檔案管理流程標(biāo)準(zhǔn)

公司

檔案管理流程標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理流程標(biāo)準(zhǔn)

第一部分檔案管理工作流程

一、收集（將各類分散的檔案有組織有計劃的集中到檔案管理機構(gòu)以實現(xiàn)對檔案的集中統(tǒng)一管理）。

（一）、機關(guān)各部室

步驟內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)

機關(guān)各部室人員對照《公司文件文件收集要齊全（包括附件、復(fù)文

①確定收集范圍-------->資料歸檔范圍及保管期限表》（附件------------------?等），按照文件形成的先后次序排列清

1）將屬于個人業(yè)務(wù)管理范圍的文件楚，并剔除其中的廢稿、重復(fù)稿和不重

資料進行收集。要的便條、復(fù)印件（有原件的）等。

1、《檔案移交（接收）登記簿》（附

各部室兼職檔案管理人員與本件2）一式兩份，由移交人（部門人員）

部門人員進行對接，部門人員填寫和接收人（部門兼職檔案管理人員）簽

------------------>

②部室內(nèi)部移交--------?《檔案移交（接收）登記簿》（附件字各持一份以備查考。

2）完成本部門文件資料內(nèi)部移交。2、各部室人員將《檔案移交（接收）

登記簿》（附件2）電子版和紙質(zhì)版一

并向部門兼職檔案管理人員移交。

1

1、歸檔時間：文書類按年度接收歸檔即在第二年上

半年（5月底前），歸檔上一年度的文件資料；基建

類按項目結(jié)束時間歸檔，若項目時間跨度過長可按子

項目結(jié)束時間歸檔子項目文件；機密性較強的文件要

隨時歸檔，會計檔案按年度歸檔；設(shè)備檔案開箱隨機

文件立即歸檔，設(shè)備運行、維護保養(yǎng)等記錄按年度歸

檔（第二年5月底前），維修記錄維修完畢歸檔；特

殊載體檔案的歸檔時間為實時歸檔，即實物一旦形成

或接受（收）應(yīng)立即歸檔。

2、歸檔份數(shù)：一般為一份，對重要的利用頻率高的

文件可適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。

3、《檔案移交（接收）登記簿》（附件2）一式兩份,

由移交人（部門人員）接收人（檔案管理人員）簽字

各持一份以備查考，電子版一并移交。

4、歸檔文件必須為原件，因故無原件的可將具有憑

證作用的復(fù)制件歸檔。

5、部門初步整理：文書類文件按年度裝盒移交；基

建類文件按項目及其項目前期管理性文件、施工文

件、監(jiān)理文件、竣工驗收、試運行文件分類組卷裝盒

進行移交；設(shè)備類文件按設(shè)備分類組卷裝盒移交；會

計類檔案分類按年度裝盒，由會計部門整理后自行保

管，檔案管理部門對其整理歸檔進行指導(dǎo)。

2

（二）、分公司

步驟內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)

分公司全員對照《分公司文件資

料歸檔范圍及保管期限表》（附件3）

①確定收集范圍具體要求參照機關(guān)部室歸檔要求Pio

對職責(zé)范圍內(nèi)產(chǎn)生的在歸檔范圍中的

文件資料進行收集。

分公司綜合辦人員將職責(zé)范圍

內(nèi)產(chǎn)生的文件資料向分公司兼職檔1、《檔案移交（接收）登記簿》（附件2）

案管理員移交，儲配站、加氣站、管一式兩份，由移交人和接收人簽字各持一

②部門內(nèi)部移交

線所人員將職責(zé)范圍內(nèi)產(chǎn)生的文件份以備查考。

資料統(tǒng)一向安技辦移交，填寫《檔案2、移交人將《檔案移交（接收）登記簿》

移交（接收）登記簿》（附件2）。（附件2）電子版和紙質(zhì)版一并向接收人

移交。

3

③歸檔------------>

（向綜合辦移交）

4

二、鑒定（檔案鑒定包括真?zhèn)舞b定和價值鑒定兩方面內(nèi)容）。

（一）機關(guān)部室

步驟內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)

公司檔案鑒定主要是進行價值鑒定，依據(jù)

