學校小型會議室管理制度

學校小型會議室管理制度第一章總則

第一條目的與原則

（一）為了加強學校小型會議室的管理，提高會議效率，確保會議的嚴肅性和實效性，制定本制度。

（二）會議室管理應(yīng)遵循高效、節(jié)能、環(huán)保、安全的原則，確保會議資源得到合理配置和有效利用。

第二條適用范圍

本制度適用于學校小型會議室的預(yù)定、使用、維護及其相關(guān)的管理活動。

第三條管理機構(gòu)

（一）學校設(shè)立會議室管理部門，負責小型會議室的日常管理、維護及監(jiān)督工作。

（二）會議室管理部門應(yīng)建立健全各項管理制度，提高服務(wù)質(zhì)量，保障會議的順利進行。

第四條責任分配

（一）會議室管理部門負責會議室的預(yù)訂、調(diào)度、設(shè)備維護及環(huán)境衛(wèi)生等工作。

（二）會議組織者負責會議內(nèi)容的準備、會議流程的安排以及會議紀要的編寫和落實。

（三）參會人員應(yīng)遵守會議紀律，愛護會議室設(shè)施，配合會議管理部門工作。

第五條會議分類

根據(jù)會議性質(zhì)和規(guī)模，小型會議室分為以下兩類：

（一）日常會議室：用于日常教學、科研、管理等各類會議。

（二）專項會議室：用于重要接待、專題研討、學術(shù)交流等特殊會議。

第六條預(yù)訂與使用

（一）會議組織者需提前向會議室管理部門提交會議室預(yù)訂申請，明確會議時間、參會人數(shù)、會議主題等信息。

（二）會議室管理部門根據(jù)預(yù)訂申請進行審核，合理安排會議室資源。

（三）會議組織者應(yīng)按照預(yù)定時間、地點召開會議，不得隨意更改。

第七條變更與取消

會議組織者如需變更或取消會議，應(yīng)提前通知會議室管理部門。會議室管理部門根據(jù)實際情況調(diào)整會議室安排。

第八條違規(guī)處理

違反本制度規(guī)定，造成會議室設(shè)施損壞、影響會議正常進行等情況，由會議組織者及相關(guān)責任人承擔相應(yīng)責任。

第九條制度修訂

本制度根據(jù)學校發(fā)展需要，定期進行修訂和完善。修訂后的制度經(jīng)學校批準后予以公布實施。

第十條解釋權(quán)

本制度的解釋權(quán)歸學校所有。

第二章會議流程

第一條會議籌備

（一）會議組織者根據(jù)會議目的和內(nèi)容，確定會議議題、參會人員、會議時間、地點等信息。

（二）會議組織者制定會議議程，并將會議通知及議程提前發(fā)送給參會人員。

（三）會議組織者負責準備會議所需的材料、設(shè)備、茶水等服務(wù)。

第二條會議簽到

（一）會議組織者應(yīng)在會議開始前設(shè)置簽到臺，參會人員需在簽到表上簽字確認。

（二）會議組織者應(yīng)核對簽到人員名單，確保參會人員準時到場。

第三條會議主持

（一）會議主持人應(yīng)按照會議議程，引導(dǎo)參會人員逐項進行討論。

（二）會議主持人需保持會議秩序，確保會議討論有序進行。

第四條會議發(fā)言

（一）會議主持人應(yīng)邀請與會人員按順序發(fā)言，每人發(fā)言時間應(yīng)控制在規(guī)定范圍內(nèi)。

（二）發(fā)言人員應(yīng)圍繞會議主題，簡明扼要地陳述觀點。

第五條會議討論

（一）會議組織者應(yīng)引導(dǎo)參會人員就會議議題展開充分討論，確保各方意見得到充分表達。

（二）會議討論過程中，會議組織者需記錄重要觀點和結(jié)論。

第六條會議決策

（一）會議主持人根據(jù)討論情況，提出決策建議。

（二）參會人員對決策建議進行表決，達成共識。

第七條會議總結(jié)

（一）會議主持人對會議討論情況進行總結(jié)，明確會議成果和下一步工作計劃。

（二）會議組織者負責整理會議紀要，并在會議結(jié)束后及時發(fā)送給參會人員。

第八條會議閉幕

（一）會議主持人宣布會議閉幕，感謝參會人員參與。

（二）會議組織者負責收集會議材料，整理會議室。

第九條會議延期與終止

（一）如會議討論未能在預(yù)定時間內(nèi)完成，會議主持人可根據(jù)實際情況決定延期或終止會議。

（二）會議延期或終止，會議組織者需及時通知參會人員。

第十條會議反饋

會議組織者應(yīng)在會議結(jié)束后，向參會人員征求會議效果反饋，以便于改進會議組織工作。

第三章會議紀要的跟蹤落實

第一條會議紀要的編制

（一）會議紀要應(yīng)由會議組織者或指定專人負責編制，內(nèi)容包括會議主題、時間、地點、參會人員、討論要點、決策結(jié)果等。

（二）會議紀要應(yīng)客觀、準確、全面地反映會議內(nèi)容，避免個人觀點的干預(yù)。

（三）會議紀要應(yīng)在會議結(jié)束后盡快完成，最遲不超過兩個工作日。

第二條會議紀要的審批

（一）會議紀要編制完成后，應(yīng)提交給會議主持人或主要參會領(lǐng)導(dǎo)審批。

（二）審批通過后的會議紀要，由會議組織者負責發(fā)送給所有參會人員，并抄送相關(guān)部門。

第三條任務(wù)分配

（一）會議紀要中明確的任務(wù)和責任，應(yīng)由會議組織者及時分配給相應(yīng)的責任人。

（二）責任人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成分配的任務(wù)，并向會議組織者報告進展。

