檔案管理標(biāo)準(zhǔn)流程

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)流程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)流程篇一目的：本制度的目的在于加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。同時(shí)，提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。適用范圍：本制度適用于公司及各部門(mén)檔案的收集、整理、分類(lèi)、利用及歸檔。術(shù)語(yǔ)和定義：1.檔案：指公司過(guò)去和現(xiàn)在各級(jí)部門(mén)及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、電腦盤(pán)片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。2.檔案管理：指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等活動(dòng)。職責(zé)：1.綜合部：負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門(mén)檔案管理。建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況。收集、整理、分類(lèi)、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司的檔案和其他資料。負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷(xiāo)毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷(xiāo)毀的全過(guò)程，確保公司檔案的安全。提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通。負(fù)責(zé)組織研究和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識(shí)。2.其他各部門(mén)相關(guān)人員：負(fù)責(zé)在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知綜合部。向綜合部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件。負(fù)責(zé)本部門(mén)文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識(shí)、貯存、保管、利用、歸檔。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)按國(guó)家財(cái)政制度規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔案資料。3.各部門(mén)主管人員：批準(zhǔn)對(duì)自己部門(mén)資料或合同復(fù)印件的處置。4.各部門(mén)經(jīng)理/副總：負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理監(jiān)督檢查報(bào)告的審批。工作程序：1.檔案資料的收集：各部門(mén)相關(guān)人員負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門(mén)《文件（合同）管理記錄目錄》。各部門(mén)文件、合同等資料原件需要保存的，各部門(mén)分別進(jìn)行整理，并編制《移交目錄》每季度向綜合部移交。歸檔范圍及移交時(shí)間。檔案資料的標(biāo)識(shí)：綜合部及各部門(mén)對(duì)各自保管的檔案資料編號(hào)，編號(hào)規(guī)則見(jiàn)公司檔案管理規(guī)定。檔案資料的日常管理：電子類(lèi)合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)存放于檔案室指定電腦硬盤(pán)內(nèi)或制作專(zhuān)門(mén)光盤(pán)進(jìn)行編號(hào)保存。文件、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。文件資料和合同應(yīng)按照編號(hào)順序存放于文件盒中，并加以標(biāo)識(shí)，整齊排放在文件/檔案柜中。在檔案借閱時(shí)，應(yīng)履行借閱手續(xù)，填寫(xiě)《檔案借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)使用，不能帶出公司。如果必須帶出公司查閱，需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。一般情況下，檔案外借只借復(fù)印件。如果需要借原件，必須經(jīng)過(guò)總經(jīng)理批準(zhǔn)。在歸還檔案時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚。如果發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告直接上級(jí)。借閱檔案用完后，應(yīng)及時(shí)歸還。如果超過(guò)借閱時(shí)間，需要重新辦理手續(xù)。借檔人必須愛(ài)護(hù)檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞。在檔案銷(xiāo)毀時(shí)，必須寫(xiě)申請(qǐng)銷(xiāo)毀報(bào)告，編制銷(xiāo)毀目錄，報(bào)部門(mén)經(jīng)理和部門(mén)分管副總鑒定，最后報(bào)總經(jīng)理的批準(zhǔn)，方可銷(xiāo)毀。執(zhí)行銷(xiāo)毀任務(wù)時(shí)，必須由綜合部人員監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人不得少于兩人，并在銷(xiāo)毀目錄上簽字。