2024年公司會(huì)議管理規(guī)定（二篇）

第7頁共7頁2024年公司會(huì)議管理規(guī)定5.3.1會(huì)議的召開需經(jīng)過詳盡的審議，包括會(huì)議議程、主要內(nèi)容及參會(huì)人員的范圍等環(huán)節(jié)。5.3.2財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議的資金使用計(jì)劃及費(fèi)用預(yù)算進(jìn)行審核，并依據(jù)相關(guān)批準(zhǔn)文件進(jìn)行費(fèi)用核銷。5.3.3辦公室負(fù)責(zé)初步審查會(huì)議執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)、會(huì)議地點(diǎn)以及預(yù)期費(fèi)用等事項(xiàng)。5.3.4二類會(huì)議由公司相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；一類會(huì)議則需由公司主要負(fù)責(zé)人審批。5.3.5在公司辦公樓內(nèi)召開的常規(guī)性或臨時(shí)性會(huì)議，不包含在年度會(huì)議計(jì)劃內(nèi)。各部門需提前一周提出會(huì)議申請(qǐng)，報(bào)至辦公室，由辦公室統(tǒng)一安排。若需使用同一會(huì)議室，遵循先申請(qǐng)先安排的原則。會(huì)議當(dāng)天，會(huì)議召集單位應(yīng)指派專人到場，負(fù)責(zé)擺放桌卡、聯(lián)絡(luò)參會(huì)單位，并確保會(huì)議的順利進(jìn)行。5.4會(huì)議組織5.4.1會(huì)議組織的分工如下：5.4.1.1一類會(huì)議以及承辦的政府、集團(tuán)、股份會(huì)議由辦公室主導(dǎo)組織，包括起草會(huì)議通知、制作會(huì)務(wù)指南、安排餐飲住宿、撰寫領(lǐng)導(dǎo)講話等，相關(guān)業(yè)務(wù)部門需配合完成相關(guān)工作。5.4.1.2二類會(huì)議由各主辦部門負(fù)責(zé)組織，辦公室提供必要的協(xié)助。5.4.1.3三類會(huì)議原則上由各主辦部門自行組織。5.4.2會(huì)議資料管理：5.4.2.1辦公室負(fù)責(zé)整理印制公司主要領(lǐng)導(dǎo)的講話材料，其他專業(yè)類材料由各部門自行整理、印制和發(fā)放。建議采用統(tǒng)一格式制作會(huì)議指南和匯報(bào)材料。會(huì)議辦公用品由辦公室統(tǒng)一購置，相關(guān)費(fèi)用計(jì)入會(huì)議費(fèi)用。5.4.2.2會(huì)議資料歸檔應(yīng)包含會(huì)議申請(qǐng)、通知、指南、簽到表、材料、聲像資料的紙質(zhì)和電子版。承辦部門需保存會(huì)議聲像資料，并在會(huì)議結(jié)束后填寫會(huì)議存檔文件交接單，連同會(huì)議資料一并提交至辦公室檔案室。5.5會(huì)議費(fèi)用5.5.1會(huì)議費(fèi)用預(yù)算涵蓋會(huì)議費(fèi)和主辦單位需統(tǒng)一支付的參會(huì)人員住宿費(fèi)。5.5.2會(huì)議費(fèi)包括接送、餐飲、場地租賃、會(huì)標(biāo)、印刷等非住宿費(fèi)用，主辦單位不得額外收取會(huì)議費(fèi)、資料費(fèi)等。5.5.3會(huì)議費(fèi)和參會(huì)人員住宿費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)參照公司《五項(xiàng)費(fèi)用管理規(guī)定》執(zhí)行。5.5.4會(huì)議結(jié)束后，主辦單位憑《會(huì)議費(fèi)用審批單》及有效票據(jù)向財(cái)務(wù)部門申請(qǐng)核銷會(huì)議費(fèi)用，財(cái)務(wù)部門根據(jù)最終審批的確認(rèn)數(shù)進(jìn)行核銷。5.5.5會(huì)議費(fèi)用預(yù)算的下達(dá)及調(diào)整遵循公司《預(yù)算管理程序》。6.流程7.相關(guān)文件7.1相關(guān)的公司體系文件7.1.1《五項(xiàng)費(fèi)用管理規(guī)定》7.1.2《預(yù)算管理程序》7.2相關(guān)的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和依據(jù)性文件8.記錄8.1會(huì)議費(fèi)用審批單附錄附錄A會(huì)議要求A.1各類會(huì)議應(yīng)遵循務(wù)實(shí)、節(jié)約、簡樸的原則，注重實(shí)際效果，不安排與會(huì)議無關(guān)的活動(dòng)。會(huì)議文件和材料一般采用普通紙張黑白印刷，不發(fā)放額外的參考材料、宣傳材料及紀(jì)念品等。