檔案室管理制度及職責(zé)

檔案室管理制度及職責(zé)檔案室管理制度及職責(zé)1一、檔案員崗位責(zé)任制度1、學(xué)習(xí)貫徹實(shí)施《檔案法》等檔案工作的法律、法規(guī)和縣委、政府關(guān)于檔案工作的政策規(guī)定。學(xué)習(xí)政治理論和專業(yè)知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)技能和管理水平。2、熟悉本單位檔案業(yè)務(wù)工作，認(rèn)真履行本單位各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度。不得造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復(fù)制等瀆職行為3、了解本單位各類檔案資料的形成過程。掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。4、及時(shí)對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)形成的文書檔案、實(shí)物檔案、音響、照片等各種檔案材料進(jìn)行收集、整理、分類、編目、立卷和歸檔。并監(jiān)督和指導(dǎo)各站所做好檔案的收集、整理、歸檔工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，力爭(zhēng)達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。5、負(fù)責(zé)收集領(lǐng)導(dǎo)外出開會(huì)的發(fā)言材料和帶回的有關(guān)材料。收集鄉(xiāng)鎮(zhèn)重大活動(dòng)、重點(diǎn)建設(shè)以及其它應(yīng)當(dāng)歸檔的有關(guān)材料和照片6、負(fù)責(zé)管理本單位各種門類和載體的檔案，經(jīng)常保持庫房的整潔衛(wèi)生，檔案案卷排列有序。認(rèn)真做好檔案“十防”工作，堅(jiān)持做好溫濕度記錄及濕度調(diào)控工作。定期檢查檔案保管情況，經(jīng)常核對(duì)檔案資料，做好記錄，及時(shí)處理檔案保管、保護(hù)方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命。7、按時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案工作統(tǒng)計(jì)材料。按規(guī)定及時(shí)向縣檔案館移交保管到期的檔案。8、編制科學(xué)的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動(dòng)地提供檔案資料，做好咨詢和檔案查詢利用服務(wù)工作，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，堅(jiān)持做好查借閱登記和利用效果登記，注意搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實(shí)例和檔案信息。9、對(duì)已到保管期限的檔案資料認(rèn)真鑒定分析，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見，寫出鑒定分析報(bào)告，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)和上級(jí)檔案部門鑒定后，認(rèn)真負(fù)責(zé)地銷毀。10、積極開發(fā)檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價(jià)值的檔案資料，以滿足各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的需要。二、檔案室（庫房）管理制度1、室（庫）內(nèi)必須配備滅火器、消防栓，始終保持完好率達(dá)到100%。嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品及雜物，嚴(yán)禁明火，嚴(yán)禁非管理人員入內(nèi)。確因工作需要進(jìn)入時(shí)，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并由本室（庫）管理人員陪同。門要加固防盜門。進(jìn)出室（庫）隨時(shí)關(guān)燈、鎖門2、搞好室（庫）內(nèi)防盜、防火、防塵、防潮、防磁、防高溫、防蟲、防鼠、防有害氣體、防水“十防”工作。每天必須定期查庫，并認(rèn)真做好記載。3、定時(shí)測(cè)量記錄室（庫）內(nèi)溫度。要求室（庫）內(nèi)溫度控制在14—24℃，相對(duì)濕度控制在45—60%范圍內(nèi)，并注意做好空調(diào)機(jī)和去濕機(jī)的定時(shí)開關(guān)工作。4、妥善保管室（庫）內(nèi)鑰匙，不準(zhǔn)隨身攜帶，確保檔案室（庫）內(nèi)安全。5、檔案柜具要編制順序號(hào)，排列整齊。室（庫）內(nèi)內(nèi)要經(jīng)常打掃，柜具要定期擦試，隨時(shí)放置防蟲、防鼠藥品，保持室（庫）內(nèi)清潔衛(wèi)生，整齊美觀6、進(jìn)檔案室（庫）內(nèi)查閱資料，查閱者不得大聲喧嘩。