最后，把銷(xiāo)毀目錄和部門(mén)經(jīng)理和總經(jīng)理的批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存。檔案資料的歸檔范圍包括公司對(duì)外發(fā)出的公文、公司收到的公文、本公司與其他單位來(lái)往的文書(shū)及權(quán)益文書(shū)、公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示、重要的會(huì)議材料、反映公司主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等、公司的各種工作計(jì)劃、計(jì)劃考核/總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)、本公司與有關(guān)單位、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件正本及過(guò)程材料、本公司干部任免的文件材料、員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料、本公司發(fā)布的各類(lèi)廣告、宣傳材料、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等、外出公務(wù)活動(dòng)所獲得或形成的檔案資料、財(cái)務(wù)檔案資料、各種實(shí)物檔案、其他具有利用和保存價(jià)值的文件資料。歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，如請(qǐng)示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。1.一般資料應(yīng)存檔一份原件，重要文件和高使用率文件可存檔兩份原件。經(jīng)辦部門(mén)可根據(jù)需要留存復(fù)印件或影印本。如果原稿需要由經(jīng)辦部門(mén)保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，綜合部則歸檔影印本。2.聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者。歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。3.子文件應(yīng)與相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并備份電子文件存儲(chǔ)設(shè)備信息。4.各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書(shū)、牌匾、饋贈(zèng)品等）必須原件歸檔，并保持完好無(wú)損。5.即時(shí)歸檔的文件包括公司規(guī)定的密級(jí)文件、重要文件、合同、協(xié)議書(shū)等正本及過(guò)程資料、公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料、其他認(rèn)為需要即時(shí)歸檔的資料。定期歸檔的文件應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件，每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司綜合部。電子聲像檔案應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行、隨辦隨歸，一般電子聲像檔案應(yīng)定期完成，每年3月底前必須向綜合部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集。6.部門(mén)內(nèi)檔案交接時(shí)，需填寫(xiě)《檔案移交清單》，由部門(mén)負(fù)責(zé)人指定的接收人核實(shí)無(wú)誤后簽字，綜合部見(jiàn)證。檔案移交公司的流程包括經(jīng)辦部門(mén)檢查文件或檔案、編制移交清單、綜合部查收案卷與文件并核對(duì)檔案清單、移交雙方在移交清單上簽字并各保存一份。7.檔案應(yīng)按類(lèi)別賦予統(tǒng)一名稱(chēng)，并參照《檔案分類(lèi)編號(hào)表》進(jìn)行編號(hào)。檔案分類(lèi)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來(lái)組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。d)行政中心負(fù)責(zé)對(duì)檔案分類(lèi)及編號(hào)進(jìn)行增補(bǔ)和修訂，但任何部門(mén)和個(gè)人不得隨意修改。e)為方便查閱，建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)流程篇二1、總則1、1為了加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，為公司的發(fā)展和經(jīng)營(yíng)服務(wù)，特制定本制度。1、2本制度所稱(chēng)的檔案，是指公司各個(gè)部門(mén)以及個(gè)人在從事工作和經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值和利益關(guān)系的各種文字圖表、聲像等不同形式的資料和記錄。1、3公司所有部門(mén)和個(gè)人均有保護(hù)公司檔案的義務(wù)。1、4公司的檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的方式，共同維護(hù)檔案的完整與安全，便于公司在經(jīng)營(yíng)中的借鑒和利用。1、5本制度適用于公司所有檔案資料的管理。2、檔案管理的機(jī)構(gòu)與職責(zé)2、1公司的檔案工作實(shí)行部門(mén)收集保管，辦公室統(tǒng)一歸檔的原則。