《公司文件資料歸檔范圍及保管期限表》確定

檔案移交前，由各部室人員對

文件資料是否在歸檔范圍之內(nèi)，若在歸檔范圍

所收集的檔案進行初步真?zhèn)舞b定

①初步鑒定內(nèi)則根據(jù)文件本身的價值將其劃分到相應(yīng)的

及價值鑒定。

保管期限類別中，若不在其中則不需移交歸

檔，由部門保管一兩年后自行銷毀。

1、檔案管理人員在接收到各部室移交的文件

資料后對其保管期限劃定進行審核。

檔案移交后，由檔案管理部門2、保管期滿準(zhǔn)備銷毀的檔案，在未批準(zhǔn)銷毀

②二次鑒定-----------＞對各部門所移交的檔案再次進行價前單獨系統(tǒng)保管，以便審批檢查和未批準(zhǔn)時取

值鑒定以及保管期限滿后對其進行出保存。檔案批準(zhǔn)銷毀后，一般將需要銷毀的

審核確定是否需要銷毀。檔案送造紙廠作原料，也可自行銷毀；涉及國

家秘密的檔案送保密局銷毀。

5

（二）分公司

步驟內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)

依據(jù)《分公司文件資料歸檔范圍及保管

檔案移交前，由分公司綜合辦期限表》確定文件資料是否在歸檔范圍之中,

若在歸檔范圍的則根據(jù)文件本身的價值劃分

①初步鑒定和安技辦人員對所收集的檔案進

行初步價值鑒定。到相應(yīng)的保管期限類別中，若不在其中則不

需移交歸檔，由部門保管一兩年后銷毀。

1、檔案管理人員在接收到綜合辦和安技辦移

交的文件資料后對其保管期限劃定進行審

檔案移交后，由分公司檔案管核。

②二次鑒定.?理部門（綜合辦）對接收的檔案再2、保管期滿準(zhǔn)備銷毀的檔案，在未批準(zhǔn)銷毀

次進行價值鑒定以及保管期限滿后前單獨系統(tǒng)保管，以便審批檢查和未批準(zhǔn)時

對其進行審核確定是否需要銷毀。取出保存。檔案批準(zhǔn)銷毀后，一般將需要銷

毀的檔案送造紙廠作原料，也可自行銷毀；

涉及國家秘密的檔案送保密局銷毀。

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三、整理（檔案整理工作是對收集來的檔案的有序化、條理化、系統(tǒng)化，建立一個有序的檔案管理實體體系，也是

檔案管理的核心工作）。

（一）、文書檔案

步驟內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)

①分類A

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保存期限為永久的文件必須用不銹鋼針裝訂，裝訂時注

意轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文，轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；正文與

定稿，正文在前,定稿在后;正文與附件,正文與附件為1件,

將經(jīng)過分類的歸檔文件在正文在前，附件在后；請示與批復(fù)歸為1件，批復(fù)在前，請

②裝訂排列每一大類中的每份文件裝訂好示在后；原件與復(fù)印件，只存原件，特別重要文件可存一

后按照時間先后順序排列。份復(fù)印件，無原件的存復(fù)印件；跨年度會議記錄，視為1件,

以最后年度為準(zhǔn)，且在歸檔文件目錄備注。

同一事由的文件應(yīng)排列在一起，如：會議紀(jì)要、年度總

結(jié)、培訓(xùn)等相關(guān)資料。

1、件號：在每份文件右上角空白處以阿拉伯?dāng)?shù)字流水編號。

2、頁號：在文件的有內(nèi)容頁編寫頁號，無內(nèi)容頁不編寫頁

號，奇數(shù)頁右下角、偶數(shù)頁左下角以阿拉伯?dāng)?shù)字流水編號，

紅頭文件無內(nèi)容的版記頁不編頁號。

3、歸檔章（附圖1）:用碳素墨水筆填寫歸檔章，蓋在文件

排列完畢后對卷內(nèi)文件進右上角空白處。

③編號行編寫頁號、件號并加蓋歸檔全宗號：對立檔單位編制的代號。

章。年度：文件形成年份，以阿拉伯?dāng)?shù)字表示不用加“年”字。

如，2009o

件號：歸檔文件排列后給的序號，在文件右上角以阿拉伯?dāng)?shù)

