煤礦會(huì)議室管理制度

煤礦會(huì)議室管理制度第一章總則

一、目的與依據(jù)

為確保煤礦會(huì)議室使用高效、有序，提高會(huì)議質(zhì)量，規(guī)范會(huì)議管理，根據(jù)《中華人民共和國(guó)行政處罰法》、《中華人民共和國(guó)安全生產(chǎn)法》等法律法規(guī)，結(jié)合煤礦實(shí)際情況，特制定本管理制度。

二、適用范圍

本管理制度適用于煤礦內(nèi)部各類(lèi)會(huì)議的組織、召開(kāi)、管理及會(huì)議室的使用、維護(hù)等工作。

三、基本原則

1.會(huì)議應(yīng)遵循高效、務(wù)實(shí)、節(jié)儉的原則，嚴(yán)格控制會(huì)議規(guī)模、時(shí)間和費(fèi)用。

2.會(huì)議應(yīng)注重實(shí)際效果，提倡簡(jiǎn)潔明快的會(huì)議風(fēng)格，禁止召開(kāi)無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容的會(huì)議。

3.會(huì)議組織者應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，確保會(huì)議質(zhì)量，提高決策效率。

4.與會(huì)人員應(yīng)積極參與討論，嚴(yán)格遵守會(huì)議紀(jì)律，保守會(huì)議秘密。

四、責(zé)任分工

1.礦長(zhǎng)負(fù)責(zé)審批煤礦內(nèi)部各類(lèi)會(huì)議，并對(duì)會(huì)議的召開(kāi)及執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督。

2.辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常管理和維護(hù)，保障會(huì)議室設(shè)施設(shè)備完好，為會(huì)議提供良好環(huán)境。

3.各部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織、召開(kāi)本部門(mén)相關(guān)會(huì)議，并對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)負(fù)責(zé)。

4.與會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加各類(lèi)會(huì)議，積極參與討論，并嚴(yán)格遵守會(huì)議紀(jì)律。

五、管理制度

1.本管理制度為煤礦會(huì)議室管理的綱領(lǐng)性文件，所有涉及會(huì)議室使用、管理的相關(guān)規(guī)定均應(yīng)遵循本制度。

2.辦公室可根據(jù)實(shí)際情況，制定會(huì)議室使用、管理等具體實(shí)施細(xì)則，報(bào)礦長(zhǎng)審批后實(shí)施。

3.各部門(mén)應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行本管理制度，如有違反，將按照煤礦相關(guān)規(guī)定予以處理。

六、解釋與修訂

1.本管理制度的解釋權(quán)歸煤礦辦公室所有。

2.辦公室可根據(jù)煤礦發(fā)展需要和實(shí)際情況，對(duì)本管理制度進(jìn)行修訂，報(bào)礦長(zhǎng)審批后實(shí)施。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)工作需要，明確會(huì)議主題，確保會(huì)議內(nèi)容具有針對(duì)性和實(shí)用性。

2.擬定會(huì)議方案：會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題，制定會(huì)議方案，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員、資料準(zhǔn)備等。

3.報(bào)批程序：會(huì)議方案經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)礦長(zhǎng)審批。

4.會(huì)議通知：會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前，將會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等信息通知與會(huì)人員，并要求與會(huì)人員做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議簽到：與會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前簽到，會(huì)議組織者應(yīng)做好簽到記錄。

2.會(huì)議主持人：會(huì)議主持人應(yīng)按照會(huì)議議程，組織會(huì)議討論，確保會(huì)議有序進(jìn)行。

3.會(huì)議發(fā)言：與會(huì)人員應(yīng)圍繞會(huì)議主題，積極發(fā)言，提出建設(shè)性意見(jiàn)和建議。

4.會(huì)議記錄：會(huì)議組織者應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議討論的主要內(nèi)容、結(jié)論和決定事項(xiàng)。

三、會(huì)議決策

1.決策程序：會(huì)議決策應(yīng)遵循民主集中制原則，充分聽(tīng)取與會(huì)人員的意見(jiàn)和建議，形成會(huì)議決定。

2.決策公示：會(huì)議決策結(jié)果應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)公示，以便與會(huì)人員了解和執(zhí)行。

3.決策執(zhí)行：各部門(mén)應(yīng)按照會(huì)議決策，認(rèn)真組織落實(shí)，確保決策事項(xiàng)得到有效執(zhí)行。

四、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后，整理會(huì)議紀(jì)要，包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等。

2.紀(jì)要審批：會(huì)議紀(jì)要經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)礦長(zhǎng)審批。

3.紀(jì)要發(fā)放：審批通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)發(fā)放給與會(huì)人員，以便各部門(mén)了解會(huì)議內(nèi)容，落實(shí)會(huì)議決策。

五、會(huì)議反饋

1.會(huì)議組織者應(yīng)定期收集與會(huì)人員對(duì)會(huì)議效果的反饋意見(jiàn)，以便改進(jìn)會(huì)議組織工作。

2.與會(huì)人員可就會(huì)議組織、會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議決策等方面提出意見(jiàn)和建議，促進(jìn)會(huì)議質(zhì)量的提升。

六、會(huì)議資料歸檔

會(huì)議組織者應(yīng)將會(huì)議方案、會(huì)議紀(jì)要、簽到記錄等相關(guān)資料整理歸檔，以便查閱和追溯。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與審批

