【匯編制度】1-行政管理制度匯編

公司通用的行政管理制度

全文16章，2.9萬字，適合大多數(shù)公司

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目錄

一、公文管理制度

二、保密管理制度

三、接待管理制度

四、會議管理制度

五、辦公基礎(chǔ)設(shè)施及辦公環(huán)境管理制度

六、公章管理制度

七、計算機使用管理制度

八、出差管理制度

九、公車管理制度

十、工裝管理制度

十一、庫房管理制度

十二、固定資產(chǎn)管理制度

十三、采購管理制度

十四、接待管理制度

十五、飯?zhí)霉芾硪?guī)定

十六、督導(dǎo)管理制度

公文管理規(guī)定

一、目的

為了統(tǒng)一和規(guī)范公司公文處理管理工作，建立科學、合理、規(guī)范的公

文處理程序，使公文處理準確、及時，提高公文處理工作的效率和質(zhì)量，

使之規(guī)范化、科學化、制度化，結(jié)合公司實際情況，特制訂本規(guī)定。

二、適用范圍

公司決定、決議、通告、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、公函、會

議紀要等。

三、職責

（一）人事行政部是公文的歸口管理部門，負責公文統(tǒng)一收發(fā)、分辦、

傳遞、用印、歸檔和銷毀。

（二）各職能部門根據(jù)實際工作需要，依照公司的公文處理規(guī)定統(tǒng)一

格式化、規(guī)范化予以執(zhí)行。

四、公文種類

（一）公文類型

公司內(nèi)部公文分為紅頭文件、公司級文件、部門級文件三大類。

1、紅頭文件適用于公司發(fā)布的文件；公司組織架構(gòu)、組織變更、管

理人員任免；重大獎懲事項；重大活動事項；公司級規(guī)章制度頒布實施等

應(yīng)由全公司知悉的行政性公文及對外公文。紅頭文件統(tǒng)一由公司人事行

政部印發(fā)，由相關(guān)人員編制，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

2、公司級文件包括紅頭文件外的應(yīng)由全公司員工知悉的經(jīng)營管理類

（十一）公司的專用公文

除以上公文外，公司還有備忘錄、意向書、協(xié)議書、合同書、契約、

各種報告、廣告書、說明書、請柬、賀詞、新聞稿、啟事等對外的專用公

文。

五、公文格式

規(guī)范的公文一般由發(fā)文字號、標題、緩急程度、秘密等級、主送單位

/部門、正文、附件、印章、成文時間、主題詞、抄送單位/部門、印發(fā)單

位/部門等部分組成。

（-）發(fā)文字號，包括單位代字、年份、序號。凡以公司名義印發(fā)至

各部門的公文，其發(fā)文序號統(tǒng)一由人事行政部編制。

（-）公文秘密等級，分為“絕密”、“機密”、“秘密”。

（三）公文緩急程度，分為“普通”、“急件”、“特急”。

（四）公文標題，應(yīng)準確簡要地概括文件的主要內(nèi)容，一般應(yīng)當標明

發(fā)文機關(guān)、公文種類，標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標

點符號。

（五）公文如有附件，應(yīng)當在正文之后，成文時間之前注明附件順序

和名稱。

（六）公文除會議紀要外，應(yīng)加蓋印章，印章加蓋應(yīng)騎年壓月。

（七）公文的成文時間，以印發(fā)的日期為準。

（A）公文的文字，從左至右橫寫、橫排，發(fā)文統(tǒng)一用簡體字。

（九）公文的紙型，統(tǒng)一采用國際A4型（長297毫米、寬210毫米），

左側(cè)四分之一處裝訂。

（十）以公司名義發(fā)文，要求采用相應(yīng)的公司信簽紙，并加蓋相應(yīng)的

印章。

六、公文行文原則

（一）各部門的行文關(guān)系，應(yīng)根據(jù)相互間的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。

一般不越級行文，因特殊情況，必須越級行文時，應(yīng)同時抄送越過的單位

/部門。

（二）凡是公司對外發(fā)文可用“**周字【年份】******號:

（三）公司發(fā)布的決定、決議、通告、通知、通報、批復(fù)；頒布的規(guī)

章制度、管理辦法和操作規(guī)程等用“**周字【年份】******二

（四）公司的報告、請示等用“**周字【年份】******”，上行文應(yīng)

根據(jù)內(nèi)容寫明主送單位，如需同時發(fā)送其他單位，還應(yīng)寫明抄送單位「報

告”中不得夾帶請示事項。

（五）“請示”應(yīng)當一文一事，一般只寫一個主送單位/部門，切勿多

頭主送。如需同時送其他單位/部門，應(yīng)當用抄送形式。

（六）受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位（或部門）向上級單位請示，應(yīng)當寫明主送

單位和抄送單位，由主送單位/部門負責答復(fù)。

（七）精簡公文。對可發(fā)、可不發(fā)及能用內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)、面談等方式

解決問題的，不需行文。

（八）向下級單位的重要行文，應(yīng)當同時抄報直接上級單位。

（九）公文格式及字體規(guī)格

文號：四號，仿宋GB2312,左齊，1.5倍行間距，段前段后0行。

標題：小二號，黑體，居中，1.5倍行間距，段前1行，段后1.5行。

抬頭：小三號，仿宋GB2312,左齊，L5倍間距，段前段后0行。

正文：小三號，仿宋GB2312,1.5倍行間距，段前段后0行，首行

縮進2字符。

1、正文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)：第一層為“一”，第二層“（一）”，第三

層“1”，第四層“⑴

2、附件：四號，仿宋GB2312,1.5倍行間距，段前0.5行，首行縮

進2字符。正文之后，成文時間之前，注明順序和名稱。

3、落款/成文時間：四號，仿宋GB2312,左齊，成文時間以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)