字流水編號。

機構(gòu)（問題）：文件的形成機構(gòu)，一般采用機構(gòu)簡稱，公司

形成文件簡稱“城燃”，股份公司簡稱“股份”。

保管期限：保管期限分為永久、30年、10年。

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根據(jù)編號順序編制歸檔文件目錄，來文與復(fù)文為一件時

只對復(fù)文進行編目，在備注中注明即可，會議紀(jì)要編目時要

列出會議名稱、時間，并在備注中注明會議主要議題，方便

日后查詢。

1、序號：卷內(nèi)文件目錄每個條目的順序號。

2、文號：文件的發(fā)文字號，非正式紅頭文件無字號則不填

寫。

④編目-＞編寫卷內(nèi)文件目錄（見附件3、責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，可填寫組織簡稱，如

4）o“城燃公司”、“股份公司”。

4、題名：文件題名，應(yīng)按文件原樣照抄，若沒有標(biāo)題可根

據(jù)文件內(nèi)容自擬題名，外加“口”，若附件獨立性強需單獨抄

錄的應(yīng)在題名外加“（）”。

5、日期：文件落款時間，以八位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，

如，20091201c

6、頁次：每份文件首頁的頁碼數(shù)。

7、備注：注釋文件需要說明的情況。

文件按順序排列好后將編寫好的卷內(nèi)文件目錄放在盒內(nèi)

首頁，再放文件，最后附上備考表（附件5）,備考表需填寫

本盒文件材料頁數(shù)，包括文字材料、圖樣材料、照片材料，還

用于記錄本卷內(nèi)文件移出或移入等需要備注的情況，最后需有

⑤裝盒排列將文件裝盒并按時間先后順序

上架排列。立卷人及審核人的簽字并標(biāo)明日期。

檔案盒盒脊（附圖2）填寫項目：1、全宗號（紅色印泥

蓋章）2、年度即盒內(nèi)文件產(chǎn)生的年份（紅色印泥蓋章）3、保

管期限（紅色印泥蓋章）4、機構(gòu)（問題）：概括該盒內(nèi)文件

類型（碳黑色筆手寫）5、起止件號：填寫該盒內(nèi)文件件數(shù)（紅

色印泥蓋章）6、盒號：按年度排列流水編號（紅色印泥蓋章）。

填寫好盒脊內(nèi)容后填寫案卷封面（附圖3）題名，然后再

按保管期限分類永久類、30年類、10年類三類每類里再按年

度先后順序上架排列，檔案柜標(biāo)簽見附圖4。

（二）、基建檔案

步驟內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)

基建檔案保管期限分永久、長期、短期，按照同一卷

項目文件按項目流程分類整

文件保管期限不同從長期限保管的原則，一套項目文件資

理分為項目前期管理性文件、項

①分類料的保管期限默認(rèn)為永久，因此保管期限不作為基建檔案

目施工文件、項目竣工文件、竣

的分類標(biāo)準(zhǔn)。

工圖紙、監(jiān)理文件、竣工驗收文

基建檔案歸檔范圍參照《公司文件資料歸檔范圍及保

件、生產(chǎn)試運行文件這幾大類。

管期限表》（附件1）。

卷內(nèi)文件排列：管理性文件按問題、時間或重要程度

排列；施工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測實驗記

錄、評定、驗收排列；設(shè)備文件按依據(jù)性、開箱驗收、隨

機圖樣、安裝調(diào)試和運行維修等順序排列；竣工圖按專業(yè)、

將案卷內(nèi)零散的文件遵循有圖號排列。

②排列組卷A關(guān)規(guī)律排列整齊通過分門別類組組卷要求：項目施工文件材料按單項工程、單位工程

合成一個個案卷?；蜓b置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷；項目竣工圖按建筑、結(jié)