要愛護(hù)檔案，不得撕頁、涂改，沾口水翻頁，一旦發(fā)現(xiàn)由查閱者負(fù)全部責(zé)任。7、未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不準(zhǔn)將檔案帶出檔案室（庫），更不準(zhǔn)私自摘抄、外傳，嚴(yán)格遵守保密制度。8、檔案工作人員對(duì)所保管的檔案，要定期檢查，做出記錄，不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷毀檔案，發(fā)現(xiàn)破損或褪變的檔案要及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。9、辦理借閱、借用檔案，要嚴(yán)格履行規(guī)定的手續(xù)，不得擅自擴(kuò)大檔案的利用范圍，并要求借閱檔案人員負(fù)起安全保密責(zé)任，歸還時(shí)要有嚴(yán)格的檢查登記制度。10、遇有特殊情況，及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)和職能部門報(bào)告，保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)不受破壞。三、檔案保管制度1、鄉(xiāng)鎮(zhèn)各種門類和載體的檔案均由鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室集中統(tǒng)一保管。各站所在次年第一季度前，必須將檔案移交鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室。檔案室在接收檔案時(shí)必須認(rèn)真檢查驗(yàn)收并履行交接手續(xù)。2、保管檔案和資料，必須使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。3、在認(rèn)真保管好紙質(zhì)檔案的同時(shí)，必須及時(shí)進(jìn)行檔案目錄的電子著錄，有條件的可進(jìn)行全文著錄。4、檔案資料庫房必須堅(jiān)固，必須裝備鐵門、鐵窗和其他防盜、防水、防潮、防霉、防蟲、防塵、防鼠、防太陽光直射、防有害氣體等“十防”設(shè)施。5、隨著氣候變化，做好庫房密閉、通風(fēng)、溫濕度調(diào)節(jié)，并適時(shí)進(jìn)行除濕或除塵工作，以防檔案霉變。6、檔案資料庫房必須與檔案工作人員的辦公室、閱覽室分開，但要相對(duì)集中，便于管理。7、庫房專管人員進(jìn)出庫房，應(yīng)隨手關(guān)門上鎖，非專管人員，不得隨意進(jìn)入庫房。8、必須定期檢查、清點(diǎn)庫藏檔案和資料。發(fā)現(xiàn)霉?fàn)€、褪變、破損或帳物不符時(shí)，必須及時(shí)追查、處理和修復(fù)。因失職而損毀、丟失檔案者，按檔案法規(guī)嚴(yán)肅處理。9、檔案管理人員工作變動(dòng)時(shí)，必須將所保管的檔案和資料清點(diǎn)移交，否則不予辦理調(diào)離手續(xù)。四、檔案安全管理制一、嚴(yán)格按照檔案安全管理規(guī)定，配齊消防和安全管理因硬件設(shè)施。二、檔案庫房要有“十防”措施。即防盜、防火、防潮、防蟲、防霉、防光、防水、防塵。三、庫房?jī)?nèi)嚴(yán)禁明火、吸煙及存放易燃物品，嚴(yán)禁將火種、食品、易燃易爆等物帶進(jìn)檔案室。四、庫房?jī)?nèi)應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，隨時(shí)對(duì)檔案裝具進(jìn)行除塵，以防止有害物質(zhì)的侵蝕。五、定期檢查檔案保管狀況，做好日常溫濕度記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施。六、嚴(yán)格遵守檔案的審批、鑒定、銷毀制度。銷毀檔案時(shí)，重要文件要逐份登記造冊(cè)，并在指定地點(diǎn)專人監(jiān)督銷毀。七、對(duì)館藏檔案每年進(jìn)行一至二次全面檢查，主要核實(shí)帳、物、卡是否相符，以防檔案長期借出造成丟失，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告、處理。八、對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)的檔案信息要做到安全管理，定期檢查、清理信息，以防信息的丟失與損壞。九、定期檢查維修電器設(shè)備、消防設(shè)備、更換檔案保護(hù)藥物。十、庫房管理人員下班前，要關(guān)閉門窗，鎖好庫門，切斷電源。十一、庫房鑰匙要專人保管使用，定點(diǎn)存放，嚴(yán)禁外借。五、文書材料歸檔制度1、歸檔范圍凡是本單位在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有查考利用價(jià)值的`各種專業(yè)內(nèi)容、各種載體（紙質(zhì)、膠卷、磁帶）、各種形式（如文件、文字材料、圖紙、圖表、聲像——即照片、錄像、錄音等）各類檔案及上級(jí)印發(fā)需要本單位長期執(zhí)行和落實(shí)的各項(xiàng)規(guī)定、制度等均屬歸檔范圍。