理事會(huì)會(huì)議召集管理制度

理事會(huì)會(huì)議召集管理制度第一章總則

一、目的與依據(jù)

為確保理事會(huì)會(huì)議的有序、高效召開(kāi)，規(guī)范會(huì)議的組織、準(zhǔn)備、進(jìn)行及后續(xù)工作，根據(jù)《中華人民共和國(guó)公司法》、《理事會(huì)章程》及相關(guān)法律法規(guī)，制定本制度。

二、適用范圍

本制度適用于公司理事會(huì)會(huì)議的召集、組織、召開(kāi)及后續(xù)管理工作。

三、會(huì)議性質(zhì)

1.理事會(huì)會(huì)議分為定期會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議。

2.定期會(huì)議每半年召開(kāi)一次，臨時(shí)會(huì)議根據(jù)工作需要或應(yīng)三分之一以上理事的提議召開(kāi)。

四、會(huì)議召集

1.定期會(huì)議由理事長(zhǎng)召集。

2.臨時(shí)會(huì)議由理事長(zhǎng)或委托副理事長(zhǎng)召集。

3.召集人應(yīng)提前十日通知全體理事，通知應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容。

五、會(huì)議議程

1.會(huì)議議程由理事長(zhǎng)或委托副理事長(zhǎng)確定。

2.理事會(huì)會(huì)議的議程應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：

a)審議公司工作報(bào)告；

b)審議公司財(cái)務(wù)預(yù)算、決算；

c)決定公司重大事項(xiàng)；

d)討論其他需要理事會(huì)審議的事項(xiàng)。

六、參會(huì)人員

1.理事會(huì)會(huì)議的參會(huì)人員為全體理事。

2.理事因故不能參加會(huì)議的，應(yīng)提前向理事長(zhǎng)請(qǐng)假，并可以委托其他理事代為出席。

3.會(huì)議可以邀請(qǐng)公司高級(jí)管理人員、監(jiān)事及相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人列席。

七、會(huì)議紀(jì)律

1.會(huì)議應(yīng)保持嚴(yán)肅、認(rèn)真、高效的氣氛。

2.與會(huì)人員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議，遵守會(huì)議紀(jì)律，不得無(wú)故遲到、早退。

3.與會(huì)人員應(yīng)保守公司秘密，不得泄露會(huì)議內(nèi)容。

八、本制度的解釋權(quán)歸公司理事會(huì)。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.召集人根據(jù)理事會(huì)工作計(jì)劃，確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)，制定會(huì)議議程。

2.會(huì)議籌備組負(fù)責(zé)會(huì)議通知、會(huì)議材料準(zhǔn)備、會(huì)場(chǎng)布置等前期工作。

3.會(huì)議通知應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員等內(nèi)容，并在會(huì)議召開(kāi)前十日發(fā)送給全體理事。

二、會(huì)議簽到

1.與會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前十五分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)，進(jìn)行簽到。

2.會(huì)議籌備組負(fù)責(zé)核實(shí)與會(huì)人員身份，發(fā)放會(huì)議材料，并引導(dǎo)與會(huì)人員入座。

三、會(huì)議主持人宣布會(huì)議開(kāi)始

1.會(huì)議主持人由理事長(zhǎng)或委托副理事長(zhǎng)擔(dān)任。

2.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開(kāi)始，介紹與會(huì)人員，說(shuō)明會(huì)議議程。

四、會(huì)議議程進(jìn)行

1.各項(xiàng)議程按照會(huì)議通知中的順序進(jìn)行。

2.每項(xiàng)議程的討論時(shí)間由會(huì)議主持人根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行控制。

3.與會(huì)人員應(yīng)圍繞議程充分發(fā)表意見(jiàn)，進(jìn)行討論。

五、表決與決策

1.會(huì)議主持人根據(jù)討論情況，適時(shí)提出表決事項(xiàng)。

2.表決分為贊成、反對(duì)、棄權(quán)三種，與會(huì)人員應(yīng)明確表達(dá)自己的意見(jiàn)。

3.表決結(jié)果由會(huì)議主持人當(dāng)場(chǎng)公布，并記錄在會(huì)議紀(jì)要中。

4.重大事項(xiàng)的表決，應(yīng)達(dá)到理事會(huì)全體理事三分之二以上同意方可通過(guò)。

六、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議主持人對(duì)會(huì)議討論情況進(jìn)行總結(jié)，概括會(huì)議成果。

2.與會(huì)人員就會(huì)議總結(jié)發(fā)表意見(jiàn)，提出改進(jìn)建議。

七、會(huì)議閉幕

1.會(huì)議主持人宣布會(huì)議閉幕，感謝與會(huì)人員的積極參與。

2.會(huì)議籌備組負(fù)責(zé)收集會(huì)議材料，整理會(huì)議紀(jì)要。

八、會(huì)議記錄

1.會(huì)議記錄應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，確保記錄真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。

2.會(huì)議記錄應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、與會(huì)人員、表決結(jié)果等內(nèi)容。

3.會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后三日內(nèi)完成，并提交給理事長(zhǎng)審核。

九、會(huì)議通知與傳達(dá)

1.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)理事長(zhǎng)審核通過(guò)后，由會(huì)議籌備組通知全體理事。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)作為公司內(nèi)部文件，傳達(dá)至公司相關(guān)部門(mén)和人員。

3.會(huì)議紀(jì)要涉及公司機(jī)密內(nèi)容的，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密規(guī)定進(jìn)行管理。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的制定與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議記錄人根據(jù)會(huì)議討論內(nèi)容和表決結(jié)果編寫(xiě)。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確反映會(huì)議的決策和議定事項(xiàng)，確保內(nèi)容完整、清晰。

