專(zhuān)家專(zhuān)題會(huì)議管理制度

專(zhuān)家專(zhuān)題會(huì)議管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)

本制度旨在規(guī)范專(zhuān)家專(zhuān)題會(huì)議的組織與管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議決策的科學(xué)性和有效性。制定本制度依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及公司章程。

第二條適用范圍

本制度適用于公司內(nèi)部舉辦的各類(lèi)專(zhuān)家專(zhuān)題會(huì)議，包括但不限于技術(shù)研討會(huì)、市場(chǎng)分析會(huì)、管理決策會(huì)等。

第三條會(huì)議性質(zhì)

專(zhuān)家專(zhuān)題會(huì)議為公司決策提供專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)和智力支持，是公司決策過(guò)程中的重要環(huán)節(jié)。會(huì)議應(yīng)圍繞特定主題，邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜覅⑴c討論，形成具有前瞻性、指導(dǎo)性和可操作性的決策建議。

第四條基本原則

（一）公開(kāi)透明：會(huì)議的組織、議程、參會(huì)人員等信息應(yīng)公開(kāi)透明，保證會(huì)議的公正性和公平性；

（二）專(zhuān)業(yè)權(quán)威：會(huì)議應(yīng)邀請(qǐng)具有相關(guān)領(lǐng)域?qū)I(yè)知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的專(zhuān)家參加，確保會(huì)議決策的專(zhuān)業(yè)性和權(quán)威性；

（三）高效務(wù)實(shí)：會(huì)議應(yīng)注重實(shí)效，減少形式主義，確保會(huì)議決策的高效性和務(wù)實(shí)性；

（四）民主集中：會(huì)議在充分討論的基礎(chǔ)上，實(shí)行民主決策，確保集中統(tǒng)一的執(zhí)行力。

第五條責(zé)任劃分

（一）會(huì)議組織部門(mén)：負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備、組織、通知、場(chǎng)地安排等工作；

（二）會(huì)議主持人：負(fù)責(zé)會(huì)議的召集、主持、議程控制、決策總結(jié)等工作；

（三）參會(huì)人員：按時(shí)參加會(huì)議，積極參與討論，為會(huì)議決策提供專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)；

（四）會(huì)議紀(jì)要記錄人：負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要的記錄、整理、分發(fā)等工作。

第六條制度修訂

本制度根據(jù)公司發(fā)展需要和會(huì)議管理實(shí)際，適時(shí)進(jìn)行修訂。修訂程序按照公司內(nèi)部管理制度執(zhí)行。

第二章會(huì)議流程

第一條會(huì)議籌備

1.1會(huì)議主題確定：根據(jù)公司發(fā)展需求，明確會(huì)議主題，報(bào)請(qǐng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批；

1.2會(huì)議議程制定：根據(jù)會(huì)議主題，擬定會(huì)議議程，包括議題、討論時(shí)間、主講人等，并提前通知參會(huì)人員；

1.3參會(huì)人員邀請(qǐng)：根據(jù)會(huì)議議程，邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)域的專(zhuān)家、部門(mén)負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員參會(huì)；

1.4會(huì)議資料準(zhǔn)備：收集與會(huì)議主題相關(guān)的資料，整理成會(huì)議資料，并于會(huì)前分發(fā)至參會(huì)人員；

1.5會(huì)議場(chǎng)地安排：根據(jù)參會(huì)人數(shù)、會(huì)議性質(zhì)等，選擇合適的會(huì)議室，并做好會(huì)場(chǎng)布置。

第二條會(huì)議召開(kāi)

2.1會(huì)議通知：通過(guò)郵件、電話(huà)等方式，提前通知參會(huì)人員會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等；

2.2會(huì)議簽到：會(huì)議開(kāi)始前，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)參會(huì)人員的簽到工作，確保會(huì)議出席情況；

2.3會(huì)議開(kāi)幕：主持人宣布會(huì)議開(kāi)始，介紹會(huì)議主題、議程和參會(huì)人員；

2.4會(huì)議討論：按照議程安排，逐項(xiàng)進(jìn)行議題討論，鼓勵(lì)參會(huì)人員積極發(fā)言，充分表達(dá)觀點(diǎn)；

