大學(xué)學(xué)院資產(chǎn)管理處檔案管理辦法

資產(chǎn)管理處檔案管理辦法第一章總則第一條為加強資產(chǎn)管理與招標(biāo)采購等檔案管理工作，依據(jù)《XXXX大學(xué)檔案工作規(guī)范》及上級檔案管理規(guī)定，結(jié)合工作實際，制訂本辦法。第二條資產(chǎn)管理處工作中所形成的具有參考、利用、保存價值的各種文件、文字、圖表、報表、合同資料、聲像、證件等不同形式的歷史記錄及數(shù)據(jù)庫電子文件都應(yīng)作為檔案進行分類分級管理。第二章檔案管理模式第三條資產(chǎn)管理處檔案（簡稱處檔案，下同）實行分級管理、分類保存的原則。資產(chǎn)管理處檔案分為：學(xué)校保存檔案、處內(nèi)保存檔案。第四條處檔案管理接受學(xué)校檔案館指導(dǎo)，由信息科負責(zé)。各科要按照要求收集、整理檔案材料，信息科做好立卷、保存或移交檔案工作。第三章檔案的形成與歸檔第五條基礎(chǔ)檔案搜集整理匯總由各科完成，各科負責(zé)人為檔案第一責(zé)任人。第六條各科搜集來的檔案原始材料歸檔至處檔案室時，要履行移交手續(xù)，雙方簽字。學(xué)校保存檔案由信息科按照學(xué)校檔案館要求至少每學(xué)期進行一次歸檔，處檔案室留存復(fù)印件；處內(nèi)存放檔案由檔案管理員按照要求每月進行分類歸檔。第七條檔案歸類要做到分門別類、科學(xué)管理、有效有序、方便查找。檔案管理員根據(jù)歸檔原則對檔案進行系統(tǒng)整理、編號，并填寫卷內(nèi)目錄清單，裝訂后放入檔案盒上架。檔案中的目錄及關(guān)鍵詞均需錄入數(shù)據(jù)庫，以利于查閱方便。第八條歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。同樣的材料只存一份，有原件存原件，沒有原件存放加蓋資產(chǎn)管理處印章的復(fù)印件，并在相關(guān)的檔案中標(biāo)注文字路標(biāo)指示。第九條在歸檔的文件材料中應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件等，立在一起，不得分開。密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前、請示在后，正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后。第十條不同年度的文件一般不得放在一起立卷。確需一起立卷的按照如下原則：跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷。跨年度的規(guī)劃放在第一年立卷，跨年度的總結(jié)放在最后一年立卷，跨年度的會議文件放在會議開幕年立卷。第十一條存放學(xué)校檔案館檔案，除不能復(fù)印或量大等原因外，處檔案室應(yīng)存?zhèn)浞莼驈?fù)印件。逐步實現(xiàn)檔案電子化管理。第四章檔案日常管理規(guī)定第十二條處檔案室所保存的檔案，主要供本處工作人員使用，日常借閱需嚴(yán)格履行借閱手續(xù)。處外單位或個人查閱時，應(yīng)經(jīng)資產(chǎn)管理處處長同意后方可查閱。對于需要保密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。第十三條對查閱完畢和歸還的檔案，檔案管理員應(yīng)及時清點和記錄，檢查無誤后放回原處。對遲遲不交回的檔案要進行責(zé)任追究。第十四條檔案管理員應(yīng)定期清點核實庫存檔案，檢查檔案褪變、破損情況，發(fā)現(xiàn)問題及時匯報、及時解決。注意防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲。第十五條檔案管理員調(diào)動時，必須辦理檔案移交手續(xù)，不得私自帶走和銷毀檔案材料。第五章過期檔案的銷毀第十六條過期檔案的銷毀需經(jīng)鑒定，如確屬無保存價值，予以銷毀。如仍有保存價值，其保存期限可適當(dāng)延長。檔案的銷毀須遵守學(xué)校有關(guān)檔案管理與保密的相關(guān)規(guī)定。第六章附則第十七條本辦法未盡事宜，參照國家和學(xué)校的相關(guān)規(guī)定。第十八條本辦法自發(fā)布之日起施行。

