會議室的預定管理制度

會議室的預定管理制度一、總則為了更好地管理公司內(nèi)部會議室資源，有效利用時間和空間，提高會議效率和管理水平，特制定本會議室預定管理制度。二、會議室預定流程1.預定方式公司內(nèi)部會議室的預定方式分為兩種：線上預定和線下預定。線上預定：員工可通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)或預定系統(tǒng)進行在線預定。線下預定：員工可前往行政部門，通過書面或口頭方式進行會議室預定。2.預定信息員工進行會議室預定時，需提供如下信息：-會議室名稱-會議室預定時間-會議室使用目的-預計參會人數(shù)-是否需要特殊設備或服務（如投影儀、白板、茶水等）3.預定審核預定信息提交后，行政部門將對預定信息進行審核，確認是否有會議室可供使用，并根據(jù)實際情況安排。4.預定結(jié)果通知行政部門將會議室預定結(jié)果通知預定人員，確認預定是否成功，并提供相關使用須知。三、會議室使用規(guī)定1.使用時間會議室使用時間分為工作時間和非工作時間。-工作時間：周一至周五的8:00-18:00-非工作時間：除工作時間外的時段2.使用對象公司內(nèi)部員工均可申請會議室使用，若有外部人員使用需提前經(jīng)行政部門審核，并提交相關證明文件。3.使用目的會議室使用需符合公司規(guī)定的使用目的，如開會、培訓、報告等。4.使用權(quán)益會議室使用遵循“先預定，先使用”的原則，且個人預定需遵循公平合理原則，不得惡意占用。5.使用設備和服務使用會議室需按照預定信息提供的設備和服務進行使用，如有特殊需求，需提前申請并經(jīng)行政部門確認。6.會議室整潔使用會議室時，需保持會議室整潔，如有物品損壞或丟失需按照公司規(guī)定進行賠償。7.使用期限每次預定會議室使用時間不得超過3小時，如需延長使用時間，需提前申請并經(jīng)行政部門確認。四、違規(guī)處理1.非法占用會議室對惡意占用會議室的員工，行政部門將視情況采取警告、處罰或限制預定權(quán)限等措施。2.損壞或丟失設備對會議室內(nèi)設備或物品的損壞或丟失，需由使用人員負責賠償，并視情況進行處罰。3.違規(guī)使用對于違規(guī)使用會議室或違反使用規(guī)定的行為，行政部門將依照公司規(guī)定進行處理。五、其他規(guī)定1.緊急情況若會議室已被預定使用，且出現(xiàn)緊急情況需要臨時使用時，需提前與行政部門聯(lián)系并經(jīng)確認。2.特殊設備需求如會議室使用時需要特殊設備或服務，需提前申請并經(jīng)行政部門確認，及時安排。3.使用時間調(diào)整如需調(diào)整會議室使用時間或取消預定，需提前通知行政部門進行調(diào)整處理。六、附則本制度由行政部門負責起草，并經(jīng)公司領導審批通過。凡違反本制度者，行政部門有權(quán)依照公司規(guī)定對相關人員進行相應處罰。七、制度的宣傳和執(zhí)行行政部門將通過公司內(nèi)部通知、會議、培訓等形式向全體員工宣傳本制度，鼓勵員工自覺