2024年會議室使用管理制度（七篇）

第5頁共5頁2024年會議室使用管理制度第四條會議室使用準則：一、會議室的使用應遵循先登記先使用、先處理緊急后處理常規(guī)、先全局后部門的順序；在遇到臨時情況時，各部門可依據(jù)重要性和緊急性優(yōu)先的原則自行協(xié)商調(diào)整使用，但不得影響后續(xù)已預約的使用安排；二、會議組織部門需根據(jù)會議類型、參會人員級別和參會人數(shù)，提前在前臺填寫《會議室預約登記表》進行預約；如涉及接待重要來賓或召開專題會議等重大會議，需填寫《會議接待需求表》；三、如發(fā)生特殊情況或緊急會議，應先通知行政部負責人，根據(jù)實際情況協(xié)調(diào)會議室使用，事后需補辦相關登記手續(xù)；四、使用部門應在預約時間到達會議室并開始使用。若長時間未到，行政部有權重新安排會議室使用；五、若部門臨時取消預約，需重新申請使用。部門和個人應按預約時間內(nèi)完成會議，若后續(xù)時間無其他安排，可適當超時使用。但若緊接的時間段內(nèi)已有其他部門的使用安排，超時部門必須離開會議室，終止使用。第四章會議籌備第五條會議組織部門需根據(jù)會議類型、與會人員級別等信息，提前向行政部指定人員登記預約，重大會議時需填寫《會議接待需求表》，并經(jīng)行政部審批。第六條所有會議的主持人、召集部門、與會人員及與會領導應做好充分的準備工作，以確保會議的高效和有序進行。第七條會議組織方或人員在會議前需準備以下內(nèi)容：一、明確會議主題、主持人、時間、參會人員，準備會議議程、會議資料及簽到表，并指定人員記錄會議紀要；二、涉及接待重要領導或貴賓的會議，需提前與行政部確認住宿、行程、用餐等安排及相關費用；三、會議通知由會議組織方或人員發(fā)布。第八條行政部在會議前必須根據(jù)會議類型及會議組織方需求，準備以下內(nèi)容：一、應于會議前____分鐘，確保茶水、茶歇、會場布置（包括會議設備、視頻會議連接、音響、投影、條幅、座位及名牌、照明、筆、信紙、鮮花等）準備就緒；二、涉及接待重要來賓的行政工作，包括酒店住宿、來賓用車、用餐預定等。第五章會議期間服務與會議要求第九條會場服務主要由行政部負責：一、座位引導：會議組織方或人力行政人員應在會前準備座位名牌，協(xié)助與會人員快速就座，特別注意主要領導和重要貴賓的座位安排；二、茶水服務：會議開始后，人力行政人員應指定前臺工作人員，每隔____分鐘補充茶水，根據(jù)實際情況調(diào)整添加間隔；三、維護會場秩序：確保會場內(nèi)外安靜，防止無關人員大聲喧嘩或闖入影響會議；四、內(nèi)外聯(lián)絡與信息傳遞：做好內(nèi)外聯(lián)絡及信息傳遞工作，包括會議中領導的臨時事務、外來人員電話接聽、重要日程及接待等。第十條會議要求：一、請所有與會人員嚴格遵守會議時間，不得遲到或無故提前離開；二、會議主持人需在會議開始前告知會議流程和時間分配；三、會議期間，與會人員應關閉手機鈴聲，調(diào)至震動模式，避免打斷他人發(fā)言；如需接聽電話，需到會場外接聽。第六章會后工作第十一條會議結束后，各部門應做好收尾工作：一、會場清理：各部門使用后應及時關閉設備，歸位椅子。行政部負責會后檢查和整理，保持會場清潔，檢查設備完好無損，關閉所有設施、設備、電源，確保安全；二、會議紀要：由會議組織部門指定人員記錄會議紀要，并由與會人員簽字確認；三、貴賓接待：涉及會后接待用餐或用車，由責任部門陪同，行政部協(xié)助安排，直至接待工作結束。第七章會議室管理第十二條會議室由行政部指定專人管理，各部門使用時應保持衛(wèi)生，禁止吸煙，愛護室內(nèi)設備。未經(jīng)公司允許，不得隨意挪用會議室內(nèi)的設備、工具或辦公用品。第十三條會議室的環(huán)境衛(wèi)生由行政部安排專人打掃，確保日常清潔。公司員工不得將私人物品放在會議室，以保持公司形象。第十四條如遇下班或節(jié)假日，會議室管理人員應確保門窗關閉、電源關閉，妥善保管小件物品，做好防火、防盜安全工作。第八章附則第十五條本制度由行政部制定，經(jīng)區(qū)域總經(jīng)理審批，報集團批準后生效。第十六條本辦法的解釋權和修改權歸行政部所有。