高效時間管理培訓(xùn)教材

高效時間管理培訓(xùn)

講義

主講人：

1.把握時間的總體水平

仔細(xì)閱讀每一個陳述并思考你同意或不同意的程度。在最接近你實(shí)際情況的那個橢圓里打勾。

A類強(qiáng)烈基本基本強(qiáng)烈

同意同意反對反對

1.我相信我能控制或影響我一生中的絕大多數(shù)

事情。

2.在工作中我常常做一些我喜歡的事情，盡管

我知道它們并非必須的?？偡?/p>

3.我很自律并很有毅力。A類

4.我沒有足夠的時間來完成每一件事。

5.我對我的生活感到很滿意。

B類

6.我寫下我工作中的年度業(yè)績目標(biāo)。

7.我有一張主清單，上面寫有接下來幾周中我

總分

需要處理的小事情和工作任務(wù)，并為它們設(shè)

立了優(yōu)先排序。B類

8.我至少每天回顧一次我的中長期目標(biāo)。

9.我常常問我自己我現(xiàn)在所做的事情是如何有

助于實(shí)現(xiàn)我的目標(biāo)。

10.我有一張長期個人目標(biāo)的書面清單。

C類

11.我常常感到每天總有緊急事件要去處理。

12.我為我的各種工作和活動設(shè)立優(yōu)先排序。

13.我傾向于先完成耗時不多，容易的或者有興總分

趣的工作。

C類

14.不斷切換優(yōu)先排序是我工作中的一大難題。

15.我能很容易指出在我工作中對結(jié)果產(chǎn)生決定

性因素的活動

D類

16.至少每年一次，我記錄我是怎樣花費(fèi)時間的。

17.我經(jīng)常性的分析我正在做的每一件事，并尋

找辦法提高我的成績。

18.我常常認(rèn)為承諾的太多，并試圖馬上處理大總分

量事情。

D類

19.經(jīng)常性發(fā)生的危機(jī)占用了我太多的時間。

20.研究工作模式如何天天不同一天內(nèi)的不同。

E類

21.我將每天要做的事情寫一張清單。

22.我寫下我每周的計劃，包括具體的目標(biāo)，活總分

動和優(yōu)先排序。E類

23.至少每周一次我與別人會面協(xié)調(diào)計劃、優(yōu)