日期為準，段前段后0行。

4、成文時間、部門結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具

有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其余應(yīng)當使用阿拉

伯數(shù)字。

5、印章：證實發(fā)文應(yīng)加蓋印章，印章需“騎年壓月”。

6、抄報、抄送：四號，仿宋GB2312,左齊，段前段后0行。

七、公文收文處理

（一）公文的簽收與分送

1、簽收登記。收到文件后，由文件管理人員簽收后進行清點、登記。

登記的內(nèi)容包括：收文日期、文號、標題、來文單位、份數(shù)等。其后的處

理過程也應(yīng)在登記薄上作簡要記錄；

2、啟封。登記完成后，交由收件人親啟或者統(tǒng)一由專人啟封拆閱；

3、摘編。由文件管理人員對部分重要文件進行加工，主要是針對這

些文件寫文摘、提要、綜述，匯集有關(guān)數(shù)據(jù)資料等。

（二）處理公文

1、公文處理具體程序

2、由文件管理人員經(jīng)過對公文進行認真的閱讀分析，提出建議性的

處置意見，供董事長審核定奪；

3、批辦?？偨?jīng)理批示辦理意見；

4、承辦。相關(guān)工作人員按批辦意見具體承辦公文所針對的事務(wù)和問

題；

5、注辦。承辦人簽注公文承辦情況，以備忘待查。

（三）組織傳閱與催辦查辦

1、組織傳閱。少數(shù)外來公文需經(jīng)多部門或多位工作人員閱知處理時,

使公文在他們中間得到有效傳遞和閱讀。傳閱部門或個人在傳閱后將意

見工整、清晰地寫在《公文傳閱單》相應(yīng)的欄目內(nèi)，閱件人須簽注姓名與

日期，公文傳閱期限為一個工作日；

2、催辦。由人事行政部根據(jù)承辦時限和其他有關(guān)要求對公文承辦過

程實施的催促檢查；

3、查辦。由人事行政部對重要公文實際執(zhí)行情況所進行的核查協(xié)辦

工作。

（四）公文歸檔

1、公文處理完畢后三天內(nèi)，交由公司人事行政部歸存，按“完整、

有序”原則對文件整理、檢查，按類別、年代立卷，整齊存在文件柜內(nèi)。

2、公司個人不得保存公司公文，凡參加會議帶回的文件，應(yīng)及時交

辦公室檔案員登記保管，調(diào)離公司的員工應(yīng)將文件和記錄本清理移交。

3、任何個人不準擅自銷毀文件，或以廢紙出售。不需立卷的文件材

料逐件登記報公司領(lǐng)導(dǎo)批準銷毀。

4、銷毀秘密級以上文件要進行登記，有專人監(jiān)督，保證不丟失、不

遺漏。

八、公文發(fā)文處理

發(fā)文處理是指以公司名義制發(fā)公文的過程，包括擬稿、會簽、審核、

編號、打印、校對、簽發(fā)、印制、用印、登記、分發(fā)等程序。

（一）擬稿。

1、擬稿一般按照職能部門分工負責原則和日常工作程序，誰主管誰

主辦。涉及兩個部門以上的事項，應(yīng)以一個部門為主，與有關(guān)部門協(xié)商一

致后再辦理行文。

2、公文擬稿應(yīng)采用A4紙型，同時必須提供電子版文件；會簽、核

稿、簽發(fā)必須用鋼筆、簽字筆簽署意見，簽名應(yīng)寫清姓名、審批日期。

3、凡以公司名義制發(fā)的公文，其發(fā)文字號為：**周字【年份】******

號。

（二）公文的期限及效力

1、在起草公文，尤其是對某些正在執(zhí)行的規(guī)章制度、條例、通知、通

告、細則、辦法等進行修訂，或新出臺公文與原來相關(guān)公文有覆蓋、修訂、

補充、改變時，要視情況分別注明是補充，還是原文件從某年某月某日開

始廢止；新文件從此時開始執(zhí)行。

2、對于廢止文件存放至追訴期后再視情況銷毀與否。

（三）公文審核

1、公文審核實行層層負責制。擬文部門負責人要嚴格把關(guān)，對所擬

公文進行初審，對發(fā)文的必要性、文稿內(nèi)容、文內(nèi)數(shù)字的真實性、準確性

負責，并簽名后送人事行政部。

2、各類發(fā)文在送人事行政部后，由人事行政部負責核稿把關(guān)。

3、核稿工作要求。審核文稿與已發(fā)文件的口徑是否一致；審核文稿

內(nèi)容是否需要行文；審核文稿內(nèi)容是否符合有關(guān)政策；審核文稿內(nèi)容部門

間的一致性；審核文稿中所提解決問題的意見、辦法、措施是否切實可行;

審核文稿格式是否符合有關(guān)規(guī)定，文字表達是否準確精練，專用術(shù)語和人

名、地名、引文是否正確，標點使用是否正確，文字書寫是否規(guī)范；審核

公文主送、抄送單位，內(nèi)部發(fā)送范圍是否恰當?shù)鹊取?/p>

4、人事行政部如對文稿做較大的改動，應(yīng)征求主辦部門的意見；對

不合格的文稿，人事行政部有權(quán)退回擬稿部門進行修改。

5、如涉及公司收費政策、招商政策，對商戶的管理政策及重大改變，

建議報總經(jīng)理審核，方可上報與發(fā)函。

6、發(fā)文需會簽的，應(yīng)由擬文部門送有關(guān)部門會簽后，再交人事行政

部核稿。審核的重點是：是否符合有關(guān)法律、法規(guī)，是否與有關(guān)部門會簽，

文字表述、文種使用、公文格式是否符合本制度等。根據(jù)來文擬辦的文稿,

必須把來文原件附在文稿后。

（四）發(fā)文編號、打印、校對、蓋章、分發(fā)。

1、公文打印、編號由人事行政部負責。密級公文要指定專人打印,

并根據(jù)先急后平、先上報后下發(fā)、先公文后資料的原則進行安排。急件隨

到隨辦。

2、公文校對由人事行政部負責。屬于密級的公文和上報的各類報表

均由經(jīng)辦人親校，要求做到準確無誤；校對人如發(fā)現(xiàn)原稿有問題時，應(yīng)及

時與有關(guān)人員聯(lián)系，未經(jīng)簽發(fā)人同意不得隨意改動。

3、公文蓋章按《公司印章管理規(guī)定》辦理。

4、公文分發(fā)。公文發(fā)放范圍由擬稿人提出，公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核確定。

由人事行政部指定人員統(tǒng)一發(fā)放，要求接收部門簽收并注明時間。

九、公文的處理時限、承辦和催辦。

（一）人事行政部從收到文件到送閱的處理時限為一個工作日；對擬

發(fā)文稿的處理，包括核稿、審核、公司領(lǐng)導(dǎo)閱批和打印發(fā)送，其時限一般

為二個工作日。

（二）各部門的處理時限。對傳閱件來文，傳閱部門的處理時限一般

為一個工作日；請示件來文，主辦部門的閱辦時限一般不超過二個工作日,

會簽部門的閱辦時限一般不超過一個工作日。對轉(zhuǎn)發(fā)的文件，直接轉(zhuǎn)發(fā)的

公文，主辦部門的擬文時限為一個工作日；轉(zhuǎn)發(fā)公文需研究相應(yīng)措施，或

結(jié)合本公司實際提出貫徹方案的，主辦部門的擬文時限為二個工作日。上

述公文處理，如有特殊情況可適當延長，但急件要隨時處理。

（三）傳遞秘密公文，必須采取保密措施，確保安全。如利用計算機、

傳真機等電子形式傳輸秘密公文，必須采用加密裝置。絕密級公文不得利

用計算機、傳真機等電子形式傳輸。

十、公文歸檔和銷毀

（-）公文辦結(jié)后，人事行政部收集整理文件、文件底稿、附件及有

關(guān)的簽報、批示等附屬材料的正本，按規(guī)定歸檔。

（二）各部門對本公司發(fā)出或簽收的各類公文指定專人負責，實施分

類管理、妥善保存、年終歸檔、適時銷毀的原則。

（三）秘密、機密、絕密文件資料的復(fù)印件視同正式文件資料，閱辦

后須按規(guī)定保管、歸檔或銷毀。

（四）公文歸檔應(yīng)當根據(jù)其相互聯(lián)系，特征和保存價值分類整理歸檔,

要保證檔案齊全、完整，個人不得保存應(yīng)當歸檔的公文。

（五）沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準，可以

定期銷毀。銷毀秘密公文，應(yīng)當進行登記，由指定人員（要求至少二人）

監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。

（六）公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止

之日起不產(chǎn)生效力。

（七）工作人員調(diào)離工作崗位時，應(yīng)當將本人暫存、借用的公文按照

有關(guān)規(guī)定移交、清退，個人不得保存文件。

保密管理制度

為保守公司秘密，維護公司的合法權(quán)益不受侵犯，保證公司正

常經(jīng)營管理秩序特制定本制度，

一、公司秘密是關(guān)系公司權(quán)利和權(quán)益，依照特定程序確定，在

一定時間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項。

二、公司全體員工都有保守公司秘密的義務(wù)。

三、公司保密工作，實行既確保秘密又便利工作的方針。

四、對保守，保護公司秘密以及改進保密技術(shù)，措施等方面成

績顯著的部門或職員實行獎勵。

五、公司秘密包括下列秘密事項：

（一）公司重大決策中的秘密事項;

（二）公司尚未付諸實施的經(jīng)營戰(zhàn)略，經(jīng)營方向，經(jīng)營規(guī)劃，

經(jīng)營項目及經(jīng)營決策；

（三）公司內(nèi)部掌握的合同，協(xié)議，意向書及可行性報告，重

要會議記錄；

（四）公司財務(wù)預(yù)，決算報告及各類財務(wù)報表，統(tǒng)計報表；

（五）公司所掌握的尚未進入市場或尚未公開的各類信息；

（六）公司員工人事檔案，薪資待遇，勞務(wù)性收入及資料；

（七）公司客戶的相關(guān)資料；

（八）其他經(jīng)公司確定為應(yīng)保密的事項。

六、公司機密分為絕密，機密，秘密三個等級。

（一）絕密是最主要的公司秘密，一旦泄露會對公司的權(quán)益造

成特別嚴重的損害。

（二）機密的主要的公司秘密，一旦泄露會對公司的權(quán)益造成

嚴懲嚴重的損害。

（三）秘密是一般的公司秘密，泄露會對公司的權(quán)益造成損

害。

七、公司秘級的確定

（一）公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益的重要決策文件資

料為絕秘級；

（二）公司規(guī)劃，財務(wù)報表，統(tǒng)計資料，重要會議記錄，公司

經(jīng)營情況，客戶檔案資料為機密級；

（三）公司人事檔案，合同，協(xié)議，員工工資性收入，尚未進入市

場或尚未公開的各類信息為秘密級;

（四）屬公司秘密事項但不能標明密級的，通過口頭通知，傳達

接觸范圍的人員。

八、屬于公司秘密的文件，資料，應(yīng)當依據(jù)本制度第六條，第七

條之規(guī)定標明密級，并確定保密期限，保密期限屆滿，自行解密。

九、屬于公司秘密的文件，資料和其他物品的制作，收發(fā)，傳遞,

使用，復(fù)制，摘抄，保存和銷毀，由公司人事行政部執(zhí)行；采用電腦技

術(shù)存取，處理，傳遞的公司秘密由電腦使用者負責保密。

十、對于密級的文件，資料和其他物品，必須采取以下保密措

施：

（一）非經(jīng)總經(jīng)理及特別授權(quán)人員批準，不得復(fù)制和摘抄.