2、2公司辦公室為公司檔案管理的主管部門(mén)，對(duì)公司的檔案資料實(shí)行統(tǒng)一的歸檔和日常管理，并對(duì)公司各部門(mén)的檔案管理進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。具體工作由辦公室的檔案管理員負(fù)責(zé)。2、3公司各部門(mén)為檔案管理的分管部門(mén)，負(fù)責(zé)管理本部門(mén)的檔案資料。公司各部門(mén)負(fù)責(zé)人均應(yīng)指定專(zhuān)人（兼職檔案員）負(fù)責(zé)收集、保管本部檔案資料并督促其及時(shí)歸檔。2、4辦公室的檔案管理員和各部門(mén)的兼職檔案員均為公司的檔案工作人員，應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，名單須報(bào)到辦公室進(jìn)行備案，各部門(mén)的檔案工作人員如有變動(dòng)須及時(shí)通知辦公室。2、5檔案工作人員出現(xiàn)工作變動(dòng)或離職時(shí)，應(yīng)將其經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，嚴(yán)禁擅自帶走或銷(xiāo)毀。2、6所有檔案工作人員應(yīng)忠于職守，遵守公司保密制度，嚴(yán)守公司秘密，不得向無(wú)關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。3、檔案管理3、1檔案的歸檔3、1、1公司應(yīng)歸檔的檔案資料包括：行政文書(shū)檔案、人事檔案、營(yíng)銷(xiāo)業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備儀器檔案、生產(chǎn)技術(shù)資料檔案和基建項(xiàng)目檔案等。3、1、2對(duì)于應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，各部門(mén)須按照規(guī)定，定期向本部門(mén)的檔案工作人員移交、集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為已有。3、1、3除人事檔案由公司人力資源部負(fù)責(zé)外，其它檔案資料均由辦公室負(fù)責(zé)整理分類(lèi)，立卷和歸檔管理。人力資源部的檔案管理亦遵循本制度。3、1、4公司各部門(mén)（人力資源部除外）的檔案工作人員應(yīng)于每年的12月20日將本部門(mén)本年度的檔案材料移交到辦公室。3、2檔案保管3、2、1公司所有檔案資料均進(jìn)行專(zhuān)人、專(zhuān)柜管理。3、2、2檔案管理員應(yīng)做好檔案資料的立卷、案卷排列和編制案卷目錄等工作。具體的立卷工作，相關(guān)部門(mén)的檔案工作人員應(yīng)配合檔案管理員進(jìn)行。3、2、3檔案工作人員應(yīng)做好案卷的準(zhǔn)確、及時(shí)歸檔，并根據(jù)檔案的密級(jí)和保管期限的不同，分類(lèi)進(jìn)行管理。3、2、4檔案工作人員應(yīng)參照國(guó)家的規(guī)定和公司＜保密制度＞，對(duì)檔案資料進(jìn)行密級(jí)劃分，并確定保管期限，上報(bào)董事會(huì)，經(jīng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。3、2、5所有檔案資料劃分四個(gè)密級(jí)：普通級(jí)、秘密級(jí)、機(jī)密級(jí)和絕密級(jí)。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)見(jiàn)＜保密制度＞。3、2、6檔案工作人員應(yīng)注意檔案資料的保護(hù)工作，檔案的存放地點(diǎn)要做到“八防”：防塵、防潮、防火、防盜、防鼠、防蟲(chóng)、防霉、防光。3、2、7對(duì)于檔案的管理和利用，密級(jí)的變更和解密，參照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3、3檔案的查閱、借閱3、3、1公司員工查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格辦理查閱（借閱）手續(xù)，由檔案管理員對(duì)查閱（借閱）人、所查閱檔案名稱(chēng)、查閱（借閱）時(shí)間和歸還時(shí)間進(jìn)行詳細(xì)登記。3、3、2查閱（借閱）密級(jí)檔案時(shí)，如查閱人為＜保密制度＞中知曉范圍外的員工或公司外部人員，須填寫(xiě)＜檔案查閱（借閱）申請(qǐng)單＞，經(jīng)檔案管理員審核，批準(zhǔn)人審批后方可進(jìn)行查閱（借閱）。公司員工不得查閱（借閱）檔案內(nèi)容與本身工作無(wú)關(guān)的檔案。3、3、3檔案查閱（借閱）的批準(zhǔn)權(quán)限：普通檔案由辦公室主任審批；秘密級(jí)檔案由行政總監(jiān)審批；機(jī)密級(jí)檔案由總經(jīng)理審批，絕密級(jí)檔案由董事長(zhǎng)審批。3、3、4原則上檔案原件概不外借，檔案室可對(duì)常用的檔案資料復(fù)制副本，供需要部門(mén)借閱，副本在使用部門(mén)使用完畢后，由檔案室回收、保管和銷(xiāo)毀，其處理等同于檔案原件。3、3、5查閱、借閱公司檔案者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在文件上作任何標(biāo)記、標(biāo)志和涂改，不得損壞檔案。3、3、6嚴(yán)禁公司員工未經(jīng)允許私自對(duì)檔案資料進(jìn)行復(fù)印和復(fù)制，否則將按照公司＜保密制度＞的有關(guān)規(guī)定予以處罰。3、4檔案的銷(xiāo)毀3、4、1對(duì)于超過(guò)保管期限或確已失去價(jià)值的檔案，檔案工作人員應(yīng)定期銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀前，檔案管理員應(yīng)將銷(xiāo)毀檔案3、4、2清單上報(bào)辦公室主任，經(jīng)辦公室主任審核，報(bào)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后，方可銷(xiāo)