2024年公司物資采購(gòu)管理制度樣本（四篇）

第6頁(yè)共6頁(yè)2024年公司物資采購(gòu)管理制度樣本最終決策3.7為確保物資采購(gòu)工作的及時(shí)性與順暢性，凡涉及價(jià)格方案需由總經(jīng)理辦公會(huì)議定奪的，務(wù)必于一周內(nèi)給予明確回復(fù)；其余情況則需在三日內(nèi)作出回應(yīng)。財(cái)務(wù)部門需與各采購(gòu)部門緊密協(xié)作，以保障采購(gòu)任務(wù)的及時(shí)完成。四、合同訂立與內(nèi)部審核流程4.1所有通過招標(biāo)采購(gòu)的物資均須簽訂正式合同；對(duì)于非招標(biāo)采購(gòu)、非定點(diǎn)采購(gòu)及零星采購(gòu)，若在同一供貨單位年內(nèi)采購(gòu)總額達(dá)到____萬元及以上，亦應(yīng)訂立合同。若事先難以確定是否需簽訂合同，應(yīng)及時(shí)與財(cái)務(wù)部門溝通，并在事后補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。4.2合同的對(duì)外簽訂由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)，但在正式簽訂前，必須遵循公司內(nèi)部既定的合同簽訂審批流程。即，由采購(gòu)部門填寫內(nèi)部合同審批單，詳細(xì)列明供貨單位名稱、采購(gòu)物資名稱、型號(hào)、規(guī)格、單價(jià)、總金額等信息，并按管理權(quán)限逐級(jí)送審、簽字，待審批通過后方可對(duì)外簽署合同。4.3合同正本中，應(yīng)有一份由財(cái)務(wù)部門妥善保管。五、采購(gòu)物資入庫(kù)與出庫(kù)管理規(guī)范5.1物資抵達(dá)后，必須由采購(gòu)部門聯(lián)合相關(guān)使用部門共同進(jìn)行驗(yàn)收，確認(rèn)合格后方可辦理入庫(kù)手續(xù)。5.2對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，采購(gòu)部門需立即與供貨商溝通，采取退貨、換貨或索賠等措施。5.3物資入庫(kù)前需進(jìn)行核算與清點(diǎn)，并由倉(cāng)庫(kù)管理員出具入庫(kù)單或收料單。入庫(kù)單或收料單一式三聯(lián)，分別由倉(cāng)庫(kù)、采購(gòu)人員或送貨人員、財(cái)務(wù)部門留存，作為登記、請(qǐng)款報(bào)銷及付款記賬的依據(jù)。5.4循環(huán)使用的物資入庫(kù)時(shí)填寫入庫(kù)單，消耗性物資則填寫收料單。5.5循環(huán)使用物資的出庫(kù)需填寫出庫(kù)單，而消耗性物資的出庫(kù)則填寫領(lǐng)料單。5.6所有物資的出庫(kù)均須憑出庫(kù)單或領(lǐng)料單進(jìn)行，該單據(jù)由領(lǐng)用人填寫，并經(jīng)部門經(jīng)理復(fù)核、倉(cāng)庫(kù)核量、財(cái)務(wù)審核及總經(jīng)理批準(zhǔn)后生效。簽字齊全后，倉(cāng)庫(kù)方可發(fā)貨。5.7出庫(kù)單或領(lǐng)料單一式三聯(lián)，領(lǐng)用部門留存一聯(lián)作為部門記錄，其余兩聯(lián)交倉(cāng)庫(kù)處理，其中一聯(lián)用于倉(cāng)庫(kù)出庫(kù)記賬，另一聯(lián)由倉(cāng)庫(kù)轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部門作為發(fā)貨憑證。5.8若領(lǐng)料人在物料出庫(kù)時(shí)發(fā)現(xiàn)問題但未當(dāng)場(chǎng)處理，則該物料視為合格。5.9實(shí)行以舊換新的物資，必須交回舊物后方可領(lǐng)取新物。5.10倉(cāng)庫(kù)需為各部門領(lǐng)用的工具、辦公用具、設(shè)備等建立臺(tái)賬，記錄使用情況，并每年年底進(jìn)行盤點(diǎn)核對(duì)。5.11消耗性物資損失或循環(huán)使用物資報(bào)廢時(shí)，倉(cāng)庫(kù)需填寫相應(yīng)報(bào)告單，經(jīng)技術(shù)人員查驗(yàn)簽字后入庫(kù)并記錄。報(bào)告單一式兩份，分別由倉(cāng)庫(kù)和財(cái)務(wù)部門留存用于報(bào)損銷賬。5.12對(duì)于有消耗定額的消耗性物資，倉(cāng)庫(kù)保管員應(yīng)與相關(guān)部門協(xié)調(diào)控制發(fā)放量，物資管理部門（如財(cái)務(wù)部）應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)簽字流程。