會(huì)場布置應(yīng)簡潔大方，注重實(shí)用性。A.2各類會(huì)議應(yīng)嚴(yán)格控制參會(huì)人員范圍，不得隨意延長會(huì)期，不得超標(biāo)準(zhǔn)、超預(yù)算執(zhí)行。禁止將會(huì)議費(fèi)用轉(zhuǎn)嫁給其他單位。A.3會(huì)議應(yīng)遵循精簡原則，內(nèi)容可合并的會(huì)議應(yīng)盡量一次召開，提倡使用視頻會(huì)議形式。會(huì)議需按年度計(jì)劃和預(yù)算進(jìn)行，避免無計(jì)劃和無預(yù)算的會(huì)議。A.4各類會(huì)議必須遵守HSE規(guī)定、保密紀(jì)律和宣傳報(bào)道要求。A.5會(huì)議應(yīng)根據(jù)內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，選擇公司內(nèi)部或附近石油系統(tǒng)內(nèi)的賓館召開，嚴(yán)格限制在高消費(fèi)地區(qū)、旅游景點(diǎn)召開會(huì)議。A.6視頻會(huì)議要求1.設(shè)有視頻會(huì)議終端的單位，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)設(shè)備管理，并確保人員穩(wěn)定。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知信息中心。2.接到視頻會(huì)議通知后，應(yīng)及時(shí)通知設(shè)備管理人員，按預(yù)定時(shí)間開啟設(shè)備，做好會(huì)前調(diào)試和會(huì)場準(zhǔn)備工作，確保設(shè)備運(yùn)行良好，影像、聲音效果最佳，會(huì)場環(huán)境符合公司要求。3.視頻會(huì)議期間，技術(shù)管理部門需有專人值守，協(xié)調(diào)處理技術(shù)問題，未經(jīng)許可不得擅自接入其他會(huì)場，保持會(huì)場安靜，非特殊情況不得關(guān)閉話筒，確保熱線電話暢通。4.各分會(huì)場的視頻終端及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備應(yīng)保持固定的網(wǎng)絡(luò)線路和網(wǎng)址，不得擅自2024年公司會(huì)議管理規(guī)定（二）會(huì)議管理制度第三章會(huì)議的組織、管理和服務(wù)第一節(jié)會(huì)議的組織第三十一條會(huì)議的批準(zhǔn)1.臨時(shí)召開的公司級(jí)內(nèi)部小范圍會(huì)議需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，而公司級(jí)大型會(huì)議則需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。2.本制度已明確規(guī)定的會(huì)議，應(yīng)嚴(yán)格按照既定程序進(jìn)行批準(zhǔn)。第三十二條多部門聯(lián)合會(huì)議的組織對(duì)于涉及公司多個(gè)部門共同召開并有公司領(lǐng)導(dǎo)參加的會(huì)議，由總裁辦公室負(fù)責(zé)聯(lián)系并備案會(huì)議情況。若需總裁辦公室協(xié)調(diào)安排的，則由總裁辦公室進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)度與安排。第三十三條會(huì)議組織的全面性會(huì)議組織工作包括但不限于：會(huì)議通知的發(fā)布、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)的確定、會(huì)議議程的制定、會(huì)議主持人的指定、參會(huì)人員的邀請(qǐng)、會(huì)場的布置與安排、會(huì)議設(shè)施的準(zhǔn)備、會(huì)議材料的起草與分發(fā)、會(huì)議記錄、會(huì)議錄音錄像攝影等，以及會(huì)場橫幅的懸掛、會(huì)議宣傳等工作。第三十四條會(huì)議通知的規(guī)范性1.會(huì)議應(yīng)提前通知，一般會(huì)議應(yīng)至少提前半個(gè)工作日以電話或其他有效方式通知參會(huì)人員，大型會(huì)議則需提前更多工作日進(jìn)行通知。2.會(huì)議通知內(nèi)容應(yīng)全面，包括但不限于會(huì)議的具體時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員名單、會(huì)議的主要內(nèi)容及參會(huì)要求等。第四十四條會(huì)議準(zhǔn)備的充分性1.確保會(huì)議通知的準(zhǔn)確無誤，以促使應(yīng)到人員按時(shí)參會(huì)。