第四條跟蹤監(jiān)督

（一）會議組織者應(yīng)對會議紀要中的任務(wù)執(zhí)行情況進行跟蹤監(jiān)督，確保決策得到有效落實。

（二）對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，會議組織者應(yīng)及時協(xié)調(diào)解決，確保工作順利進行。

第五條進度匯報

（一）責任人應(yīng)定期向會議組織者匯報任務(wù)執(zhí)行進度，會議組織者匯總后向主要領(lǐng)導(dǎo)報告。

（二）會議組織者應(yīng)定期組織會議，對任務(wù)執(zhí)行情況進行全面評估，并根據(jù)實際情況調(diào)整工作計劃。

第六條效果評估

（一）會議組織者應(yīng)在任務(wù)完成后進行效果評估，分析存在的問題和不足，提出改進措施。

（二）效果評估結(jié)果應(yīng)作為今后類似會議決策的參考。

第七條檔案管理

（一）會議紀要作為重要檔案資料，應(yīng)由專人負責整理、歸檔和保管。

（二）會議紀要的保管期限應(yīng)符合學校檔案管理規(guī)定，便于日后查詢和利用。

第八條信息公開

（一）根據(jù)學校信息公開規(guī)定，會議紀要中涉及公開事項的部分，應(yīng)適時向全?；蛳嚓P(guān)人員公開。

（二）會議組織者應(yīng)確保信息公開的及時、準確，接受全校師生的監(jiān)督。

第四章會議室管理規(guī)定

第一條會議室預(yù)訂

（一）預(yù)訂會議室應(yīng)提前向會議室管理部門提交申請，并提供會議時間、參會人數(shù)、會議類型等信息。

（二）會議室管理部門根據(jù)預(yù)訂申請的先后順序和會議性質(zhì)進行合理安排，并在預(yù)訂確認后通知申請者。

第二條會議室使用

（一）會議組織者應(yīng)按照預(yù)訂時間、地點使用會議室，不得隨意更改或占用他人預(yù)訂的會議室。

（二）使用會議室期間，應(yīng)保持室內(nèi)整潔，愛護設(shè)施設(shè)備，不得在室內(nèi)吸煙、進食或有其他不當行為。

第三條會議室設(shè)施

（一）會議室管理部門負責定期檢查和維護會議室設(shè)施，確保設(shè)備正常運行。

（二）會議組織者在使用前應(yīng)檢查設(shè)施是否完好，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時向會議室管理部門報告。

第四條會議室安全

（一）會議室管理部門應(yīng)制定安全措施，確保會議室使用期間的人身和財產(chǎn)安全。

（二）會議組織者應(yīng)了解并遵守會議室安全規(guī)定，如有緊急情況，應(yīng)及時采取措施并報告相關(guān)部門。

第五條會議室清潔

（一）會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)負責清理會議室，恢復(fù)原狀，確保會議室的整潔。

（二）會議室管理部門應(yīng)定期對會議室進行深度清潔和消毒，保持會議室環(huán)境的衛(wèi)生。

第六條會議室保密

（一）涉及保密內(nèi)容的會議，會議組織者應(yīng)采取必要措施，確保會議內(nèi)容不被泄露。

（二）會議室管理部門應(yīng)配合會議組織者做好保密工作，對會議室進行必要的保密檢查。

第七條會議室調(diào)度

（一）會議室管理部門可根據(jù)實際情況，對會議室使用進行調(diào)度，以優(yōu)化資源分配。

（二）調(diào)度決定應(yīng)及時通知受影響的會議組織者，協(xié)助解決因調(diào)度產(chǎn)生的問題。

第八條違規(guī)處理

（一）違反會議室管理規(guī)定的行為，將根據(jù)情節(jié)輕重，對相關(guān)責任人進行通報批評、罰款等處理。

（二）造成設(shè)施損壞的，責任人應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責任。

第九條反饋與改進

（一）會議室管理部門應(yīng)設(shè)立反饋渠道，收集用戶意見和建議，不斷改進會議室的管理服務(wù)。

（二）會議組織者和參會人員應(yīng)積極參與反饋，共同提高會議室的管理水平和使用效率。

第五章附則

第一條施行日期

本制度自發(fā)布之日起施行，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準。

第二條解釋權(quán)

本制度的解釋權(quán)歸學校所有。

第三條補充規(guī)定

本制度