六、資金支付與報(bào)銷管理6.1鑒于采購(gòu)資金使用的特殊性，采購(gòu)部門可在既定資金使用計(jì)劃內(nèi)先行向財(cái)務(wù)部門申請(qǐng)用款。待物資報(bào)銷時(shí)再進(jìn)行審核。6.2財(cái)務(wù)部門在報(bào)銷過程中需對(duì)原始單據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格審核，確認(rèn)無誤后方可辦理報(bào)銷手續(xù)。審核內(nèi)容涵蓋但不限于單據(jù)的真實(shí)性、合法性及合規(guī)性。6.3對(duì)于不符合規(guī)定的付款申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕報(bào)銷。財(cái)務(wù)人員在報(bào)銷過程中發(fā)現(xiàn)問題的，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并協(xié)調(diào)處理以確保制度的嚴(yán)格執(zhí)行與責(zé)任的明確落實(shí)。6.4財(cái)務(wù)與物資采購(gòu)部門應(yīng)共同對(duì)報(bào)銷物資進(jìn)行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理將采購(gòu)物資的型號(hào)規(guī)格、供應(yīng)商、采購(gòu)單價(jià)等信息錄入微機(jī)管理系統(tǒng)為比價(jià)采購(gòu)提供數(shù)據(jù)支持。6.5審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)重要采購(gòu)事項(xiàng)進(jìn)行監(jiān)督審計(jì)并直接向董事長(zhǎng)（總經(jīng)理）報(bào)告審計(jì)結(jié)果。七、責(zé)任追究7.1公司經(jīng)營(yíng)者及高級(jí)管理人員應(yīng)切實(shí)執(zhí)行本規(guī)定并支持采購(gòu)部門及價(jià)格監(jiān)督部門履行職責(zé)。7.2公司各責(zé)任部門、責(zé)任人員及部門負(fù)責(zé)人需依據(jù)本制度要求結(jié)合公司實(shí)際情況不斷完善物資比價(jià)采購(gòu)管理機(jī)制。7.3對(duì)于違反本制度規(guī)定損害公司利益造成資產(chǎn)流失的部門和個(gè)人將依法追究其相應(yīng)責(zé)任。給公司造成直接經(jīng)濟(jì)損失的應(yīng)依法賠償；對(duì)于弄虛作假、以權(quán)謀私、賬外收受回扣等違法違紀(jì)行為將根據(jù)情節(jié)輕重給予通報(bào)批評(píng)、記過、調(diào)離崗位、解聘、除名等處分；構(gòu)成犯罪的將依法追究刑事責(zé)任。八、附則8.1本制度適用于公司本部全資及控股公司可參照本制度制定適合本企業(yè)的管理規(guī)定并經(jīng)2024年公司物資采購(gòu)管理制度樣本（二）第一章總則第一條為規(guī)范公司物資采購(gòu)流程，強(qiáng)化內(nèi)部控制，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，確保持續(xù)穩(wěn)定的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，特制定本規(guī)定。第二條公司日常生產(chǎn)所需的原料、主要材料、輔助材料、包裝物、低值易耗品等均受本制度約束。第三條零星物資的采購(gòu)，若采取費(fèi)用報(bào)銷或直接付款方式，不適用本制度。第四條固定資產(chǎn)的購(gòu)置，遵循本制度執(zhí)行。第二章物資采購(gòu)規(guī)定第五條物資采購(gòu)實(shí)行分類管理。原糧采購(gòu)由采購(gòu)供應(yīng)部負(fù)責(zé)，輔助材料、包裝物由倉(cāng)儲(chǔ)部采購(gòu)，修理用備件及后勤物資、辦公用品由后勤部負(fù)責(zé)。特殊情況經(jīng)董事長(zhǎng)或總經(jīng)理批準(zhǔn)，可指定專人進(jìn)行專項(xiàng)采購(gòu)。第六條所有采購(gòu)人員需掌握市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，準(zhǔn)確預(yù)測(cè)供應(yīng)變化，確保采購(gòu)物資質(zhì)量合格、價(jià)格合理、供貨及時(shí)。