第十七條其他相關規(guī)定見附件一：《會議室預約使用登記表》和附件二：《會議接待需求表》。2024年會議室使用管理制度（二）為確保會議室功能的充分運用，實現(xiàn)會議室管理的規(guī)范化和合理化，以保障各類會議的順利進行，現(xiàn)依據(jù)中心的實際狀況，確立會議室使用規(guī)定如下：一、會議室專為召開會議和進行工作研討而設，未經(jīng)正式許可，不得挪作他用。二、會議室的管理工作由綜合科統(tǒng)一負責，所有設備和設施由綜合科指定專員進行管理和調(diào)試。三、非參會及培訓人員未經(jīng)許可，不得隨意進入會議室。四、會議室的使用需由綜合科進行統(tǒng)一調(diào)度。各部門如需使用，需提前____天向綜合科進行預約并登記，以避免會議時間沖突，實現(xiàn)有序安排。五、使用單位在申請會議室時，需明確使用時間、參會人員等信息。如有需要綜合科協(xié)辦的事項，請?zhí)崆白⒚?，綜合科將根據(jù)實際情況提供相應的支持服務。六、如遇會議時間沖突，應遵循全局優(yōu)先的原則，公司會議優(yōu)先于中心會議，部門會議之間的沖突由各部門之間自行協(xié)商，以重要性和緊急性為優(yōu)先標準。七、如需使用特定的會議室設備，應提前通知綜合科，以便做好準備工作，確保會議的順利進行。八、會議進行期間，參會人員應妥善使用和保護會議室設備及物品，如投影儀、音響設備等。貴重物品由專人操作，其他人不得擅自使用。九、會議結束后，相關人員應立即整理會場，關閉所有電器設備。若發(fā)現(xiàn)設備故障或公物損壞，應及時報告綜合科，以便及時維修，保證其他會議的準時進行。十、使用方的費用支付標準如下：1.普通會議：無椅套、無多媒體設備，費用為____元/半天，超時按相應比例付費。2.聚會、活動：有椅套、有多媒體設備，費用為____元/半天，超時按比例付費。會議室使用注意事項：1.會議室嚴禁吸煙，使用者需保持室內(nèi)清潔，愛護室內(nèi)設施。如有人為損壞，須按價賠償。2.使用者應注意用電安全，節(jié)約用電。3.中心會議室不接待任何傳銷活動。4.使用者應注意保護地面，避免硬物磕碰或劃痕。請勿將有色液體或飲品滴灑在地面上，如有發(fā)生，應立即擦拭。5.會議室的多媒體投影機和音響設備一般由專人操作，如使用者自行操作，需事先接受培訓。6.如有制作條幅的需求，使用單位可向綜合科登記并付費，由綜合科代為制作。2024年會議室使用管理制度（三）為確保會議室功能的充分運用，實現(xiàn)會議室管理的規(guī)范化和合理化，以保障各類會議的順利進行，現(xiàn)依據(jù)中心的實際狀況，確立會議室使用規(guī)定如下：一、會議室專為召開會議和進行工作研討而設，未經(jīng)正式許可，不得挪作他用。二、會議室的管理工作由綜合科統(tǒng)一負責，所有設備和設施由綜合科指定專員進行管理和調(diào)試。三、非參會及培訓人員未經(jīng)許可，不得隨意進入會議室。四、會議室的使用需由綜合科進行統(tǒng)一調(diào)度。各部門如需使用，需提前____天向綜合科進行預約并登記，以避免會議時間沖突，實現(xiàn)有序安排。五、使用單位在申請會議室時，需明確使用時間、參會人員等信息。如有需要綜合科協(xié)辦的事項，請?zhí)崆白⒚?，綜合科將根據(jù)實際情況提供相應的支持服務。六、如遇會議時間沖突，應遵循全局優(yōu)先的原則，公司會議優(yōu)先于中心會議，部門會議之間的沖突由各部門之間自行協(xié)商，以重要性和緊急性為優(yōu)先標準。七、如需使用特定的會議室設備，應提前通知綜合科，以便做好準備工作，確保會議的順利進行。八、會議進行期間，參會人員應妥善使用和保護會議室設備及物品，如投影儀、音響設備等。貴重物品由專人操作，其他人不得擅自使用。九、會議結束后，相關人員應立即整理會場，關閉所有電器設備。若發(fā)現(xiàn)設備故障或公物損壞，應及時報告綜合科，以便及時維修，保證其他會議的準時進行。十、使用方的費用支付標準如下：1.普通會議：無椅套、無多媒體設備，費用為____元/半天，超時按相應比例付費。2.聚會、活動：有椅套、有多媒體設備，費用為____元/半天，超時按比例付費。