2、歸檔時(shí)間（1）文書檔案，應(yīng)于檔案形成年度的次年第一季度末前歸檔完畢。（2）會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)于形成年度為單位，于決算批準(zhǔn)后，繼續(xù)在財(cái)會(huì)部門保存一年期滿時(shí)，向綜合檔案室移交。（3）科技檔案，應(yīng)分別在一個(gè)科研課題、一個(gè)試制產(chǎn)品、一項(xiàng)工程或其他技術(shù)項(xiàng)目完成或告一段落后及時(shí)歸檔。（4）重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目和重點(diǎn)工程，在立項(xiàng)之初及竣工完成之間所形成的資料在第一時(shí)間移交給綜合檔案室。（5）其他各種專業(yè)檔案，均必須按其形成規(guī)律，遵守上級(jí)檔案部門或?qū)I(yè)部門的規(guī)定及時(shí)歸檔。各項(xiàng)管理工作形成的文件材料，應(yīng)在工作完成后及時(shí)向綜合檔案室移交。3、歸檔要求（1）歸檔工作，必須保證歸檔文件材料的種類、稿本、份數(shù)以及每件文件的頁數(shù)均須齊全完整。（2）、凡歸檔的文件材料，須在“保持文件之間的歷史聯(lián)”的同時(shí)按文件的保存時(shí)間（即永久、長期、短期）組成保管單位（案卷）編目歸檔。（3）、歸檔文件材料正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批示、轉(zhuǎn)發(fā)文件的批文與原文、多種文字形成的同一文件不得分開立卷。歸檔的文件材料一般一式一份，本單位發(fā)文、基建項(xiàng)目檔案按上級(jí)要求制定份數(shù)。（4）卷內(nèi)文件排列有序。一般按責(zé)任者——問題——時(shí)間排列，使同一文件的正件在前附件在后，印件在前定稿在后，重要文件的歷次稿件依次排在定稿之后；結(jié)論、決定、判決性的文件材料在前依據(jù)材料在后。（5）卷內(nèi)文件，應(yīng)安排列順序逐件逐頁編所在頁號(hào)或件號(hào)。即：裝訂的卷，在有文字的每頁文件的右上角編全卷文件統(tǒng)一的順序頁號(hào)；不裝訂的卷，應(yīng)在每份文件首頁右上角加蓋檔號(hào)章，在章內(nèi)填上順序件號(hào)。圖表和聲像材料，應(yīng)在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號(hào)。應(yīng)用文字標(biāo)出所攝聲像的人、物名稱、身份（或職務(wù)）及其活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和攝錄者。（6）凡歸檔案卷，不論永久、長期和短期，均須按規(guī)定格式逐卷填寫內(nèi)文件目錄。填寫目錄時(shí)，不得隨便改變和簡(jiǎn)化文件題名。填寫卷內(nèi)文件目錄的字跡要工整；卷內(nèi)文件目錄置于卷首。（7）凡歸檔的文件材料，均須去掉訂書針、別針、大頭針……等金屬物；如有破損者，應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱；如有字跡擴(kuò)散褪變者，應(yīng)復(fù)制，復(fù)制件與原件一并歸檔。歸檔的文件材料必須整齊、清潔、字跡清楚，便于利用。（8）歸檔文件材料的卷皮、卷盒和卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷目錄等，必須符合檔案部門規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，并按規(guī)定格式和要求填寫清楚。粘貼裝訂要符合檔案技術(shù)保護(hù)要求。（9）自己撰寫的歸檔文字材料，必須用碳素墨水和黑墨水書寫，禁止圓珠筆、復(fù)寫紙書寫。（10）歸檔的文件材料必須層次分明，符合形成規(guī)律。必須完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的反映真實(shí)的歷史過程。4、歸檔手續(xù)移交檔案時(shí)要認(rèn)真履行交接手續(xù)，填寫檔案移交登記表，一式兩份，經(jīng)清點(diǎn)無誤，雙方簽字后，各自保管一份，以備查找、負(fù)責(zé)。六、檔案復(fù)制制度1、要遵循保密原則，未開放或涉及保密的檔案不得復(fù)制。2、復(fù)制檔案中的內(nèi)容，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。3、破損的檔案，檔案員要及時(shí)修改和復(fù)制。4、對(duì)利用較多的檔案，可復(fù)制數(shù)份，以利用使用，并保護(hù)原檔案，減少檔案的磨損。七、檔案查借閱制度1、因單位、家庭、個(gè)人工作、生活需要的，都可借閱已開放檔案，但原則上只能在閱文室內(nèi)查閱，確實(shí)要借出的檔案，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽批，方可辦理借閱手續(xù)，借閱時(shí)間一般不超過一周。