2024年辦公室檔案管理制度（二篇）

第4頁共4頁2024年辦公室檔案管理制度為了增強(qiáng)醫(yī)院辦公室檔案管理的科學(xué)性，確保檔案內(nèi)容的系統(tǒng)性和完整性，特結(jié)合當(dāng)前實(shí)際情況，制定本管理制度。一、立卷與歸檔（聘請(qǐng)縣級(jí)相關(guān)部門專職人員）1.各部門需高度重視日常文件的收集與整理工作，將其作為部門的重要職責(zé)之一，并嚴(yán)格執(zhí)行。2.辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一整理、立卷及歸檔各類文件材料。在此過程中，辦公室需對(duì)各部門的文件立卷工作進(jìn)行必要的監(jiān)督與指導(dǎo)，并妥善接收并歸檔應(yīng)歸檔的文件案卷。3.立卷歸檔的文件范圍包括但不限于：工作活動(dòng)中產(chǎn)生的、已辦理完畢且具有查考利用價(jià)值的各類文件（如收文、發(fā)文、內(nèi)部文件、會(huì)議文件、文件匯編、簿冊(cè)、圖表、出版物原稿及磁盤等）。4.立卷時(shí)應(yīng)遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件間的歷史聯(lián)系，并根據(jù)文件的保存價(jià)值進(jìn)行區(qū)分，以便于檔案的保管與利用。5.立卷方法：按年度：將文件按其形成或針對(duì)的年度進(jìn)行分類。按級(jí)別：根據(jù)文件的重要性，將其分為公文和一般文件。按問題：將文件按其內(nèi)容所反映的問題進(jìn)行分類。按保管期限：根據(jù)文件的不同保存價(jià)值，將其分為永久、長(zhǎng)期（____年至____年）和短期（____年以下）三種期限進(jìn)行歸檔。6.文件組合原則：法規(guī)性文件（如制度、辦法、條例、規(guī)定等）一般按單一問題組合，相關(guān)請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件應(yīng)組合在一起。會(huì)議文件應(yīng)單獨(dú)組合。統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、名冊(cè)等表格文件應(yīng)組合在一起。工作計(jì)劃、總結(jié)等文件可按部門或社團(tuán)名稱組合。特殊性文件材料根據(jù)具體情況進(jìn)行組合。7.檔案袋內(nèi)文件的排列需根據(jù)文件性質(zhì)進(jìn)行有序排列，確保文件的系統(tǒng)性與完整性。8.文件歸檔份數(shù)根據(jù)文件的重要性和使用頻率確定，一般為____份，重要及常用文件可歸檔____份或____份。無保存價(jià)值的重復(fù)文件需辦理銷毀手續(xù)。9.歸檔時(shí)間：各部門應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)，將應(yīng)立卷歸檔的文件整理完畢并移交給辦公室。10.歸檔文件案卷需滿足以下要求：文件齊全完整；案卷內(nèi)包含文件目錄、編件號(hào)、頁號(hào)及案卷封面，且填寫規(guī)范、字跡清晰；檔案袋名稱應(yīng)準(zhǔn)確反映卷內(nèi)文件內(nèi)容與成分。11.案卷文件需一式兩份保存，一份為紙質(zhì)文檔，另一份為電子文檔并存儲(chǔ)于辦公室。二、檔案的管理與利用12.辦公室需按照校研究生會(huì)關(guān)于檔案管理的規(guī)定，對(duì)各類檔案進(jìn)行分類整理、保管，并編制檢索目錄，以便檔案的借閱利用與統(tǒng)計(jì)。13.經(jīng)鑒定失去保存價(jià)值的檔案，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按程序進(jìn)行銷毀。14.辦公室在檔案管理中應(yīng)貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，定期檢查防護(hù)設(shè)施與檔案保管狀況，對(duì)破損檔案進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制，確保檔案的安全與完整。15.檔案利用需按規(guī)定辦理審批手續(xù)與登記表，用完后應(yīng)及時(shí)歸還。16.借用檔案人員需愛護(hù)檔案，保證檔案的安全與保密，不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉(zhuǎn)借。歸還時(shí)，辦公室人員需仔細(xì)檢查檔案狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告處理。17.