會議室使用注意事項：1.會議室嚴禁吸煙，使用者需保持室內(nèi)清潔，愛護室內(nèi)設施。如有人為損壞，須按價賠償。2.使用者應注意用電安全，節(jié)約用電。3.中心會議室不接待任何傳銷活動。4.使用者應注意保護地面，避免硬物磕碰或劃痕。請勿將有色液體或飲品滴灑在地面上，如有發(fā)生，應立即擦拭。5.會議室的多媒體投影機和音響設備一般由專人操作，如使用者自行操作，需事先接受培訓。6.如有制作條幅的需求，使用單位可向綜合科登記并付費，由綜合科代為制作。2024年會議室使用管理制度（四）1、辦公室負責學校會議室的管理工作，包括使用登記、調(diào)度、設備維護等。未經(jīng)許可，任何人不得擅自使用會議室或移動其中的多媒體設備、桌椅等設施。2、會議室遵循預約制度。使用人需提前____天向辦公室提出申請，進行會議登記，以確保統(tǒng)一調(diào)度。如遇緊急情況需臨時使用會議室，應立即通知辦公室，并在會后補辦相關手續(xù)。辦公室會在會議開始前開啟會議室的門和空調(diào)。3、申請使用會議室時，需詳細說明使用時間、預計參會人數(shù)等信息。如有需要辦公室協(xié)助的事項，請?zhí)崆白⒚鳎员戕k公室做好準備工作。如需使用特定設備，應提前告知辦公室，以確保設備的可用性。4、若出現(xiàn)會議時間沖突，應遵循全局優(yōu)先原則，學校會議優(yōu)先于部門會議。部門間會議沖突則按照重要性和緊急性自行協(xié)商解決。5、使用部門需尊重并維護會議室設施，保持環(huán)境整潔。會議結束后，應立即整理，確保電源安全，關閉窗戶和空調(diào)，鎖好門。6、會議期間，參會人員應尊重設備和物品，保持衛(wèi)生，禁止吸煙和亂丟垃圾。盡量保持室內(nèi)清潔狀況。7、會議結束后，使用者需進行設備檢查，關閉所有電器設備電源，特別注意投影儀需待散熱后才能切斷電源，確保門窗關閉。任何設備故障或損壞應立即報告給辦公室，以便及時維修，不影響后續(xù)會議的進行。申請者所屬部門負責人對此負有安全責任。8、會議室內(nèi)的公共設施應受到所有人的愛護，任何損壞需照價賠償。未經(jīng)辦公室許可，任何部門和個人不得將設施移出會議室或挪作他用。9、日常清潔工作由樓宇保潔員在早晨進行。會議結束后，使用部門應負責會議室的清掃和整理，將移動的桌椅歸位（如有需要，辦公室可提供協(xié)助），以便其他部門后續(xù)使用。10、本規(guī)定自發(fā)布之日起生效，由辦公室負責解釋和執(zhí)行。2024年會議室使用管理制度（五）一、目標為實現(xiàn)公司會議室的規(guī)范化管理，確保其功能的充分發(fā)揮，提高使用效率，增強各部門工作的計劃性和協(xié)調(diào)性，以及有效節(jié)約公司資源，特制定本規(guī)定：(一)公司會議室專用于會議召開和接待客人，未經(jīng)許可，不得挪作他用。會議室由人事行政部統(tǒng)一負責，包括管理、調(diào)度、設備維護等工作。(二)為避免會議時間沖突，各部門需提前一個月申請使用會議室，特殊情況至少提前一天通知人事行政部，并填寫《會議室使用申請表》以供統(tǒng)一規(guī)劃。(三)在填寫《會議室使用申請表》時，需詳細說明會議相關事宜，如明確使用時間、參會人員等。如有需要人事行政部協(xié)助的事項，需提前注明，以便做好相應協(xié)調(diào)。(四)在正常工作日，各部門需提前到人事行政部辦理申請手續(xù)，并在前臺登記備案后使用會議室。未經(jīng)批準，不得擅自使用。經(jīng)過許可，人事行政部將在會議開始前十分鐘安排工作人員開門。會議所需設備如水、筆記本電腦等由各部門自行準備（除非由總經(jīng)辦接待貴賓）。如在周末使用，需提前____天在人事行政部填寫申請表，領取會議室鑰匙備用，并在會議結束后立即歸還。(五)會議室使用遵循優(yōu)先級原則，包括領導和使用視頻設備的部門優(yōu)先，先登記先使用，先緊急后一般，先全局后部門。遇特殊情況或緊急會議，需立即通知人事行政部負責人，可立即使用會議室，事后補辦相關登記。(六)若部門會議與高管會議發(fā)生使用沖突，高管會議享有優(yōu)先權。