先排序和活動。

24.我常常想到我應(yīng)該更加有序安排。

25.在我日常計劃中，我給控制不了的意外事

件留出時間。

F類

26.我每天都為最重要的任務(wù)安排特別的時間。

27.我常常對我的時間表感到分心，傾向于從

一個任務(wù)跳到另一個任務(wù)。

28.我將類似的任務(wù)分組，并按照邏輯次序安總分

排活動。F類

29.我估計我的活動所要占用的時間。

30.只要需要，我總能安排一個人獨(dú)自的時間，

沒有打擾。

G類

31.我分析我所受到的打擾并系統(tǒng)性地減少或消

除它們。

32.我將幾個項(xiàng)目捏在一起并同時處理幾件事，

這樣避免了在一天中多次打擾別人?？偡?/p>

33.過多的社交活動使我不能集中精力工作。G類

34.我提前安排和他人的聯(lián)系，而不是憑其自然

去打擾別人。

35.打擾和分心是我工作中的大問題。

H類

36.我們的會議組織得不是很好，有些會議甚至

是不必要的。

37.我們的會議準(zhǔn)時開始?？偡?/p>

38.我們的會議有準(zhǔn)備得很好的議程。H類

39.會議浪費(fèi)了我不少的時間。

40.我們常常分析我們的會議并試圖改進(jìn)會議。

I類

41.我常常分析我的文檔工作并尋找刪除、簡化

或改善的方法。

42.我使用備忘文檔或類似的系統(tǒng)來幫助我跟蹤

細(xì)節(jié)，并保持適當(dāng)跟蹤。

43.我有良好的系統(tǒng)化程序來對我的文檔進(jìn)行分總分

類和處理。I類

44.我不能保持閱讀完所有要讀的文檔。

45.我的辦公桌和工作區(qū)域較亂，應(yīng)該更整潔些。

J類

46.我經(jīng)常有事自己干，因?yàn)檫@比委派更快更方

便。

47.書面確認(rèn)所委派工作的細(xì)節(jié)。

48.我往往參與太多的細(xì)節(jié)?？偡?/p>

49.我常常忘記跟蹤或檢查我委派的工作。J類

50.當(dāng)我被委派工作時，我會馬上提出任何對澄

清細(xì)節(jié)有必要的問題。

K類

51.我經(jīng)常推遲令人不快的事。

52.期限來臨之時我需要在壓力下開始工作，我

往往等到最后一分鐘。

53.我必須等到好心情、好時間來處理創(chuàng)造性的總分

工作。K類

54.常常擔(dān)心犯錯誤和做出錯誤的決定。

55.我往往推遲需花大段時間的工作。

L類

56.我老是想方設(shè)法為和我共事的人節(jié)省時間。

57.我常常問別人我是如何浪費(fèi)他們時間的，以總分

便我能有所改進(jìn)。L類

58.我開會總是準(zhǔn)時并有備前往。

59.我定期和其他人討論所關(guān)心的小組時間安

排和其它問題。

60.我從不延誤期限或遲交我的那部分工。

2、優(yōu)先排序

學(xué)員將會學(xué)習(xí)如何排定他們的目標(biāo)次序。同時將明確“優(yōu)先排序”的定義，

確定他們職業(yè)目標(biāo)的優(yōu)先排序并能區(qū)分“重要的事、急迫的事、可以委派的事？

1.優(yōu)先排序的定義。

2.為什么要設(shè)定優(yōu)先排序？

3.設(shè)定優(yōu)先排序的過程。

4.委派/授權(quán)他人。

有效利用時間

優(yōu)先排序設(shè)定坐標(biāo)

緊迫性Urgent

1.危機(jī)2.要做的事

H

m

Iff

pm

ro

a-3.瑣事4.浪費(fèi)時間的事

tn

優(yōu)先排序設(shè)定

必須將你的任務(wù)定義為：人=必須做；8=應(yīng)該做；。=可能做；D=委派他人做/

省略不做

優(yōu)先排序設(shè)定練習(xí)

下面是一張本周的工作列表。用坐標(biāo)圖將下列工作分類。Al,A2,A3,Bl,B2,

B3,CLC2,C3等等。人=必須做，：8=應(yīng)該做，C=可能做，。=委派他人做/省

略不做。你必須從中選出5項(xiàng)優(yōu)先排序最高的工作。

你是一家小型銷售辦事處的經(jīng)理。你要向上司匯報工作，你也有一個秘書來幫助

你處理事務(wù)，你精于委派。周五，你要向董事會作一個關(guān)于經(jīng)營狀況的重要報告。

“要作的事情”（找出5個A,3個D）

1.向上司索取經(jīng)營狀況報告的數(shù)據(jù)

