狀態(tài)，會議期間不準接聽聯(lián)系方法方式，有重要聯(lián)系方法方式須離開會議室

接聽，禁止交頭接耳開小會。認真聽取會議有關(guān)內(nèi)容并做好記錄。

三、與會者到會必須有準備，均應保持良好的會風，注意言談舉止，發(fā)言

力求言簡意賅。不可無故打斷他人的發(fā)言，不可對發(fā)言者吹毛求疵。

四、涉及到秘密事項的會議與會有關(guān)人員負有保密義務，記錄員應在保密

地方整理，并且嚴格按照主持人簽發(fā)的抄送有關(guān)人員發(fā)送。

五、公司綜合部負責任對相關(guān)各種類型會議的執(zhí)行與保密事項進行監(jiān)督檢

查C

六、會議中手機響、接聯(lián)系方法方式每次罰款50元；遲到、早退三十分

鐘內(nèi)罰款30元，超過30分鐘罰款60元；無故缺席（含請假未批）按曠工處

理，所扣基本工資不足100元按100元處罰。

七、接到會議通知后如有特殊情況需請假的有關(guān)員工，必須在會議召開半

個小時前向分管經(jīng)營班子或總經(jīng)理書面請假，并立即報公司綜合部備案，緊急

情況可先口頭請假，會后補辦假條。會議開始后請假的不予以受理，并根據(jù)第

六點情況進行處罰。

八、公司組織的培訓活動參照第六點，第七點執(zhí)行。

九、會議的考勤、違紀記錄和處理意見，由會議主持機構(gòu)部門負責任人在

會議結(jié)束后轉(zhuǎn)交給公司綜合部。

十、會議決策的執(zhí)行情況由會議主持機構(gòu)部門進行跟蹤和監(jiān)督。

第十一章車輛派車管控管理規(guī)定

第六十一條為公司的經(jīng)營管控管理活動提供良好的服務，結(jié)合公司實際

情況，保證安全運行、合理派車、特制定本辦法。

第六十二條出車管控管理

一、在日常工作中，以下情況可安排用車：

（一）財務部其他因公存、取現(xiàn)金伍仟元以上的業(yè)務（特殊情況另行處理）;

（二）需要到較遠地方辦理的工作業(yè)務；

（三）因公運輸服務拾公斤以上物品；

（四）前往無公交車到達的地點辦理業(yè)務；

（五）公司經(jīng)營班子以上相關(guān)領(lǐng)導特許的緊急事務；

（六）公司集體活動統(tǒng)一用車。

第六十三條

為降低辦公成本，綜合部要嚴格按照用車范圍派車。如因緊急公務需要且

無車輛可調(diào)派的，經(jīng)機構(gòu)部門負責任人同意，綜合部確認后，有關(guān)員工可搭乘

出租車出行，費用列入所在機構(gòu)部門辦公管控管理費用。

第六十四條

公司經(jīng)營班子以上有關(guān)人員出差可派長途車，其他有關(guān)人員出差原則上不

派長途車，以下情況由分管相關(guān)領(lǐng)導確認，報總經(jīng)理特批后方可派長途車。

（一）有政府相關(guān)機構(gòu)部門或重要合作單位有關(guān)人員需陪同前往。

（二）經(jīng)理以上有關(guān)人員2人以上或其他有關(guān)員工4人以上共同前往同一

目的地。

第六十五條

《派車堂》必須嚴格按照卷式相關(guān)要求填寫，寫明出發(fā)時間及實際返回時

間C實際返回時間為車輛返回公司后，由綜合部時填寫并存檔。

第六十六條

公司所需派車車輛須報董事長同意，綜合部負責任車輛的出借登記。

第十二章鑰匙管控管理規(guī)定

第六十七條公司所有鑰匙由綜合部指定專人負責任管控管理、配制，對

公司所有原始鑰匙必須留一把加以編號、存檔，以便復制。

第六十八條機構(gòu)部門負責任人負責任管控管理本機構(gòu)部門的鑰匙（包括

門、抽屜、柜子等鑰匙），不得任意自制。特殊情況自行配備的需報綜合部備

案登記。

第六十九條鑰匙不得擅自借給他人使用，特殊情況需借用鑰匙的，需做

好相關(guān)登記（見附23）。鑰匙丟失后應立即向綜合管控管理機構(gòu)部門報告、備

案，因鑰匙丟失所產(chǎn)生的損失由保管人承擔，并視情節(jié)輕重給予處分。公共區(qū)