附件資產(chǎn)管理處檔案分類一覽表分類編號項目及主要內(nèi)容存檔地點備注規(guī)劃及綜合ZCC-1-1上級有關(guān)文件（資產(chǎn)與招標(biāo)管理等）校檔案館ZCC-1-2本校相關(guān)規(guī)章制度（資產(chǎn)與招標(biāo)管理）ZCC-1-3處年度計劃、總結(jié)ZCC-1-4處會議紀(jì)要、記錄處檔案室ZCC-1-5黨務(wù)工作材料ZCC-1-6黨風(fēng)廉政建設(shè)ZCC-1-7報告、請示ZCC-1-8專項會議材料、ZCC-1-9專項檢查材料ZCC-1-10人員及效益考核ZCC-1-11日常行政綜合事務(wù)ZCC-1-12本校其他規(guī)章制度（非資產(chǎn)與招標(biāo)管理）ZCC-1-20其他規(guī)劃及綜合材料設(shè)備ZCC-2-1設(shè)備立項及采購論證材料處檔案室ZCC-2-2設(shè)備驗收資料ZCC-2-3儀器設(shè)備維修材料ZCC-2-4大型設(shè)備使用效益評價ZCC-2-5大型設(shè)備共享管理工作ZCC-2-6設(shè)備相關(guān)統(tǒng)計材料ZCC-2-10其他設(shè)備管理材料家具ZCC-3-1家具立項及論證材料處檔案室ZCC-3-2家具驗收資料ZCC-3-3家具、辦公設(shè)備日常管理（登記、回收及發(fā)放、調(diào)撥等）ZCC-3-4維修資料（立項、清單、派工、驗收等）ZCC-3-5家具、辦公設(shè)備效益檢查和評估材料ZCC-3-6倉庫保管賬ZCC-3-7家具、辦公設(shè)備統(tǒng)計ZCC-3-8報廢、報損回收資料ZCC-3-10家具、辦公設(shè)備其他材料信息ZCC-4-1資產(chǎn)處置審批材料校檔案館ZCC-4-2資產(chǎn)相關(guān)的狀態(tài)數(shù)據(jù)（統(tǒng)計、報表、匯總）ZCC-4-3資產(chǎn)審計報告ZCC-4-4國有資產(chǎn)清查材料ZCC-4-5國有資產(chǎn)評估材料ZCC-4-6資產(chǎn)增加（入庫）單及登記入賬材料處檔案室ZCC-4-7固定資產(chǎn)交接、變動材料ZCC-4-8受贈資產(chǎn)的相關(guān)材料ZCC-4-9每月資產(chǎn)電子檔案備份ZCC-4-10每年資產(chǎn)登記賬ZCC-4-20其他信息管理材料采購、招標(biāo)ZCC-5-1立項與論證材料（含審批材料）校檔案館ZCC-5-2采購合同（含會簽材料）ZCC-5-3采購文件（含會簽材料）處檔案室ZCC-5-4評審材料（含采購公告、開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等過程材料）ZCC-5-5合同續(xù)簽、變更相關(guān)材料ZCC-5-6政府采購計劃征集、編報等材料ZCC-5-7預(yù)采購項目申報材料ZCC-5-8單一來源項目申報材料ZCC-5-9校內(nèi)自行采購材料ZCC-5-10小額應(yīng)急零星采購資料ZCC-5-11進口設(shè)備申報備案材料ZCC-5-12報銷支付材料ZCC-5-13采購錄音錄像存檔材料ZCC-5-20其他采購材料房產(chǎn)、無形資產(chǎn)ZCC-6-1資產(chǎn)相關(guān)登記證件（不動產(chǎn)權(quán)證、原土地使用權(quán)證和房屋所有證等）校檔案館ZCC-6-2資產(chǎn)相關(guān)登記證件支撐材料（文