紙質(zhì)檔案數(shù)字化課件

檔案紙質(zhì)檔案數(shù)字化1檔案數(shù)字化簡(jiǎn)介檔案數(shù)字化工作要求 昌平區(qū)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)操作流程常見問(wèn)題解答主要內(nèi)容210/1/2024檔案數(shù)字化簡(jiǎn)介

3檔案數(shù)字化

是什么4所謂檔案數(shù)字化,是指采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工,將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、光盤、移動(dòng)硬盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過(guò)程。5檔案數(shù)字化為什么要6是社會(huì)發(fā)展的需要是政府工作的需要是檔案業(yè)務(wù)的需要78檔案數(shù)字化的作用81.能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)共享。2.能夠縮短檔案文件查閱時(shí)間。3.能夠有效地保護(hù)檔案原文安全。4.能夠提高檔案利用率且便于存儲(chǔ)。5.便于建立檔案資源庫(kù),適應(yīng)各類檔案的管理需求。10/1/20249紙質(zhì)檔案數(shù)字化的依據(jù)1.國(guó)家檔案局2005年4月30日發(fā)布的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》DA/T31-20052.北京市檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)DB11/T765.2—201010/1/202410紙質(zhì)檔案數(shù)字化遵循原則1.規(guī)范性

10/1/2024檔案數(shù)字化必須遵循行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》,采取國(guó)家推薦的文件格式、技術(shù)參數(shù)和工作流程。11紙質(zhì)檔案數(shù)字化遵循原則2.安全性