3.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)理事長(zhǎng)審核批準(zhǔn)后，由會(huì)議籌備組進(jìn)行發(fā)布，確保每位理事及時(shí)收到。

二、會(huì)議決策的分解與責(zé)任分配

1.會(huì)議紀(jì)要發(fā)布后，相關(guān)部門(mén)應(yīng)根據(jù)會(huì)議決策內(nèi)容，將任務(wù)進(jìn)行分解，明確責(zé)任人和完成時(shí)限。

2.各責(zé)任部門(mén)應(yīng)制定詳細(xì)的執(zhí)行計(jì)劃，確保會(huì)議決策的順利實(shí)施。

3.對(duì)于涉及多個(gè)部門(mén)的決策事項(xiàng)，應(yīng)指定牽頭部門(mén)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和推進(jìn)。

三、會(huì)議決策的跟蹤與監(jiān)督

1.公司管理層應(yīng)建立會(huì)議決策跟蹤機(jī)制，對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查。

2.跟蹤檢查可以通過(guò)報(bào)告、現(xiàn)場(chǎng)查看、聽(tīng)取匯報(bào)等方式進(jìn)行，確保決策執(zhí)行的及時(shí)性和質(zhì)量。

3.對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題和困難，應(yīng)及時(shí)上報(bào)理事會(huì)，尋求解決方案。

四、會(huì)議決策的反饋與評(píng)估

1.各責(zé)任部門(mén)在執(zhí)行會(huì)議決策過(guò)程中，應(yīng)定期向理事長(zhǎng)或指定負(fù)責(zé)人反饋執(zhí)行情況。

2.反饋內(nèi)容包括但不限于決策執(zhí)行進(jìn)度、存在的問(wèn)題、已采取的措施和效果等。

3.理事會(huì)應(yīng)根據(jù)反饋情況，對(duì)會(huì)議決策的實(shí)施效果進(jìn)行評(píng)估，必要時(shí)進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要作為公司重要文件，應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)歸檔管理，確保資料的完整性和可追溯性。

2.會(huì)議紀(jì)要的查閱應(yīng)遵循公司保密規(guī)定，非相關(guān)人員不得隨意查閱或泄露內(nèi)容。

3.需要查閱會(huì)議紀(jì)要的，應(yīng)向理事長(zhǎng)或指定負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。

六、會(huì)議決策的持續(xù)改進(jìn)

1.理事會(huì)應(yīng)對(duì)會(huì)議決策的實(shí)施情況進(jìn)行定期回顧，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，促進(jìn)管理水平的不斷提升。

2.基于回顧結(jié)果，理事會(huì)應(yīng)更新和完善會(huì)議管理制度，優(yōu)化決策流程，提高決策質(zhì)量。

3.公司應(yīng)鼓勵(lì)員工對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行和改進(jìn)提出意見(jiàn)和建議，形成持續(xù)改進(jìn)的良好氛圍。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門(mén)需提前向行政管理部門(mén)提交會(huì)議室使用申請(qǐng)。

2.申請(qǐng)內(nèi)容包括會(huì)議時(shí)間、預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)、會(huì)議類(lèi)型、所需設(shè)備等。

3.行政管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)情況進(jìn)行統(tǒng)籌安排，確保會(huì)議室使用合理、高效。

二、會(huì)議室布置

1.行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)議室的布置工作，包括座椅擺放、設(shè)備檢查、資料準(zhǔn)備等。

2.會(huì)議室布置應(yīng)考慮會(huì)議類(lèi)型和參會(huì)人數(shù)，確保舒適、實(shí)用的會(huì)議環(huán)境。

3.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)配備必要的信息技術(shù)設(shè)備，如投影儀、音響、視頻會(huì)議系統(tǒng)等。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，與會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室使用規(guī)定，不得隨意損壞設(shè)備或物品。

2.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或?qū)⑵湔{(diào)至靜音狀態(tài)，避免影響會(huì)議進(jìn)程。

3.嚴(yán)禁在會(huì)議室內(nèi)吸煙、進(jìn)食，保持會(huì)議室內(nèi)環(huán)境整潔。

四、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室設(shè)備由行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)日常維護(hù)和管理。

2.使用會(huì)議室的部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)設(shè)備的操作，并在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)歸還設(shè)備。

3.發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政管理部門(mén)，以便及時(shí)維修或更換。

五、會(huì)議室安全保障

1.行政管理部門(mén)應(yīng)確保會(huì)議室的安全設(shè)施正常運(yùn)行，如消防設(shè)備、監(jiān)控系統(tǒng)等。

2.會(huì)議室應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，排除安全隱患。

3.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)遵守安全規(guī)定，緊急情況下按照應(yīng)急預(yù)案有序撤離。

六、會(huì)議室衛(wèi)生與保潔

1.行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)議室的衛(wèi)生與保潔工作，確保會(huì)議環(huán)境整潔、衛(wèi)生。

2.會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)清理會(huì)議室，恢復(fù)原狀。

3.定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行深度清潔，保持會(huì)議室空氣質(zhì)量。

七、會(huì)議室使用反饋

1.使用會(huì)議室的部門(mén)應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后向行政管理部門(mén)反饋使用情況，包括設(shè)備運(yùn)行、衛(wèi)生狀況等。

2.行政管理部門(mén)根據(jù)反饋意見(jiàn)，及時(shí)調(diào)整會(huì)議室管理規(guī)定，提高服務(wù)質(zhì)量。

3.鼓勵(lì)各部門(mén)提出改進(jìn)會(huì)議室管理及服務(wù)的建議，共同提升公司