各部門使用會議室按登記時間順序進行，如有沖突，人事行政部將協(xié)調(diào)使用其他會議室或調(diào)整使用時間。(七)會議室的音響、投影儀等設備由專業(yè)人員調(diào)試，未經(jīng)許可不得擅自調(diào)整。如設備出現(xiàn)故障，影響會議進行，應通知人事行政部工作人員處理。(八)各部門應在預約時間到達會議室并開始使用。如超過____分鐘未到達，人事行政部有權重新安排會議室使用。(九)若部門或個人臨時取消申請，再次使用時需重新申請。(十)為確保不影響后續(xù)會議，各部門應在預約時間內(nèi)使用完畢。超時使用，將對會議預約負責人處以每____分鐘____元的罰款。二、適用范圍本規(guī)定適用于公司所有會議室的管理與使用。三、適用對象本規(guī)定適用于公司各部門。四、注意事項(一)使用會議室時，應愛護設備設施，遵守安全規(guī)定，不得私自接拉電源，不得移動設備、家具位置，不得將物品帶出室外。如需調(diào)整設備使用，需事先征得人事行政部工作人員同意，并由專人調(diào)試。(二)保持會議室清潔，參會人員應愛護設備及物品，特別是貴重物品。禁止在會議室吸煙，不得亂扔煙蒂、紙屑和雜物，違者將被處以____元罰款。(三)會議結束后，使用部門需將《會議記錄登記表》交至人事行政部前臺。關閉電燈、空調(diào)等電器設備，配合工作人員檢查設施是否完好，如有損壞，需照價賠償。若衛(wèi)生不達標，使用部門需對會議室進行清掃和整理，并處以____元罰款。離開時，確保門窗已鎖好，否則因疏忽造成的設備損壞或丟失，由使用部門承擔相應責任。(四)未經(jīng)人事行政部許可，不得移動或帶走會議室內(nèi)的任何設施設備。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，需立即歸還物品，并接受____元的罰款。請各部門自覺遵守以上規(guī)定，人事行政部將以此作為繼續(xù)借用會議室的必要條件。五、其他(一)本規(guī)定的修訂和解釋權歸公司人事行政部所有。(二)本規(guī)定自發(fā)布之日起生效執(zhí)行。2024年會議室使用管理制度（六）1、辦公室負責學校會議室的管理工作，包括使用登記、調(diào)度、設備維護等。未經(jīng)許可，任何人不得擅自使用會議室或移動其中的多媒體設備、桌椅等設施。2、會議室遵循預約制度。使用人需提前____天向辦公室提出申請，進行會議登記，以確保統(tǒng)一調(diào)度。如遇緊急情況需臨時使用會議室，應立即通知辦公室，并在會后補辦相關手續(xù)。辦公室會在會議開始前開啟會議室的門和空調(diào)。3、申請使用會議室時，需詳細說明使用時間、預計參會人數(shù)等信息。如有需要辦公室協(xié)助的事項，請?zhí)崆白⒚?，以便辦公室做好準備工作。如需使用特定設備，應提前告知辦公室，以確保設備的可用性。4、若出現(xiàn)會議時間沖突，應遵循全局優(yōu)先原則，學校會議優(yōu)先于部門會議。部門間會議沖突則按照重要性和緊急性自行協(xié)商解決。5、使用部門需尊重并維護會議室設施，保持環(huán)境整潔。會議結束后，應立即整理，確保電源安全，關閉窗戶和空調(diào)，鎖好門。6、會議期間，參會人員應尊重設備和物品，保持衛(wèi)生，禁止吸煙和亂丟垃圾。盡量保持室內(nèi)清潔狀況。7、會議結束后，使用者需進行設備檢查，關閉所有電器設備電源，特別注意投影儀需待散熱后才能切斷電源，確保門窗關閉。任何設備故障或損壞應立即報告給辦公室，以便及時維修，不影響后續(xù)會議的進行。申請者所屬部門負責人對此負有安全責任。8、會議室內(nèi)的公共設施應受到所有人的愛護，任何損壞需照價賠償。未經(jīng)辦公室許可，任何部門和個人不得將設施移出會議室或挪作他用。9、日常清潔工作由樓宇保潔員在早晨進行。會議結束后，使用部門應負責會議室的清掃和整理，將移動的桌椅歸位（如有需要，辦公室可提供協(xié)助），以便其他部門后續(xù)使用。10、本規(guī)定自發(fā)布之日起生效，由辦公室負責解釋和執(zhí)行。2024年會議室使用管理制度（七）1、辦公室負責學校會議室的管