（二）收發(fā)，傳遞和外出攜帶，由指定人員負責，并采取必要的

安全措施。

（三）在設(shè)備完善的保險裝置中保存。

十一、屬于公司秘密的設(shè)備或商業(yè)機密，由公司指定的專門部

門負責，并采取相應(yīng)的保密措施。

十二、在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項的,應(yīng)當事

先經(jīng)總經(jīng)理批準。

十三、具有屬于公司秘密內(nèi)容的會議和其他活動，主辦方應(yīng)采

取下列保密措施：

（一）選擇具備保密條件的會議場所；

（二）根據(jù)工作需要，限定參加會議人員的范圍，對參加涉及密

級事項會議的人員予以指定；

（三）依照保密規(guī)定使用會議設(shè)備，管理會議文件；

（四）確定會議內(nèi)容是否傳達及傳達范圍.

十四、不準在私人書信和通訊中泄露公司秘密，不準在公共場

所談?wù)?公司秘密，不準通過其他方式傳遞公司秘密.

十五、公司員工發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露時，應(yīng)當立即采取補救

措施并及時報告總經(jīng)理或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，由其及時作出處理.

十六、出現(xiàn)下列情形之一，給予警告處分；

（一）泄露公司秘密，尚未造成嚴重后果或經(jīng)濟損失的：

（二）違反本制度第十一條，第十二條，第十三條，第十四條，

第十五條規(guī)定的：

（三）已泄露公司秘密但采取補救措施的；

十七、出現(xiàn)下列情形之一的，予以辭退并罰款五千元并酌情賠

償公司因此受到的經(jīng)濟損失直至追究其刑事責任：

（一）故意或過去泄露公司秘密，造成嚴重后果或重大經(jīng)濟損

失的；

（二）違反本制度規(guī)定，出賣公司秘密的；

（三）利用職權(quán)強制他人違反保密規(guī)定的.

十八、本制度規(guī)定的泄露是指下列行為之一；

（一）使公司秘密被不應(yīng)知悉者知悉的；

（二）使公司秘密超出限定的接觸范圍，而不能證明未被不應(yīng)

知悉者知悉的.

接待用語規(guī)定

一、敬語：接待是比較正式的場合，應(yīng)盡量使用敬語。主要包括：

您、請、貴方、閣下、請多指教、包涵、請稍等、謝謝、對不起、再

見。

二、文明用語：

（一）問候招呼時：早上好、您好、晚安！

（二）感謝時：謝謝、十分感謝！

（三）歉意時：對不起、請原諒！

（四）應(yīng)答時：沒關(guān)系、不客氣、是我應(yīng)該做的。

（五）推托時：很遺憾、不能幫您的忙、謝謝好意。

（六）送客時：再見、歡迎下次光臨。

三、服務(wù)工作中的基本用語

（一）接待時：歡迎您、歡迎光臨！

（二）接受吩咐時：是的、明白了、清楚了。

（三）向客人道歉：實在對不起。

（四）業(yè)主向你致謝時：請別客氣、很高興為您服務(wù)、這是我應(yīng)

該做的。

（五）不能立即接待時：請稍等一下。

（六）對待稍等的客人打招呼：對不起、讓您久等了。

四、服務(wù)忌語

（一）顧客咨詢時，禁止說：

1、不知道。

2、我不懂（會）。

3、我不管，你打電話去別處問。

4、不是告訴你了嗎怎么還不明白。

5、有完沒完。

6、電話已經(jīng)接通了，快講話。

7、我只是接受咨詢的，你找我也沒有用。

（二）業(yè)務(wù)忙時，禁止說：

1、急什么，慢慢來。

2、我一直忙著，你等下打過來。

3、不是已經(jīng)和你講過了，還要問。

（三）計算機（線路）暫時出現(xiàn)故障時，禁止說：

1、機器壞了，暫時查不了。

2、明天再來吧。

3、機器壞了，又不是我的原因，你等等吧。

（四）業(yè)主對前臺機（線路）經(jīng)常出現(xiàn)故障抱怨時，禁止說:

1、我有什么辦法，又不是我讓它壞的。

2、這是電信局的事，有意見找電信局去。

3、我怎么知道什么時間能修好啊。

（五）受到批評時，禁止說：

1、有意見找領(lǐng)導(dǎo)去。

2、我的態(tài)度就是這么樣，你能怎么著。

3、有意見簿，寫意見去。

4、愿上哪告上哪告。

5、你可以投訴，盡管去投訴我（他們）好了。

（六）臨近下班時，禁止說：

1、別進來了，該下班了。

2、怎么不早點來。

會議管理制度

一、目的

為規(guī)范公司各項會議及各類培訓(xùn)流程，統(tǒng)一會議管理模式，減少

會議數(shù)量、縮短會議時間，提高會議質(zhì)量，特制定本制度。

二、職責

（一）人事行政部負責會議管理，所有重要會議要在公司領(lǐng)導(dǎo)

批準后到人事行政部登記備案。

（二）會務(wù)工作主要由人事行政部承辦；其他部門主辦或召集的

會議，人事行政部應(yīng)予協(xié)助。

（三）除其他部門主辦的會議資料各自存檔外，其它會議資料由

人事行政部管理部整理、分發(fā)、立卷、存檔。

三、會議分類

（一）公司周、月、季度例會制度

1、主持與記錄：由人力資源部召集，總經(jīng)理主持，人事行政部

進行會議記錄?？偨?jīng)理未列席會議時，由副總經(jīng)理主持。

2、召開時間:

(1)周例會：每周一上午10點；

(2)月例會：每月最后一周上午10：00；

(3)季度例會：每年三月、六月、九月最后一周上午10:00；

3、參加人員：為公司各部門主管，由于出差等特殊原因不能參

加例會的，應(yīng)提前向人事行政部請假。

4、會議內(nèi)容：

(1)公司日常運作情況的總結(jié)；

(2)各部門匯報上周、月、季度工作任務(wù)完成情況，著重介紹

在任務(wù)執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題；

(3)與會人員就工作中所遇到的問題進行發(fā)言。

(4)各部門對下周、月、季度工作的計劃；

(二)其他會議

1、公司年終總結(jié)表彰大會

總結(jié)全年工作情況，布署下一年度工作任務(wù)，表彰獎勵先進集體

及個人。此項會議由人事行政部具體組織實施。

2、各專題會議

相關(guān)部門根據(jù)實際工作需要不定期地召開。會議的內(nèi)容主要是

針對運營管理中對專項工作進行討論、布署和總結(jié)。

3、員工發(fā)起的會議

公司員工可以發(fā)起一定級別的會議，員工對公司的某一制度，或

者工作中出現(xiàn)的問題提出解決方案，需要多個部門協(xié)同時，可以提請

適當級別的會議。由人事行政部將會議納入臨時會議的范圍，并由總

經(jīng)理批準。

四、會議召開

（一）會議安排：

1、凡涉及到多個部門人員參加的會議或由于階段工作需要臨時

召開的會議，會議召集部門應(yīng)在召開前1-2天將總經(jīng)理批準后的會

議報人事行政部，由人事行政部進行統(tǒng)一安排，方可召開。

2、人事行政部每月統(tǒng)一編制例會會議計劃。

3、凡公司已列入會議計劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需

臨時安排其它會議，組織部門應(yīng)提前2天報總經(jīng)理審批并報請人事

行政部調(diào)整會議計劃，未經(jīng)人事行政部調(diào)整的，任何人（部門）不得

隨意調(diào)整正常會議計劃。

4、各部門工作例會必須服從公司的統(tǒng)一安排，各部門小會不得

安排在公司例會同期召開，應(yīng)堅持小會服從大會，局部服從整體的原

則。

5、會議一經(jīng)確定，與會人員應(yīng)預(yù)先做好各項工作安排，原則上

不可請假缺席或遲到，遇特殊情況須提前向總經(jīng)理請假，獲得批準后

方可指派專人代為參加，會后應(yīng)主動詢問會議內(nèi)容及交辦事項，確保

會議布署的各項工作按時保質(zhì)完成并對工作結(jié)果負責。

（二）會議的準備：

1、公司有專項主題的會議或需有投影設(shè)備演示說明的會議，應(yīng)

