單位辦公室管理制度

單位辦公室管理制度第一章總則第一條目的和依據(jù)本規(guī)章制度旨在規(guī)范單位辦公室的管理，提高工作效率，促進團隊合作，保障單位工作的正常運轉(zhuǎn)。本制度依據(jù)國家法律法規(guī)以及單位相關(guān)管理制度訂立。第二條適用范圍本制度適用于單位內(nèi)全部辦公室及其工作人員，包含正式員工和臨時工作人員。第三條定義單位辦公室：指單位內(nèi)負(fù)責(zé)行政管理、協(xié)調(diào)和執(zhí)行工作的部門。辦公室主任：指單位辦公室的負(fù)責(zé)人，直接向上級主管報告工作。辦公室工作人員：指被委派在單位辦公室工作的人員。第二章辦公室組織架構(gòu)與職責(zé)第四條辦公室組織架構(gòu)單位辦公室設(shè)辦公室主任一名，辦公室工作人員依據(jù)工作需要經(jīng)辦公室主任確定。第五條辦公室職責(zé)負(fù)責(zé)訂立和組織實施單位文件的收發(fā)、分發(fā)、傳閱和歸檔工作；負(fù)責(zé)召開和記錄單位緊要會議，并及時歸檔會議紀(jì)要；組織單位內(nèi)各部門之間的協(xié)調(diào)與溝通，供應(yīng)秘書和行政支持服務(wù)；負(fù)責(zé)單位辦公用品和設(shè)備的采購、保管和維護和修理工作；負(fù)責(zé)單位檔案的管理和保管，并供應(yīng)檔案查詢服務(wù)；幫助上級主管完成其他工作任務(wù)。第三章辦公室工作流程管理第六條辦公室工作計劃每月初辦公室主任負(fù)責(zé)訂立本月工作計劃，包含緊要事項、任務(wù)分工和完成期限，并報上級審核批準(zhǔn)。工作計劃要與單位工作目標(biāo)相全都，做到明確、具體、實施性、檢查性。第七條文件收發(fā)管理辦公室工作人員負(fù)責(zé)單位內(nèi)文件的收發(fā)工作，包含收文、發(fā)文、分發(fā)和傳閱，并及時歸檔。收文時要認(rèn)真核對文件的日期、編號、密級等信息，并及時分發(fā)給相關(guān)部門或人員。發(fā)文時要確保文稿的準(zhǔn)確性、格式規(guī)范，并依照規(guī)定的流程進行審核、簽發(fā)和發(fā)放。第八條會議組織管理辦公室負(fù)責(zé)單位內(nèi)緊要會議的組織與布置工作，包含會議通知、會議料子的準(zhǔn)備和會議場合的布置。會議紀(jì)要應(yīng)由會議記錄人員記錄，并于會后及時整理、歸檔，并抄送給相關(guān)人員。第九條辦公用品和設(shè)備管理辦公室負(fù)責(zé)單位辦公用品和設(shè)備的采購、保管和維護和修理，確保辦公用品和設(shè)備的供應(yīng)充分，并供應(yīng)良好的維護保養(yǎng)。辦公用品和設(shè)備的采購需要提前做好預(yù)算，確保進貨進度和質(zhì)量。第十條檔案管理辦公室負(fù)責(zé)單位檔案的管理和保管工作，包含檔案的歸檔、盤點、整理、借閱和銷毀。各部門需要使用檔案時，必需填寫借閱申請并經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)后方可使用。第四章辦公室工作規(guī)范第十一條工作紀(jì)律辦公室工作人員應(yīng)定時出勤，嚴(yán)禁遲到早退，必需保持良好的工作狀態(tài)和工作紀(jì)律，按時完成上級交辦的任務(wù)。全部員工在辦公室內(nèi)應(yīng)保持安靜、乾凈，文明禮貌待人待物。第十二條信息安全辦公室內(nèi)的文件和檔案應(yīng)妥當(dāng)保管，嚴(yán)禁私自帶離單位，確保機密和緊要文件不被泄露和丟失。對于敏感信息和緊要數(shù)據(jù)，要進行加密處理，并訂立相應(yīng)的保密措施和安全管理制度。第十三條工作報告辦公室工作人員應(yīng)及時向辦公室主任匯報各項工作進展情況，包含完成情況、困難和問題，并提出建議和改進措施。辦公室主任應(yīng)定期向上級主管報告工作進展情況，包含工作計劃、工作完成情況和存在的問題。第十四條職業(yè)道德辦公室工作人員要遵守國家法律法規(guī)和道德規(guī)范，嚴(yán)守職業(yè)操守，行為端正，恪守保密義務(wù)。辦公室工作人員要保持良好的團隊合作精神，協(xié)調(diào)搭配同事共同完成工作任務(wù)。第五章附則第十五條違章處理對違反本制度的行為，將依照單位相關(guān)管理制度進行處理，包含口頭警告、書面警告、記過、降職或解聘等措施。第十六條修訂和解釋對本制度的修訂和解釋權(quán)歸單位辦公室主任，經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)后生效。第十七條生效日期本制度