域的鑰匙由綜合部統(tǒng)一管控管理，任何人不得私自配制，違者一經(jīng)查出，每次

處以500元的罰款。

第七十條離職時應將所保管的鑰匙退還綜合部并做好相關(guān)登記。

第十三章檔案管控管理規(guī)定

第七十一條檔案管控管理：由綜合部負責任歸口管控管理。

第七十二條檔案管控管理的范圍：

一、公司各種行政文件；

二、公司各種會議記錄；

三、股東會議的有關(guān)文件；

四、各機構(gòu)部門的工作報告；

五、公司相關(guān)領(lǐng)導及有關(guān)有關(guān)人員外出考察、參加各種業(yè)務活動所收集的

有關(guān)資料；

六、各種信息情報資料；

七、公司各種設施、設備、用品的說明使用資料;

八、公司法律訴訟資料；

九、公司人事資料；

十、公司對外宣傳的相片、影音材料等；

十一、公司的所有協(xié)議合同（協(xié)議）等資料；

十二、公司的采購檔案資料。

第七十三條檔案的收集

一、公司各機構(gòu)部門的重要檔案需報綜合部備案的，應安排專人整理，于

每年2月10日前將檔案、檔案目錄及電子版移交綜合部，并辦理簽收登記手

續(xù)c

公司各機構(gòu)部門需在本機構(gòu)部門留存的檔案資料，應安排專人整理、保管,

于每年2月10日前報送上一年檔案目錄（含電子版）至公司綜合部備案。

二、及各機構(gòu)部門上報文件。和各機構(gòu)部門上報公司的文件及董事會相關(guān)

文件，由董事長秘書或總經(jīng)理秘書呈辦（承辦程序見公文管控管理規(guī)定）完畢

后，每半年將檔案原件移交公司綜合部文檔管控管理員存檔。

三、文件的檔案由檔案管控管理有關(guān)人員負責任整理、保管，并于每年2

月10日前將上一年檔案目錄、營銷類及其他重要協(xié)議合同、文件等檔案（含

電子版）報送至公司綜合部備案。

四、公司及工商變更、建立等資料，經(jīng)辦人必須在辦理完畢后5個工作日

內(nèi)報公司綜合部存檔備案。

五、公司綜合部必須及時補充完善有關(guān)員工成長檔案。

第七十四條檔案的整理

一、綜合部每年年初必須對上一年度的檔案資料進行全面整理建檔。

二、各種檔案資料按業(yè)務類別分類。

2.1行政管控管理類:

2.1.1各種會議紀要；

2.1.2行政公文；

2.1.3處罰決定；

2.1.4信息情報資料；

2.1.5各種設施、設備、用品的說明使用資料；

2.1.6車輛有效復印證件；

2.1.7各種營業(yè)執(zhí)照資料等；

2.1.8對外宣傳的相片、影音材料。

2.2人事管控管理類

2.2.1有關(guān)員工成長資料包括：

有關(guān)員工任職材料（求職材料、入職申請表、面試登記表、錄用審核表、

轉(zhuǎn)正申請表、轉(zhuǎn)正審批表、有關(guān)員工異動材料、勞動關(guān)系聲明、勞動協(xié)議合同、

培訓協(xié)議、身份證（復印件）等相關(guān)材料）

有關(guān)員工考評材料（有關(guān)員工績效考核、任職條件考核、工作述職、崗位

評定、參與公司內(nèi)外培訓及考試等相關(guān)材料）

有關(guān)員工獎罰材料（公司以正式發(fā)文形式對其進行通報表彰或批評的文

件、榮譽證書（復印件）；黨政機構(gòu)部門或社會團體所授予的聘書、榮譽證書

（復印件）等相關(guān)材料）

有關(guān)員工資證材料（所擁有的專業(yè)資格證、職稱證、學歷證等（復印件）

相關(guān)材料）

有關(guān)員工綜合材料（反映有關(guān)員工成長信息的其他材料）

2.2.2人才儲備資料;

2.2.3考核資料；

2.2.4有關(guān)員工福利資料；

2.2.5有關(guān)員工花名冊；

2.2.6人力資源規(guī)劃資料，

2.3財務管控管理類（由財管機構(gòu)部門負責任）:

2.3.1會計憑證類；

2.3.2會計賬簿類；

2.3.3會計報表類；

2.3.4其他類。

2.4專題本次項目類：

2.4.1本次項目可行性分析報告；

2.4.2企業(yè)章程；

2.4.3董事會決議；

2.4.4工商營業(yè)執(zhí)照；

2.4.5產(chǎn)權(quán)變更有關(guān)文件、材料；

2.4.6給政府有關(guān)機構(gòu)部門的申請報告；

2.4.7合資企業(yè)協(xié)議合同書；

2.4.8合資雙方法定代表證明書；

2.4.9合資雙方委派的董事名單；

2.4.10進口設備清單；

2.4.11有關(guān)政府批文；

2.4.12歷年經(jīng)營業(yè)績資料。

2.5經(jīng)營計劃類:

2.5.1月、季、年度發(fā)展計劃；

2.5.2中長期發(fā)展規(guī)劃；

2.5.3經(jīng)營分析總結(jié)報告；

2.5.4業(yè)務報表；

2.5.5業(yè)務考核。

2.6協(xié)議合同管控管理類：

2.6.1協(xié)議合同正本；

2.6.2營業(yè)執(zhí)照復印件；

2.6.3授權(quán)委托書；

2.6.4雙方來往的信函；

2.6.5雙方的電報、公司傳真；

2.6.6變更解除協(xié)議合同的文件資料；

2.6.7補充協(xié)議。

2.7綜合類。

三、綜合部對所有資料按以上類別分類后，按不同類別、時間、本次項目、

性質(zhì)等逐一排列，用標準檔案盒保存。

四、每個檔案盒上必須填上檔案層級、類別、起止時間并按序號填寫檔案

盒內(nèi)的文件名。

五、檔案盒內(nèi)的每份文件，第一頁的左上方必須蓋上寫有該文件名的專用

檔案章，并在文件右下角填寫頁碼，以便文件的查閱。

六、不能裝訂的有關(guān)文件資料，如營業(yè)執(zhí)照、法人代碼證書等，必須用文

件冊裝存，其文件冊上必須注明袋內(nèi)物品的名稱。

七、綜合部將所收集的文件資料按相關(guān)要求建立檔案后，多余的文件資料

必須再清理一次，確定沒有必要保存的，應在綜合部經(jīng)理的監(jiān)督下一次性銷毀。

八、會計檔案的保管按財務相關(guān)管控管理制度規(guī)章執(zhí)行。

第七十五條檔案的保管期限分為永久、定期兩種。

一、永久保管的檔案：凡是對公司有長遠利用價值的文件材料，以及在維

護公司等方面具有永久性憑證價值和文化價值的各種文字、圖表、聲像等不同

形式的文件材料。

二、定期保管的檔案：在一定時期內(nèi)，公司進行工作、總結(jié)經(jīng)驗有考察利

用價值的材料。

第七十六條檔案的密級確定（參照《保密管控管理規(guī)定》

第七十七條檔案的查閱、借閱、復印

一、檔案查閱、借閱、復印審批：公司有關(guān)員工查閱、借閱、復印檔案室

檔案，必須經(jīng)本機構(gòu)部門相關(guān)領(lǐng)導簽批同意；及外單位有關(guān)人員查閱、借閱、

復印公司檔案室檔案，對接的承辦機構(gòu)部門有關(guān)人員必須經(jīng)本機構(gòu)部門相關(guān)領(lǐng)

導簽批同意，有關(guān)人員借出的檔案還須在該企業(yè)檔案管控管理有關(guān)人員處備

案，經(jīng)該企業(yè)行政部負責任人簽字或蓋章后方可自行復臼。

二、檔案歸還：公司檔案室的檔案辦理借出后，借出人必須在一個月內(nèi)交

還c一個月后如需再借，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者要愛護檔案，確保檔案的完

整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須

當面查看清楚。

三、公司有關(guān)員工調(diào)閱會計檔案需經(jīng)檔案保管人同意，如需復印會計資料

需經(jīng)財務經(jīng)理或以上相關(guān)領(lǐng)導同意，外單位有關(guān)人員調(diào)閱、復印、摘錄會計檔

案，必須經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導批準；會計檔案原則上不得外借，確屬特殊需要，必