由人事行政部提前做好投影設(shè)備連接調(diào)試工作；

2、會議之前，人事行政部應(yīng)有專人負責會議會標的制作和設(shè)置,

并根據(jù)會議級別或性質(zhì)準備好會議飲用水或其他招待用品；

3、特別重大會議，應(yīng)由人事行政部專人負責各項準備工作，具

體包括以下內(nèi)容：

（1）會議議程安排（應(yīng)提前報交公司領(lǐng)導(dǎo)或主要參會者）；

（2）會議資料準備（如需分發(fā)應(yīng)在入場前登記分發(fā)）；

（3）會議場所布置；

（4）會議服務(wù)人員的安排；

（5）會議簽到；

（6）會后事項安排。

（7）會議需要留存資料的應(yīng)提前通知相關(guān)部門做好拍照、攝像

工作。

（三）會議召開及傳達：

1、應(yīng)明確公司會議的目的，公司會議的目的是解決問題提高效

率，因此會議應(yīng)明確主題，不開無邊際的會議。

2、參會人員在會前應(yīng)明確會議要研究的議題以便準備好相關(guān)文

件材料。

3、與會者的發(fā)言要言簡意駭，一般發(fā)言不可過長，會議組織者

或主持人在開會前應(yīng)該就每個人的發(fā)言時間予以統(tǒng)計和控制，時間

到后，無特殊情況不予延長。每次開會中應(yīng)該強調(diào)發(fā)言的時間要求。

4、重要會議決議或記錄未正式公布前，與會者不得提前透露會

議內(nèi)容。

5、與會人員必須用正式的會議記錄本做詳細的會議記錄，以便

于會后向部門員工準確傳達會議精神，落實各項工作任務(wù)，人事行政

部將不定期抽查與會人員的會議記錄。

6、公司會議的會議紀要由人事行政部專人負責整理并由公司領(lǐng)

導(dǎo)審閱簽發(fā)，會議紀要應(yīng)分發(fā)給與會人員，必要時，分發(fā)給相關(guān)部門。

其它會議由召集部門責成專人負責記錄整理，由主管領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)

并編號存檔。

7、會議結(jié)束后人事行政部或其它會議組織部門負責將問題進行

匯總、分類，并將會議中對各部門工作的要求進行整理、分類、下發(fā)。

公司會議決定事項的督辦、檢查和追蹤由人事行政部專人負責，根據(jù)

規(guī)定的時間節(jié)點逐項跟進，并在下一次例會前將各部門完成情況報

公司領(lǐng)導(dǎo)。

（四）會議紀律

1、要嚴格遵守會議的開始時間，提前3分鐘到達會議現(xiàn)場。不

得缺席、遲到、早退，會議記錄人員登記到會情況。

2、所有參會人員在開會期間應(yīng)將手機等通訊設(shè)備設(shè)置為無聲或

震動狀態(tài)。會議期間，所有與會人員不得看報紙雜志、聽音樂做與會

議無關(guān)的動作。

3、會議需要表決時，原則上采取少數(shù)服從多數(shù)的方法，特殊情

況可集中，一經(jīng)會議決議之事，應(yīng)按期完成。對于需要在會議上討論

的問題，提前與會議發(fā)起人溝通，以便于及時通知所有參會人，在提

出問題的時候應(yīng)該同時提交對該問題的解決方案。

辦公基礎(chǔ)設(shè)施及辦公環(huán)境管理辦法

為規(guī)范深圳**管理有限公司周口分公司（以下簡稱：公司）基

礎(chǔ)設(shè)施及各機構(gòu)辦公環(huán)境的管理，有效地保障公司基礎(chǔ)設(shè)施的安全

完整、合理使用，以確保公司各項經(jīng)營、服務(wù)等活動正常開展；強

化“整潔、節(jié)能、環(huán)保、健康”的辦公環(huán)境建設(shè)，使公司辦公環(huán)境

更加滿足員工職業(yè)健康的發(fā)展需要。現(xiàn)結(jié)合公司實際，特制定本辦

法

一、基礎(chǔ)設(shè)施分類與范圍

公司辦公設(shè)施為公司辦公室、辦公桌椅、電梯、各類信息系統(tǒng)

等辦公使用的設(shè)施。公司后勤服務(wù)設(shè)施為員工食堂、員工停車場

等。

二、人事行政部是公司辦公基礎(chǔ)設(shè)施和辦公環(huán)境的管理部門。

（一）負責制定辦公環(huán)境的整體方案、辦公設(shè)施的配置標準；

（二）負責公司各類人員辦公室用房的分配及調(diào)整、設(shè)施的配

置；

（三）負責公司辦公用的通訊設(shè)備的增減、復(fù)印機、傳真機和

通訊設(shè)備的維修以及相關(guān)費用的結(jié)算（劃撥）；

（四）負責食堂設(shè)施配置;

（五）負責公司的信息系統(tǒng)設(shè)備維護、保修；

（六）負責檔案設(shè)施的配置，負責公司辦公用品的采購、審

批、發(fā)放；

（七）組織實施辦公環(huán)境維護和環(huán)境衛(wèi)生藥劑的放置、綠化、

花卉的擺放等工作。

（八）工裝、工牌的制作、核定、發(fā)放等。

三、人事行政部負責公司的基礎(chǔ)設(shè)施管理制度的規(guī)劃、資料的

歸檔，定期對辦公基礎(chǔ)設(shè)施進行核查，原則實行三月一次普查。

四、辦公環(huán)境日常管理

（一）辦公環(huán)境必須保持安靜，商談業(yè)務(wù)或接打電話應(yīng)盡量降

低音量，嚴禁在工作期間聽音樂、開音響，嚴禁在辦公區(qū)域內(nèi)奔

跑、大聲喧嘩、以免影響他人工作。

（二）公共辦公區(qū)（包括會議室）嚴禁抽煙，影響他人健康。

獨立辦公區(qū)抽煙應(yīng)予以節(jié)制，且做好防火措施，有不抽煙的客人來

訪期間嚴禁抽煙。

（三）辦公時間嚴禁閑談、睡覺、吃東西、玩電腦游戲、瀏覽

與工作無關(guān)的網(wǎng)站、看與工作無關(guān)的書刊、報紙等；嚴禁在辦公室

就餐。

（四）愛護各類設(shè)施設(shè)備，并正確使用設(shè)施設(shè)備。

（五）辦公桌面保持清潔、整潔，椅子擺放整齊，廢紙雜物隨

時入簍，嚴禁隨地吐痰、亂扔紙屑、亂彈煙灰。營造一個良好的工

作環(huán)境。

（六）重要文件做到及時保存，不能隨意放置桌面，避免造成

泄露機密。不得隨意帶與公司無關(guān)人員進入辦公場所，未經(jīng)許可，

不得隨意動用其它員工的資料或?qū)Ｓ迷O(shè)備。

（七）下班時最后離開辦公室的員工應(yīng)檢查所有電源是否關(guān)

閉，保證安全。

五、環(huán)境衛(wèi)生

（一）按照“誰使用誰管理，誰污染誰處理”的原則，各機構(gòu)

負責各自辦公區(qū)內(nèi)的衛(wèi)生維護，人事行政部做《衛(wèi)生值日表》安排

人員來維護公共區(qū)域衛(wèi)生。

六、廢棄物管理

（一）人事行政部負責廢棄物處理的監(jiān)督、管理工作，對可回

收利用廢棄物進行回收處理；

1、廢紙由復(fù)印機存放使用部門設(shè)置回收箱進行回收。

2、廢電池、硒鼓、墨盒在領(lǐng)用時以舊換新，人事行政部負責

統(tǒng)一回收處理。

3、廢舊電器、計算機由人事行政部負責統(tǒng)一回收處理。

4、報廢舊物資由綜合部負責的統(tǒng)一回收處置

七、節(jié)能管理

（一）日最高氣溫28度以上或日最低氣溫8度以下時，辦公

區(qū)可使用空調(diào)，溫度一般控制在26度。（因業(yè)務(wù)接待等，具體情況

各機構(gòu)另作調(diào)解）

（二）電腦、復(fù)印機、傳真機、掃描儀等辦公設(shè)備在下班后應(yīng)

