電力變壓器材料制造科技公司程序文件4-02記錄控制程序

發(fā)放編號(hào):

@安泰南瑞非晶科技

AT&M-NARI

安泰南瑞有限責(zé)任公司

記錄控制程序

文件編號(hào)：QEH-ATNR/B-4-02

版本：A/0

編制：企業(yè)管理部

審核：______________________

批準(zhǔn)：______________________

發(fā)布日期：年—月—日

實(shí)施日期：年月日

安泰南瑞非晶科技有限責(zé)任公司修改狀態(tài)A/0

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版本/修改人/審核人/批準(zhǔn)人/實(shí)施

修改內(nèi)容概述

修改號(hào)日期日期日期日期

蔡艷王建韓歡慶

A/0新建2014.05.15

/2014.05.10/2014.05.12/2014.05.13

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1.目的

對(duì)與公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)有關(guān)的記錄進(jìn)行控制，以提供公司一體化管理體系有效運(yùn)行和

公司產(chǎn)品、環(huán)境表現(xiàn)和職業(yè)健康安全行為符合要求的證據(jù)。

2.范圍

2.1適用于公司一體化管理體系運(yùn)行中記錄的控制管理。

2.2本程序文件為公司級(jí)文件，分公司可直接采用本程序作為自己的控制程序文件，也可在

本程序文件的基礎(chǔ)上編制自己的控制程序文件。

3.術(shù)語(yǔ)和定義

本程序文件采用GB/T19000-2008idtIS09000:2005《質(zhì)量管理體系基礎(chǔ)和術(shù)語(yǔ)》、

GB/T24001-2004idtIS014001:2004《環(huán)境管理體系要求及使用指南》、GB/T28001-2011

《職業(yè)健康安全管理體系規(guī)范》中的術(shù)語(yǔ)和定義。

本程序文件還采用以下術(shù)語(yǔ)和定義。

公司級(jí)體系文件：適用于整個(gè)公司的體系文件。

記錄的保存：記錄存放在各個(gè)單位或部門，可隨時(shí)使用查閱。

記錄的歸檔：記錄辦理手續(xù)后歸入檔案室，按檔案管理。

4.職責(zé)

4.1公司企業(yè)管理部是公司記錄控制管理的歸口管理部門，負(fù)責(zé)評(píng)價(jià)公司記錄控制過(guò)程的有

效性。

4.2公司各部門負(fù)責(zé)其主管過(guò)程有關(guān)記錄的建立和保存。

4.3分公司負(fù)責(zé)各自記錄的控制管理。

4.3.1分公司的應(yīng)明確其記錄的歸口管理部門，負(fù)責(zé)評(píng)價(jià)各自記錄控制過(guò)程的有效性。

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4.3.2分公司的各部門負(fù)責(zé)其主管過(guò)程或要素有關(guān)記錄的建立和保存。

4.4公司各部門的文件管理人員，負(fù)責(zé)本部門記錄的管理工作。

5.工作程序

5.1凡在一體化管理體系文件中要求的記錄在實(shí)際操作中均應(yīng)形成記錄，若文件中沒(méi)有明確

指出，但在實(shí)際操作中需證實(shí)產(chǎn)品或過(guò)程滿足要求時(shí)，也應(yīng)形成相應(yīng)的記錄以證實(shí)符合

性。

5.1.1記錄的格式和內(nèi)容以能有效地證實(shí)符合性為原則。應(yīng)根據(jù)各過(guò)程或要素控制的要求，

規(guī)范統(tǒng)一記錄的格式，便于操作人員填寫(xiě)。

5.1.2記錄應(yīng)填寫(xiě)及時(shí)、內(nèi)容完整、字跡清晰能準(zhǔn)確識(shí)別，記錄均需有填寫(xiě)人簽名且要簽全

名，并注明記錄日期。

5.1.3記錄不得隨意涂改，若因填寫(xiě)錯(cuò)誤需要更改時(shí)，由填寫(xiě)人采用劃線方式更改，并簽名

和注明更改日期。

5.1.4記錄的媒體可以是任何形式。

5.2記錄的使用和保存

5.2.1記錄由體系文件中規(guī)定的部門保存，若文件沒(méi)有明確規(guī)定，則由過(guò)程或要素的主管部

門保存該過(guò)程或要素控制所產(chǎn)生的有關(guān)記錄。

5.2.2公司的記錄統(tǒng)一編號(hào)，編號(hào)方式參照公司《管理體系文件編寫(xiě)導(dǎo)則》。

5.2.3記錄的保存部門應(yīng)對(duì)記錄作出標(biāo)識(shí)，以便于查找。

5.2.4公司內(nèi)人員可以在記錄保存部門查閱有關(guān)記錄，若需借閱，應(yīng)征得記錄保存部門負(fù)責(zé)

人同意，在文件管理員處辦理借閱手續(xù)。

5.2.5若合同中有約定或經(jīng)記錄保存部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，顧客可以在記錄保存處查閱公司的有

關(guān)記錄，但不得借閱。

5.2.6根據(jù)需要，公司各部門、分公司可以編制各自的《受控記錄清單》，以便于記錄的管

理?！妒芸赜涗浨鍐巍分袘?yīng)標(biāo)明記錄的名稱、保存部門、保存期限等。

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5.3記錄的處置

5.3.1記錄的保存部門確定記錄的保存期限，對(duì)超過(guò)保存期限的記錄，處置方式為：

a）歸檔保存；

b）銷毀。

5.3.2記錄保存部門根據(jù)記錄的性質(zhì)確定是否需要將記錄歸檔保存，要確保需要時(shí)可以有效

地查閱追溯有關(guān)記錄。

5.3.3歸檔保存的記錄由公司企業(yè)管理部負(fù)責(zé)建立檔案。

5.3.4超過(guò)保存期需要銷毀的記錄由記錄保存部門負(fù)責(zé)銷毀，并作好銷毀記錄。

5.4應(yīng)根據(jù)記錄的媒體形式確定適合的保存形式確定適合的保存環(huán)境，以確保記錄內(nèi)容清

晰、完整。

6.相關(guān)文件

QEH-ATNR/B-4-01《文件控制程序》

QEH-ATNR/C-4.2-01《管理體系文件編寫(xiě)導(dǎo)則》

7.相關(guān)記錄

記錄名稱保存部門保存期限

《體系受控記錄清單》