須經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導批準。

四、有關(guān)員工離職前，必須歸還借出的檔案，檔案列入離職移交物品范圍。

第七十八條檔案保管

一、檔案管控管理有關(guān)人員必須精心管控管理檔案，不得讓無關(guān)有關(guān)人員

查閱檔案，不得口頭向外泄露有關(guān)檔案秘密。違反規(guī)定者，給予責任人一次記

過處分，造成損失的，追究其經(jīng)濟責任，違反規(guī)定二次者給予開除處分。

二、檔案管控管理有關(guān)人員必須定時對檔案進行檢查，根據(jù)季節(jié)修改變更

或具體環(huán)境放置防潮劑。如發(fā)現(xiàn)檔案受潮后，及時進行除濕處理，防止霉變。

三、檔案室必須配置滅火器，防止火災事故。

四、檔案遺失處理：各機構(gòu)部門有關(guān)人員必須妥善保管好檔案（包括電子

版）。任何檔案、文件、資料一經(jīng)簽收，不論是電子版或紙質(zhì)版，接收人或借

閱人如出現(xiàn)檔案資料遺失情況，必須及時報告本機構(gòu)部門負責任人和綜合部負

責任人，并負責任在指定的時間內(nèi)追蹤查找。如查找無果，公司將根據(jù)產(chǎn)生后

果的輕重予以批評，責任人負責任或協(xié)助補辦和承擔補辦過程中發(fā)生的一切費

用c各機構(gòu)部門有關(guān)人員的檔案列入離職移交物品范圍，由離職有關(guān)人員的機

構(gòu)部門負責任人負責任監(jiān)督。

第十四章保密管控管理規(guī)定

第七十九條公司保密范圍和密級確定

一、公司應列入保密管控管理范圍的包含但不限于以下事項：

（一）公司重大決策中的秘密事項；

（二）公司尚未討論實施的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營本次項

目及經(jīng)營決策；

（三）公司內(nèi)部掌握的協(xié)議合同、協(xié)議、意向書及可行性報告、主要會議

紀錄;

（四）公司財務預決算報告及各類財務報告、統(tǒng)計報表；

（五）公司所掌握的尚未進入市場或尚未公開的各類信息、資料；

（六）公司職員人事檔案、勞資性收入及資料；

（七）其他經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導確定應當保密的事項。

二、公司保密等級級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。

“絕密”是最重要的公司秘密，泄露會使公司的權(quán)利和權(quán)益遭受特別嚴重

的損害；“機密”是重要的公司秘密，泄露會使公司權(quán)利和權(quán)益遭受嚴重的損

害；“秘密”是一般的公司秘密，泄露會使公司的權(quán)利和權(quán)益遭受損害。

三、公司保密等級的確定：

（一）公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益的重要決策文件資料為絕密級;

（二）公司的規(guī)劃、財務報表、統(tǒng)計資料、重要會議紀錄、公司經(jīng)營情況

為機密級；

（三）公司的人事檔案、協(xié)議合同、協(xié)議、職有關(guān)員工資性收入、尚未進

入市場或尚未公開的各類信息為秘密。

四、屬于公司秘密的文件、資料，應當按規(guī)定標明密級，并確定保密期限”

除有特別規(guī)定的以外，絕密級不超過30年，機密級不超過20年，秘密級不超

過10年。保密期限屆滿，自行解密。

五、一般性決定、決議、通知、行政管控管理資料等內(nèi)部文件不屬于保密

范圍；如屬不鼓勵對外公開的有關(guān)內(nèi)容，僅限公司有關(guān)員工知曉。

第十八條確定密級、變更密級和解密

一、確定密級、變更密級和解密應當接受公司相關(guān)領(lǐng)導及綜合部指導和監(jiān)

督c

二、公司秘密事項，應當依據(jù)保密范圍的規(guī)定及時確定密級，最遲不得超

過十日。

三、密級確定以后，責任機構(gòu)部門發(fā)現(xiàn)不符合保密范圍規(guī)定的，應當及時

糾正；公司相關(guān)領(lǐng)導發(fā)現(xiàn)不符合保密范圍的，應當及時通知責任機構(gòu)部門糾正。

四、屬于公司秘密的文件、資料和物品，由責任機構(gòu)部門標明密級和保密

期限。書面形式的密件，應在封面（或者首頁）的左上角標明密級和保密期限;