第七條實(shí)施合同管理，物資采購(gòu)原則上需與供應(yīng)商簽訂合同，明確供貨品種、規(guī)格、質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、付款方式、供貨方式及違約責(zé)任等。否則，由此造成的損失由采購(gòu)人員承擔(dān)。第八條推行比價(jià)采購(gòu)，確保采購(gòu)物資價(jià)格低廉且質(zhì)量?jī)?yōu)良。大宗物資采購(gòu)建議采用招標(biāo)投標(biāo)方式。第九條實(shí)施采購(gòu)質(zhì)量責(zé)任制。采購(gòu)人員對(duì)采購(gòu)物品質(zhì)量負(fù)全責(zé)。如因失職導(dǎo)致偽劣產(chǎn)品采購(gòu)，采購(gòu)人員需承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。同時(shí)，禁止采購(gòu)人員接受回扣。如有發(fā)現(xiàn)，除追回全部回扣款項(xiàng)外，將視情節(jié)嚴(yán)重程度進(jìn)行嚴(yán)肅處理。第三章物資入賬及付款程序第十條采購(gòu)物資到貨后，采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理入庫(kù)手續(xù)，具體如下：1.原糧入庫(kù)，由磅房辦理，打印電子入庫(kù)單，信息錄入系統(tǒng)。2.輔助材料、包裝物由倉(cāng)庫(kù)保管員辦理收庫(kù)，填寫三聯(lián)入庫(kù)單，一聯(lián)交供應(yīng)商用于入賬。3.五金電器、修理用備件由五金庫(kù)保管員辦理入庫(kù)。4.采購(gòu)人員需詳細(xì)填寫采購(gòu)物資入賬單，注明物資名稱、數(shù)量、金額、供應(yīng)商等信息。流程如下：經(jīng)辦人填寫入賬單→保管員確認(rèn)收貨并簽字→部門經(jīng)理審核→會(huì)計(jì)審核入賬單合法性→總經(jīng)理批準(zhǔn)入賬→財(cái)務(wù)掛賬，作為日后付款依據(jù)。第十一條通常采取先入賬后付款的制度，特殊情況需預(yù)付款的，須經(jīng)董事長(zhǎng)或總經(jīng)理批準(zhǔn)，辦理預(yù)付款手續(xù)。第十二條采購(gòu)付款實(shí)行審批制度，采用入賬和簽批付款分離的管理方式，具體流程如下：1.所有采購(gòu)需先完成入賬手續(xù)，方可申請(qǐng)付款審批，否則財(cái)務(wù)有權(quán)拒絕付款。2.申請(qǐng)付款，由經(jīng)辦人填寫轉(zhuǎn)賬匯款申請(qǐng)單，經(jīng)財(cái)務(wù)審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由出納辦理匯款。3.需預(yù)付款的部門，直接填寫申請(qǐng)單，經(jīng)財(cái)務(wù)審核、董事長(zhǎng)或總經(jīng)理批準(zhǔn)后可先辦理匯款，財(cái)務(wù)部掛賬，待物資到貨后再由經(jīng)辦部門辦理入賬手續(xù)沖賬。第四章附則第十三條本制度自發(fā)布之日起生效，由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。第十四條本制度自年月日起正式實(shí)施。2024年公司物資采購(gòu)管理制度樣本（三）第一章總則第一條為更好地規(guī)范公司物資采購(gòu)流程，強(qiáng)化內(nèi)部控制，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，以確保持續(xù)穩(wěn)定的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，特依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)制定本規(guī)定。第二條本制度適用于公司日常生產(chǎn)所需的原料、主要材料、輔助材料、包裝物、低值易耗品等采購(gòu)活動(dòng)。第三條針對(duì)費(fèi)用報(bào)銷及零星物資的直接付款采購(gòu)，不適用本制度。第四條公司固定資產(chǎn)的購(gòu)置遵循本制度的規(guī)范。第二章物資采購(gòu)規(guī)定第一條物資采購(gòu)采取歸口管理，輔助材料和包裝物由倉(cāng)儲(chǔ)部負(fù)責(zé)，物資及辦公用品由人事行政部負(fù)責(zé)。如有特殊情況，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，可指定專人進(jìn)行專項(xiàng)采購(gòu)。