公司文書檔案管理制度

銘豐集團有限公司文件編號：WI-RS-00修改狀態(tài)：A.0文書檔案管理制度頁碼：第-1-頁共5頁銘豐集團有限公司文書檔案管理制度銘豐集團有限公司文件編號：WI-RS-00修改狀態(tài)：A.0文書檔案管理制度頁碼：第-2-頁共5頁文書檔案管理制度一、總則錄了一個企業(yè)的發(fā)展歷程，為企業(yè)的發(fā)展壯大提供了規(guī)范化管理是企業(yè)走向規(guī)范和成熟的重要條件，為加存價值的文件材料均應(yīng)歸檔，主要包括：(1)具有保存價值的本單位正式收文、發(fā)文，除文件的正件外，還應(yīng)包括它的附件；(2)本單位在經(jīng)營管理活動中產(chǎn)生的與上級領(lǐng)導(dǎo)部門間的往來文件(即外部文件)，包括請示、報告、項目立項、重要函件、經(jīng)營合同等；(3)本單位經(jīng)營管理活動中產(chǎn)生的各種文件材料(即內(nèi)部文人事任免、部門管理職能性文件、部門崗位職責(zé)等；(4)企業(yè)在發(fā)展過程(1)已經(jīng)辦理完畢并有保存價值的文件都應(yīng)及時歸檔，任何人不得隨意銘豐集團有限公司文件編號：WI-RS-00修改狀態(tài)：A.0文書檔案管理制度頁碼：第-3-頁共5頁文件要標(biāo)注密級(絕密、機密、秘密)。(2)歸檔的文件材料要收集齊全(包括附件)，按照文件形成的先后次(3)存檔文件必須為原件，至少二份(包括復(fù)印件)。(4)文件歸檔時要有交接手續(xù)。(5)每年六月份之前，各部門向檔案室移交已歸檔完畢的上一年的文書檔案(要辦理移交手續(xù))。(6)各部門的兼職檔案員和具體辦文人員有責(zé)任協(xié)助檔案管理人員共同(1)檔案室需設(shè)立“文書檔案借閱登記薄”，凡借閱文書檔案者需說明(2)根據(jù)公司實際情況，將已存檔的文書檔案按其重要性分為重要文書(3)因工作需要借閱屬秘密、機密類的文書檔案，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、總字后方可借閱，絕密類的文書檔案除需經(jīng)部門負(fù)責(zé)副總經(jīng)理簽字外還必須經(jīng)總經(jīng)理簽字后方可借閱。如秘密性的文書檔案可由部門負(fù)責(zé)人、人事部主任簽字(4)因工作需要借用一般性文書檔案，需部門負(fù)責(zé)人、人事部主任簽字銘豐集團有限公司文件編號：WI-RS-00修改狀態(tài)：A.0文書檔案管理制度頁碼：第-4-頁共5頁(5)借閱文書檔案使用后應(yīng)及時歸還，借閱時間一般不得超過一天，如(6)檔案管理員每星期檢查一次借閱登記薄，對到期未還的檔案應(yīng)及時(7)借閱人應(yīng)妥善保管所借出的文書檔案，不得損壞、遺失、復(fù)印、涂依照規(guī)定給予直接扣罰；如發(fā)生失密、泄密現(xiàn)象，要取補救措施，并追究相關(guān)人員責(zé)任，給公司造成經(jīng)濟(8)凡從人事部借出的文書檔案資料，因工作需要復(fù)印，需經(jīng)人事部主(1)檔案室檔案管理員有責(zé)任對各部門文書檔案的歸檔進行監(jiān)督指(2)公司對所有文書檔案實行集中統(tǒng)一管理，由人事部檔案室負(fù)責(zé)。(3)檔案室檔案管理員要對各部門移交的文書檔案進行必要的整理，(4)文書檔案保管期限分為永久、長期、短期三種，超過