2.5會(huì)議決策：在充分討論的基礎(chǔ)上，主持人對(duì)議題進(jìn)行總結(jié)，形成會(huì)議決策。

第三條會(huì)議紀(jì)要

3.1紀(jì)要記錄：會(huì)議紀(jì)要記錄人應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議討論內(nèi)容、決策結(jié)果以及需落實(shí)的事項(xiàng)；

3.2紀(jì)要整理：會(huì)議結(jié)束后，紀(jì)要記錄人應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整；

3.3紀(jì)要審批：會(huì)議紀(jì)要需經(jīng)主持人審批后，分發(fā)給參會(huì)人員及相關(guān)執(zhí)行部門(mén)；

3.4紀(jì)要?dú)w檔：會(huì)議紀(jì)要按照公司檔案管理制度進(jìn)行歸檔，以備查閱。

第四條會(huì)議后續(xù)

4.1決策落實(shí)：相關(guān)執(zhí)行部門(mén)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要，對(duì)會(huì)議決策進(jìn)行落實(shí)，并及時(shí)反饋進(jìn)度；

4.2催辦與跟進(jìn)：會(huì)議組織部門(mén)對(duì)會(huì)議決策的落實(shí)情況進(jìn)行催辦與跟進(jìn)，確保決策執(zhí)行到位；

4.3效果評(píng)估：會(huì)議結(jié)束后，組織相關(guān)部門(mén)對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行效果進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后類(lèi)似會(huì)議提供借鑒。

第五條會(huì)議反饋

5.1參會(huì)人員反饋：鼓勵(lì)參會(huì)人員對(duì)會(huì)議組織、會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議效果等方面提出意見(jiàn)和建議；

5.2會(huì)議組織部門(mén)改進(jìn)：根據(jù)參會(huì)人員的反饋，及時(shí)調(diào)整會(huì)議組織工作，提高會(huì)議質(zhì)量。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

第一條紀(jì)要的發(fā)布與通知

會(huì)議紀(jì)要經(jīng)主持人審批通過(guò)后，應(yīng)立即通過(guò)公司內(nèi)部通信系統(tǒng)或郵件等方式發(fā)布給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門(mén)。同時(shí)，對(duì)于關(guān)鍵決策和行動(dòng)項(xiàng)，應(yīng)通過(guò)電話(huà)或即時(shí)通訊工具進(jìn)行個(gè)別通知，確保相關(guān)人員及時(shí)了解會(huì)議內(nèi)容和需執(zhí)行的決策。

第二條行動(dòng)項(xiàng)的責(zé)任分配

對(duì)于會(huì)議紀(jì)要中明確的行動(dòng)項(xiàng)，應(yīng)明確責(zé)任人、協(xié)助人以及完成的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。責(zé)任分配需具體到個(gè)人，避免責(zé)任不清、任務(wù)懸空。

第三條進(jìn)度跟蹤機(jī)制

建立會(huì)議行動(dòng)項(xiàng)跟蹤表，記錄每項(xiàng)行動(dòng)的進(jìn)展情況。會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)定期檢查行動(dòng)項(xiàng)的完成情況，并及時(shí)更新跟蹤表。

第四條定期匯報(bào)與評(píng)估

要求責(zé)任人在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向會(huì)議組織部門(mén)匯報(bào)行動(dòng)項(xiàng)的執(zhí)行情況。會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)定期向主持人或相關(guān)決策層匯報(bào)整體進(jìn)展，并對(duì)執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行評(píng)估和解決。

第五條催辦與支持

對(duì)于進(jìn)度滯后或執(zhí)行困難的行動(dòng)項(xiàng)，會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)主動(dòng)進(jìn)行催辦，并提供必要的資源和支持，確保會(huì)議決策能夠得到有效執(zhí)行。

第六條變更管理

如行動(dòng)項(xiàng)在執(zhí)行過(guò)程中因故需要調(diào)整，責(zé)任人需及時(shí)提出變更申請(qǐng)，經(jīng)主持人審批后方可進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。所有變更情況應(yīng)記錄在案，并通知相關(guān)人員。