2.為紀(jì)念加盟公司10周年紀(jì)和秘書共進(jìn)午餐。

3.為向董事會報告準(zhǔn)備文稿和圖片。

4.回電你的心臟科專家，討論上周醫(yī)療試驗(yàn)的結(jié)果。

5.為向本地商會演說準(zhǔn)備演說詞。

6.審閱計算機(jī)打印的本期盈虧表，搜集數(shù)據(jù)以供報告之用。

7.購買辦公用品

8.分析新的電話設(shè)備，并做出決定

9.給主供應(yīng)商回電，因他來電說有急事。

10.口述、復(fù)審并完成設(shè)備漲價通知單所附的封面函。漲價通知單立即生效并寄給每個客

戶

11.須參加半天辦公室管理培訓(xùn)研討會

12.頭發(fā)定型

13.銷售代表碰會為經(jīng)營狀況報告會收集數(shù)據(jù)。

14.最佳銷售代理商回緊急電話。

委派

問自己的兩個問題：

1.我正在做的什么事情不必非要由我來做，而可由別人代做？

2.我正在做的什么事情別人能做或是可以教會他來做？

兩條基本規(guī)則：

1.決策盡可能放在最底層。

2.教會你的下屬給出答案，而不是帶來問題。

如何授權(quán)一委派的竅門

1.確信他人能勝任所委派的任務(wù)，告訴他們?yōu)槭裁茨悴荒苡H自做。

2.確信受委派的人有足夠的資源—時間、信息、資金、人員、協(xié)助和權(quán)力去

完成指派的工作。準(zhǔn)備好商定一個完成的期限。

3.確信受委派的人清楚了解你的標(biāo)準(zhǔn)要求。標(biāo)準(zhǔn)要明確——條條細(xì)化任務(wù)要求。

4.確信你已給受委派的人足夠的“指導(dǎo)”來順利完成任務(wù),如可能，演示并解釋

每一步理由。

——如果你就是那位受委派的人，一定得提些問題。

5.獎勵受委派人的出色工作。就說：“謝謝你”。

關(guān)于優(yōu)先排序的關(guān)鍵概念

1.仔細(xì)想想優(yōu)先排序?qū)δ阋馕吨裁础胍幌肽闳绾未_定什么是真正最重要

的。記住，你永遠(yuǎn)不會有時間來做每件事，但你會有時間來做最重要的事。

2.80—20規(guī)則：80%的價值來自于20%的項(xiàng)目；而其他20%的價值來自于80%的

項(xiàng)目。學(xué)會將你的注意力集中在高價值的20%上，并掌握它們。

3.絕大多數(shù)人首先從耗時少、簡單、有興趣的事做起。相反，首先要從最重要的

事情開始做起。

4.不要因?yàn)槭虑榫o急，就把它當(dāng)成要事。重要的活動是那些對實(shí)現(xiàn)你的目標(biāo)最

有幫助的活動。

5.學(xué)會區(qū)分重要和緊急。

6.不要讓瑣事擠走要事。

7.不要總是以你最重要的任務(wù)為代價來滿足其他人的一些要求。學(xué)會何時說不。

要做得合乎邏輯、堅決、巧妙。

8.經(jīng)常不斷地轉(zhuǎn)移優(yōu)先排序常常導(dǎo)致無法恰當(dāng)確立優(yōu)先排序。設(shè)定優(yōu)先排序的

最好方法是以重要性為依據(jù)。

9.不要僅僅是因?yàn)閯e人提出強(qiáng)烈要求就經(jīng)常不斷地轉(zhuǎn)移優(yōu)先排序。要十分小心,

那些吱吱發(fā)響的輪軸得上油。

你是完美主義者嗎？

閱讀下面每一項(xiàng)的關(guān)于你的描述，同意的在句首打“，每一項(xiàng)得10分。計算

你的總分。

1.我對待嘗試新的東西很猶豫。

2.我希望我做的每一件事都很完美。

3.在工作中，我有一個很難被取悅的名聲。

4.我極少將工作委派給員工中其他能勝任的人。

5.我將工作委派給員工后，我總是覺得不踏實(shí)、不放心。

6.如果我的同事或孩子不能迅速理解，我會變得很不耐煩。

7.我通常拒絕開始某一新項(xiàng)目，除非我有最佳的設(shè)備或工具。

8.當(dāng)我在高爾夫球或玩牌中沒有發(fā)揮出最好的水平時，我會很痛苦。

9.對日常事物，我極少走捷徑，如：家庭保養(yǎng)、家庭雜物、食品準(zhǔn)備工作、信

函和種種小差事。

10.不管做什么事情，如果我不能做好，我會很難過，甚至在一些對我是全新的事

情上，如一種新的撲克游戲或是使用一種新的軟件。

3、工作流程

一天是如何渡過的

事由具體情況描述優(yōu)先排序時間

分析調(diào)查

一旦你將花在這些活動上的時間全部算出來，你得自問下列問題：

1.你在什么活動上花費(fèi)時間最多？

2.你在什么活動上花費(fèi)時間最少？

3.比較花在“會議”和“計劃”上的時間與其所取得的結(jié)果，哪些活動產(chǎn)生的

結(jié)果最大？

4.哪些活動產(chǎn)生的結(jié)果最??？

5.你是否對你花費(fèi)在打電話上的時間感到驚訝？

6.你能否將瑣碎的打電話時間安排到一個專門的時間打電話？

7.哪些活動值得付出更多努力？

8.哪些活動要減少花費(fèi)的時間？

9.哪些活動可以刪減？

10.哪些活動可以委派他人？

工作流程分析

學(xué)員將學(xué)習(xí)如何審計時間，他們將區(qū)分成就和活動的差異并且檢閱活動和目標(biāo)之

間的關(guān)系。

?時間審計

?劃分你的日常工作單

?打斷工作/電話時間

你的時間值多少錢?