10/1/2024確保檔案原件的安全。

保守檔案信息的秘密。12紙質(zhì)檔案數(shù)字化遵循原則3.真實(shí)性

10/1/2024確保檔案信息內(nèi)容的原真性。避免對(duì)檔案內(nèi)容作額外處理。13紙質(zhì)檔案數(shù)字化遵循原則4.效益性

10/1/2024評(píng)估檔案數(shù)字化投入的必要性。采取最優(yōu)化的技術(shù)方案。發(fā)揮專業(yè)化和社會(huì)化優(yōu)勢(shì)。1415昌平區(qū)檔案數(shù)字化現(xiàn)狀15昌平區(qū)檔案數(shù)字化工作總體排在全市前列。截止2015年,昌平區(qū)檔案局館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化已完成目錄著錄約240萬(wàn)條,電子圖像掃描約40余卷件1200余萬(wàn)頁(yè),檔案類別達(dá)()個(gè),檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)總量居全市各區(qū)縣檔案局前列。昌平區(qū)檔案局館藏檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備采用IBM3950服務(wù)器,配套磁盤陣列容量達(dá)114TB,數(shù)據(jù)總量居全區(qū)之首,服務(wù)器已實(shí)現(xiàn)雙機(jī)熱備及數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)備份等功能。在全市范圍內(nèi)首次開展基層檔案數(shù)字化工作并為全區(qū)77個(gè)處級(jí)立檔單位配備了掃描儀、計(jì)算機(jī)等檔案數(shù)字化設(shè)備。10/1/20241617紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包17181.什么是紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包。3.檔案數(shù)字化外包的管理規(guī)范。國(guó)家檔案局于2014年12月8日印發(fā)了《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》。4.各單位在檔案數(shù)字化外包過(guò)程中容易出現(xiàn)的問(wèn)題。2.為什么要開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包。1819紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作要求19工作環(huán)境——硬件配置檔案數(shù)字化專用計(jì)算機(jī)、掃描儀。切斷與INTER網(wǎng)連接,保持計(jì)算機(jī)不聯(lián)網(wǎng)。10/1/202420工作環(huán)境——軟件相應(yīng)的掃描儀驅(qū)動(dòng)WINDOWSXP及以上操作系統(tǒng)MicrosoftOffice2003/2007ACDSee5.0（推薦）Photoshop（選用）昌平區(qū)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)10/1/202421工作目標(biāo)一是將紙質(zhì)檔案目錄信息轉(zhuǎn)換為存儲(chǔ)于EXCEL或ACCESS格式的電子目錄。二是將文書、照片等紙質(zhì)檔案通過(guò)數(shù)字化轉(zhuǎn)換為電子格式的電子圖像。10/1/202422紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作范圍自2011年起,凡列入本單位進(jìn)館接收范圍,并劃定為永久保管期限和社會(huì)利用價(jià)值高的紙質(zhì)檔案,原則上均須進(jìn)行數(shù)字化。劃定為其他保管期限的檔案,是否進(jìn)行數(shù)字化,由各單位自行決定。10/1/202423紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作指標(biāo)電子目錄電子圖像存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)文件命名數(shù)據(jù)鏈接10/1/202424紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作指標(biāo)電子目錄:1.確保目錄的完整性，項(xiàng)目數(shù)應(yīng)與軟件中所顯示列數(shù)相同。2.確保目錄與電子圖像一一對(duì)應(yīng)。3.應(yīng)將Exel載體的目錄導(dǎo)入Access數(shù)據(jù)庫(kù)中10/1/202425紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作指標(biāo)電子圖像:1.圖像分辨率不低于200點(diǎn)。（DPI）2.圖像完整、清晰。3.選擇真彩色模式進(jìn)行掃描。4.掃描后的圖像采用JPEG格式存儲(chǔ)。10/1/202426紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作指標(biāo)文件及文件夾命名:1.案卷級(jí)文件夾命名:全宗號(hào)-目錄號(hào)-案卷號(hào)案卷級(jí)圖像命名:全宗號(hào)-目錄號(hào)-案卷號(hào)-頁(yè)號(hào)2.文件級(jí)文件夾命名:全宗號(hào)-目錄號(hào)-年度-件號(hào)文件級(jí)圖像命名:全宗號(hào)-目錄號(hào)-年度-件號(hào)-頁(yè)號(hào)10/1/202427紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作指標(biāo)存儲(chǔ)結(jié)構(gòu):在電子圖像掃描結(jié)束后，應(yīng)將數(shù)據(jù)按照全宗號(hào)——目錄號(hào)——文件的結(jié)構(gòu)進(jìn)行存儲(chǔ)10/1/202428紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作指標(biāo)數(shù)據(jù)鏈接:在電子圖像掃描與電子目錄錄入工作完成后，通過(guò)Access數(shù)據(jù)庫(kù)的超鏈接功能將目錄與圖像相掛接，或使用《昌平區(qū)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)》中的掛接功能模塊自動(dòng)鏈接。10/1/202429紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作流程檔案整理建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)檔案掃描文件命名圖像處理數(shù)據(jù)鏈接數(shù)據(jù)質(zhì)檢10/1/202430紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作流程檔案整理:1.拆裝訂卷2.編頁(yè)號(hào)建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù):應(yīng)按照紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范的要求，確定檔案的著錄項(xiàng)，建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。10/1/202431紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作流程檔案掃描:檔案掃描應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況選擇相應(yīng)的掃描方式，并進(jìn)行相關(guān)參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整，如亮度、對(duì)比度、飽和度、色彩平衡等。參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整應(yīng)保證調(diào)整后的圖像不失真、效果最接近檔案實(shí)體。文件命名:應(yīng)按照案卷級(jí)和文件級(jí)不同的命名方式命名。10/1/202432紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作流程圖像處理:1.