廣州市會議費(fèi)管理制度

廣州市會議費(fèi)管理制度第一章總則

第一條制定目的：為加強(qiáng)廣州市會議費(fèi)管理，提高會議效率，規(guī)范會議行為，節(jié)約會議費(fèi)用，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及本市實際情況，特制定本制度。

第二條適用范圍：本制度適用于本市各級黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、社會團(tuán)體和各類企業(yè)召開的各種工作會議、研討會、座談會、表彰會等。

第三條會議分類：會議分為例行會議、專題會議和臨時會議。例行會議指定期召開的計劃性會議；專題會議指針對特定議題召開的會議；臨時會議指因工作需要臨時召集的會議。

第四條基本原則：

1.會議應(yīng)堅持精簡、高效、務(wù)實、節(jié)儉的原則；

2.會議組織應(yīng)遵循民主集中制原則，充分發(fā)揚(yáng)民主，保證會議質(zhì)量；

3.會議應(yīng)注重實際效果，減少形式主義，嚴(yán)禁鋪張浪費(fèi)。

第五條責(zé)任主體：各級單位應(yīng)明確會議管理的責(zé)任主體，由專人負(fù)責(zé)會議的籌備、組織和實施工作。

第六條預(yù)算管理：會議費(fèi)用應(yīng)納入單位預(yù)算管理，嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的預(yù)算執(zhí)行。會議組織者需合理控制會議規(guī)模、時間、地點(diǎn)和費(fèi)用。

第七條監(jiān)督檢查：各級單位應(yīng)建立健全會議管理監(jiān)督檢查制度，對會議計劃、預(yù)算執(zhí)行、會議效果等進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。

第八條培訓(xùn)與考核：各級單位應(yīng)定期對會議管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量。同時，將會議管理納入單位績效考核體系，對會議管理工作進(jìn)行評估和獎懲。

第二章會議流程

第九條會議計劃與審批：

1.各單位應(yīng)于每年年底前制定下一年度的會議計劃，包括會議名稱、目的、預(yù)期參會人數(shù)、時間、地點(diǎn)、預(yù)算等內(nèi)容，并報上級主管部門審批。

2.臨時會議應(yīng)提前至少15個工作日提交會議計劃，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批后方可組織實施。

第十條會議通知：

1.會議組織者應(yīng)在會議召開前至少7個工作日向參會人員發(fā)出書面會議通知，明確會議主題、時間、地點(diǎn)、議程、參會要求等內(nèi)容。

2.對于重要會議，應(yīng)同時通過電話或其他即時通訊方式予以確認(rèn)。

第十一條會議籌備：

1.會議組織者應(yīng)根據(jù)會議計劃，負(fù)責(zé)會議場地預(yù)定、設(shè)備檢查、資料準(zhǔn)備、參會人員接待等前期準(zhǔn)備工作。

2.會議資料應(yīng)提前準(zhǔn)備好，并在會議開始前至少1個工作日送達(dá)參會人員手中。

第十二條會議召開：

1.會議應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)定議程進(jìn)行，主持人負(fù)責(zé)掌握會議進(jìn)程，確保會議討論有序進(jìn)行。

2.會議期間，應(yīng)做好會議記錄，記錄會議討論的主要觀點(diǎn)、決策結(jié)果和待解決的問題。

第十三條會議決策：

1.會議決策應(yīng)充分討論，形成明確意見，并以書面形式記錄。

2.對于重大事項的決策，應(yīng)按照民主集中制原則，實行表決制度，確保決策的合法性和合理性。

第十四條會議總結(jié)：

1.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)及時整理會議紀(jì)要，明確會議成果、決策事項、責(zé)任人和完成時限。

2.會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)完成，并分發(fā)給所有參會人員及相關(guān)部門。

第十五條會議反饋：

1.參會人員應(yīng)對會議效果、組織和服務(wù)等方面提出意見和建議。

2.會議組織者應(yīng)對反饋意見進(jìn)行匯總和分析，作為改進(jìn)會議管理的依據(jù)。

第十六條緊急情況處理：

1.如遇緊急情況需臨時調(diào)整會議時間、地點(diǎn)或議程，會議組織者應(yīng)立即通知所有參會人員，并重新安排會議相關(guān)事宜。

2.對于因故未能參加會議的人員，會議組織者應(yīng)視情況提供會議紀(jì)要和相關(guān)資料，確保信息同步。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