地圖、圖紙、圖表則在其標題之后或者下方標明密級和保密期限。

五、屬于公司秘密的事項不能標明密級時，由責任機構(gòu)部門負責任通知接

觸范圍內(nèi)的有關(guān)人員。公司確定密級、變更密級或者決定解密，應當由責任機

構(gòu)部門提出具體意見報公司相關(guān)領(lǐng)導審核批準。

六、公司秘密事項（包括政府來文中的國家秘密事項）變更密級或者解密

后，應當及時通知各有關(guān)機構(gòu)部門，并及時在有關(guān)文件、資料和物品上標明。

七、保密期限屆滿或者被合法公開的公司秘密事項，即為自行解密。自行

解密不需履行解密手續(xù)。

第八十一條保密措施

一、屬于公司秘密的文件、資料和物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、

摘抄、保存和銷毀，由綜合管控管理機構(gòu)部門指定專人執(zhí)行。

二、采用電腦技術(shù)存取、處理、傳遞的公司秘密由電腦使用機構(gòu)部門負責

任保密。

三、非經(jīng)批準，不得復制和摘抄公司保密文件。

四、復制、摘錄、引用、匯編屬于公司秘密的有關(guān)內(nèi)容，亦需按規(guī)定采取

保密措施，且不能擅自改動原件的密級。

五、收發(fā)、傳遞和外出攜帶保密文件，由指定有關(guān)人員負責任，并采取必

要的安全措施。

六、保密文件需在設備完善的保險裝置中保存。

七、在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項的，應當事先經(jīng)公司相關(guān)

領(lǐng)導批準。

八、不準在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準在公共場所談論公司秘

密，不準通過其他方法方式傳遞公司秘密。

九、具有屬于公司秘密有關(guān)內(nèi)容的會議，應采取下列保密措施：

（一）選擇具有保密條件的會議場所；

（二）根據(jù)工作需要，限定參會有關(guān)人員的范圍，對參加涉及密級事項會

議的有關(guān)人員予以指定；

（三）依照保密規(guī)定使用會議設備和管控管理會議文件；

（四）確定會議有關(guān)內(nèi)容是否傳達及傳達范圍。

十、有關(guān)員工發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露或者可能泄露時，應立即采取補救措

施并及時報告行政管控管理機構(gòu)部門，行政管控管理機構(gòu)部門接到報告后，應

立即做出處理。

十一、在無線、有線通信中傳遞公司秘密的，必須采取保密措施。

十二、檔案室、財務檔案室等機要重地，非工作有關(guān)人員不得入內(nèi)。

十三、機密件原則上不能在文檔室以外的地方放置過夜。

十四、所有密級文件，在文件的承辦、打印、歸檔過程中都要采取保密措

施C

十五、涉及公司秘密的計算機信息系統(tǒng)，不得直接或間接地與國際互聯(lián)網(wǎng)

或其它公共信息網(wǎng)絡相聯(lián)接。涉及公司秘密的信息，不得在國際互聯(lián)網(wǎng)的計算

機信息系統(tǒng)中存儲、處理、傳遞。

十六、上網(wǎng)信息的保密管控管理堅持“誰上網(wǎng)誰負責任”的原則。凡向國

際互聯(lián)網(wǎng)的站點提供或發(fā)布信息，必須經(jīng)過公司相關(guān)領(lǐng)導審查批準。

十七、各機構(gòu)部門和個人不得在電子公告系統(tǒng)、聊天室、網(wǎng)絡新聞組上發(fā)

布、談論和傳播公司秘密信息。

十八、各機構(gòu)部門使用電子郵件進行網(wǎng)上信息交流時，應當遵守公司有關(guān)