2.做好會(huì)場的布置與安排工作，包括會(huì)場環(huán)境的整潔、設(shè)施的檢查與維修，以及必要的服務(wù)人員和用品的準(zhǔn)備。3.安排專人引導(dǎo)和組織參會(huì)人員有序入場。4.對(duì)于重要接待會(huì)議，應(yīng)制定詳細(xì)的會(huì)議及接待方案，方案內(nèi)容應(yīng)涵蓋接機(jī)接站、車輛調(diào)度、餐飲住宿、橫幅席卡、攝影攝像、公共活動(dòng)等各個(gè)環(huán)節(jié)的安排。第二節(jié)會(huì)議室的管理與服務(wù)第三十五條會(huì)議室管理的責(zé)任主體會(huì)議室由總裁辦公室負(fù)責(zé)全面管理。第三十六條日常管理的內(nèi)容會(huì)議室的日常管理包括但不限于：會(huì)議室的安排使用、環(huán)境衛(wèi)生的保持、設(shè)施設(shè)備的維護(hù)與管理、以及提供必要的會(huì)議服務(wù)等。第三十七條會(huì)議前后的準(zhǔn)備工作會(huì)議室應(yīng)在會(huì)議召開前規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，確保會(huì)議順利進(jìn)行；會(huì)議結(jié)束后，也應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成會(huì)場的清潔工作。如遇特殊情況，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行靈活調(diào)整。第四章會(huì)議資料管理第一節(jié)會(huì)議紀(jì)要的整理與印發(fā)第三十八條會(huì)議紀(jì)要的整理與下發(fā)1.總裁辦和會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)周例會(huì)、月例會(huì)、季度會(huì)議、年終總結(jié)會(huì)、專題會(huì)議及對(duì)外接待會(huì)議等會(huì)議紀(jì)要的整理工作，并確保其與公司規(guī)章制度具有同等效力。2.專題會(huì)議應(yīng)根據(jù)實(shí)際安排整理會(huì)議紀(jì)要。3.其他各類會(huì)議可視情況整理成會(huì)議紀(jì)要或其他形式的簡報(bào)等。第三十九條會(huì)議紀(jì)要的簽發(fā)流程周例會(huì)、月例會(huì)、季度會(huì)議、年終總結(jié)會(huì)結(jié)束后，總裁辦公室應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，并報(bào)公司總經(jīng)理審核簽發(fā)后印發(fā)。其他會(huì)議紀(jì)要?jiǎng)t由會(huì)議組織部門及時(shí)整理，并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)后印發(fā)。會(huì)議紀(jì)要的發(fā)放范圍應(yīng)限于參加會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。第四十條整理與印發(fā)的時(shí)效性會(huì)議紀(jì)要的整理和印發(fā)工作應(yīng)在規(guī)定的工作日內(nèi)完成，除非遇到特殊情況。若會(huì)議紀(jì)要涉及保密內(nèi)容，應(yīng)指派專人直接送達(dá)簽收，以確保信息安全。第二節(jié)會(huì)議資料的存檔第四十一條存檔的全面性各類會(huì)議資料均須存檔。周例會(huì)、月例會(huì)、季度會(huì)議、年終總結(jié)會(huì)、專題會(huì)議及對(duì)外接待會(huì)議等會(huì)議資料由總裁辦公室負(fù)責(zé)按季度分類存檔；其他會(huì)議資料則由各承辦部門自行存檔。第四十二條重大會(huì)議資料的特別存檔對(duì)于公司重大會(huì)議等會(huì)議資料，應(yīng)實(shí)行“一會(huì)一存”制度。存檔內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議通知、會(huì)議記錄、文字及宣傳資料、影像錄音資料、圖片及會(huì)議紀(jì)要等。第五章會(huì)議精神的督辦第四十三條督辦責(zé)任主體總裁辦公室負(fù)責(zé)對(duì)周例會(huì)、月例會(huì)、季度會(huì)議及有關(guān)專題會(huì)議的重大決定事項(xiàng)進(jìn)行督辦。第四十四條決議的執(zhí)行與配合對(duì)于會(huì)議的決議和明確的內(nèi)容，責(zé)任部門和人員必須認(rèn)真履行，并嚴(yán)格按照會(huì)議要求的時(shí)間完成。相關(guān)部門和人員應(yīng)給予必要的支持與配合