第十七條會議紀(jì)要的制定與發(fā)布：

1.會議紀(jì)要應(yīng)由專人負(fù)責(zé)起草，準(zhǔn)確記錄會議內(nèi)容、決策事項、責(zé)任分配和執(zhí)行期限。

2.會議紀(jì)要經(jīng)會議主持人審核批準(zhǔn)后，應(yīng)及時發(fā)布給所有參會人員及相關(guān)執(zhí)行部門。

第十八條會議決策的執(zhí)行與監(jiān)督：

1.各責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)嚴(yán)格按照會議紀(jì)要中的決策事項和執(zhí)行期限開展工作。

2.會議組織者或指定專人應(yīng)定期對決策執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，確保決策落到實處。

第十九條進(jìn)度報告與反饋機(jī)制：

1.責(zé)任部門應(yīng)在執(zhí)行過程中定期向會議組織者報告工作進(jìn)展情況。

2.會議組織者應(yīng)建立反饋機(jī)制，對執(zhí)行中遇到的問題和困難及時協(xié)調(diào)解決。

第二十條變更管理與調(diào)整：

1.如因特殊情況需變更會議決策，應(yīng)按照原決策流程進(jìn)行審批，并及時更新會議紀(jì)要。

2.會議組織者應(yīng)確保變更信息的及時傳達(dá)，并對變更后的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤。

第二十一條結(jié)果評估與總結(jié)：

1.會議決策執(zhí)行完畢后，會議組織者應(yīng)組織對執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)。

2.對于未能按期完成的決策事項，應(yīng)分析原因，制定改進(jìn)措施，并在后續(xù)會議中予以關(guān)注。

第二十二條檔案管理與查閱：

1.會議紀(jì)要應(yīng)作為重要檔案進(jìn)行管理，由專人負(fù)責(zé)歸檔保存。

2.會議紀(jì)要應(yīng)提供查閱服務(wù)，確保相關(guān)人員能夠隨時了解會議內(nèi)容和決策執(zhí)行情況。

第二十三條信息公開與透明度：

1.根據(jù)工作需要和保密要求，會議紀(jì)要的相關(guān)內(nèi)容應(yīng)適時向公眾或內(nèi)部員工公開，提高工作的透明度。

2.公開的會議紀(jì)要應(yīng)通過適當(dāng)?shù)姆绞桨l(fā)布，如單位內(nèi)部公告、網(wǎng)站、簡報等。

第四章會議室管理規(guī)定

第二十四條會議室預(yù)訂：

1.各單位應(yīng)設(shè)立會議室預(yù)訂系統(tǒng)，明確預(yù)訂流程和時間節(jié)點(diǎn)，確保會議室使用的合理性和高效性。

2.預(yù)訂會議室時，應(yīng)提供會議名稱、時間、參會人數(shù)等信息，并由專人負(fù)責(zé)審核和安排。

第二十五條會議室配置：

1.會議室應(yīng)配置必要的設(shè)施設(shè)備，如會議桌椅、投影儀、音響系統(tǒng)、白板等，以滿足不同類型會議的需求。

2.定期檢查和維護(hù)會議室設(shè)施，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

第二十六條會議室使用規(guī)范：

1.會議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，嚴(yán)禁吸煙、進(jìn)食，禁止亂丟廢棄物。

2.使用會議室時，應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)定時間進(jìn)行，不得隨意占用或提前結(jié)束。

第二十七條會議室安全管理：

1.會議室應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，確保消防設(shè)施、安全通道等符合安全規(guī)定。

2.會議期間，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)安全監(jiān)控，確保參會人員的安全。

第二十八條會議室服務(wù)與支持：

1.會議組織者應(yīng)提供必要的服務(wù)，如會場布置、資料發(fā)放、茶水服務(wù)等。

2.對于大型或重要會議，應(yīng)提供專業(yè)的會務(wù)支持，確保會議順利進(jìn)行。

第二十九條會議室保密措施：

1.對于涉及保密內(nèi)容的會議，會議室應(yīng)具備相應(yīng)的保密措施，如加密通訊、信號屏蔽等。

2.會議結(jié)束后，應(yīng)清理會議室內(nèi)所有保密資料，防止信息泄露。

第三十條會議室資源優(yōu)化：

1.各單位應(yīng)合理規(guī)劃和利用會議室資源，提高使用效率，避免資源浪費(fèi)。

2.鼓勵采用視頻會議、網(wǎng)絡(luò)會議等現(xiàn)代化手段，減少對實體會議室的依賴。

第三十一條會議室管理責(zé)任：

1.各單位應(yīng)明確會議室管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)會議室的日常管理、維護(hù)和服務(wù)工作。

2.會議室管理責(zé)任人應(yīng)定期接受培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)能力和服務(wù)水平。

第五章附則

第三十二條制度修訂：

本制度如有變更，由廣州市相關(guān)部門負(fù)責(zé)修訂，并按程序報批后公布實施。

第三十三條解釋權(quán)：

本制度的解釋權(quán)歸廣州