辦公室工作人員應(yīng)熱情接待檔案利用人員，認(rèn)真負(fù)責(zé)地提供檔案服務(wù)，并填寫好查閱檔案登記表。18.平時(shí)需注意收集、整理文件材料，保持其來源、時(shí)間、內(nèi)容等方面的聯(lián)系。如有上級(jí)漏發(fā)文件，應(yīng)及時(shí)請(qǐng)求補(bǔ)發(fā)或取得復(fù)印件存檔。19.嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保文件、材料的安全。2024年辦公室檔案管理制度（二）為增強(qiáng)辦公室檔案管理的科學(xué)性，確保檔案資料的體系化及完整性，特結(jié)合當(dāng)前實(shí)際情況，制定本規(guī)章制度。一、立卷與歸檔1.文件收集與整理?xiàng)l款一：各科室需在日常工作中，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致地完成文件的收集與整理工作。此項(xiàng)任務(wù)為各科室職責(zé)所在，務(wù)必予以重視并認(rèn)真執(zhí)行。2.整理立卷與歸檔職責(zé)條款二：辦公室承擔(dān)各類文件材料的整理立卷與歸檔工作，并負(fù)責(zé)對(duì)各科室的文件立卷過程進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。同時(shí)，辦公室負(fù)責(zé)接收并歸檔各科室應(yīng)歸檔的文件案卷。3.立卷方法條款三：文件的分類遵循分年度、分級(jí)別、分問題、分保管期限的原則進(jìn)行立卷。分年度：按文件形成或針對(duì)的年度進(jìn)行劃分。分級(jí)別：依據(jù)文件的重要性，區(qū)分為公文與一般文件。分問題：按文件內(nèi)容所反映的問題進(jìn)行分類。分期限：依據(jù)文件的保存價(jià)值，將其歸入不同的保管期限類別。4.文件組合條款四：文件組合應(yīng)遵循以下基本方法：法規(guī)性文件（如制度、辦法、條例、規(guī)定等）通常按單一問題組合，同一問題的請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件應(yīng)合并處理。會(huì)議文件應(yīng)獨(dú)立組合。統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、名冊(cè)等表格文件應(yīng)集中組合。工作計(jì)劃、總結(jié)等文件，可按科室或社團(tuán)名稱進(jìn)行組合。特殊性文件材料，視具體情況靈活組合。5.檔案袋內(nèi)文件排列條款五：檔案袋內(nèi)文件的排列需根據(jù)文件性質(zhì)及內(nèi)容，遵循一定的邏輯順序。例如，章程、批文應(yīng)置于計(jì)劃、總結(jié)之前；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中的結(jié)論性材料先于依據(jù)性材料。其他文件則按重要程度或形成時(shí)間進(jìn)行排序。6.文件歸檔份數(shù)條款六：文件歸檔份數(shù)一般為一份，對(duì)于重要或常用文件，可適當(dāng)增加至兩份或三份。7.歸檔文件案卷要求條款七：科室移交歸檔的文件案卷需滿足以下條件：文件齊全、完整。每個(gè)案卷需填寫完整的案卷文件目錄、編件號(hào)、頁號(hào)及案卷封面，使用中性筆或鋼筆書寫，字跡需工整、清晰。檔案袋名稱應(yīng)準(zhǔn)確反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，文字簡(jiǎn)練通順，結(jié)構(gòu)完整。二、檔案的管理與利用8.檔案管理?xiàng)l款八：辦公室需按照檔案管理規(guī)范，對(duì)存放的各類檔案進(jìn)行分類整理、分類保管，并編制檢索目錄，以便于檔案的借閱利用及統(tǒng)計(jì)工作。9.檔案銷毀條款九：經(jīng)鑒定確認(rèn)失去保存價(jià)值的檔案，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可按程序進(jìn)行銷毀。10.檔案保護(hù)條款十：辦公室應(yīng)堅(jiān)持“以防為主，防治結(jié)合”的原則，定期檢查防護(hù)設(shè)施及檔案保管狀況。對(duì)于破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，需制定計(jì)劃進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制，以確保檔案的安全與完整。11.檔案利用條款十一：利用檔案需按規(guī)定辦理審批手續(xù)并填寫相關(guān)登記表。檔案用完后應(yīng)及時(shí)歸還。12.檔案借用規(guī)范條款十二：