切斷電源。

（三）如非打印正式文件，辦公用紙應(yīng)雙面利用；在可發(fā)電子

文檔的文件，少發(fā)或不發(fā)紙質(zhì)文件，或進行傳閱；印發(fā)相關(guān)會議材

料，可利用電子文檔、投影進行共享的，少發(fā)或不發(fā)紙質(zhì)文件。

（四）辦公區(qū)的固定辦公人員不得使用一次性紙杯飲水，不得

使用飲水機內(nèi)的飲水洗滌茶杯或其他物品。

公章管理制度

一、公章的刻制、啟用

（一）公章的刻制

1、公司印章的刻制均須報總經(jīng)理批準，由人事行政部開具介紹信,

到公安機關(guān)相關(guān)部門辦理刻制手續(xù)。

2、公章的形體和規(guī)格，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

（二）公章的啟用

1、新印章啟用前要做好戳記，并留樣保存，以便備查。

2、公章啟用應(yīng)報總經(jīng)理批準，并下發(fā)啟用通知，注明啟用日、發(fā)放

單位和使用范圍。

二、公章的保管、交接和停用

（一）公司各類印章必須有專人保管

1、公司的公章由人事行政部保管，各部門公章由各部門指定專人專

柜保管，并將保管公章人員名單報人事行政部備案。

2、公章保管須有記錄，注明公章名稱、頒發(fā)部門、枚數(shù)、收到日期、

啟用日期、領(lǐng)取人、保管人、批準人、圖樣等信息。

3、嚴禁員工私自將公章帶出公司使用。若因工作需要，確需將公章

帶出使用，需提交申請報告，由部門主管同意，公司總經(jīng)理批準，并報人

事行政部確認后方可帶出。公章外出期間，借用人只可將公章用于申請事

由，并對公章的使用后果承擔一切責任。

4、公章保管人因事離崗時，須由部門主管指定人員暫時代管，以免

貽誤工作

（二）公章保管必須安全可靠，須加鎖保存，公章不可私自委托他人

代管。

（三）公章保管有異?，F(xiàn)象或遺失，應(yīng)保護現(xiàn)場，及時匯報，配合查

處。

（四）公章移交須辦理手續(xù)，簽署移交證明，注明移交人、接交人、

監(jiān)交人、移交時間、圖樣等信息。

（五）有下列情況，公章須停用：

1、公司名稱變動；

2、公章使用損壞；

3、公章遺失或被竊，聲明作廢。

（六）公章停用時須經(jīng)總經(jīng)理批準，及時將停用公章送人事行政部封

存或銷毀，建立公章上交、存檔、銷毀的登記檔案。

三、公章使用

（一）使用范圍如下：

1、凡屬以公司名義對外發(fā)文、開具介紹信、報送報表等一律加蓋公

司公章；

2、凡屬部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的加蓋部門章；

3、凡屬合同類的用合同專用章；

4、凡屬財務(wù)會計業(yè)務(wù)的用財務(wù)專用章。

（二）使用程序

1、公司業(yè)務(wù)合同、項目協(xié)議、授權(quán)書、承諾書等用章都須先經(jīng)部門

主管審核、公司總經(jīng)理批準，填寫《公章使用登記表》后方可蓋章，同時

需將用印文件的復(fù)印件提交辦公室備案。

2、公章使用必須建立用章登記制度，嚴格審批手續(xù)，不符合規(guī)定的

和不經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件、合同等，人事行政部有權(quán)拒印。

3、嚴禁填蓋空白合同、協(xié)議、證明及介紹信。因工作特殊確需開具

時，須經(jīng)總經(jīng)理同意方可開具；待工作結(jié)束后，必須及時向公司匯報開具

手續(xù)的用途，未使用的必須立即收回。

三、違反以上規(guī)定者，公司將追究相關(guān)人員的責任，若給公司造成一

定經(jīng)濟損失或不良社會影響者，公司將追究其法律責任。

四、每年年終公章管理人負責將公章使用情況登記表復(fù)印件送人事

行政部存檔。

計算機管理制度

一、目的與適用范圍

為規(guī)范本公司電腦的使用管理，確保電腦以及網(wǎng)絡(luò)資源高效安

全地用于工作，現(xiàn)對本公司電腦的使用與管理作出規(guī)定，請所有工作

人員遵守。

二、電腦的申請與管理

（一）、按照“誰使用，誰負責”的原則進行管理。員工是自己辦公

電腦管理的直接責任人，部門主管為該部門所有計算機和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備

管理的責任人。

（二）、個人使用的電腦都由其本人保管，不經(jīng)過電腦保管人的允許,

其他人不得擅自使用他人電腦。

三、電腦的安全與維護

（一）、為確保電腦安全，電腦要經(jīng)常殺毒并及時進行殺毒軟件的升

級更新。定期對電腦進行病毒掃描。使用U盤等可移動存儲介質(zhì)時

應(yīng)先殺毒，發(fā)現(xiàn)電腦或網(wǎng)絡(luò)故障，及時通知請專業(yè)人員進行維護，不

得私自處理。

（二）、計算機操作系統(tǒng)、計算機名、計算機IP地址、計算機用戶

名等配置不得隨意更改、添加；非專業(yè)人員嚴禁隨意拆卸機箱和更換

計算機軟、硬件配件。

（三）、電腦的開、關(guān)機應(yīng)按照正常程序操作，因非法操作而使電腦

不能正常使用的，修理費用由本人負責。

（四）、對所用電腦設(shè)備要及時清潔，不得用硬物擦拭顯示器屏幕;

不得用濕抹布擦拭電腦任意部件；不得將煙灰、水花、小食品等雜物

掉入鍵盤中；不得自行拆裝、插拔各種連線、損壞主機箱后的密封鎖

等。若屬于人為原因造成電腦設(shè)備的損壞，要照價賠償，并追究其責

任。

（五）、下班前或離開計算機兩個小時以上，必須檢查計算機的安全

狀態(tài)，在確定安全的前提下方可離開。

（六）、下班的時候必須關(guān)機和關(guān)閉主機電源。

四、電腦使用的禁止行為

（一）、嚴禁利用辦公室電腦從事違反國家法律和法規(guī)的活動。

（二）、站的電腦只能用于職工的工作、學習，嚴禁在上班時間進行

看電影、炒股、瀏覽不健康網(wǎng)站、玩游戲等與工作無關(guān)的事情。

（三）、非工作目的時，不得使用音箱設(shè)備、攝像頭。

（四）、電腦發(fā)生故障應(yīng)盡快通知專業(yè)人員及時解決，不允許私自打

開電腦主機箱操作。

（五）、電腦由單位統(tǒng)一配置并定位，任何科室和個人不得私自挪用

調(diào)換、外借和移動電腦。

五、計算機的維修

當計算機出現(xiàn)故障時，應(yīng)立即停止操作，上報人事行政部，由人

事行政部負責維修。

出差管理制度

一、規(guī)范出差管理流程、加強出差預(yù)算的管理并做到有章可循

特制定本制度。

二、本制度參照本公司行政管理、財務(wù)管理相關(guān)制度的規(guī)定制

定。

三、員工出差依下列程序辦理：

出差前應(yīng)填寫出差申請單。出差期限由派遣負責人視情況需

要，事前予以核定，并依照程序核實。

四、出差的審核決定權(quán)限如下：

（一）當日出差

出差當日可能往返，一般由部門經(jīng)理核準。

（二）遠途出差

由部門經(jīng)理核準，報總經(jīng)理審批，部門經(jīng)理以上人員一律由總

經(jīng)理核準。

五、交通工具的選擇標準：

（一）短途出差可酌情選擇汽車作為交通工具。

（二）遠途出差一般選擇火車作為交通工具，特殊情況下采用

汽車出行，一般火車超過六個小時可以選擇臥鋪或高鐵出行，特殊

情況，可向總經(jīng)理申請選擇乘坐飛機。

六、費用預(yù)算

堅持“先預(yù)算后開支”的費用控制制度。各部門應(yīng)對本部門的

費用進行預(yù)算，報總經(jīng)理審批，并嚴格按計劃執(zhí)行，不得超支，原

則上不支出計劃外費用，特殊情況報總經(jīng)理審批。

七、借款

（一）借款的首要原則是“前賬不清，后款不借”。

（二）需借支的出差人員依據(jù)審批后的出差申請表填制借款

單，財務(wù)部門收到經(jīng)核簽的出差申請及借款單時，需再對出差費用

預(yù)算進行合理性測算，若認為合理則給以辦理借支，若認為有不合

理之處，可與申請人進行溝通，溝通后如未獲共識則交付總經(jīng)理進

行裁決。

（三）出差或其他用途需借大筆現(xiàn)金時，應(yīng)提前向財務(wù)預(yù)約，

并有總經(jīng)理審批；

（四）借款要及時清還，公務(wù)結(jié)束后3日內(nèi)到財務(wù)部結(jié)算還

款。無正當理由過期不結(jié)算者，扣發(fā)借款人工資，直至扣清為止。

（五）借款額度與借款人工資掛鉤，參照出差費用標準，原則

上不得超過借款人的月工資收入。

（六）借款金額原則上限制為：普通員工借款金額在1000-

2000元，主管級以上員工金額在1000-3000以內(nèi)，特殊用途超過

5000元等特大金額應(yīng)上狠總經(jīng)理原因?qū)徟?/p>

八、報銷程序及出差費用的報銷

（一）嚴格按審批程序辦理。按財務(wù)規(guī)范粘貼“差旅費報銷

單”一部門主管或經(jīng)理審核簽字一財務(wù)部核實一總經(jīng)理審批一財務(wù)