年薪：$20,000

除以52=周薪

加上40%（職員津貼）=周薪總額

除以40=每小時總價

除以60=每分鐘總價

你的時間是怎樣浪費(fèi)的?

對付浪費(fèi)時間的策略

A.浪費(fèi)時間的事情

解決方案:

B.浪費(fèi)時間的事情

解決方案:

十大浪費(fèi)時間的事情

1.打斷工作（電話、隨訪）

2.轉(zhuǎn)移優(yōu)先排序

3.缺乏目標(biāo)、優(yōu)先排序及計劃

4.不量力而為/不會說“不”

5.缺乏有序安排

6.缺乏自律

7.會議

8.不完整或過信息

9.文檔工作/繁文縛節(jié)

10.職責(zé)不清

如果電話“吃掉”你太多的時間一一有效使用電話

電話記錄單

致：先生/女士日期時間上午

下午

當(dāng)您不在時開會先生/女士/小姐來自公司電話

外出

給您來電再來電話

希望見您前來拜訪過

請回電話緊急

并且留言如下

因此應(yīng)作如下準(zhǔn)備

記錄人簽字備注

會議浪費(fèi)時間11種共同原因

如果會議“吃掉”你太多的時間……縮短會議時間、提高效率的九種方法，如果

你是會議主持人

縮短會議時間和提高效率的七種方法“你在開會時堅持自己的權(quán)利并無不妥”

縮短來訪者逗留時間的九種方法

關(guān)于分析時間的關(guān)鍵概念

1.你做的每件事要么幫助你、要么阻礙你。時間一旦花掉，它就不復(fù)返。

2.關(guān)鍵是要確定你的行動與目標(biāo)相一致。

3.至少每年一次就你如何花費(fèi)時間作記錄。每個月作一次更好。找出你做了些

什么，什么時候做的，為什么要做。

4.請別人告訴你，你是如何浪費(fèi)時間的，或者怎樣才能更好的利用你的時間。

他們也許能發(fā)現(xiàn)你看不到的問題。

5.練習(xí)Kaizen,力爭不斷改進(jìn)。

6.定期檢查目前你正在使用的工作程序。包括哪些步驟？由誰做？什么時候做？

是否可以刪除、縮短或簡化任何步驟？

7.請你的同僚、員工或小組集思廣益，幫你想出一些新主意。想辦法刪除步驟，

合并工作，縮短流程，使文檔工作流水化，消除瓶頸。

8.不要對某些其實(shí)并不是危機(jī)的事情反應(yīng)過度。不要將你的時間和精力過多用

在超過其價值的事情上。使用重要性/緊迫性表格作為指南。

9.將發(fā)生在你身上的危機(jī)記錄下來。分析這些危機(jī)，尋找它們發(fā)生的模式。這

些危機(jī)是偶然的還是重復(fù)發(fā)生的？你的危機(jī)可以預(yù)測嗎？

10.如果你面對的是經(jīng)常重復(fù)發(fā)生的危機(jī)，找出事情老出錯的原因，并改正它們。

很多重復(fù)發(fā)生的危機(jī)是由于計劃不佳，協(xié)調(diào)不佳和跟蹤不佳引起的。

4、制訂計劃

學(xué)員將學(xué)會如何充分利用時間，通過了解該作什么、何時去做來提高效率及效

果，他們將學(xué)會使用跟蹤系統(tǒng)。

1.如何制訂計劃

2.制訂計劃的意義

3.何時制訂計劃

4.跟蹤系統(tǒng)

