2024年辦事處管理制度（二篇）

第4頁共4頁2024年辦事處管理制度一、總則1.為確保辦事處管理工作的科學(xué)性、規(guī)范性與制度化，特制定本規(guī)定，以強(qiáng)化辦事處管理。2.本規(guī)定適用于所有辦事處的設(shè)立與管理過程。3.辦事處應(yīng)秉持公司營銷策略，勇于開拓創(chuàng)新，團(tuán)結(jié)協(xié)作，追求卓越，高效執(zhí)行，以圓滿完成公司既定目標(biāo)。二、辦事處的設(shè)立、職責(zé)及其管理1.辦事處的設(shè)立、機(jī)構(gòu)架構(gòu)及人員配置均需經(jīng)公司審核批準(zhǔn)。2.辦事處作為營銷部的直屬分支機(jī)構(gòu)，直接接受營銷部的管理與指導(dǎo)。3.辦事處職責(zé)包括但不限于：確定區(qū)域銷售目標(biāo)及促銷策略組合，經(jīng)營銷部批準(zhǔn)后執(zhí)行；在營銷部指導(dǎo)下，制定并實(shí)施具體執(zhí)行計劃；負(fù)責(zé)本區(qū)域內(nèi)營銷管理工作的全面開展；負(fù)責(zé)F級人員的招聘、培訓(xùn)、考核及晉升等工作；負(fù)責(zé)區(qū)域內(nèi)信息的收集、整理、分析及傳遞；組織或協(xié)助代理商舉辦各類產(chǎn)品促銷活動；完成公司臨時指派的其他任務(wù)。4.辦事處實(shí)行業(yè)務(wù)主管負(fù)責(zé)制，主管需全面負(fù)責(zé)辦事處的各項(xiàng)工作。5.辦事處會議制度具體規(guī)定如下：辦事處負(fù)責(zé)人需于每年指定月份上旬回公司參加全國銷售會議；辦事處及其下屬業(yè)務(wù)人員需每季度首月上旬召開區(qū)域銷售會議；辦事處所在城市業(yè)務(wù)人員每周五下午召開周會；臨時會議根據(jù)通知確定召開；會議內(nèi)容涵蓋工作總結(jié)、經(jīng)驗(yàn)交流、問題研究、計劃制定及任務(wù)落實(shí)等；會議由銷售總監(jiān)或辦事處負(fù)責(zé)人主持，負(fù)責(zé)人缺席時，指定他人代為主持；會議總結(jié)需及時上報公司。6.辦事處需按時向公司提交各類報表，包括但不限于周報、月報及年報，內(nèi)容詳盡，格式規(guī)范。三、辦事處人事管理1.辦事處應(yīng)嚴(yán)格遵守公司人事管理制度，加強(qiáng)人事及檔案管理工作，確保人事管理的制度化與規(guī)范化。2.辦事處負(fù)責(zé)人及財務(wù)負(fù)責(zé)人的任免由公司決定；一般員工的調(diào)動需經(jīng)辦事處提出意見，公司批準(zhǔn)后辦理正式手續(xù)。3.辦事處應(yīng)全面執(zhí)行公司管理規(guī)章制度及營銷策略、方案、計劃。辦事處負(fù)責(zé)人的任免應(yīng)廣泛聽取辦事處業(yè)務(wù)人員意見，并經(jīng)公司審核通過后實(shí)施。4.辦事處負(fù)責(zé)人及財務(wù)負(fù)責(zé)人實(shí)行任期制，一般為二至三年，根據(jù)工作需要可連任。5.辦事處負(fù)責(zé)人及財務(wù)負(fù)責(zé)人原則上實(shí)行輪換制，每三年輪換一次，特殊情況下可不受年限限制。6.辦事處人員需具備大專及以上學(xué)歷，身體健康，年富力強(qiáng)，素質(zhì)優(yōu)良，具備獨(dú)立工作能力。7.公司將定期向辦事處派駐管理人員進(jìn)行巡回管理，并安排新聘員工分期分批到辦事處進(jìn)行實(shí)踐鍛煉。派駐期一般為指定月數(shù)，期滿后由公司統(tǒng)一安排。派駐人員不納入辦事處編制，薪酬及其他福利由公司負(fù)責(zé)。8.辦事處負(fù)責(zé)人及財務(wù)負(fù)責(zé)人的親屬不得調(diào)入本辦事處工作。9.公司依據(jù)《目標(biāo)管理制度》及《客戶管理制度》對辦事處人員進(jìn)行考核。10.辦事處應(yīng)堅(jiān)持民主原則，加強(qiáng)內(nèi)部團(tuán)結(jié)，努力提升全體人員整體素質(zhì)，充分調(diào)動員工工作積極性。11.辦事處應(yīng)重視業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，不斷提升員工的業(yè)務(wù)能力和工作效率。四、辦事處的財務(wù)管理1.辦事處應(yīng)加強(qiáng)對財務(wù)工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立健全并嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)財務(wù)管理制度。2.辦事處應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行經(jīng)費(fèi)預(yù)算與決算制度，如實(shí)反映財務(wù)收支情況，并嚴(yán)格遵守公司對辦事處工作人員補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，不得擅自調(diào)整補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)。3.辦事處應(yīng)強(qiáng)化財務(wù)管理的自檢自查工作，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。公司財務(wù)部門將根據(jù)需要對辦事處財務(wù)管理情況進(jìn)行檢查指導(dǎo)，嚴(yán)防財經(jīng)違紀(jì)行為的發(fā)生。