第七條閉環(huán)管理

會(huì)議決策執(zhí)行完畢后，會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)對(duì)整個(gè)執(zhí)行過(guò)程進(jìn)行總結(jié)，評(píng)估決策執(zhí)行效果，收集反饋，形成閉環(huán)管理。對(duì)于未完成的行動(dòng)項(xiàng)，應(yīng)繼續(xù)跟蹤直至閉環(huán)。

第八條激勵(lì)機(jī)制

對(duì)于積極執(zhí)行會(huì)議決策并取得顯著成效的個(gè)人或團(tuán)隊(duì)，公司應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，以此激發(fā)員工積極參與會(huì)議決策執(zhí)行的積極性。

第九條責(zé)任追究

對(duì)于未按期完成或執(zhí)行不力的行動(dòng)項(xiàng)，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，并根據(jù)公司規(guī)定采取相應(yīng)的處罰措施，確保會(huì)議決策的嚴(yán)肅性和執(zhí)行力。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

第一條預(yù)訂與使用

1.1會(huì)議室預(yù)訂：各部門(mén)需提前向會(huì)議組織部門(mén)提交會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、設(shè)備需求等信息；

1.2使用原則：會(huì)議室使用應(yīng)遵循“先申請(qǐng)、先使用”的原則，確保公平合理；

1.3使用時(shí)間：會(huì)議開(kāi)始前15分鐘，預(yù)訂部門(mén)可進(jìn)入會(huì)議室進(jìn)行準(zhǔn)備工作；會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)清理場(chǎng)地，確保會(huì)議室整潔。

第二條設(shè)施設(shè)備管理

2.1設(shè)備檢查：會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)定期檢查會(huì)議室內(nèi)的設(shè)備設(shè)施，確保其正常運(yùn)行；

2.2使用培訓(xùn)：對(duì)于特殊設(shè)備，會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)提供使用培訓(xùn)，確保參會(huì)人員能熟練操作；

2.3報(bào)修與維護(hù)：如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)立即報(bào)修，會(huì)議組織部門(mén)負(fù)責(zé)跟進(jìn)維修進(jìn)度。

第三條會(huì)議室布局與布置

3.1布局原則：會(huì)議室布局應(yīng)根據(jù)會(huì)議性質(zhì)、參會(huì)人數(shù)等因素進(jìn)行調(diào)整，確保舒適、實(shí)用；

3.2布置要求：會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題及需求，提前布置會(huì)議室，包括桌椅擺放、投影儀調(diào)試等；

3.3環(huán)境衛(wèi)生：保持會(huì)議室整潔衛(wèi)生，提供良好的會(huì)議環(huán)境。

第四條會(huì)議服務(wù)

4.1會(huì)前準(zhǔn)備：會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)提前做好會(huì)議資料分發(fā)、簽到表準(zhǔn)備等工作；

4.2會(huì)中服務(wù)：會(huì)議期間，會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)確保茶水、文具等會(huì)議用品充足，并根據(jù)需要提供其他服務(wù)；

4.3會(huì)后清理：會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)收集會(huì)議資料、清理茶水杯具等，確保會(huì)議室恢復(fù)原狀。

第五條安全與保密

5.1安全檢查：會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，確保會(huì)議室消防安全、用電安全等；

5.2保密要求：對(duì)于涉及公司機(jī)密的會(huì)議，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，如禁止攜帶手機(jī)等通訊工具進(jìn)入會(huì)議室；

5.3會(huì)議記錄保密：會(huì)議紀(jì)要記錄人應(yīng)妥善保管會(huì)議記錄，防止泄露公司機(jī)密。

第六條違規(guī)處理

6.1違規(guī)預(yù)訂：對(duì)于未按規(guī)定預(yù)訂或擅自占用會(huì)議室的行為，會(huì)議組織部門(mén)有權(quán)取消其預(yù)訂資格；

6.2違規(guī)使用：對(duì)于違反會(huì)議室管理規(guī)定的行為，會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)予以制止，并視情節(jié)嚴(yán)重程度給予相應(yīng)處罰。

第五章附則

第一條制度解釋

本制度的最終解釋權(quán)歸公司所有，公司有權(quán)根據(jù)實(shí)際情況對(duì)本制度進(jìn)行修訂和解釋。

第二條實(shí)施日期