供應(yīng)商檔案管理制度

供應(yīng)商檔案管理制度1.前言1.1本制度是為了規(guī)范企業(yè)供應(yīng)商檔案管理，確保供應(yīng)商信息的準(zhǔn)確性、完整性和機(jī)密性，促進(jìn)供應(yīng)鏈管理的高效運(yùn)作。1.2本制度適用于全部涉及供應(yīng)商合作的部門(mén)和人員，必需嚴(yán)格遵守。2.供應(yīng)商檔案的建立與更新2.1供應(yīng)商申請(qǐng)與資質(zhì)審核2.1.1供應(yīng)商申請(qǐng)須提交供應(yīng)商申請(qǐng)表，表中應(yīng)包含供應(yīng)商基本信息、經(jīng)營(yíng)范圍、注冊(cè)資金、企業(yè)規(guī)模等必需內(nèi)容。2.1.2供應(yīng)商申請(qǐng)表需經(jīng)過(guò)采購(gòu)部門(mén)初審，對(duì)其基本信息進(jìn)行核實(shí)，并要求供應(yīng)商供應(yīng)相關(guān)資質(zhì)證明。2.1.3審核通過(guò)的供應(yīng)商，需向企業(yè)供應(yīng)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等相關(guān)證照。2.2供應(yīng)商檔案的建立與歸檔2.2.1首次合作的供應(yīng)商，需在供應(yīng)商管理系統(tǒng)中建立相應(yīng)的檔案，包含供應(yīng)商基本信息、注冊(cè)資料、經(jīng)營(yíng)范圍、上次評(píng)估日期、評(píng)估結(jié)果等。2.2.2供應(yīng)商檔案的歸檔應(yīng)依照肯定的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，采用電子檔案和實(shí)體檔案相結(jié)合的方式，確保檔案的安全性和便于訪問(wèn)。2.2.3檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商檔案進(jìn)行檢查和更新，確保檔案的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。2.3供應(yīng)商資信評(píng)估2.3.1對(duì)供應(yīng)商資信進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包含供應(yīng)商的財(cái)務(wù)情形、信用記錄、合作歷史、產(chǎn)品質(zhì)量等。2.3.2評(píng)估結(jié)果應(yīng)記錄在供應(yīng)商檔案中，并依據(jù)評(píng)估結(jié)果進(jìn)行分類(lèi)管理，對(duì)于評(píng)估結(jié)果不符合要求的供應(yīng)商，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)調(diào)整或停止合作。3.供應(yīng)商信息保密管理3.1供應(yīng)商信息的定義3.1.1供應(yīng)商信息包含供應(yīng)商的名稱(chēng)、住址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、經(jīng)營(yíng)范圍、產(chǎn)品信息等相關(guān)內(nèi)容。3.1.2供應(yīng)商信息屬于企業(yè)的商業(yè)秘密，不得泄露給未經(jīng)授權(quán)的人員或其他組織。3.2供應(yīng)商信息的保密責(zé)任3.2.1供應(yīng)商信息的知悉范圍僅限于與供應(yīng)商合作相關(guān)的合作部門(mén)和人員。3.2.2各部門(mén)和人員應(yīng)簽署保密協(xié)議，并接受相關(guān)的保密培訓(xùn)。3.2.3臨時(shí)工、實(shí)習(xí)生等臨時(shí)人員也應(yīng)遵守供應(yīng)商信息保密制度。3.3供應(yīng)商信息的存儲(chǔ)與傳輸3.3.1供應(yīng)商信息的存儲(chǔ)應(yīng)采用加密和權(quán)限管理的措施，確保信息的安全性和可控性。3.3.2供應(yīng)商信息在傳輸過(guò)程中應(yīng)采用安全通道，避開(kāi)信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。3.3.3離崗人員應(yīng)及時(shí)歸還或刪除相關(guān)供應(yīng)商信息的存儲(chǔ)介質(zhì)，禁止私自帶出或復(fù)制相關(guān)信息。4.供應(yīng)商績(jī)效管理4.1供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估指標(biāo)體系4.1.1建立供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估指標(biāo)體系，包含交貨按時(shí)率、產(chǎn)品質(zhì)量合格率、售后服務(wù)響應(yīng)時(shí)間等。4.1.2指標(biāo)體系應(yīng)依據(jù)不同類(lèi)型的供應(yīng)商進(jìn)行細(xì)化，并合理權(quán)衡各項(xiàng)指標(biāo)的緊要性。4.2供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估的方法與周期4.2.1采用定量和定性相結(jié)合的方法對(duì)供應(yīng)商績(jī)效進(jìn)行評(píng)估，如實(shí)地考察、質(zhì)量抽樣檢測(cè)、用戶(hù)滿(mǎn)意度調(diào)查等。4.2.2供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估應(yīng)定期進(jìn)行，建議按季度或年度進(jìn)行一次評(píng)估。4.3供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估結(jié)果的處理4.3.1對(duì)于績(jī)效評(píng)估結(jié)果不達(dá)標(biāo)的供應(yīng)商，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與其進(jìn)行溝通，并提出改善方案。4.3.2對(duì)于績(jī)效評(píng)估結(jié)果優(yōu)秀的供應(yīng)商，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)適當(dāng)予以嘉獎(jiǎng)和稱(chēng)贊，以激勵(lì)其連續(xù)改進(jìn)。5.附則5.1本制度的解釋權(quán)歸企業(yè)管理層全部，并有權(quán)對(duì)本制度進(jìn)行修訂和增補(bǔ)。5.2本制度自頒布之日起生效，全部相關(guān)人員必需嚴(yán)格遵守。5.3違反本制度的，將依照企業(yè)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，包含但不限于通報(bào)批判、警告、停止合作等懲罰措施。5.4其他未盡事宜，由企業(yè)管理層依據(jù)需要進(jìn)行決議。6.附件6.1供應(yīng)商申請(qǐng)表6.2供應(yīng)商評(píng)