第二條所有采購(gòu)人員需掌握市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，準(zhǔn)確預(yù)測(cè)供應(yīng)變化，確保采購(gòu)物資質(zhì)量合格，價(jià)格合理，供貨及時(shí)。第三條實(shí)施合同管理，采購(gòu)?fù)ǔＰ枧c供應(yīng)商簽訂合同，明確供貨品種、規(guī)格、質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、貨款支付方式、供貨方式及違約責(zé)任等。否則，由此造成的損失由采購(gòu)人員承擔(dān)。第四條推行比價(jià)采購(gòu)，確保采購(gòu)物資價(jià)格低廉且質(zhì)量?jī)?yōu)良。第五條采購(gòu)人員對(duì)采購(gòu)物品質(zhì)量負(fù)全責(zé)。如因失職導(dǎo)致偽劣產(chǎn)品采購(gòu)，采購(gòu)人員需承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。同時(shí)，禁止采購(gòu)人員接受回扣。若發(fā)現(xiàn)此類行為，除追繳回扣款項(xiàng)外，將視情節(jié)嚴(yán)重程度進(jìn)行嚴(yán)肅處理。第三章物資入賬及付款程序第一條采購(gòu)物資到貨后，采購(gòu)人員應(yīng)按規(guī)辦理入庫(kù)手續(xù)。第二條采購(gòu)付款一般遵循先入賬后付款原則。特殊情況需預(yù)付的，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，可辦理預(yù)付款手續(xù)。第三條采購(gòu)付款實(shí)行審批制度，采取入賬和簽批付款分離的管理方式，具體流程如下：1.采購(gòu)人員需先完成入賬手續(xù)，方可申請(qǐng)付款審批，否則財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕付款。2.付款申請(qǐng)需由經(jīng)辦人填寫轉(zhuǎn)賬匯款申請(qǐng)單，經(jīng)財(cái)務(wù)審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可辦理匯款。3.需預(yù)付款的部門，直接填寫申請(qǐng)單，經(jīng)財(cái)務(wù)審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后可先辦理匯款，財(cái)務(wù)部掛賬，待物資到貨后再由經(jīng)辦部門完成入賬手續(xù)沖賬。第四章附則本制度自發(fā)布之日起生效，由人事行政部負(fù)責(zé)解釋。具體生效日期為年月日。2024年公司物資采購(gòu)管理制度樣本（四）機(jī)物料入庫(kù)及賬務(wù)管理一、機(jī)物料入庫(kù)流程1.采購(gòu)的機(jī)物料到達(dá)倉(cāng)庫(kù)后，業(yè)務(wù)員需立即通知倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行接貨，并協(xié)同倉(cāng)庫(kù)管理員及使用部門共同對(duì)貨物進(jìn)行驗(yàn)收。一旦發(fā)現(xiàn)任何問題，應(yīng)立即處理。2.若采購(gòu)物資在入庫(kù)前因質(zhì)量或規(guī)格型號(hào)不符需退貨，業(yè)務(wù)員需填寫《物資退貨通知單》，并經(jīng)分管副總簽批后，方可辦理退貨手續(xù)。3.驗(yàn)收合格的機(jī)物料應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)。業(yè)務(wù)員需通過微機(jī)錄入《材料入庫(kù)單》，并打印一式三聯(lián)，經(jīng)倉(cāng)庫(kù)管理員及使用部門驗(yàn)收簽字確認(rèn)。其中，若庫(kù)存計(jì)劃由倉(cāng)庫(kù)管理員直接提報(bào)，則該《材料入庫(kù)單》需經(jīng)生產(chǎn)部主管簽字；若由分場(chǎng)（車間）提報(bào)，則需經(jīng)其部門主管簽字。4.《材料入庫(kù)單》的保存與流轉(zhuǎn)：白聯(lián)由倉(cāng)庫(kù)留存，黃聯(lián)送交財(cái)務(wù)部審核，紅聯(lián)則由業(yè)務(wù)員附《入賬審批單》及購(gòu)貨憑證，經(jīng)分管副總審核、總經(jīng)理簽批后，轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部入賬。