保密規(guī)定，不得利用電子郵件傳遞、轉(zhuǎn)發(fā)或抄送公司秘密信息。

十九、所有需要銷毀的密級文件，必須使用碎紙機進行銷毀。

第八十二條責任與處罰

一、“泄露公司秘密”是指下列行為之一：使公司秘密被不應知悉者知悉

的；使公司秘密超出了限定的接觸范圍，而不能證明未被不應知悉者知悉的。

二、出現(xiàn)下列情況之一者，依情節(jié)輕重給予行政處分：

（一）泄露公司秘密，尚未造成嚴重后果或經(jīng)濟損失的；

（二）已泄露公司秘密但采取補救措施的。

三、出現(xiàn)下列情況之一者，予以辭退并酌情賠償經(jīng)濟損失：

（一）故意或過失泄露公司秘密，造成嚴重后果的；

（二）違反木保密規(guī)定，以謀取私利為目的泄露公司秘密的；

（三）利用職權(quán)強制他人違反保密規(guī)定的。

第十五章計算機及網(wǎng)絡管控管理規(guī)定

第八十三條管控管理目的

為規(guī)范計算機使用及網(wǎng)絡管控管理，實現(xiàn)規(guī)范化、制度規(guī)章化，保障辦公

網(wǎng)絡狀態(tài)安全、高效、有序可控C杜絕在計算機及網(wǎng)絡使用中存在的不良現(xiàn)象,

從而最大限度發(fā)揮信息網(wǎng)絡作用，提高工作效率，制定本規(guī)定。

第八十四條硬件管控管理

一、公司辦公類固定資產(chǎn)由綜合機構(gòu)部門統(tǒng)一管控管理，使用人負責任保

管c計算機（及附件）使用者對計算機（及附件）的損壞、丟失負責任（不可

抗力原因除外），人為損壞或丟失必須照價賠償；機構(gòu)部門共用的計算機（及

附件）由機構(gòu)部門相關(guān)領(lǐng)導指定專人保管，人為損壞或丟失由該保管人承擔，

照價賠償。

二、計算機管控管理員應對計算機（及附件）型號、使用者及領(lǐng)用時間等

有關(guān)事項進行詳盡、準確的登記。離職時由計算機管控管理員對計算機進行檢

查質(zhì)量驗收后方可辦理退機手續(xù)。

三、服務器是計算機信息網(wǎng)絡系統(tǒng)的核心，由計算機管控管理員統(tǒng)一管控

管理。在沒有公司相關(guān)領(lǐng)導及主管相關(guān)領(lǐng)導授權(quán)情況下，任何人不得對服務器

進行操作，計算機管控管理員也不能將服務器委托他人管控管理。

四、計算機（及附件）的產(chǎn)權(quán)歸公司所有，由計算機管控管理員統(tǒng)一管控

管理，未經(jīng)許可任何人不得將計算機或其附件的部分或全部自行拆卸、添加、

移動、撤換U

五、下班后必須關(guān)閉計算機，并切斷電源。

第八十五條軟件管控管理

一、計算機軟件產(chǎn)權(quán)歸公司所有，由計算機管控管理員根據(jù)工作需要統(tǒng)一

安裝。

二、任何人不得擅自刪除、增加、修改計算機內(nèi)的軟件。計算機因工作需

要安裝其它軟件須經(jīng)計算機管控管理員同意。

第八十六條網(wǎng)絡管控管理

一、公司網(wǎng)絡資源由計算機管控管理員統(tǒng)一分配，禁止擅自修改計算機網(wǎng)

絡參數(shù)。

二、嚴禁擅自將外來設備接入公司網(wǎng)絡，計算機管控管理員必須定期對網(wǎng)

絡使用情況進行檢查。

三、計算機使用者應自覺遵守國家的有關(guān)法律法規(guī)，不得在網(wǎng)絡上發(fā)布、

傳播、查閱危害公共安全、有礙政治和社會穩(wěn)定、有傷風化的信息。

四、嚴禁有關(guān)員工利用計算機從事與工作無關(guān)的事宜。

第八十七條安全管控管理

一、公司計算機統(tǒng)一安裝殺毒軟件和設置防火墻，并定期對殺毒軟件進行

升級。對外來文件及移動存儲設備，應先殺毒后使用，以確保計算機的安全。

二、保存有機密文件的計算機必須設置密碼，密碼由計算機管控管理有關(guān)

人員統(tǒng)一設置。使用者應妥善保管密碼，嚴禁將計算機密碼透露給其他有關(guān)人

員C

三、計算機使用者應定期備份文件，以免計算機故障或其他原因造成文件

丟失。

四、嚴禁以任何方法方式蓄意破壞公司的計算機設備、網(wǎng)絡設備，竊取網(wǎng)

