印章與合同文書(shū)管理制度

印章與合同文書(shū)管理制度一、目的和范圍本規(guī)章制度的目的是為了規(guī)范印章和合同文書(shū)的管理，確保企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)的合法性、準(zhǔn)確性和可靠性，保護(hù)企業(yè)的權(quán)益，防止信息泄漏和惡意竄改，提高企業(yè)運(yùn)營(yíng)的效率和安全性。本規(guī)章制度適用于全部企業(yè)內(nèi)部與印章和合同文書(shū)相關(guān)的工作和流程。二、印章管理要求2.1印章的定義和分類印章是指企業(yè)用于對(duì)外合作、簽署公文、發(fā)表看法、確認(rèn)事實(shí)等行為的印刷圖章。印章分為公章、法定代表人私章、其他特定章等幾類，每種印章對(duì)應(yīng)不同用途和權(quán)限。2.2印章的申領(lǐng)、制作和保管企業(yè)印章的申領(lǐng)、制作和保管由企業(yè)管理負(fù)責(zé)人主管，需保證過(guò)程透亮、公正和合法。申領(lǐng)印章時(shí)，需填寫(xiě)印章申領(lǐng)登記表，包含印章用途、責(zé)任人等相關(guān)信息，并由相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人和企業(yè)管理負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。制作印章時(shí)，需選擇專業(yè)的印章制作單位，并供應(yīng)相關(guān)證明文件和印章樣章。新制作的印章需進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后方可交付使用，并及時(shí)備案。印章需妥當(dāng)保管，訂立特地的印章保管制度，確保印章安全、完整和有效。2.3印章的使用和授權(quán)任何人不得未經(jīng)授權(quán)私自使用企業(yè)印章，否則將承當(dāng)相應(yīng)的法律責(zé)任。使用公章的行為必需嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)定，不得超出本人權(quán)限或違反企業(yè)利益。對(duì)外印章使用需經(jīng)過(guò)授權(quán)，授權(quán)范圍和期限由企業(yè)管理負(fù)責(zé)人依據(jù)具體情況確定，并及時(shí)記錄和更新相關(guān)授權(quán)文件。對(duì)外印章使用應(yīng)盡量掌控在必需范圍內(nèi)，確保印章使用的真實(shí)性和合法性。2.4印章的更改和報(bào)廢單位名稱、法定代表人更改等情況下，需辦理印章更改手續(xù)，及時(shí)更新相關(guān)印章。印章?lián)p壞、丟失、被盜或超出有效期的，應(yīng)及時(shí)報(bào)告企業(yè)管理負(fù)責(zé)人，并辦理相應(yīng)的更改或注銷(xiāo)手續(xù)。已報(bào)廢的印章應(yīng)進(jìn)行銷(xiāo)毀并做好相關(guān)備案工作，防止被他人冒用。三、合同文書(shū)管理要求3.1合同文書(shū)的定義和分類合同文書(shū)是指用于商定、確認(rèn)和規(guī)范企業(yè)與其他組織或個(gè)人之間權(quán)利義務(wù)關(guān)系的書(shū)面文件。合同文書(shū)分為有效合同文書(shū)、備案合同文書(shū)和其他特定合同文書(shū)。3.2合同文書(shū)的起草和審核合同文書(shū)的起草應(yīng)由具有法律和專業(yè)知識(shí)的人員負(fù)責(zé)，確保合同內(nèi)容準(zhǔn)確、合法和完整。合同文書(shū)的審核應(yīng)經(jīng)過(guò)審批流程，由相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)合同的法律依據(jù)、履行期限、合同條款等進(jìn)行審查。合同文書(shū)的簽署需由雙方當(dāng)事人在合同文書(shū)上簽字或蓋章，并在每份合同文書(shū)上注明簽署日期和蓋章單位。3.3合同文書(shū)的歸檔和保管合同文書(shū)應(yīng)依照肯定的分類和編號(hào)規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保合同文書(shū)的查閱和管理便捷。歸檔合同文書(shū)應(yīng)標(biāo)注合同名稱、簽署日期、文號(hào)等相關(guān)信息，并建立相應(yīng)的合同文書(shū)檔案。合同文書(shū)的保管應(yīng)采取防火、防潮、防盜等措施，確保合同文書(shū)的安全和完整。3.4合同文書(shū)的更改和存續(xù)期限合同文書(shū)的更改應(yīng)經(jīng)過(guò)法定程序和雙方當(dāng)事人協(xié)商全都，及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)，并及時(shí)更新歸檔合同文書(shū)。合同文書(shū)的存續(xù)期限應(yīng)依據(jù)合同商定和法律規(guī)定的期限進(jìn)行管理，到期前及時(shí)進(jìn)行續(xù)簽或解除。四、附則本制度解釋權(quán)歸企業(yè)管理負(fù)責(zé)人全部，并在必需時(shí)對(duì)本制度進(jìn)行修訂和完善。本制度自頒布之日起執(zhí)行，廢止之前相