調(diào)整方向、糾偏2.去污、去黑邊3.圖像拼接數(shù)據(jù)鏈接:建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，使用Access數(shù)據(jù)庫(kù)超鏈接或應(yīng)用檔案管理軟件與圖像數(shù)據(jù)掛接。數(shù)據(jù)質(zhì)檢:檢查目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)掛接的準(zhǔn)確性及掃描圖像的完整、清晰情況，檢驗(yàn)率應(yīng)達(dá)到100%，合格率達(dá)到99.7%。10/1/20243334昌平區(qū)檔案數(shù)字化軟件操作流程34數(shù)字化管理系統(tǒng)先期調(diào)試第一步:解壓縮該軟件解壓縮后產(chǎn)生的兩個(gè)文件夾必須處于同一分區(qū)根目錄下(同一硬盤分區(qū)內(nèi)即可)且文件名稱不能更改。10/1/202435數(shù)字化管理系統(tǒng)先期調(diào)試第二步:啟動(dòng)APM軟件1.打開上一步所解壓縮的“YSDAserv”文件夾，找到“APMServ.exe”雙擊打開:10/1/202436數(shù)字化管理系統(tǒng)先期調(diào)試2.取消“SSL”前面的勾，單擊“啟動(dòng)AMPServ”；狀態(tài)欄顯示“Apache已啟動(dòng)MySQL5.1已啟動(dòng)”即可。注:該軟件打開一次后不要手動(dòng)退出，計(jì)算機(jī)關(guān)機(jī)或從新啟動(dòng)都不需要再次打開。10/1/202437數(shù)字化管理系統(tǒng)先期調(diào)試第三步:登陸系統(tǒng)1.在瀏覽器地址欄輸入:http://localhost2.登陸賬號(hào):admin密碼:12345610/1/202438紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作流程3.文件夾及掃描圖片命名案卷級(jí)文件夾命名:全宗號(hào)-目錄號(hào)-案卷號(hào)案卷級(jí)圖像命名:全宗號(hào)-目錄號(hào)-案卷號(hào)-頁(yè)號(hào)文件級(jí)文件夾命名:全宗號(hào)-目錄號(hào)-年度-件號(hào)文件級(jí)圖像命名:全宗號(hào)-目錄號(hào)-年度-件號(hào)-頁(yè)號(hào)注:圖像文件名稱應(yīng)和對(duì)應(yīng)目錄檔號(hào)保持一致，否則無(wú)法掛接及更新。掃描的原圖片名稱必須為:img#####10/1/202439紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作流程4.目錄數(shù)據(jù)庫(kù)導(dǎo)入（1）將需使用的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)Excel表導(dǎo)入到本系統(tǒng)相對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中。案卷----文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)歸檔文件----歸檔文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)10/1/202440紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作流程（2）Excel表格導(dǎo)入Access數(shù)據(jù)庫(kù)方法及注意事項(xiàng):Excel表中的所有項(xiàng)必須與Access數(shù)據(jù)庫(kù)相對(duì)應(yīng)。10/1/202441紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作流程Excel表導(dǎo)入到Access數(shù)據(jù)庫(kù)方法:2003版本將Excel文件直接復(fù)制粘貼到Access數(shù)據(jù)庫(kù)中即可；2007版本除了復(fù)制方法外還可以直接導(dǎo)入。(注:Excel和Access中所有項(xiàng)必須一致)10/1/202442紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作流程5.檔案掃描操作說(shuō)明（1）打開ACDSee軟件并選擇檔案全文數(shù)字化文件夾-案卷或歸檔文件。10/1/202443紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作流程（2）批量建立文件夾,并設(shè)定成規(guī)定名稱。1.點(diǎn)擊新建文件夾按鈕,生成需要的數(shù)量。2.將第一個(gè)文件夾名稱修改成規(guī)定名稱,并將所有文件夾全部選擇。3.輸入F2鍵設(shè)置模板10/1/202444紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作流程（3）掃描設(shè)置?在軟件左側(cè)窗口選擇“獲取”-“掃描儀”?在格式中選擇JPG?在文件名模板中輸入img#####(5個(gè)#，共8位)(注:必須為img+5位數(shù)否則無(wú)法更新圖像名稱)10/1/202445紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作流程?在圖像選項(xiàng)夾選中彩色正面；在分辨率中選擇200dpi。（原圖不清晰的可選300dpi）?在紙張選項(xiàng)夾中選原稿尺寸。?設(shè)置完成后即可掃描。10/1/202446紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作流程6.更新數(shù)據(jù)庫(kù)及文件第一步:選擇案卷級(jí)還是文件級(jí)檔案管理10/1/202447紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作流程第二步:高級(jí)管理界面更新數(shù)據(jù)庫(kù)及文件（先數(shù)據(jù)庫(kù)后文件）1.更新數(shù)據(jù)庫(kù)將圖像與目錄進(jìn)行掛接。2.更新文件會(huì)將img#####變?yōu)闃?biāo)準(zhǔn)圖像名稱并自動(dòng)排序。10/1/202448紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作流程第三步:進(jìn)入檔案查詢界面填寫查詢要求并選擇查詢字段10/1/202449紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作流程第四步:查詢結(jié)果（可下載該圖像及相對(duì)應(yīng)的Excel目錄表）10/1/202450常見問(wèn)題解答511.掃描圖像數(shù)據(jù)出現(xiàn)存儲(chǔ)循環(huán)替換情況。答:硬盤存儲(chǔ)空間已滿。檢查硬盤剩余空間，清理垃圾文件。522.更新成功后的圖像無(wú)法在檔案管理軟件中顯示。答:情況一:檢查該圖像占用空間大小，正常A4文件掃描后應(yīng)為50至500KB之間，如出現(xiàn)幾個(gè)MB大小的文件則需要從新按照200Dpi進(jìn)行掃描。情況二:圖像掃描后大小為幾百KB，但是尺寸超過(guò)1000以上，此情況可用Photoshop等修圖軟件將圖像尺寸更改至800或安裝區(qū)檔案局提供的軟件補(bǔ)丁即可（補(bǔ)丁地址:/tabid/4779/InfoID/238143/frtid/4683/Default.aspx）。533.檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)網(wǎng)頁(yè)無(wú)法打開。答:情況一:檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)解壓縮后所產(chǎn)生的"YSDAserv""檔案全文數(shù)字化"兩個(gè)文件夾沒有同時(shí)放置在一個(gè)硬盤分區(qū)內(nèi)。情況二:APM軟件沒有正確啟動(dòng)。情況三:網(wǎng)址輸入不正確，正確網(wǎng)址為:http://localhost。544.Excel文件無(wú)法導(dǎo)入Access數(shù)據(jù)庫(kù)。答:情況一:Excel中的列數(shù)、名稱與Access中的列相互不一致，或附加有其他格式，不是純文本格式。情況二:版本不一致，如: