寧夏政府會議管理制度

寧夏政府會議管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)：為確保寧夏政府會議的有序、高效進(jìn)行，規(guī)范會議的組織、管理和實(shí)施，根據(jù)《中華人民共和國行政會議法》及有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合寧夏回族自治區(qū)實(shí)際情況，特制定本制度。

第二條適用范圍：本制度適用于寧夏回族自治區(qū)政府及其各部門、直屬機(jī)構(gòu)召開的各類工作會議。包括但不限于常務(wù)會議、專題會議、全體會議等。

第三條會議原則：

-依法依規(guī)：會議召開須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及自治區(qū)相關(guān)規(guī)章制度。

-精簡高效：嚴(yán)格控制會議規(guī)模、次數(shù)和時間，提高會議效率。

-公開透明：除涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的會議外，應(yīng)適當(dāng)公開，接受社會監(jiān)督。

第四條責(zé)任分工：

-會議組織部門：負(fù)責(zé)會議的籌備、通知、場地安排、資料準(zhǔn)備等會務(wù)工作。

-參會部門：負(fù)責(zé)按時參加或派員參加，并準(zhǔn)備相關(guān)議題材料。

-會議記錄部門：負(fù)責(zé)會議記錄、紀(jì)要起草及會后資料的歸檔工作。

第五條保密規(guī)定：會議內(nèi)容和會議紀(jì)要涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的，應(yīng)嚴(yán)格按照《中華人民共和國保密法》及相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第六條持續(xù)改進(jìn)：會議組織部門應(yīng)定期收集會議反饋，不斷優(yōu)化會議流程和管理制度，提高會議質(zhì)量和效率。

本制度的其他章節(jié)將詳細(xì)闡述會議流程、會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)、會議室管理規(guī)定等內(nèi)容，以確保寧夏政府會議管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化。

第二章會議流程

會議籌備：

-議題征集：會議組織部門應(yīng)至少提前一周向各部門征集會議議題，各部門需在規(guī)定時間內(nèi)提交議題申請，包括議題名稱、背景資料、討論目的和預(yù)期成果等。

-議題篩選：會議組織部門根據(jù)議題的重要性和緊急程度，以及會議時間安排，篩選出本次會議的討論議題，并確定議題順序。

-會議通知：確定會議議題和時間后，會議組織部門應(yīng)及時發(fā)布會議通知，明確會議主題、時間、地點(diǎn)、參會人員、議程等，并要求各部門做好會前準(zhǔn)備工作。

會前準(zhǔn)備：

-資料準(zhǔn)備：會議組織部門負(fù)責(zé)準(zhǔn)備會議所需的相關(guān)資料，包括但不限于議題背景資料、相關(guān)政策法規(guī)、往次會議紀(jì)要、相關(guān)部門的報(bào)告等，并于會前分發(fā)給參會人員。

-場地安排：根據(jù)參會人數(shù)和會議性質(zhì)，選擇合適的會議室，并確保會議設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行，如音響、投影儀、白板等。

-技術(shù)支持：對于需要技術(shù)支持的會議，如視頻會議，提前進(jìn)行技術(shù)測試，確保會議過程中通訊暢通無阻。

會議進(jìn)行：

-簽到與入場：會議開始前，參會人員應(yīng)在指定位置簽到，并按時入場，會議組織人員應(yīng)確保簽到記錄準(zhǔn)確無誤。

-會議主持：由主持人宣布會議開始，介紹參會人員，明確會議議程和討論規(guī)則。

-議題討論：按照議程安排，逐個討論議題。各部門針對議題提出觀點(diǎn)、意見和建議，主持人負(fù)責(zé)把控討論節(jié)奏，確保會議高效進(jìn)行。

-決策與表決：對于需要決策的議題，主持人應(yīng)組織表決，記錄表決結(jié)果，并明確決策后的執(zhí)行責(zé)任人和完成時限。

會后工作：

-會議紀(jì)要：會議記錄部門應(yīng)在會議結(jié)束后及時起草會議紀(jì)要，準(zhǔn)確記錄會議內(nèi)容、討論重點(diǎn)、決策結(jié)果等，并在規(guī)定時間內(nèi)分發(fā)給參會人員確認(rèn)。

-任務(wù)分配：會議組織部門根據(jù)會議決策，將任務(wù)分配給相關(guān)部門和人員，明確工作要求和完成時限。

-效果跟蹤：會議組織部門應(yīng)對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，確保會議成果得以落實(shí)。

本章旨在規(guī)范會議的整個流程，從會議籌備到會后工作，確保會議的順利進(jìn)行，提高會議效率和決策執(zhí)行力。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

會議紀(jì)要的制定與發(fā)布：

-會議紀(jì)要應(yīng)由指定的會議記錄人員根據(jù)會議內(nèi)容及時起草，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。

-會議紀(jì)要應(yīng)包括會議主題、時間、地點(diǎn)、參會人員、討論的主要議題、決策結(jié)果、任務(wù)分配及責(zé)任人等信息。

-會議紀(jì)要起草后，應(yīng)提交給主持人或主要負(fù)責(zé)人員進(jìn)行審核，確保紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確性和權(quán)威性。

-審核通過的會議紀(jì)要應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)通過電子郵件、內(nèi)部系統(tǒng)等方式分發(fā)給所有參會人員及相關(guān)部門。

會議紀(jì)要的確認(rèn)與反饋：

-各參會人員應(yīng)在收到會議紀(jì)要后的一定工作日內(nèi)進(jìn)行確認(rèn)，如有異議或補(bǔ)充，應(yīng)及時反饋給會議記錄部門。

-會議記錄部門應(yīng)對收到的反饋進(jìn)行整理，必要時對會議紀(jì)要進(jìn)行調(diào)整，并再次分發(fā)確認(rèn)。

任務(wù)執(zhí)行的跟蹤與監(jiān)督：

-會議組織部門應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要中的任務(wù)分配，建立任務(wù)跟蹤機(jī)制，對任務(wù)的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查。

-各任務(wù)責(zé)任人應(yīng)按照會議紀(jì)要中的要求和時限，定期報(bào)告工作進(jìn)展和完成情況。

-對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和困難，責(zé)任人應(yīng)及時向會議組織部門報(bào)告，尋求解決方案。

會議決策的落實(shí)與評估：

-會議組織部門應(yīng)對會議決策的執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行評估，確保決策落地并達(dá)到預(yù)期效果。

-對于未按期完成或執(zhí)行效果不佳的情況，應(yīng)分析原因，制定改進(jìn)措施，并在后續(xù)會議中進(jìn)行反饋和調(diào)整。

-定期對會議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行匯總，并向領(lǐng)導(dǎo)層報(bào)告，以便于領(lǐng)導(dǎo)層對決策執(zhí)行情況有全面的了解。

會議紀(jì)要的歸檔與利用：

-會議紀(jì)要應(yīng)按照規(guī)定的格式和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔，便于今后的查詢和追溯。

-會議紀(jì)要作為政府工作的重要記錄，應(yīng)作為決策依據(jù)、工作總結(jié)和歷史檔案保存。

-定期對會議紀(jì)要進(jìn)行整理和分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為改進(jìn)工作流程和提高決策質(zhì)量提供參考。

本章強(qiáng)調(diào)了會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)，確保會議決策不流于形式，通過有效的跟蹤監(jiān)督機(jī)制，促進(jìn)政府工作的有序推進(jìn)和決策的落地實(shí)施。

第四章會議室管理規(guī)定

會議室預(yù)訂：

-會議室預(yù)訂應(yīng)通過寧夏政府內(nèi)部統(tǒng)一的管理系統(tǒng)進(jìn)行，以確保會議室使用的透明度和公平性。

-預(yù)訂者需提前填寫會議室申請表，包括會議主題、時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交。

-會議室預(yù)訂應(yīng)遵循先到先得的原則，對于重要會議或緊急會議，會議組織部門有權(quán)進(jìn)行統(tǒng)籌安排。

會議室使用規(guī)范：

-會議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，禁止吸煙、進(jìn)食，并在會議結(jié)束后將垃圾帶走。

-使用會議室時，應(yīng)愛護(hù)室內(nèi)設(shè)施，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備損壞，應(yīng)及時向管理人員報(bào)告。

-會議期間，參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，關(guān)閉手機(jī)或?qū)⑵湔{(diào)至靜音狀態(tài)，不得隨意離開會議室。

會議室設(shè)備管理：

-會議室內(nèi)的設(shè)備應(yīng)由專人負(fù)責(zé)維護(hù)，定期檢查設(shè)備運(yùn)行情況，確保會議期間的正常使用。

-會議組織部門應(yīng)根據(jù)會議需求，提前調(diào)試好相關(guān)設(shè)備，如投影儀、音響、視頻會議系統(tǒng)等。

-對于特殊設(shè)備需求，會議組織部門應(yīng)提前與技術(shù)人員溝通，確保會議召開前設(shè)備到位并正常運(yùn)行。

會議室安全與保密：

-會議室應(yīng)設(shè)置在易于管理、相對獨(dú)立的位置，確保會議安全。

-會議室內(nèi)應(yīng)配備必要的消防設(shè)施和安全通道，并定期進(jìn)行安全檢查。

-涉及保密內(nèi)容的會議，應(yīng)在會議室門口設(shè)置保密提示，參會人員需遵守保密規(guī)定，不得擅自記錄和傳播會議內(nèi)容。

會議室維護(hù)與優(yōu)化：

-定期對會議室進(jìn)行維護(hù)，包括設(shè)施設(shè)備更新、環(huán)境布置優(yōu)化等，以提高會議室的使用效率。

-根據(jù)會議需求變化，適時調(diào)整會議室布局和設(shè)備配置，確保滿足各類會議的需要。

-收集會議組織者和參會人員的反饋，不斷改進(jìn)會議室管理規(guī)定，提高會議室服務(wù)的質(zhì)量和滿意度。

本章對會議室的管理規(guī)定了明確的預(yù)訂、使用、設(shè)備管理、安全保密和維護(hù)優(yōu)化等方面的要求，旨在為寧夏政府提供