構(gòu)、水電、暖通、消防、環(huán)保等順序組卷；設(shè)備文件按專

業(yè)組卷；管理性文件按問題、時間或項目依據(jù)性、基礎(chǔ)性、

竣工驗收文件組卷；監(jiān)理文件按文種組卷。

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卷內(nèi)文件目錄：序號用阿拉伯依次標(biāo)注卷內(nèi)文件材料

件數(shù)的順序；文件編號應(yīng)填寫文件材料的文號或圖樣的圖

號、設(shè)備代號、項目代號等；責(zé)任者應(yīng)填寫文件材料的形

成部門或主要負(fù)責(zé)人；文件材料題名應(yīng)填寫文件材料的全

稱；日期應(yīng)填寫文件材料的形成日期，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字

表示，如：20080425；頁號（頁數(shù)）應(yīng)填寫每件文件材料

首尾頁上標(biāo)注的頁號，對于裝訂成冊的以3位阿拉伯?dāng)?shù)字

表示，如：001-025,不裝訂的則只登記每件總頁數(shù)，如5。

案卷封面：具體參見《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般

編制卷內(nèi)文件目錄（附件

6）、案卷封面（附圖5）和卷要求》（GB/T11822—2008）。案卷題名應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地

③編目*內(nèi)備考表（附件5）。揭示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容，主要包括項目工程名稱、階段、

結(jié)構(gòu)類型名稱等，案卷題名一般由立卷人擬寫；起止日期

應(yīng)填寫案卷內(nèi)文件材料形成的起止日期；保管期限為永

久；密級應(yīng)依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)文件材料的最高密級；

檔號應(yīng)填寫全宗號、分類號（項目代號或目錄號）、案卷

號、件號即全宗號一類別號一案卷號一件號。

卷內(nèi)備考表要標(biāo)明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)，不同載體

文件的數(shù)量，說明組卷情況，如立卷人、審核人、立卷時

間等，如文字材料20件，100頁，照片10張，附圖1張。

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基建檔案裝訂形式具體要求如下：

（1）卷內(nèi)文字材料，要以份（件）為單位，用線裝訂（三

孔一線），成冊（本）的文件不需用線裝訂。

（2）卷內(nèi)圖紙要按照GB/T10609.3-2009《技術(shù)制圖復(fù)

④裝訂案卷內(nèi)文件的裝訂，基建檔制圖的折疊方法》折疊成手風(fēng)琴式A4大小的統(tǒng)一幅面，

案可采取裝訂和不裝訂兩種形不留裝訂邊。

式。（3）卷內(nèi)的每一件文字材料和每一張圖紙，均在右上角

空白處加蓋檔號章，式樣為：

檔號序號

卷內(nèi)文件按卷內(nèi)文件目錄、文件、備考表順序裝盒，

心在a..將文件裝盒并按項目進展

⑤裝盒排列------->階段邏輯順序上架排列。其中文件要按卷內(nèi)文件目錄序號進行排列，裝盒后案卷按

照類目一單項工程一工程階段（專業(yè)）進行上架排列。

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（三）、人事檔案

步驟內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)

人事類檔案分為招聘類、培訓(xùn)類、薪酬類、員工證書

類、人事變動類、人事考評類、員工檔案類共七類。

招聘類、培訓(xùn)類、薪酬類、人事變動類、人事考評類、

人事文件資料（除員工檔案、這五類按照年度-類別-保管期限進行分類整理，員工檔

①分類*員工證書外）按照年度一一類別案類按照部門結(jié)合員工入職的時間順序整理即可，員工證

進行分類。書類按照證書的種類結(jié)合取得證書的時間進行整理。

人事類檔案保管期限分為永久和定期（10年），保

管期限由人事管理部門人員根據(jù)檔案資料的價值確定。

分公司人事檔案只涉及薪酬類（考勤表）、員工證書

類、員工檔案（員工登記表）這幾類。

招聘類裝訂的順序為：招聘資料目錄、招聘計劃、招

聘簡章、面試人員信息表、簡歷、面試試題、面試考核評

分表、成績單、錄用審批表。

培訓(xùn)類按照培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)方案、培訓(xùn)材料、培訓(xùn)考