領(lǐng)款報銷。

（二）出差人員需于出差返回三日內(nèi)向財務(wù)部門提報經(jīng)部門主

管簽核的該行次《差旅費報銷單》、《出差報告》，財務(wù)部門依據(jù)相

關(guān)財務(wù)規(guī)定進行初次審核，同時還需對費用支出的合理性進行審

核。如未按規(guī)定期限提報者，財務(wù)部直接于最近期發(fā)放工資時扣減

該員所預(yù)支之金額，且于日后報銷時，按報銷單所填金額90%予以

報銷。

九、出差申請與報告

（一）出差前應(yīng)填寫《出差申請表》并注明出差路線、事由、

計劃及出差費用預(yù)算，經(jīng)總經(jīng)理同意并簽字確認后方可出差，否則

出差費用一律不予報銷。

（二）總經(jīng)理對出差申請進行審批時，除須對申請人員所填具

之出差目的及時間安排進行審核外，還應(yīng)對其所提出的出差費用預(yù)

算進行合理性測算。

（三）出差期限由派遣負責人視情況需要，事前予以核定，并

依照程序核實。

（四）將出差申請表送至人事行政部留存、記錄考勤。原則上

出差出發(fā)時間在中午12點以前的可以不來公司報到；出差出發(fā)時

間在中午12點以后的要來公司報到，特殊原因不來公司的必須有

總經(jīng)理批準并報人事行政部備案。

（五）出差返回時間（以機票、車票上的到達時間為準）在中

午12點以前的要來公司報到；出差返回時間在中午12點以后的經(jīng)

總經(jīng)理批準并報人事行政部后可不來公司報到。

（六）出差后須按《出差申請表》中擬定的時間、路線、擬計

劃開展出差工作。

（七）出差途中生病、遇意外或因工作實際，需要延長差旅時

間的，應(yīng)打電話向公司請示；不得因私事或借故延長出差時間，否

則其差旅費不予報銷。

（A）出差人員返回后均需提報《出差報告》，出差報告中需

將本次出差的任務(wù)完成情況（包括出差目的達成情況、費用支出情

況等內(nèi)容）做詳細說明，同時該報告也是出差費用報銷的依據(jù)之

O

（九）出差報告的審核及審批：流程同出差申請。

（十）出差結(jié)束后，應(yīng)于3日之內(nèi)提交出差報告，并到財務(wù)部

費用報銷。未按以上手續(xù)辦理出差手續(xù)或未經(jīng)審批所發(fā)生的費用，

公司將不予報銷。

（十一）為強化出差費用管控及提升遠途出差（本市以外）成

本效益，遠途出差人員在填具《差旅費報銷單》E寸，必須與相對應(yīng)

的《出差申請表》上所載明的預(yù)算金額相接近，如高于預(yù)算金額

10%或超過300元者，則必須提出說明并經(jīng)總經(jīng)理核準后超出部分

始得報銷。

十、員工出差活動的監(jiān)管

各部門經(jīng)理對自己部門的員工出差活動負責進行監(jiān)督管理，定

期（按月）開展檢查，對檢查過程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為應(yīng)及時處理。

違規(guī)處罰標準：

（一）員工出差未辦理申請手續(xù)的，處罰責任人20—100元/

次，期間產(chǎn)生的費用不得報銷入帳。

（二）員工出差期間獲得的信息未按規(guī)定整理，總結(jié)上報的，

處罰責任人20-200元/次，獲得的資料未按時辦理歸檔手續(xù)的，

處罰責任人50—200元/次，如因此造成的直接經(jīng)濟損失由責任人

承擔。｛出差管理辦法｝

（三）出差人員未按時辦理費用報批手續(xù)并入賬的，處罰20一

200元/次，對超期報銷的出差費用按90%報銷入賬。

（四）出差費用報批存在弄虛作假的，按照作假部分的多少處

罰責任人，同時做假部分的費用不得入賬，已入賬的應(yīng)進行剝離。

5、財務(wù)部門未按相關(guān)規(guī)定審核報銷票據(jù)，存在違規(guī)的，處罰

責任人50—200元/次，如因此造成的直接經(jīng)濟損失由審核人承

擔。

十一、出差相關(guān)規(guī)定

（一）本市出差：

1、原則上要求使用本公司交通工具，不報銷任何費用和補

助；

2、如因特殊原因未派車的，出差之交通費用憑乘車票據(jù)實數(shù)

報銷，乘坐出租車需取得部門主管同意后方可；

（二）市外出差：

1、原則上應(yīng)當天往返，若確需住宿留駐，應(yīng)取得總經(jīng)理同意

后方可報銷相關(guān)費用；出差人員所乘交通工具及食宿標準具體按附

件1的規(guī)定執(zhí)行，特殊情況經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。

2、差旅費應(yīng)據(jù)實填報，如發(fā)現(xiàn)有虛報不實者，除將所領(lǐng)差旅

費追回外，并視情節(jié)輕重，予以懲處。

3、差旅費報銷必須一次一清，上次不清下次不借，不能結(jié)清

者，從當月工資中扣回，直至扣清。

4、出差不享受休息待遇，不得報支加班費或輪休，要保證每

天工作8小時和一定的工作績效，但重大節(jié)假日（春節(jié)、元旦、勞

動節(jié)、國慶節(jié)、中秋節(jié)、端午節(jié)）可酌情給以補貼。

車輛管理制度

為加強單位車輛的管理，本著“方便管理、節(jié)約開支、提高效

率、優(yōu)質(zhì)服務(wù)”的原則，制定下列制度。

一、車輛管理

（一）車輛有關(guān)證照和有關(guān)手續(xù)，由人事行政部人員妥善保

to

（二）車輛嚴格實行下班入庫制。下班后車輛停放在指定停車

場，因事不能停入指定車位的車輛應(yīng)存放在相應(yīng)有關(guān)規(guī)定的停放

處。如：出差在外的車輛，要將車輛停放在安全場所，并鎖好方向

盤和門窗，搞好安全防范。嚴禁車輛在洗車處及私人住宅區(qū)過夜，

否則產(chǎn)生不良后果由駕駛員負責。

（三）車輛實行專車專人駕駛，嚴禁將車輛私自交他人駕駛；

嚴禁將車輛交給無證人員駕駛；任何人不得利用單位車輛練習駕

車；不準跑私車。外單位向我單位借車的，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準；

（四）車輛進行加油需經(jīng)財務(wù)人員負責登記，領(lǐng)導(dǎo)簽字；每月

駕駛員需準確上報車輛的耗油和公里數(shù)情況,財務(wù)人員進行審核公

布。

（五）特殊情況用車必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意方可出車。

二、車輛調(diào)度和使用

（一）車輛調(diào)度實行先領(lǐng)導(dǎo)后一般，先急后緩，先遠后近，先

鄉(xiāng)鎮(zhèn)后城市，先會議后出差，先保證工作后私人用車的原則。

（二）辦公用車實行派車制度。由用車人向領(lǐng)導(dǎo)提出申請，由

領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一進行安排、調(diào)度。領(lǐng)導(dǎo)外出時，由人事行政部負責人安排

調(diào)度。車輛調(diào)度按照工作的輕重緩急及領(lǐng)導(dǎo)優(yōu)先的原則，統(tǒng)籌安

排，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準，駕駛員不得擅自出車。司機必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)通知方

可出車，并按派車通知規(guī)定的時間、地點出車，不得擅自改變。

（三）用車均實行出車登記制，由人事行政部登記，注明出車

途徑地、目的地、出車時間等，并請用車人簽字確認。月底由駕駛

員本人匯總填寫當月出車報表，作為核銷油料等費用的依據(jù)。

（四）人事行政部各工作人員如需用車的，須至少提前一日向

領(lǐng)導(dǎo)提出申請，報經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后，由領(lǐng)導(dǎo)負責安排。

1、本單位工作人員及直系親屬婚喪嫁娶。

2、遇天災(zāi)人禍突發(fā)事件等緊急情況的。

3、車輛的過橋過路費由用車人承擔。

（五）車輛出車返回后，駕駛員均應(yīng)及時向人事行政部報告，

以便于車輛調(diào)度。未經(jīng)派車，擅自出車者，按私自用車論處。

（六）單位領(lǐng)導(dǎo)和工作人員，都要自覺按制度辦事，尊重駕駛

員的勞動。用車人員和駕駛員要主動配合，搞好工作銜接。

三、車輛駕駛與行車安全。

（一）為確保行車安全，駕駛員必須認真鉆研業(yè)務(wù)，定期參加

交警隊組織安排的安全學習和檢查，嚴格遵守道路交通安全法規(guī)，

服從交警指揮，嚴禁酒后開車，不準超速行駛。

（二）車輛要勤檢查，勤保養(yǎng)，勤擦洗，使車輛始終保持最佳

運行狀況。發(fā)現(xiàn)問題，及時處理，嚴防事故發(fā)生。

（三）公車執(zhí)行公務(wù)中發(fā)生交通事故，因違章造成事故應(yīng)負全

部責任或主要責任的，除保險公司賠償款項外，駕駛者承擔其余費

用，并作出書面檢查；負次要責任或一定責任的，除保險公司賠償

款項外，駕駛者承擔其余費用的10%。公車私用發(fā)生交通事故，除

保險賠付外的一切費用由駕駛者承擔。

四、車輛維護與修理

（一）要堅持預(yù)防為主的原則，發(fā)現(xiàn)問題，反應(yīng)敏捷，處理及

時。

（二）人事行政部要加強對車輛的管理，按時組織進行年度審

驗，及時辦理保險等有關(guān)手續(xù)，定期進行保養(yǎng)檢查、油料使用情況

檢查，控制支出，節(jié)約開支。

（三）車輛需維修時，駕駛員事先應(yīng)征得人事行政部和領(lǐng)導(dǎo)同

意，然后到定點廠家維修，并隨時將維修費用票據(jù)帶回，按財務(wù)制

度的有關(guān)規(guī)定及時履行報批手續(xù)。

（四）未經(jīng)批準擅自進行修車、購置零配件或在非指定的廠家

修車，其費用不得報銷。

（五）應(yīng)建立車輛維修保養(yǎng)臺賬，按里程或時間及時提出保養(yǎng)

和修理建議。

五、相關(guān)費用報銷

（一）車輛的保險費、養(yǎng)路費、油費、路橋費、泊車費及凡因

公使用的費用，統(tǒng)一由財務(wù)人員審核領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可報銷。保險

費、養(yǎng)路費每年報銷一次，路橋費、泊車費、洗車費由駕駛員每月

匯總報銷一次，由財務(wù)人員根據(jù)出車記錄復(fù)核，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字驗核方

可報銷。

（二）車輛維修費用報銷需附維修申請單和維修收費清單，經(jīng)

領(lǐng)導(dǎo)審核批準后報銷。

（三）駕駛員如有違反交通規(guī)章（如闖紅燈，違章停車等）,

造成罰款的不予報銷（特殊情況除外），由違規(guī)駕駛員個人承擔責

任，并準時交納罰款。

工裝管理規(guī)定

一、目的

規(guī)范工裝配置標準，進一步完善工裝及相關(guān)勞保用品的管理，提

升中海物業(yè)員工整體職業(yè)化的形象。

二、適用范圍

適用于公司內(nèi)各級單位的員工工裝管理。

三、職責

公司人事行政部負責工裝及相關(guān)勞保用品的統(tǒng)籌管理。

四、規(guī)定

（一）管理原則

根據(jù)公司核定的員工編制，公司各部門按配備標準申報需配發(fā)

的工裝數(shù)額，人事行政部原則上按每季（夏季/冬季）配發(fā)工裝，建立

相應(yīng)的物資臺帳；人事行政部按公司相關(guān)規(guī)定選定制裝廠家并簽訂

制裝合同，在保質(zhì)保量保交貨期的前提下，力求控制成本達到最佳性

價比。

（二）配置標準及范圍

1、配置標準

2、工裝及相關(guān)勞保用品的配發(fā)范圍為公司正式員工。

3、人事行政部安排發(fā)放工裝。

4、試用期員工原則上使用替換工裝或備用裝。

（三）申請工裝及勞保用品的申請、發(fā)放、退換。

1、部門填寫《工裝需求列表》及標準尺寸（如因體型問題需要

定制的單獨列出）交人事行政部匯總，報總經(jīng)理批準；

2、工裝及相關(guān)勞保用品，由人事行政部負責采購和發(fā)放，個人

領(lǐng)取時須簽收，人事行政部進行備案。

3、員工領(lǐng)用的工裝及勞保用品，若發(fā)現(xiàn)有質(zhì)量問題，人事行政

部工裝負責人應(yīng)及時跟進：工裝應(yīng)在發(fā)放三天內(nèi)向供應(yīng)商提出退換,

勞保用品應(yīng)在發(fā)放當天提出退換。

（三）工裝的保管方法

1、員工需自覺保管好工裝，工裝應(yīng)定時清洗，保持整潔，清洗

干凈后必須熨燙平整，防止變皺、變形。

（四）補發(fā)及重做

1、由于工作原因造成工裝損壞嚴重而不能穿著的，經(jīng)公司批準

后按交舊換新的原則為其補發(fā)。

2、因轉(zhuǎn)崗、調(diào)職等工作原因，原有工裝不符合現(xiàn)職要求的，經(jīng)

公司核準后按交舊換新的原則為其重做。

3、工裝穿著一段時間后因體型變化較大而不合身的，重新制作

費由本人按總價50%交費后重做。

4、如丟失或人為損壞工裝的，由本人按總價80%交費后重做。

5、補發(fā)及重做的手續(xù)：本人（轉(zhuǎn)崗/調(diào)職由所在部門）提出申請

一由所在部門經(jīng)理簽署意見一提交人事行政部辦理。

6、員工如購買公司庫存的舊工裝費用按工本費的一般計算。

（五）季節(jié)性換裝

1、夏裝換穿時間一般為每年的5月一9月。

2、冬裝換穿時間一般為每年的11月一2月。

3、春秋裝換穿時間為每年的3月一4月；9月一11月

4、根據(jù)當?shù)氐奶鞖馇闆r，可具體調(diào)整季節(jié)性換裝時間，但以統(tǒng)

一形象為原則。

（六）離職扣款計算方法

1、員工離職時，量身定制的冬裝、量身定制的春秋裝、夏裝、

襯衣系列不予回收，按折舊扣款處理，其計算式為：應(yīng)扣款二工裝總

價X80%+24個月X（24個月-實際發(fā)放月數(shù)）。

2、被褥、高筒靴等從發(fā)放之日起滿24個月的不扣款；不滿24

個月離職的，按未滿月數(shù)的比例扣款。

3、員工離職時，標準碼春秋裝、標準碼冬裝、領(lǐng)帶、圍巾公司

予回收，工裝繳還時應(yīng)清洗干凈，由公司人力資源部人員檢查完好無

損、熨燙平整、扣子齊全，方可存入庫房，如出現(xiàn)以下情況按制度執(zhí)

行：

3.1掉一個紐扣、拉鏈損壞--扣20元

3.2一個明顯污點--扣30元

3.3一個部位脫線一一扣50元

3.4有異味——扣30元

3.5工裝不平整——扣30元

3.6衣服變形——扣50元

4、員工離職涉及的上述扣款，由所在部門在《員工離職審批表》

上填寫扣款數(shù)額，提交公司作離職結(jié)算使用。

庫房管理制度

為加強對辦公用品的管理，控制費用支出，規(guī)范辦公用品的采購

與使用，本著勤儉節(jié)約和有利于工作的原則，結(jié)合公司實際，制定本

制度。

一、辦公用品范圍

（一）低值易耗品：筆、筆記本、打印紙、膠水、膠帶、釘書訂、

回形針、修正液、檔案袋、標簽、紙杯、電池、垃圾袋等。

（二）耐用品：文件夾、文件盒、釘書機、印泥、計算器、拖布、

工具等。

（三）固定資產(chǎn)：價值2000元以上或使用周期超過一年的物品。

二、人事行政部負責辦公用品的采購、發(fā)放、日常管理工作。

三、采購入庫管理

（一）日常辦公使用的物品由行政部根據(jù)部門使用情況及庫存

情況進行采購。

（二）辦公倉庫用品的采購要本著節(jié)約、合理、適用的原則。貨

比三家，務(wù)求質(zhì)優(yōu)價廉。

（三）經(jīng)辦人在業(yè)務(wù)交往中嚴禁收受回扣、紅包及高額貴重饋贈,

不得受賄，不得索取錢物，如有發(fā)現(xiàn)視情節(jié)嚴重程度進行處罰。

（四）采購人員應(yīng)將所采購的物品交人事行政部辦理登記入庫

手續(xù)。保管人對所購買辦公倉庫用品按購貨清單進行驗收，核對品

種、規(guī)格、數(shù)量與質(zhì)量，確保沒有問題后方可入庫。

第三章、領(lǐng)用出庫管理

（一）辦公用品倉庫由人事行政部統(tǒng)一保管，并指定保管人，按

公司核定的標準向使用人發(fā)放。

（二）各部門應(yīng)指定專人領(lǐng)取辦公用品。

（三）各部門及各使用人應(yīng)按辦公用品倉庫使用標準領(lǐng)取物品，

并如實地進行登記。

（四）耐用品的領(lǐng)用原則是“以舊換新”。

（五）辦公倉庫用品領(lǐng)取后發(fā)現(xiàn)不適用或未用完部分，應(yīng)及時進

行調(diào)換或交回倉庫。

（六）各部門要控制和合理使用辦公用品，杜絕浪費現(xiàn)象。

（七）辦公用品領(lǐng)用必須填寫物品領(lǐng)用登記表，特殊物品領(lǐng)用還

應(yīng)填寫出庫單，未按規(guī)定程序領(lǐng)用出庫。

第四章、倉庫日常管理

（一）辦公用品由人事行政部集中保管，所有物品出入庫必須登

記造冊。

（二）辦公用品倉庫應(yīng)定期清點。清點要求做到賬物一致，如有

差異必須說明原因并及時更正。每月月底對辦公倉庫徹底盤查，并制

作盤點明細表、出入庫明細表進行存檔。

（三）由于辦公用品在使用過程中的自然損耗，導(dǎo)致零配件磨

損失去部分使用功能的，應(yīng)對其進行維護，各部門不能自己修復(fù)的，

交人事行政部；人事行政部將需要維修的辦公用品集中后，找專業(yè)維

修人員進行修理，對無維修價值的辦公用品，進行報廢處置。

（四）人事行政部每周對辦公倉庫進行清潔整理工作，物品擺放

應(yīng)整齊有序，保持環(huán)境干凈衛(wèi)生，達到整齊、整潔、干凈、衛(wèi)生、合

理擺放的要求。

（五）倉庫內(nèi)嚴禁吸煙，禁止一切明火及存放其他易燃、易爆、

有毒等危險品，發(fā)現(xiàn)一例立即處理。

（六）每天下班后必須檢查倉庫門鎖是否關(guān)好，做好辦公用品的

安全保護工作，做好“防火、防盜、防害”三防工作，由于保管不善

造成的損失視嚴重程度對保管員進行處罰。

固定資產(chǎn)管理制度

一、目的

為了更好的利用固定資產(chǎn)，加強公司固定資產(chǎn)的監(jiān)督，實行固定

資產(chǎn)統(tǒng)一管理。結(jié)合公司實際情況，特制訂本制度。

二、適用范圍

適用于公司各部門。

三、固定資產(chǎn)管理范圍

（一）固定資產(chǎn)是指使用期限超過一年的機器、運輸工具以及其

他與生產(chǎn)經(jīng)營有關(guān)的設(shè)備、器具、工具等，不屬于生產(chǎn)經(jīng)營主要設(shè)備

的物品，單位價值在2000元以上，使用年限超過一年的也作為固定

資產(chǎn)。

（二）辦公室固定資產(chǎn)主要指：桌椅、茶幾、公文柜、保險柜、

碎紙機、過塑機、電腦、打印機、復(fù)印機、投影儀、掃描儀、空調(diào)機、

POS機、驗鈔機、吸塵器、消毒柜、冰箱、保鮮柜、貨架、音響設(shè)備、

無線/有線話筒、爐具、廚具、絞肉機等。

四、管理分工

公司的固定資產(chǎn)管理由財務(wù)部負責帳的管理，人事行政部負責

物的管理，使用部門負責正常使用。

（一）財務(wù)部

1、財務(wù)部作為公司固定資產(chǎn)的核算部門，應(yīng)設(shè)置固定資產(chǎn)總帳

及明細分類帳。

2、財務(wù)部根據(jù)主管部門提供的，經(jīng)理簽字生效的各類表格，對

固定資產(chǎn)的增減變動及時進行帳務(wù)處理。

3、財務(wù)部會同人事行政部，每年3月、6月、9月、12月對固

定資產(chǎn)進行例行盤點，做到帳實相符，確保帳、物一致。

（二）人事行政部

1、人事行政部作為固定資產(chǎn)的主管部門，應(yīng)安排專人負責固定

資產(chǎn)的檔案管理工作。

2、負責建立健全的固定資產(chǎn)明細帳，隨時掌握固定資產(chǎn)的使用

狀況。

3、負責固定資產(chǎn)的管理，搞好固定資產(chǎn)的分類，統(tǒng)一編號，建

立固定資產(chǎn)檔案及登記賬，負責審批并辦理購置、驗收、調(diào)撥轉(zhuǎn)移、

報廢、封存啟用、清查盤點等事項。

4、負責監(jiān)督、配合使用部門做好設(shè)備的使用和維護，確保設(shè)備

完好提高利用率，并定期組織進行設(shè)備的清點，保證帳、物相符。

5、根據(jù)使用部門的使用情況，組織編制設(shè)備大、中、修等維修

計劃，按期編報設(shè)備更新計劃。

6、嚴肅管理紀律，對違反固定資產(chǎn)管理制度，擅自贈送、出售、

拆除固定資產(chǎn)的行為和破壞固定資產(chǎn)的現(xiàn)象，要嚴格追查責任，視情

節(jié)給予處罰。

7、人事行政部職責

(1)負責公司固定資產(chǎn)物品臺賬管理，對申購的固定資產(chǎn)進行

審核，并定期抽查出入庫表和臺賬表。

(2)負責固定資產(chǎn)臺賬的建立與更新；

(3)負責公共區(qū)域固定資產(chǎn)的定期盤點與維護保養(yǎng)工作；

(4)負責員工離職時固定資產(chǎn)的回收與清理工作；

(5)負責固定資產(chǎn)的驗收、出入庫登記、調(diào)撥、盤點、清理、

報廢等工作；

(6)負責維修計劃與設(shè)備更新計劃的擬定；

(7)負責供應(yīng)商的篩選工作；

(8)對固定資產(chǎn)的維護保養(yǎng)工作。

(三)使用部門

1、各固定資產(chǎn)使用部門負責本部門的設(shè)備管理工作。

2、建立固定資產(chǎn)明細帳，固定資產(chǎn)的領(lǐng)用、調(diào)出、報廢必須經(jīng)

人事行政部及總經(jīng)理批準，未經(jīng)批準，不得擅自調(diào)動、報廢，更不能

自行外借和變賣。

3、根據(jù)人事行政部的要求配合進行固定資產(chǎn)的盤點，做到帳、

物兩相符。

五、固定資產(chǎn)的管理要求

(一)固定資產(chǎn)的申購及采購

1、各部門需購置固定資產(chǎn)，由部門填寫《固定資產(chǎn)購置申請表》,

經(jīng)人事行政部及總經(jīng)理簽字批準后，由人事行政部進行采購?！豆潭?/p>

資產(chǎn)購置申請表》應(yīng)詳細填寫固定資產(chǎn)名稱、規(guī)格、型號，以及至少

三家供貨廠商報價，以備合理采購。

（見表《固定資產(chǎn)購置申請表》）

（二）固定資產(chǎn)的驗收入庫

1、固定資產(chǎn)收到后，由人事行政部行政采購專員和人事行政部

進行驗收。驗收時仔細核對固定資產(chǎn)名稱、規(guī)格、型號、金額、供貨

廠商等信息是否與預(yù)訂相符，并在《固定資產(chǎn)購置申請表》上填寫實

際采購金額后簽字交人事行政部；

2、人事行政部同時對固定資產(chǎn)進行編號，并填寫《固定資產(chǎn)入

庫清單》，人事行政部、使用部、財務(wù)部進行留存理，更新《固定資

產(chǎn)明細表》臺賬，落實使用責任人。（見附表《固定資產(chǎn)明細表》）

（三）固定資產(chǎn)費用報銷

1、每月25日-30日對所購買的固定資產(chǎn)進行統(tǒng)一的費用報銷,

報銷時須附《固定資產(chǎn)購置申請表》。

（四）固定資產(chǎn)的領(lǐng)用、登記及編碼

1、由人事行政部人事行政部填寫固定資產(chǎn)填寫《出庫單》，使用

部門簽字確認后，辦理出庫手續(xù)。

2、人事行政部對固定資產(chǎn)進行編碼（入庫時編碼），并