區(qū)應(yīng)急局會(huì)議管理制度

區(qū)應(yīng)急局會(huì)議管理制度區(qū)應(yīng)急局會(huì)議管理制度

第一章總則

第一條目的

為確保區(qū)應(yīng)急局會(huì)議的有序、高效進(jìn)行，明確會(huì)議流程及管理職責(zé)，提高決策效率，制定本會(huì)議管理制度。

第二條適用范圍

本制度適用于區(qū)應(yīng)急局召開的各類會(huì)議，包括但不限于局務(wù)會(huì)議、專題會(huì)議、協(xié)調(diào)會(huì)議等。

第三條會(huì)議宗旨

（一）堅(jiān)持民主集中制原則，充分發(fā)揮集體智慧，提高決策的科學(xué)性、合理性。

（二）注重會(huì)議效率，嚴(yán)格控制會(huì)議規(guī)模、時(shí)間和頻率，簡(jiǎn)化會(huì)議程序。

（三）加強(qiáng)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)，確保會(huì)議決策的貫徹執(zhí)行。

第四條會(huì)議分類

（一）局務(wù)會(huì)議：研究部署全局性工作，討論重大事項(xiàng)，原則上每月召開一次。

（二）專題會(huì)議：研究解決特定問題，協(xié)調(diào)相關(guān)工作，根據(jù)需要不定期召開。

（三）協(xié)調(diào)會(huì)議：協(xié)調(diào)與其他部門、單位之間的關(guān)系，推進(jìn)相關(guān)工作，根據(jù)需要不定期召開。

第五條會(huì)議組織

（一）局務(wù)會(huì)議由局長(zhǎng)主持，副局長(zhǎng)、各科室負(fù)責(zé)人參加。

（二）專題會(huì)議、協(xié)調(diào)會(huì)議由主持人指定相關(guān)人員參加。

（三）會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)會(huì)議通知、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議簽到、會(huì)議記錄等工作。

第六條會(huì)議紀(jì)律

（一）與會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，如有特殊情況不能參加，應(yīng)提前向主持人請(qǐng)假。

（二）會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)保持手機(jī)靜音，不得隨意離場(chǎng)，不得進(jìn)行與會(huì)議無關(guān)的活動(dòng)。

（三）會(huì)議內(nèi)容涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的，與會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格保密。

第七條本制度的解釋權(quán)歸區(qū)應(yīng)急局所有。

第八條本制度自發(fā)布之日起實(shí)施。原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。如需修訂，由區(qū)應(yīng)急局負(fù)責(zé)解釋和修訂。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題和目標(biāo)，明確會(huì)議類型、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等。

2.提前向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，內(nèi)容包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、預(yù)準(zhǔn)備工作等。

3.會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)預(yù)訂會(huì)議室、布置會(huì)場(chǎng)、準(zhǔn)備會(huì)議所需資料及設(shè)備。

4.參會(huì)人員收到會(huì)議通知后，應(yīng)及時(shí)回復(fù)確認(rèn)，如有特殊情況不能參加，需提前向主持人請(qǐng)假。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議主持人提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)，檢查會(huì)議準(zhǔn)備情況，確保會(huì)議正常進(jìn)行。

2.會(huì)議開始時(shí)，主持人簡(jiǎn)要介紹會(huì)議主題、議程和參會(huì)人員。

3.按照會(huì)議議程逐項(xiàng)進(jìn)行討論，各參會(huì)人員圍繞議題充分發(fā)表意見，主持人引導(dǎo)討論，確保會(huì)議高效進(jìn)行。

4.會(huì)議期間，記錄員做好會(huì)議記錄，特別是重要決策、措施及責(zé)任分工。

三、會(huì)議決策

1.會(huì)議主持人根據(jù)討論情況，總結(jié)各方意見，形成決策。

2.對(duì)于重大事項(xiàng)，實(shí)行民主集中制原則，由參會(huì)人員表決，表決結(jié)果作為決策依據(jù)。

3.會(huì)議決策應(yīng)明確責(zé)任人、完成時(shí)限和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

四、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議結(jié)束時(shí)，主持人對(duì)本次會(huì)議進(jìn)行簡(jiǎn)要總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議決策和下一步工作要求。

2.參會(huì)人員對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后簽字。

3.會(huì)議紀(jì)要由會(huì)務(wù)組整理、分發(fā)，確保參會(huì)人員人手一份。

五、會(huì)議后續(xù)工作

1.會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)跟蹤會(huì)議紀(jì)要的落實(shí)情況，及時(shí)向主持人匯報(bào)進(jìn)展。

2.參會(huì)人員按照會(huì)議決策，積極推進(jìn)相關(guān)工作，確保會(huì)議決策落到實(shí)處。

3.對(duì)于未能按時(shí)完成的任務(wù)，責(zé)任人需向會(huì)議主持人匯報(bào)原因和整改措施。

六、會(huì)議反饋

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)務(wù)組收集參會(huì)人員對(duì)會(huì)議組織、會(huì)議效果等方面的意見和建議，不斷優(yōu)化會(huì)議流程。