5.財(cái)務(wù)部對(duì)采購(gòu)物資的入賬進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保入庫(kù)單與購(gòu)貨憑證相符。如發(fā)現(xiàn)價(jià)格或費(fèi)用存在問題，財(cái)務(wù)部將不予辦理入賬手續(xù)，并向總經(jīng)理報(bào)告處理。6.生產(chǎn)部門在領(lǐng)用機(jī)物料過程中，若發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)退庫(kù)并報(bào)告分管副總。采購(gòu)部門將根據(jù)實(shí)際情況提出退貨、索賠或處罰等意見，并辦理相關(guān)退貨手續(xù)。7.對(duì)于因質(zhì)量問題或庫(kù)存調(diào)劑需退貨的采購(gòu)入庫(kù)物資，業(yè)務(wù)員需錄入紅字《材料入庫(kù)單》，經(jīng)倉(cāng)庫(kù)管理員核對(duì)簽字及分管副總簽批后，到財(cái)務(wù)部辦理沖賬和出門手續(xù)。二、外協(xié)新制品加工及維修管理1.外協(xié)新制品的加工需求由使用部門提報(bào)計(jì)劃，并附上維修單及相關(guān)技術(shù)要求（圖紙）。經(jīng)機(jī)物料倉(cāng)庫(kù)簽字確認(rèn)后，由生產(chǎn)部負(fù)責(zé)辦理。對(duì)于機(jī)配件的出廠維修，需在門衛(wèi)處做好進(jìn)出廠登記。2.外協(xié)新制品及維修完成后，其入庫(kù)、出庫(kù)流程與機(jī)物料采購(gòu)入庫(kù)、出庫(kù)程序相同。三、機(jī)物料出庫(kù)及庫(kù)存管理（一）機(jī)物料出庫(kù)管理1.機(jī)物料的出庫(kù)需由領(lǐng)料人填寫《領(lǐng)料單》一式兩聯(lián)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽批后到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)料。倉(cāng)庫(kù)管理員留存一聯(lián)作為發(fā)料依據(jù)，并復(fù)查銷卡、微機(jī)錄入出庫(kù)單。另一聯(lián)則由倉(cāng)庫(kù)管理員填寫價(jià)格后返回分場(chǎng)進(jìn)行內(nèi)部消耗核算。2.使用部門領(lǐng)用一般維修配件、生產(chǎn)用材料時(shí)，需經(jīng)分場(chǎng)（車間）主管或副職簽批；而整臺(tái)（套）器材、技術(shù)改造專件、容器等的領(lǐng)用，則需經(jīng)生產(chǎn)副總簽批。3.倉(cāng)庫(kù)管理員需嚴(yán)格執(zhí)行以舊換新制度。對(duì)于生產(chǎn)部門維修領(lǐng)用的配件、器材、軸承、膠帶、工具及非一次性投入使用的材料等，一律實(shí)行以舊換新。4.機(jī)物料的銷售出庫(kù)由營(yíng)銷部業(yè)務(wù)員通過微機(jī)錄入《銷售出庫(kù)單》，并加收管理費(fèi)（近途____%，遠(yuǎn)途____%）。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)審核打印，同時(shí)收取款項(xiàng)并開具發(fā)票，辦理出庫(kù)手續(xù)。出門聯(lián)需經(jīng)分管副總簽字后方可放行。（二）機(jī)物料庫(kù)存管理1.機(jī)物料的庫(kù)存應(yīng)根據(jù)使用性質(zhì)分為零庫(kù)存和定額庫(kù)存進(jìn)行嚴(yán)格控制。2.對(duì)于能在本市區(qū)采購(gòu)到且非生產(chǎn)急需的物料（如工具、材料、雜品等），實(shí)行隨用隨買的零庫(kù)存策略。3.對(duì)多機(jī)臺(tái)生產(chǎn)設(shè)備常用的易損配件、器材實(shí)行定額庫(kù)存制度，按一周的用量進(jìn)行核定。當(dāng)庫(kù)存低于一周用量時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)庫(kù)。對(duì)于單機(jī)臺(tái)生產(chǎn)設(shè)備的易損配件，則按最低庫(kù)存限量進(jìn)行管理，即用一個(gè)補(bǔ)一個(gè)。4.加強(qiáng)庫(kù)存賬齡管理，確保一般庫(kù)存物料的賬齡不超過兩個(gè)月。對(duì)于超過規(guī)定賬齡的物資需進(jìn)行分析處理，屬不正常庫(kù)存的應(yīng)及時(shí)調(diào)劑。5.財(cái)務(wù)部需加強(qiáng)