2003年06月27日周五

0打電話給Marry

0完成市場營銷報告

0打電話給心臟科醫(yī)生

003:29的決策會議

006:30的晚宴

你做工作計劃時，可以先向主管報告，讓他先了解你的計劃內(nèi)容，并能藉著說明

計劃向主管確認(rèn)及討論一些問題；征求主管的意見，接受主管的指示，修正你的

計劃，得到主管的認(rèn)可，獲得主管的支持。

記住計劃是你未來行動的藍(lán)圖，計劃在得到主管認(rèn)可前往往需經(jīng)過多次地

向主管報告及修正的過程，千萬不要中途氣餒或失去信心。

什么叫制訂計劃？

1.制訂計劃就是……處理的不是問題，而是機(jī)會。

2.砍掉無效工作及改掉拖拉的習(xí)慣

3.預(yù)先確定事件的過程（進(jìn)程）。

4.如何計劃。我需要哪些東西到位一優(yōu)先安排以達(dá)到目標(biāo)。

長期：_____________________________________

問題/任務(wù)

高峰時間

精力充沛

警覺的

煩躁不安

疲勞

筋疲力盡

犯困

早晨上午午餐下午晚餐晚上

你一天中的精力高峰和低谷在何時？在網(wǎng)格線圖上做出精力高潮和低潮的時間段

現(xiàn)在你已經(jīng)知道你的高峰和低谷。我們來計劃一下如何最佳利用這個信息？你在

各個時間段都做些什么呢？

高峰期活動一精力高潮（3件）：

低谷期活動一精力低潮（3件）:

跟蹤系統(tǒng)

八種控制信息的符號

/=部分完成

J=全部完成

?=緊急事件，立即行動

(mm/yy)=參見前面的某一天的工作日志

(mm/yy)=延期至以后的某一天

=取消

(M)=委派某人(M代表被委派人的姓名的第一個字母)

?>=正在執(zhí)行

如何制訂計劃

1.每天臨睡前，計劃明天要做的事情。記住緊急和重要之間的關(guān)系。

2.安排會議時間表一明確規(guī)定會議開始和結(jié)束時間。

3.注意那些分步實(shí)施的任務(wù)，這些任務(wù)必須一步接一步地完成。

4.留一點(diǎn)時間去處理那些耗時少的任務(wù)以及突發(fā)的緊急事情。

5.把一個大項(xiàng)目化整為零。

6.利用打電話時間，（會前）等待時間和待機(jī)時間（如當(dāng)計算機(jī)出故障時）進(jìn)行

分類、去棄、整理文檔等工作。這些事情無須集中注意力。

工作計劃

6W

What

When

Where

Who

Why

Which

3H

How

Howmany

Howmuch

關(guān)于制訂計劃的關(guān)鍵概念

為改進(jìn)你的計劃，回答六個問題：

(1)我要達(dá)到什么結(jié)果？

(2)要達(dá)到這些結(jié)果我必須做什么？

(3)優(yōu)先次序是什么？

(4)每個活動需要占多少時間？

(5)我應(yīng)當(dāng)何時去做各個活動？

(6)對我未曾預(yù)料的事情，會留有多少余地？

1.制訂成功的計劃關(guān)鍵在于其靈活性。給那些你無法控制意外的事情，如

打斷，問題和危機(jī)留些時間。

2.當(dāng)意外的事情發(fā)生時，不要急于改變計劃。一個深思熟慮的答復(fù)常好過

僅僅對事件做出反應(yīng)。

3.每個星期作一個計劃。做此計劃最好的時間是星期五下午你下班之前。

要求別人也做同樣的事。與一些主要人員碰頭，回顧下周的計劃、協(xié)調(diào)

優(yōu)先次序和活動。

4.確實(shí)你每天要做的事情清單上有優(yōu)先次序和時間估計。超出時間就不做

了。

5.確定時間期限和時間估計是可行的，這一點(diǎn)不能忽視。

6.學(xué)習(xí)控制你計劃外行動的沖擊。

7.為明天早晨準(zhǔn)備一個有效率的開端。晚上在你離開前，將事情安排好，

這樣當(dāng)你到那兒的時候，一切都準(zhǔn)備好了。

5、管理變化

學(xué)員將學(xué)會處理變化的含義和起源。學(xué)員將區(qū)分適應(yīng)和接受之間的區(qū)別。學(xué)員將

找到對付變化的應(yīng)變策略。

?變化的定義

?變化的模式

?應(yīng)變策略

變化是……

變化來自何方？

1.公司合并Companymergers

2.公司收購Companyacquisitions

3.新主管Newsupervisor

4.新同事Newco-worker

5.新政策Newpolicy

6.新崗位Newjobdescription

7.裁員Employeecutbacks

變化過程