簽訂合同及對(duì)外函發(fā)文件應(yīng)注意事項(xiàng)

簽訂合同及對(duì)外函發(fā)文件應(yīng)注意事項(xiàng)簽訂合同及對(duì)外函發(fā)文件

應(yīng)注意事項(xiàng)

一、簽訂合同注意事項(xiàng)

1、合同主體

確定合同雙方主體：

A、我方：根據(jù)不同的業(yè)務(wù)，應(yīng)選擇合適公司主體對(duì)外簽訂合同。

B、對(duì)方：應(yīng)根據(jù)對(duì)方主體屬性以及不同的業(yè)務(wù)性質(zhì)提供相應(yīng)的主體資格證明文件，具體如下：a、屬于自然人的，提供本人身份證復(fù)印件簽名確認(rèn)；b、屬于法人組織的，提供公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件蓋公章、法定代表人證明書及法定代表人身份證復(fù)印件蓋公章、以及相應(yīng)業(yè)務(wù)資質(zhì)證明

核對(duì)對(duì)方主體信息：通過(guò)登陸全國(guó)企業(yè)信用系統(tǒng)查詢對(duì)方主體資格的合法性及真實(shí)性，核對(duì)對(duì)方提供的相關(guān)信息。

備注：即使此前曾經(jīng)提供過(guò)主體資格資料，但均應(yīng)在每次簽訂合同時(shí)重新提供及核對(duì)信息。

2、合同內(nèi)容填寫

根據(jù)不同業(yè)務(wù)，原則選擇使用公司固定標(biāo)準(zhǔn)格式文本，不得修改；如公司沒(méi)有固定標(biāo)準(zhǔn)文本合同而使用自擬或?qū)Ψ胶贤模?/p>

對(duì)方提出合理修改建議的，應(yīng)逐級(jí)提請(qǐng)相應(yīng)主管副總審批。

核對(duì)合同中雙方主體名稱與證件文件名稱是否一致。

認(rèn)真準(zhǔn)確、完整填寫合同內(nèi)容。

A、公司固定標(biāo)準(zhǔn)格式文本合同的工程承包合同，應(yīng)準(zhǔn)確填寫工程承包范圍、計(jì)價(jià)方式、工程款支付方式、施工現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人、工期、質(zhì)保期限、合同簽訂時(shí)間；

B、公司其他固定標(biāo)準(zhǔn)格式文本合同，應(yīng)準(zhǔn)確填寫計(jì)價(jià)方式、具體支付時(shí)間、合同期限、合同簽訂時(shí)間等有空格或有選擇需要完善之內(nèi)容，無(wú)需填寫的空格應(yīng)用斜杠“/”劃除。

因填寫時(shí)筆誤或錯(cuò)誤，需要更正的內(nèi)容，應(yīng)在更正后由對(duì)方在更正或修改的地方簽名或按捺指模確認(rèn)。

填寫合同建議使用電腦錄入打印的形式，如使用人工書寫的，筆跡應(yīng)工整、清晰。

3、合同的簽訂及蓋章

原則上要求對(duì)方先在合同中現(xiàn)場(chǎng)蓋章、簽名，確保蓋章及簽名真實(shí)性，再提請(qǐng)公司蓋章；對(duì)方為公司蓋章的，印章應(yīng)清晰，不得涂改或出現(xiàn)模糊的情形，并由公司法定代表人簽名；對(duì)方為個(gè)人簽名的，簽名應(yīng)清晰可辨，建議采用正楷字體，不得草書或其他無(wú)法辨別之字體。

通過(guò)完整的審批流程后，方可加蓋印章簽訂合同，準(zhǔn)確使用對(duì)應(yīng)主體合同印章，如為多頁(yè)合同，應(yīng)騎縫加蓋印章。如蓋錯(cuò)主體印章，不得涂改更正后使用，應(yīng)重新要求對(duì)方簽署后，重新簽訂，錯(cuò)

誤文本應(yīng)銷毀。

二、對(duì)外函發(fā)文件注意事項(xiàng)

1、確定函發(fā)基本內(nèi)容：

根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，如經(jīng)過(guò)各部門協(xié)調(diào)無(wú)法解決，要求他方或?qū)儆诤贤瑢?duì)方責(zé)任處理的，應(yīng)先準(zhǔn)確確定及描述需要解決問(wèn)題以及內(nèi)容。

2、確定函發(fā)對(duì)象：

如有簽訂合同的，應(yīng)準(zhǔn)確確定合同對(duì)方當(dāng)事人，為函發(fā)的對(duì)象；如無(wú)簽訂合同的，則以提供產(chǎn)品或服務(wù)的一方為函發(fā)的對(duì)象。

3、草擬函件，審批蓋章：

由業(yè)務(wù)部門草擬函件，按簽訂合同蓋章流程審批函件；通過(guò)審批后，正式蓋章函發(fā)。

4、發(fā)函方式

當(dāng)面或直接交給對(duì)方的，應(yīng)由對(duì)方在函件復(fù)印件上蓋章及簽名簽收。

郵寄函發(fā)的，采用郵局掛號(hào)信或中國(guó)郵政特快形式寄送：

A、應(yīng)在郵寄單據(jù)上填寫寄送函件名稱以及簡(jiǎn)述內(nèi)容。

B、地址必須為合同約定地址，如無(wú)約定聯(lián)系地址的，則寄送住址：個(gè)人的為身份證上記載的地址，公司的則為營(yíng)業(yè)執(zhí)照中的營(yíng)業(yè)地址。

5、存檔

當(dāng)面或直接交給對(duì)方的，保存簽收函件。

郵寄函發(fā)的，保存函件復(fù)印件、郵寄單據(jù)原件、妥投證明文件。

三、收文注意事項(xiàng)

1、對(duì)方當(dāng)面提交文件

詢問(wèn)了解情況后，根據(jù)文件內(nèi)容，通知相關(guān)業(yè)務(wù)部門主管處理；如不能確定主管業(yè)務(wù)部門的，應(yīng)告知對(duì)方可留下函件，待提交公司領(lǐng)導(dǎo)確定后，回復(fù)對(duì)方。若對(duì)方強(qiáng)烈要求簽收文件的，則簽收時(shí)在函件中注明：收到函件，無(wú)權(quán)確認(rèn)函件內(nèi)容。

業(yè)務(wù)主管收到函件后，根據(jù)實(shí)際情況，簽收函件；如無(wú)法確定責(zé)任方問(wèn)題的，在簽收時(shí)應(yīng)注明：收到函件，待核實(shí)情況后函復(fù)。

2、對(duì)方郵寄送達(dá)公司的文件

注意查看收件人或收件單位以及寄件單位、文件名稱等，確定屬于公司或個(gè)人文件后，方可簽