2.根據(jù)會(huì)議反饋，對(duì)會(huì)議管理制度進(jìn)行修訂和完善，提高會(huì)議質(zhì)量和效果。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會(huì)議結(jié)束后，記錄員應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的整理，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論事項(xiàng)、決策結(jié)果、責(zé)任分工等內(nèi)容。

3.會(huì)議紀(jì)要由主持人審核批準(zhǔn)后，及時(shí)通過電子郵件、紙質(zhì)文件等形式分發(fā)至各參會(huì)人員及相關(guān)科室。

二、會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行與監(jiān)督

1.各責(zé)任單位或責(zé)任人應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要明確的任務(wù)和時(shí)限，制定具體實(shí)施方案，確保決策執(zhí)行到位。

2.會(huì)務(wù)組或指定專人負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行定期跟蹤，了解工作進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決執(zhí)行過程中遇到的問題。

3.對(duì)于重大決策或重要事項(xiàng)，會(huì)務(wù)組應(yīng)建立專項(xiàng)臺(tái)賬，實(shí)時(shí)監(jiān)控執(zhí)行情況，確保各項(xiàng)工作有序推進(jìn)。

三、會(huì)議紀(jì)要的反饋與匯報(bào)

1.責(zé)任單位或責(zé)任人在完成任務(wù)后，需向會(huì)務(wù)組提交執(zhí)行報(bào)告，內(nèi)容包括工作完成情況、存在的問題及建議等。

2.會(huì)務(wù)組定期匯總會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況，形成書面報(bào)告，向主持人及局領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

3.對(duì)于未按期完成的任務(wù)，責(zé)任人需向會(huì)議主持人說明原因，并提出整改措施和預(yù)計(jì)完成時(shí)間。

四、會(huì)議紀(jì)要的評(píng)估與改進(jìn)

1.會(huì)務(wù)組應(yīng)定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行效果進(jìn)行評(píng)估，分析存在的問題，提出改進(jìn)措施。

2.根據(jù)會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況和評(píng)估結(jié)果，對(duì)會(huì)議管理制度、流程進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，以提高會(huì)議決策的落實(shí)效果。

3.會(huì)務(wù)組應(yīng)不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)內(nèi)部培訓(xùn)，提高會(huì)議紀(jì)要整理、跟蹤和落實(shí)的能力。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與保管

1.會(huì)議紀(jì)要整理完畢后，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保資料齊全、便于查閱。

2.會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要的保管工作，確保資料安全、防止丟失。

3.會(huì)議紀(jì)要的查閱需遵循相關(guān)保密規(guī)定，嚴(yán)格審批程序，確保信息安全。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂實(shí)行預(yù)約制度，各科室或部門需提前向會(huì)務(wù)組提交會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)。

2.申請(qǐng)內(nèi)容包括會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等，會(huì)務(wù)組根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容合理安排會(huì)議室。

3.若多個(gè)部門同時(shí)預(yù)訂會(huì)議室，按照“先申請(qǐng)、先安排”的原則進(jìn)行調(diào)配。

二、會(huì)議室使用

1.會(huì)議室使用期間，需保持室內(nèi)整潔，禁止吸煙、亂丟雜物。

2.會(huì)議室內(nèi)設(shè)備使用前，需進(jìn)行功能檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

3.會(huì)議期間，未經(jīng)允許，不得擅自更改會(huì)議室布局、調(diào)整設(shè)備設(shè)置。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)會(huì)議室設(shè)備的日常維護(hù)和管理，確保設(shè)備完好、使用正常。

2.會(huì)議結(jié)束后，使用部門需對(duì)設(shè)備進(jìn)行簡(jiǎn)單清理，恢復(fù)原狀。

3.如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告會(huì)務(wù)組，以便及時(shí)維修或更換。

四、會(huì)議室安全保障

1.會(huì)議室應(yīng)定期進(jìn)行消防安全檢查，確保消防設(shè)施齊全、有效。

2.會(huì)議期間，會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)監(jiān)督會(huì)議室的安全使用，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。

3.參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室安全規(guī)定，不得攜帶危險(xiǎn)物品進(jìn)入會(huì)議室。

五、會(huì)議室服務(wù)保障

1.會(huì)務(wù)組應(yīng)提供專業(yè)的會(huì)議服務(wù)，包括會(huì)場(chǎng)布置、設(shè)備操作、茶水服務(wù)等。

2.會(huì)議期間，會(huì)務(wù)組應(yīng)確保會(huì)議室空調(diào)、照明等設(shè)施的正常運(yùn)行，為參會(huì)人員提供舒適的環(huán)境。

3.會(huì)務(wù)組應(yīng)收集參會(huì)人員對(duì)會(huì)議室服務(wù)的意見和建議，不斷優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量和水平。

六、會(huì)議室應(yīng)急預(yù)案

1.會(huì)務(wù)組應(yīng)制定會(huì)議室應(yīng)急預(yù)案，包括突發(fā)情況處理、設(shè)備故障應(yīng)對(duì)等。

2.遇有突發(fā)情況，會(huì)務(wù)組應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

3.會(huì)務(wù)組定期組織應(yīng)急預(yù)案演練，