2、查找利用檔案者，一律憑單位介紹信、個(gè)人身份證或其他有效證件，辦理登記手續(xù)后，方可查閱。3、查閱檔案者，要愛護(hù)檔案，嚴(yán)禁在檔案材料上畫圖、劃線、折疊、涂改、撕頁、拆卷等。借閱的檔案要妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、遺失。不準(zhǔn)將檔案材料帶回家或放在不安全的地方，更不準(zhǔn)將檔案保密內(nèi)容外泄。4、查閱檔案時(shí)，禁止吸煙、喝水、防止燒毀、水漬檔案。5、借閱者歸還檔案時(shí)，應(yīng)填寫利用效果信息反饋，認(rèn)真履行交接簽字手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)有撕毀、遺失、涂改和損壞現(xiàn)象，要給予行政處分或罰款。情節(jié)特別嚴(yán)重者，按照《檔案法》有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。6、復(fù)制、抄錄檔案資料，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，抄錄復(fù)制的檔案由檔案員核對(duì)無誤，加蓋公章，方可有效。八、檔案移交制度1、國家規(guī)定應(yīng)向當(dāng)?shù)貦n案館移交的永久和長期保管檔案，必須按規(guī)定時(shí)間辦理移交手續(xù)，并妥善保管交接憑證，還應(yīng)在檢索工具上注明。2、檔案工作人員調(diào)離工作后，必須辦完移交手續(xù)后，方可離崗辦理調(diào)離手續(xù)。3、對(duì)檔案收進(jìn)、移出、利用銷毀的情況要認(rèn)真登記，為統(tǒng)計(jì)和移交工作作好準(zhǔn)備。4、移交登記要本著實(shí)事求是的原則，既要有綜合性的報(bào)表，又要有詳細(xì)的明細(xì)表，要做到帳物相符、賬表相符。九、會(huì)計(jì)檔案管理制度1、每年形成的會(huì)計(jì)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳薄、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，均應(yīng)由財(cái)務(wù)人員按歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)。在會(huì)計(jì)年度終了后，暫由財(cái)務(wù)科保管一年，期滿后，編造清冊(cè)全部移交到綜合檔案室保管。2、檔案室接收保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)保持原卷、冊(cè)的封裝，個(gè)別需要拆裝、整理的，應(yīng)會(huì)同財(cái)務(wù)科經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清職責(zé)。3、嚴(yán)格執(zhí)行安全保管制度，謹(jǐn)防損毀，不得失密和泄密。4、調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案，須由分管財(cái)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)和財(cái)務(wù)主管陪同借閱。5、對(duì)保管期已滿的會(huì)計(jì)檔案，由綜合檔案室提出銷毀意見，經(jīng)檔案鑒定銷毀小組鑒定，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)后，方可銷毀，監(jiān)銷人員在銷毀清冊(cè)上簽字蓋章。十、聲像檔案管理制度1、對(duì)聲像檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保其完整、系統(tǒng)、安全，以備管理使用。2、聲像檔案的收集工作、整理程序和保管條件必須嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理。3、聲像檔案管理員應(yīng)隨時(shí)收集、征集零散的具有保存價(jià)值的照片、錄相帶。4、借閱聲像檔案，必須按有關(guān)規(guī)定辦理借閱審批手續(xù)，歸還時(shí)按規(guī)定進(jìn)行質(zhì)量檢查、驗(yàn)收。5、對(duì)收藏的聲像檔案要根據(jù)具體情況定期檢查。6、嚴(yán)格做好聲像檔案的保密工作。十一、實(shí)物檔案管理制度1、實(shí)物檔案要及時(shí)移交檔案室歸檔，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，以備開發(fā)和利用。2、實(shí)物檔案范圍包括：錦旗、匾牌、字畫、印章、榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯。3、實(shí)物檔案的歸檔，要求保證實(shí)物的完整、整潔、干凈，注意防火、防潮、防塵。4、實(shí)物檔案的借出，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，按規(guī)定辦理借出手續(xù)，如果展出，要對(duì)展出實(shí)物檔案定期進(jìn)行檢查。