現(xiàn)代信息化技術(shù)手段在辦公室檔案管理中的有效應(yīng)用

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和普及，辦公室檔案的管理工作也發(fā)生了很大的變化，辦公室里的工作者需要靈活地去獲取信息?，F(xiàn)代化信息技術(shù)手段在社會經(jīng)濟發(fā)展中占據(jù)著越來越重要的地位，過去陳舊的檔案管理方法缺乏科學技術(shù)的支持，容易導致管理檔案的成本大、管理內(nèi)容過于復(fù)雜、管理周期比較長，不利于工作效率地提高。所以只有將現(xiàn)代化技術(shù)手段替代傳統(tǒng)低質(zhì)量的檔案管理工作，才能更進一步地管理好辦公室檔案，提高現(xiàn)代辦公室檔案管理的工作效率。1現(xiàn)代化信息技術(shù)下辦公室檔案管理工作的意義1.1信息化辦公室檔案管理的意義在新時代背景下，辦公室的工作方式也推陳出新，傳統(tǒng)的辦公室管理檔案的記錄方法已轉(zhuǎn)換為現(xiàn)代信息化的數(shù)字整理，信息化檔案管理就是將新穎的信息技術(shù)手段應(yīng)用到建立、匯總、存檔的管理工作中，同時還要作為檔案信息工作的其他應(yīng)用。如何在辦公室檔案管理工作中發(fā)揮好信息化技術(shù)的作用，就得靠對應(yīng)的行政部門的規(guī)章來進行。1.2信息化管理辦公室檔案的特點正常來說，運用信息化管理辦公室檔案基本上有三個特征?；镜奶攸c就是辦公室工作者必須要依照相關(guān)工作部門的法律規(guī)章制度去展開檔案管理的工作。最突出的特點是信息化管理檔案使整個工作的管理方法由實物轉(zhuǎn)化為技術(shù)手段管理。因而用電子制檔替換實物記檔也變成了各個部門應(yīng)用信息化檔案管理的重要途徑。最后，信息化技術(shù)管理檔案是一種創(chuàng)新的工作方法，把它運用到工作中實現(xiàn)了數(shù)字化和多元化，為管理檔案工作的可持續(xù)發(fā)展和創(chuàng)新實施打下了牢固的基礎(chǔ)。2現(xiàn)代化辦公室檔案管理工作中存在的問題2.1辦公室檔案管理存在一定的安全隱患當今社會已經(jīng)是互聯(lián)網(wǎng)的時代，伴隨著電腦技術(shù)的提高，各路高手層出不窮，所以黑客攻擊公司或者單位網(wǎng)站的現(xiàn)象時有發(fā)生，這些惡意地攻擊行為使辦公室檔案信息有容易泄露的風險，辦公室檔案管理處是各個公司單位存儲重要文件的部門，尤其是一些機密文件一旦泄露就會給公司單位造成無法挽回的損失。由于現(xiàn)在很多辦公室檔案管理者沒有很強烈的信息防護知識，加上檔案管理的工作內(nèi)容錯綜復(fù)雜，所以特別容易造成信息泄露。2.2辦公室檔案管理機構(gòu)不完善根據(jù)調(diào)查研究，很多事業(yè)單位和公司的辦公室檔案管理處沒有建立一支有一定獨立性的管理團隊，而是讓行政部門去統(tǒng)一管理檔案工作，又加上工作沒有實施問責制，檔案管理體系不完善，繼而容易造成工作缺失。其次，在從事檔案管理工作時，單位或者公司沒有嚴格遵照相關(guān)的保密協(xié)議去實行，這就易造成信息流失，給檔案的應(yīng)用管理質(zhì)量造成了嚴重影響。2.3辦公室基礎(chǔ)設(shè)施不配套由于管理檔案的工作量巨大、內(nèi)容復(fù)雜、耗時長，加上信息更新快，這就需要長時間系統(tǒng)化地去整理信息和探索式地開展工作，同時還需要配備相應(yīng)地辦公設(shè)施去同步進行。可是，目前很多的辦公室由于沒有經(jīng)濟上的投入支持，檔案管理工作條件變得非常有限，沒有設(shè)施地輔助，最后就容易造成檔案文件丟失、信息泄露等現(xiàn)象地發(fā)生，嚴重影響了工作的高效進行。3現(xiàn)代化辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新方法3.1提升檔案管理工作的安全防患意識，增強對信息技術(shù)的安全應(yīng)用辦公室檔案管理工作者要嚴格要求自己，正確樹立安全管理的知識理念，重視自己的工作內(nèi)容?，F(xiàn)如今，在數(shù)字化大數(shù)據(jù)充斥社會工作的背景之下，管理者要制定完善的安全措施來確定檔案信息的保密性和安全性。管理者要正面分析信息化檔案的安全隱患問題，仔細判斷信息安全的要求，同時要加強檔案信息的管理，然后制定出科學的安全保障制度，大大地提升信息管理的保密性。再者，辦公室檔案管理者一定要有防患于未然的意識，提前想好應(yīng)對措施，以便于安全快速地應(yīng)對可能會出現(xiàn)的信息外泄的危險，避免造成信息的泄露。3.2構(gòu)建完整的辦公室檔案管理體制并成立監(jiān)管體系建立完整地管理體制是一個企業(yè)或者單位進行管理工作的重中之重，因而更是辦公室檔案管理工作中不可缺少的部分。所以，一定要加強構(gòu)建有關(guān)方面地管理體系和規(guī)章制度，促使管理工作成績的優(yōu)秀實現(xiàn)。在構(gòu)建管理體系的過程當中，制定相關(guān)的規(guī)章和管理制度是相當重要的，一定要把它放到檔案管理工作的新體系里去實踐，防止它成為了表面形式。為了保證檔案管理工作可以嚴格按照管理體制去展開，作為上層管理者，必須成立強而有力地監(jiān)管體系，可以去約束下層檔案管理工作者的工作行為，從而保證工作有效安全地開展。3.3加大辦公室的經(jīng)濟投入，完善檔案管理地工作設(shè)施在當下，根據(jù)現(xiàn)代化信息技術(shù)手段在辦公室檔案管理工作中的應(yīng)用要求，必然要加大對辦公室的資金投入，完善現(xiàn)代化信息技術(shù)建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)，更新和增加工作設(shè)備，幫助工作者有效地進行檔案管理工作，大大地提高了工作效率。其次，應(yīng)該加大對人才地培養(yǎng)和引進，成立一批專業(yè)的檔案管理工作者，加強管理系統(tǒng)，使檔案管理的專業(yè)化數(shù)字化，形成優(yōu)秀的組織文化，不斷地提高工作質(zhì)量。4結(jié)語在新時代的推進下，辦公室檔案管理工作越來越受人們的重視，而信息化技術(shù)手段成為了辦公室檔案管理工作中必不