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確反映會(huì)議內(nèi)容、討論重點(diǎn)和決策結(jié)果，文字表述清晰、簡(jiǎn)練。

2.會(huì)議紀(jì)要編制完成后，應(yīng)由會(huì)議組織者進(jìn)行初步審核，確保紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確性。

3.經(jīng)初步審核的會(huì)議紀(jì)要，提交給部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行二審，確保紀(jì)要內(nèi)容的完整性和可行性。

4.最終審批：二審?fù)ㄟ^(guò)的會(huì)議紀(jì)要，報(bào)礦長(zhǎng)進(jìn)行最終審批。

二、會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布與傳達(dá)

1.審批通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)以書(shū)面形式發(fā)布，通過(guò)內(nèi)部郵件、公告等方式傳達(dá)給與會(huì)人員及相關(guān)部門(mén)。

2.會(huì)議組織者應(yīng)確保會(huì)議紀(jì)要傳達(dá)的及時(shí)性，避免影響會(huì)議決策的執(zhí)行。

三、會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行與跟蹤

1.各部門(mén)應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的決策事項(xiàng)，制定具體的執(zhí)行計(jì)劃，明確責(zé)任人、完成時(shí)限等。

2.會(huì)議組織者應(yīng)定期跟蹤會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況，對(duì)執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)協(xié)調(diào)解決。

3.對(duì)于涉及多個(gè)部門(mén)的決策事項(xiàng)，會(huì)議組織者應(yīng)加強(qiáng)部門(mén)間的溝通與協(xié)作，確保決策得到有效落實(shí)。

四、會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況的反饋與評(píng)估

1.各部門(mén)在執(zhí)行會(huì)議紀(jì)要過(guò)程中，應(yīng)定期向上級(jí)匯報(bào)執(zhí)行情況，包括已完成的任務(wù)、存在的問(wèn)題及改進(jìn)措施等。

2.會(huì)議組織者應(yīng)定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估，分析執(zhí)行效果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后會(huì)議的組織和管理提供借鑒。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，進(jìn)行分類(lèi)、整理、歸檔，確保資料齊全、便于查閱。

2.會(huì)議紀(jì)要的歸檔應(yīng)遵循保密原則，嚴(yán)格控制資料的使用和傳播范圍。

3.辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要的日常管理和維護(hù)，確保紀(jì)要資料的完整性和安全性。

六、會(huì)議紀(jì)要的持續(xù)改進(jìn)

1.會(huì)議組織者應(yīng)不斷總結(jié)會(huì)議紀(jì)要的編制、傳達(dá)、執(zhí)行、反饋等環(huán)節(jié)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，持續(xù)優(yōu)化會(huì)議紀(jì)要管理流程。

2.積極采納與會(huì)人員對(duì)會(huì)議紀(jì)要管理的意見(jiàn)和建議，提高會(huì)議紀(jì)要的實(shí)用性和有效性。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門(mén)需提前向辦公室提交會(huì)議室申請(qǐng)，包括會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議類(lèi)型等。

2.辦公室負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議室預(yù)訂進(jìn)行統(tǒng)籌安排，確保會(huì)議室使用合理、高效。

3.會(huì)議室預(yù)訂應(yīng)遵循優(yōu)先保障重要會(huì)議、緊急會(huì)議的原則。

二、會(huì)議室布置

1.會(huì)議室布置應(yīng)根據(jù)會(huì)議類(lèi)型和參會(huì)人數(shù)進(jìn)行合理調(diào)整，確保會(huì)議環(huán)境舒適、實(shí)用。

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)配備必要的會(huì)議設(shè)施，如投影儀、音響、白板等，并確保設(shè)備正常運(yùn)行。

3.會(huì)議桌椅擺放整齊，保持室內(nèi)通風(fēng)、光線(xiàn)充足，營(yíng)造良好的會(huì)議氛圍。

三、會(huì)議室使用

1.會(huì)議室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、進(jìn)食，保持環(huán)境衛(wèi)生。

2.與會(huì)人員應(yīng)愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)施，不得隨意損壞，如有損壞，應(yīng)照價(jià)賠償。

3.會(huì)議結(jié)束后，與會(huì)人員應(yīng)將會(huì)議室恢復(fù)原狀，關(guān)閉電源、水源，確保設(shè)施處于關(guān)閉狀態(tài)。

四、會(huì)議室維護(hù)與保養(yǎng)

1.辦公室負(fù)責(zé)定期對(duì)會(huì)議室設(shè)施進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備完好。

2.發(fā)現(xiàn)會(huì)議室設(shè)施損壞或故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，避免影響會(huì)議的正常進(jìn)行。

3.定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清潔、保養(yǎng)，保持會(huì)議室環(huán)境整潔、美觀。

五、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室應(yīng)嚴(yán)格遵守煤礦安全規(guī)定，確保消防設(shè)施齊全、有效。

2.會(huì)議室內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品，確保安全通道暢通。

3.辦公室應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行安全檢查，消除安全隱患。

六、會(huì)議室保密工作

1.會(huì)議室內(nèi)涉及企業(yè)秘密、商業(yè)秘密的資料，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。

2.與會(huì)人員應(yīng)遵守保密紀(jì)律，不得泄露會(huì)議內(nèi)容。

3.辦公室應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議室的監(jiān)控和巡查，確保會(huì)議保密工作落到實(shí)處。

第五章附則

一、本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施，原有相關(guān)