5、實(shí)物檔案如有破損，必須進(jìn)行認(rèn)真修復(fù)和技術(shù)加工，以延長實(shí)物檔案壽命。6、建立實(shí)物檔案登記和統(tǒng)計(jì)制度，每年檢查一次，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)解決。十二、檔案保密制度1、檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格貫徹執(zhí)行國家保密法規(guī)，遵守保密紀(jì)律，明確保密職責(zé)，維護(hù)檔案的安全完整。2、保密文件材料、檔案的密級(jí)劃分、變更和解密，必須按照國家有關(guān)制度和規(guī)定辦理。保密檔案及文件材料，要妥善保管，絕密檔案要單獨(dú)保管。3、檔案庫房設(shè)施應(yīng)符合“十防”的要求，要安裝鐵門（防盜門）鐵窗，凡遇重大節(jié)日應(yīng)提前對(duì)庫房的安全保密設(shè)施進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4、不該說的國家秘密不說，不該知道的國家秘密不問，不該看的國家秘密不看，不該記錄的國家秘密不記錄。5、不準(zhǔn)私自或在無保密保障的情況下復(fù)制、使用、存放、銷毀國家秘密的文件、檔案、資料和物品。不準(zhǔn)將屬于國家秘密的文件、檔案、資料和物品作為廢品出售。6、不準(zhǔn)借閱秘密檔案資料。查閱秘密檔案或文件，應(yīng)履行審批手續(xù)，并限于保密室或檔案室內(nèi)閱覽，不得抄錄和帶出，不得向別人透露秘密文件的內(nèi)容。7、不準(zhǔn)攜帶屬于國家秘密的文件、檔案、資料的物品外出開會(huì)、參觀、學(xué)習(xí)、游覽、探親、訪友和辦私事，如確因工作需要，須經(jīng)保密部門審查批準(zhǔn)，同時(shí)指定專人保管。8、不準(zhǔn)向家屬、子女、親友及其他不應(yīng)知悉者談?wù)搰颐孛堋?、定期進(jìn)行保密文件、檔案、資料和物品的清查工作，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)報(bào)告。10、不準(zhǔn)隱瞞泄密事件，對(duì)于造成失密、泄密的人員或事件要及時(shí)報(bào)告，并視其情節(jié)依法追究責(zé)任。十三、檔案鑒定銷毀制度1、成立檔案鑒定小組，鑒定小組由分管領(lǐng)導(dǎo)任組長，成員由檔案人員及有關(guān)部門的人員組成。2、鑒定小組以專業(yè)主管部門確定的檔案價(jià)值鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)繩，以檔案的保管期限為依據(jù)，及時(shí)組織對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。3、鑒定工作結(jié)束后，要寫出鑒定報(bào)告，在保管單位備考表中注明鑒定意見，由鑒定小組負(fù)責(zé)人簽名并注明日期，對(duì)無保存價(jià)值需要銷毀的檔案及文件材料，要造出清冊(cè)，提出銷毀報(bào)告，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并報(bào)送有關(guān)檔案部門備案，然后方可銷毀。4、對(duì)已超過保管期限的檔案或文件材料，重新鑒定后，確有保管利用價(jià)值需要延長保管期限的，應(yīng)重新規(guī)定保管期限，其保管期限從第一次鑒定的年限算起。5、經(jīng)過鑒定，對(duì)延長保管期限的檔案或文件材料要重新組卷，要達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確，保管單位質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整，檔案部門要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，責(zé)成有關(guān)科室或責(zé)任人負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。6、銷毀檔案時(shí)，監(jiān)銷人員不得少于2人，應(yīng)由檔案室和有關(guān)業(yè)務(wù)部門派員在指定地點(diǎn)共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人員在銷毀以前，應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核實(shí)，銷毀后要在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將銷毀情況報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。7、銷毀檔案時(shí)，必須注意保密，監(jiān)銷人員在檔案尚未安全毀掉時(shí)不得離開現(xiàn)場(chǎng)。8、情況特殊的專門檔案另有銷毀規(guī)定的按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。