4.辦事處應(yīng)加強(qiáng)管理力度，提升服務(wù)質(zhì)量與經(jīng)濟(jì)效益。5.辦事處財務(wù)管理流程需明確費(fèi)用支出及貨款回籠的具體流程與操作規(guī)范。6.對于違反財務(wù)制度、提供虛假財務(wù)信息、偽造會計憑證等行為以及因工作失誤給公司造成損失的人員，公司將依據(jù)相關(guān)規(guī)定予以嚴(yán)肅處理，包括但不限于解除聘用關(guān)系。2024年辦事處管理制度（二）二、回收賬款所有客戶的付款，需統(tǒng)一通過銀行結(jié)算方式，由客戶直接匯入公司指定賬戶。三、應(yīng)收賬款的責(zé)任1.辦事處業(yè)務(wù)人員需對其所在區(qū)域內(nèi)產(chǎn)生的全部應(yīng)收賬款負(fù)有直接責(zé)任。2.公司業(yè)務(wù)部和財務(wù)部將共同負(fù)責(zé)監(jiān)督并管理貨款的回收情況，確保資金回籠的及時性和準(zhǔn)確性。十、辦事處人員管理規(guī)定1.駐辦事處業(yè)務(wù)人員應(yīng)秉持“團(tuán)結(jié)協(xié)作、實(shí)事求是”的原則，積極開拓業(yè)務(wù)，勇于進(jìn)取，不斷提升個人及團(tuán)隊(duì)業(yè)績。2.全體員工需自覺遵守公司制定的各項(xiàng)規(guī)章制度，積極維護(hù)公司利益和形象，規(guī)范操作行為，嚴(yán)禁違法亂紀(jì)。3.業(yè)務(wù)人員需按要求建立并維護(hù)客戶檔案，以保持良好的客戶關(guān)系。同時，應(yīng)定期檢查和整理相關(guān)文件和資料，確保公司資料、文件的完整性和有序性，以便快速、準(zhǔn)確地進(jìn)行資料查詢，并對文件資料進(jìn)行分類管理。4.駐外辦事處的財產(chǎn)應(yīng)詳細(xì)列入《辦事處財產(chǎn)登記表》，并傳真至公司總部存檔。辦事處人員需對公司財產(chǎn)負(fù)有保管和愛護(hù)的責(zé)任。5.駐外辦事處的業(yè)務(wù)人員應(yīng)保持良好的職業(yè)形象和精神狀態(tài)，言談舉止得體。在辦公時間內(nèi)，應(yīng)著裝整齊、儀表端莊，不得穿著拖鞋、睡衣或接待與工作無關(guān)的人員。6.辦事處辦公區(qū)域應(yīng)設(shè)置明顯標(biāo)識，營造濃厚的辦公氛圍，同時保持工作場所的整潔和有序。7.駐外辦事處人員或駐外機(jī)構(gòu)如需更換聯(lián)系電話號碼或辦公地址，必須提前向公司本部提交申請并獲得批準(zhǔn)。未經(jīng)批準(zhǔn)擅自更改聯(lián)系方式或搬遷辦公地址，導(dǎo)致公司無法聯(lián)系者，將受到嚴(yán)厲處罰。8.在管理期間內(nèi)，如辦事處業(yè)務(wù)人員所負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)出現(xiàn)呆賬、壞賬情況，業(yè)務(wù)人員有責(zé)任和義務(wù)進(jìn)行清理或配合公司協(xié)調(diào)解決。若業(yè)務(wù)人員無法正確陳述理由且經(jīng)界定責(zé)任后，將根據(jù)實(shí)際情況由責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。9.嚴(yán)禁駐辦事處人員私自直接向客戶結(jié)款或借支現(xiàn)金等違規(guī)行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將嚴(yán)肅處理。十一、基本工資與獎勵制度1.辦事處業(yè)務(wù)人員的基本工資將根據(jù)公司規(guī)定發(fā)放。2.為激勵員工積極工作，公司將根據(jù)業(yè)務(wù)回款情況給予相應(yīng)的提成獎勵。提成獎勵按月發(fā)放一定比例，剩余部分在年底根據(jù)投入產(chǎn)出比控制情況統(tǒng)一發(fā)放。3.辦事處經(jīng)理的考核獎金將根據(jù)所負(fù)責(zé)區(qū)域的月度回款與月度目標(biāo)的達(dá)成率進(jìn)行計算。若目標(biāo)達(dá)成率未達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，將取消當(dāng)月考核獎金。十二、相關(guān)費(fèi)用的報結(jié)制度1.辦事處人員需將相關(guān)費(fèi)用單據(jù)按月匯總并在月末寄回公司財務(wù)部進(jìn)行審核報銷。財務(wù)部將負(fù)責(zé)辦理核報手續(xù)并將報銷款項(xiàng)匯款給具體費(fèi)用報銷人同時取得相應(yīng)的付款憑證。2.公司所有人員在符合公司費(fèi)用報銷標(biāo)準(zhǔn)的情況下均需及時按財務(wù)規(guī)定程序辦理好財務(wù)報銷手續(xù)。當(dāng)月發(fā)生的費(fèi)用開支單據(jù)應(yīng)在當(dāng)月報銷結(jié)清；對于在月底發(fā)生的費(fèi)用單據(jù)允許在次月規(guī)定日期內(nèi)按財務(wù)規(guī)定程序辦理好報銷手續(xù)。超期未報銷結(jié)算的費(fèi)用單據(jù)財務(wù)部有權(quán)不再予以報銷。3.報銷費(fèi)用項(xiàng)目包括但不限于長途車、船費(fèi)、各項(xiàng)補(bǔ)助（如辦事處租房費(fèi)用、固話費(fèi)用、辦公費(fèi)用等）。報銷時需注意相關(guān)事項(xiàng)如填寫出差申請表、提供有效財