絡內(nèi)的機密信息。

五、未經(jīng)計算機使用者本人同意，不得隨意使用他人的計算機。

六、任何人不得隨意刪除公用共享文件夾中的文件，不得隨意設置共享文

件夾。

七、公司以外的有關(guān)人員修理計算機（及附件）時，要有公司的專業(yè)有關(guān)

人員陪同。

第八十八條監(jiān)督執(zhí)行

一、違反規(guī)定將計算機或其附件的部分或全部自行拆卸、添加、移動、撤

換，每發(fā)現(xiàn)一次罰款100元。如造成計算機設備損壞或區(qū)絡故障的，照價賠償

計算機設備及網(wǎng)絡故障帶來的直接或間接的損失。

二、擅自刪除、增加、修改計算機內(nèi)的軟件，發(fā)現(xiàn)一次罰款100元。如造

成計算機設備損壞及網(wǎng)絡故障的，照價賠償設備計算機設備及網(wǎng)絡故障帶來的

直接或間接的損失。

三、利用計算機從事與工作無關(guān)事宜的，第一次發(fā)現(xiàn)，給予批評，并處以

罰款20元；第二次發(fā)現(xiàn)，給予警告，處以50元的罰款；第三次發(fā)現(xiàn)，視為藐

視公司紀律，給予嚴重警告，并處以100元的罰款。

四、竊取公司機密文件的或惡意刪除所從事崗位重要文件的，給予記大過

處理，并處以500元的罰款；情節(jié)嚴重的，給予撤職處理，造成損失的，追究

其相關(guān)責任。

第十六章固定聯(lián)系方法方式使用管控管理規(guī)定

第八十九條語言規(guī)定

有關(guān)員工拔打外線聯(lián)系方法方式，用語盡量簡潔、明確，以減少通話時間。

打長途聯(lián)系方法方式應拔打IP聯(lián)系方法方式。接聽外線聯(lián)系方法方式時的標

準用語為“您好，美炫風公司二

第九十條行為規(guī)定

一、聯(lián)系方法方式鈴聲響起，在三聲后接聽。通話完畢，一般應由打進聯(lián)

系方法方式者和職務高者或長者先掛斷。

二、重要事項的聯(lián)系方法方式要做好記錄，并向機構(gòu)部門相關(guān)領(lǐng)導匯報。

需要聯(lián)系方法方式留言的，需做好書面記錄并及時轉(zhuǎn)告本人。

三、接聽過程中，需要叫人來聽聯(lián)系方法方式或拿文件的，放下話筒時動

作要輕，辦公室其他有關(guān)人員不得大聲說話或喧鬧。

第九十一條使用規(guī)定

一、公司固定聯(lián)系方法方式為辦公聯(lián)系方法方式，一般情況下不允許有關(guān)

員工撥打私人長途聯(lián)系方法方式，如有急事，需長話短說，禁止聯(lián)系方法方式

閑聊；禁止用辦公聯(lián)系方法方式撥打收費聲訊聯(lián)系方法方式，違者除如數(shù)扣繳

所產(chǎn)生的費用外，還將視情況對其進行處罰。

第九十二條監(jiān)管執(zhí)行

一、機構(gòu)部門因工作需要須配備固定聯(lián)系方法方式，由機構(gòu)部門提出書面

申請，綜合部審核報批后進行調(diào)配。

二、因公司安排的特殊活動，需增加話費時，由機構(gòu)部門寫出書面申請經(jīng)

總經(jīng)理批準后，按審批標準核報。

三、各機構(gòu)部門負責任人要定期檢查本機構(gòu)部門的聯(lián)系方法方式使用管控

管理情況。綜合部每月要查清聯(lián)系方法方式異常情況。

第十七章有關(guān)員工考勤管控管理規(guī)定

第九十三條為規(guī)范公司考勤及休假事宜，特制定本制度規(guī)章。

第九十四條公司全體有關(guān)員工必須遵守工作時間，不得遲到、早退。

第九十五條工作時間：公司每周工作5天，具體時間安排：

周一到周五：上午8:30-12:00,下午14:00—17:30（夏至14：30-18：00）

（個別機構(gòu)部門根據(jù)業(yè)務需要安排有關(guān)人員值班）。

第九十六條工作時間離開公司半小時以上者，需向直接上級請假。

第九十七條如因工作性