核四大類進行整理。

薪酬類中的工資表按時間先后順序?qū)⒁荒甑难b訂成

人事檔案每類按照不同的冊即可；考勤表要按月份并分股份員工、自聘員工、協(xié)議

②整理裝訂--------?順序裝訂。員工三類分開整理。

證書類各分公司根據(jù)實際情況，對證書進行分類。

人事變動類按報到材料、借調(diào)文件材料、離職材料等

類別結(jié)合時間的先后順序整理。

人事考評類按年度根據(jù)實際情況進行整理。

13員工檔案類以個人為單位托管至省人才，辦公室為每

位員工建立臨時檔案留存公司保管。

頁號：在有文字材料的人事資料的頁面（正面

右下角，反面左下角），用鉛筆流水編號頁碼。對

于不能組卷裝訂的，如員工證書不編寫頁碼，但要

編寫頁號、件號及編寫卷依照整理的順序取放。

③編號與編目內(nèi)文件目錄、備考表。>件號：在文件右上角用阿拉伯?dāng)?shù)字流水編寫件

號。

卷內(nèi)文件目錄：與文書類檔案卷內(nèi)目錄相同，詳

見P6。

備考表：與文書類檔案備考表相同，詳見P6。

將文件裝盒并按時間順序

④裝盒排列＞上架排列。

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（四）、會計檔案

步驟內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)

類別：指歸檔范圍中的四大類：1.會計憑證

類；2.會計賬簿類；3.財務(wù)報告類；4.其他類。

會計檔案按照年度一類別一

介保管期限：參照《公司文件資料歸檔范圍及

保管期限進行分類。

保管期限表》（附件1）中的保管期限對歸檔會

計材料進行劃分，在同一類別下保管期限相同的

組為一卷。

整理后的會計材料按照分類

方案最低一級類目結(jié)合工作流程、

②排列時間先后等排列。

15

會計檔案的裝訂主要包括會計

憑證、賬簿、報表及其他文字資料

③裝訂的裝訂。

對會計檔案進行編目再按照卷

④編目裝盒內(nèi)文件目錄、案卷、卷內(nèi)備考表順

序裝盒，填寫會計憑證盒項目。

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（五）、設(shè)備檔案

步驟內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)

設(shè)備檔案按設(shè)備不同種類進行文字材料按問題、時間或重要程度來排列。

①分類組卷一分類，按設(shè)備的臺（套）為單位進行批復(fù)在前、請示在后；正文在前、底稿在后。

組卷。一臺（套）設(shè)備可組成一卷或有譯文的外文資料譯文在前，原文在后。

若干卷。圖紙與文字材料組成一卷的，文字在前，

圖樣在后。

凡是幾份文件資料組成一卷的，采用“三

卷內(nèi)文件按邏輯順序排列好后孔一線”的裝訂方法裝訂，并在材料右上角蓋

上歸檔章；凡單本材料為一卷，材料本身有頁

②裝訂進行裝訂。

碼的可以不用裝訂，只在材料右上角蓋上檔號

早。

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在案卷內(nèi)文件資料的正面右下角、背面左

下角用號碼機或鉛筆編寫頁碼，頁碼從“1”

包括頁碼的編寫、卷內(nèi)文件件開始，流水編號，案卷是由幾本組為一卷并有

統(tǒng)一頁碼的或者有獨立頁碼的可以不用再編

③編目目錄及備考表的編制、案卷封面的

編制?寫頁碼，如說明書、圖冊等。

卷內(nèi)文件目錄及備考表、案卷封面的編制

參照基建檔案卷內(nèi)文件目錄，詳見P8。

將裝訂好的案卷依照檔號先后順序裝入

檔案盒中，一般情況下，一盒裝一卷檔案，當(dāng)

個別案卷較薄，可以與相鄰案卷共裝一盒時，

④裝盒排列將卷內(nèi)文件排列好后裝盒排列上

架?？梢栽谝粋€檔案盒中裝若干相鄰的案卷，此種

情況應(yīng)在檔案盒背脊上注明，檔案盒封面案卷

題名的編寫要注明盒內(nèi)所裝的幾卷文件的題

名0

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（六）、特殊載體檔案

1、磁盤（帶）、光盤及照片檔案

步驟內(nèi)容