十四、檔案統(tǒng)計(jì)制度1、檔案統(tǒng)計(jì)要符合《中華人民共和國統(tǒng)計(jì)法》及其他有關(guān)法規(guī)、規(guī)章要求。2、檔案統(tǒng)計(jì)包括登記和統(tǒng)計(jì)兩個(gè)部分。檔案室要建立檔案工作統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案收進(jìn)、移出、整理、鑒定、銷毀、搶救、清理、保管的數(shù)量、狀況及結(jié)構(gòu)的登記和統(tǒng)計(jì)，還要做好檔案檢索、編研和利用情況的登記和統(tǒng)計(jì)。3、檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容與指標(biāo)要保持一致性、穩(wěn)定性和連續(xù)性，不得隨意更改。4、統(tǒng)計(jì)數(shù)字要準(zhǔn)確無誤，情況要真實(shí)，結(jié)論要正確，各項(xiàng)數(shù)字一律用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，字跡工整、清楚、不得潦草和模糊。5、及時(shí)、準(zhǔn)確向檔案行政管理部門填寫單位檔案工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)及其他檔案調(diào)查統(tǒng)計(jì)表，統(tǒng)計(jì)表要由領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章后方能上報(bào)或歸檔。6、檔案室要定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行歸納整理，定期對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行必要的綜合、分析和研究，從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，糾正錯(cuò)誤，更好地認(rèn)識(shí)和了解檔案管理的現(xiàn)狀，掌握發(fā)展規(guī)律，分析發(fā)展趨勢(shì)，提高管理水平。十五、檔案史料編研制度1、綜合檔案室是檔案史料的收集、管理、開發(fā)、利用的主要部門，編研工作是檔案室的一項(xiàng)重要工作職責(zé)。檔案人員應(yīng)根據(jù)檔案史料的形成過程，堅(jiān)持做到經(jīng)常不斷的搞好編研和開發(fā)，以滿足各方面利用檔案史料的需要。2、檔案室按規(guī)定搞好檔案全宗介紹、組織機(jī)構(gòu)沿革、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、專題文件匯編等必須編寫的檔案史料。3、深層次的編研工作，由檔案部門或組織專門寫作班子集中進(jìn)行編寫。4、編研的檔案史料，只限內(nèi)部使用，不得對(duì)外借閱和向社會(huì)公布。如確因工作需要，外借或向社會(huì)公布檔案資料時(shí)，必須經(jīng)分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理手續(xù)。檔案室管理制度及職責(zé)2一、在行政工作部部長領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)各類檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔、上架、保管、保密工作。二、認(rèn)真落實(shí)中國鐵建股份有限公司檔案工作規(guī)定和檔案管理制度，熟練掌握各類檔案管理辦法，保證檔案工作質(zhì)量。三、負(fù)責(zé)各類檔案的移交、登記編號(hào)、檢索統(tǒng)計(jì)、提供利用、借閱清退、到期銷毀和庫房保管工作，保證檔案的原始性、真實(shí)性、完整性和安全性。四、負(fù)責(zé)公司所屬單位檔案工作的監(jiān)督、檢查和業(yè)務(wù)咨詢、指導(dǎo)工作，協(xié)助和督促公司機(jī)關(guān)各部門做好有關(guān)檔案的立卷和文整，參與檔案工作目標(biāo)管理達(dá)標(biāo)升級(jí)評(píng)審和創(chuàng)優(yōu)爭(zhēng)先活動(dòng)。五、負(fù)責(zé)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)、管理規(guī)章制度的制定，做好對(duì)公司檔案兼職管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，整理和編纂各類檔案專題資料及檢索工具。六、負(fù)責(zé)公司檔案工作長期發(fā)展規(guī)劃、檔案信息化建設(shè)規(guī)劃和年度工作計(jì)劃的`實(shí)施，做好檔案工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)。七、負(fù)責(zé)指導(dǎo)工程建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)、施工、監(jiān)理單位編制竣工文件，負(fù)責(zé)大中型工程項(xiàng)目建設(shè)驗(yàn)收。