醫(yī)療文件歸檔管理制度

醫(yī)療文件歸檔管理制度1.前言醫(yī)療文件是醫(yī)院緊要的信息資源，對于醫(yī)院的運營、病患的健康、醫(yī)療質(zhì)量的提升具有緊要意義。為了規(guī)范醫(yī)療文件的歸檔管理工作，確保醫(yī)療文件的完整性、可靠性和保密性，以滿足醫(yī)院的法律要求和各項管理需求，特訂立本《醫(yī)療文件歸檔管理制度》。2.適用范圍本制度適用于本醫(yī)院全部的醫(yī)療文件的歸檔管理工作，包含電子文件和紙質(zhì)文件。3.文件歸檔責任和權(quán)限3.1醫(yī)院行政部門負責醫(yī)療文件歸檔管理的領(lǐng)導和協(xié)調(diào)工作；3.2各科室設立醫(yī)療文件歸檔管理崗位，負責本科室內(nèi)醫(yī)療文件的歸檔和管理；3.3醫(yī)療信息部門負責醫(yī)療文件歸檔系統(tǒng)的軟件和硬件設備的維護和管理。4.文件歸檔的原則4.1完整性原則：醫(yī)療文件必需依照完整的流程進行歸檔；4.2可靠性原則：醫(yī)療文件歸檔必需真實、準確、可靠；4.3保密性原則：醫(yī)療文件必需依照相關(guān)法律規(guī)定保密；4.4便捷性原則：醫(yī)療文件歸檔必需便于查找和檢索。5.歸檔流程5.1醫(yī)療文件的產(chǎn)生：醫(yī)療文件包含病歷、化驗單、檢查報告、手術(shù)記錄、藥物處方等，由醫(yī)務人員在病患就診過程中產(chǎn)生。5.2登記與編號：醫(yī)療文件在產(chǎn)生后，由醫(yī)療文件歸檔管理崗位進行登記與編號，并填寫相關(guān)信息，如病患姓名、編號、科室、醫(yī)生等。5.3分類與整理：依據(jù)醫(yī)療文件的性質(zhì)和用途，將其進行分類與整理，建立清楚的歸檔目錄和文件夾結(jié)構(gòu)。5.4歸檔與保管：醫(yī)療文件依照分類整理后，進行歸檔和保管，電子文件保管在醫(yī)療文件歸檔系統(tǒng)中，紙質(zhì)文件妥當存放于專用柜子或密閉區(qū)域。5.5查找與檢索：醫(yī)務人員需要查找和檢索特定醫(yī)療文件時，可通過醫(yī)療文件歸檔系統(tǒng)進行操作，依據(jù)編號、名稱、病患信息等進行搜尋，快速查找到相關(guān)文件。5.6借閱與歸還：醫(yī)務人員如需借閱特定醫(yī)療文件，需填寫借閱單，并經(jīng)領(lǐng)導批準后進行借閱，借閱期限不得超出30天，歸還后進行記錄。6.歸檔系統(tǒng)管理6.1電子文件歸檔系統(tǒng)：醫(yī)院應配備特地的醫(yī)療文件歸檔系統(tǒng)，確保電子文件的安全、穩(wěn)定和可靠，系統(tǒng)必需能夠滿足醫(yī)院的業(yè)務需求，保證文件存儲和檢索的高效性和準確性。6.2紙質(zhì)文件歸檔：紙質(zhì)文件應妥當保管，柜子要定期檢查和維護，確保文件的防火、防潮、防蟲等工作。7.文件保管期限7.1病歷：原始病歷保管期限為30年；7.2檢驗報告、檢查報告、藥物處方等醫(yī)療文件：保管期限為5年；7.3一些特殊病患的醫(yī)療文件，可適當延長保管期限，具體依據(jù)病患情況確定。8.文件銷毀8.1已實現(xiàn)保管期限的醫(yī)療文件，應依照醫(yī)院相關(guān)規(guī)定進行銷毀，確保文件不被泄露；8.2文件銷毀需有行政部門和醫(yī)務部門的雙重審批，并做好銷毀記錄和證明。9.文件保密措施9.1任何醫(yī)務人員在處理醫(yī)療文件時，必需遵守保密的行為準則，不得泄露患者的個人隱私；9.2醫(yī)院應加強對醫(yī)務人員的保密教育和培訓工作，提高保密意識和本領(lǐng)；9.3醫(yī)療文件的電子系統(tǒng)應采取必需的安全措施，保護文件的安全和機密性。10.監(jiān)督與考核10.1行政部門負責醫(yī)療文件的歸檔管理制度的監(jiān)督與協(xié)調(diào)工作；10.2監(jiān)督部門對醫(yī)院的醫(yī)療文件歸檔管理工作進行定期和不定期的檢查和考核；10.3對于違反醫(yī)療文件歸檔管理制度的行為，將依照醫(yī)院相關(guān)規(guī)定予以相應的懲罰和紀律處分。11.附則11.1本規(guī)章制度由行政部門負責解釋和修訂；11.2本規(guī)章制度自發(fā)布之