八、負(fù)責(zé)各類檔案用品的保管，發(fā)放及統(tǒng)計(jì)工作。檔案室管理制度及職責(zé)3一、各類檔案負(fù)責(zé)人要隨時(shí)做好檔案資料的收集、管理、歸檔工作。二、檔案室除檔案管理員外,他人不得擅自入內(nèi)。三、管理員要堅(jiān)守崗位,認(rèn)真負(fù)責(zé),要定期檢查防水、防盜設(shè)施效能。檔案室和櫥柜的鑰匙不得隨意轉(zhuǎn)讓他人,特殊情況由領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),要注意關(guān)好門、窗、鎖、燈。四、檔案室內(nèi)不準(zhǔn)接待客人,不準(zhǔn)吸煙,禁止使用明火照明。五、管理員在接收檔案時(shí),要嚴(yán)格履行接交手續(xù),填寫移交檔案清單,并做好整理、分類、保管和統(tǒng)計(jì)工作。六、管理員按規(guī)定將檔案分類排放,排列整齊,檔案的整理符合基礎(chǔ)教育管理要求。七、管理員要熟悉檔案存放情況,對(duì)檔案的保管定期進(jìn)行檢查、校對(duì),做到帳物相等,對(duì)破損和字跡退色的'檔案,應(yīng)及時(shí)復(fù)制。八、檔案室要經(jīng)常保持清潔整齊,切實(shí)做好防盜、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強(qiáng)光等工作。九、切實(shí)做好檔案借閱記錄,對(duì)借出檔案要登記造冊(cè),并在一定時(shí)間內(nèi)收回。十、檔案管理人員不許私自銷毀檔案,要經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)同意方可銷毀相關(guān)檔案。檔案管理員崗位職責(zé)1、熱愛檔案管理工作,努力學(xué)習(xí)檔案工作業(yè)務(wù),虛心接受上級(jí)檔案機(jī)關(guān)和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。檔案室管理制度及職責(zé)4為了加強(qiáng)公司檔案的管理，發(fā)揮兼職檔案員的作用，從而保證檔案歸檔及時(shí)、準(zhǔn)確并且齊全、完整，特別是二期工程檔案，開好頭，扎實(shí)基礎(chǔ)，為工程驗(yàn)收及達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)做好充分準(zhǔn)備。現(xiàn)提出兼職檔案員的工作內(nèi)容及職責(zé)權(quán)限。一、工作內(nèi)容與要求1、認(rèn)真學(xué)習(xí)、執(zhí)行上級(jí)與公司有關(guān)檔案管理規(guī)定，并組織在本部門貫徹、執(zhí)行，宣傳檔案工作的重要意義及作用。2、按照檔案工作的歸檔要求，監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)本部門檔案的形成、積累工作。3、負(fù)責(zé)本部門檔案及時(shí)向公司檔案室移交，做到齊全、完整。4、保管好本部門檔案，并建立檔案目錄。5、負(fù)責(zé)二期工程文件的傳閱、流轉(zhuǎn)、送回工作。6、負(fù)責(zé)電子檔案與照片檔案的歸檔工作，做到紙制檔案與電子檔案同步完成。7、及時(shí)反映本部門對(duì)檔案的意見和要求，并做好本部門檔案利用。8、做好檔案的保密工作。9、在工作允許的條件下，協(xié)助檔案室的'工作。10、加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高自身業(yè)務(wù)水平。二、責(zé)任與權(quán)限1、責(zé)任（1）、對(duì)本部門檔案收集、保管及齊全、完整負(fù)責(zé)。（2）、對(duì)本部門檔案及時(shí)歸檔負(fù)責(zé)。（3）、對(duì)二期工程傳閱、流轉(zhuǎn)文件的安全、不拖、不誤負(fù)責(zé)（4）、對(duì)本部門檔案提供利用負(fù)責(zé)。2、權(quán)限（1）、有權(quán)對(duì)本部門檔案管理制度執(zhí)行及檔案形成進(jìn)行檢查，對(duì)違反者有權(quán)批評(píng)。（2）、有權(quán)向有關(guān)人員索取應(yīng)歸檔的檔案。（3）、有權(quán)催促閱覽文件者，及時(shí)將文件送還檔案室。（4）、有權(quán)檢查、監(jiān)督有關(guān)人員對(duì)歸檔檔案的整理。（5）、有權(quán)對(duì)不歸檔的人員提出經(jīng)濟(jì)考核。檔案室管理制度及職責(zé)5一、抬愛本職工作，嚴(yán)寒企業(yè)機(jī)密，認(rèn)真執(zhí)行有關(guān)檔案管理的制度。二、負(fù)責(zé)各類檔案資料的登記，做好各類檔案資料的接收、整理、保管和統(tǒng)計(jì)工作。三、負(fù)責(zé)檔案資料的借閱，根據(jù)需要編制必要的檢索工具和參考資料，為公司各個(gè)部門的檔案查閱提供方便，認(rèn)真做好借閱記錄。四、及時(shí)收集各類檔案，定期收集全廠各部門應(yīng)歸檔的各類文件材料，并做好整理、修復(fù)、裝訂、纏上及歸檔工作。五、負(fù)責(zé)移交檔案文件的驗(yàn)收，做到歸檔文件的完整，簽署