醫(yī)院會(huì)議室用品管理制度

醫(yī)院會(huì)議室用品管理制度第一章總則

為確保醫(yī)院會(huì)議室用品的管理規(guī)范，提高會(huì)議效率，保障醫(yī)院各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，特制定本管理制度。

一、目的

本制度旨在明確醫(yī)院會(huì)議室用品的管理職責(zé)、使用流程、維護(hù)要求及監(jiān)督檢查等內(nèi)容，促進(jìn)醫(yī)院內(nèi)部會(huì)議的有序開(kāi)展。

二、適用范圍

本制度適用于醫(yī)院內(nèi)所有會(huì)議室及其配套設(shè)施、用品的管理與使用。

三、會(huì)議室用品定義

會(huì)議室用品包括但不限于以下幾類：

1.會(huì)議桌椅、投影設(shè)備、音響設(shè)備、話筒等會(huì)議設(shè)施；

2.筆記本、筆、紙張、飲用水等會(huì)議消耗品；

3.其他與會(huì)議相關(guān)的設(shè)施、設(shè)備、用品。

四、管理原則

1.統(tǒng)一管理：醫(yī)院設(shè)立專門(mén)的會(huì)議室管理部門(mén)，負(fù)責(zé)會(huì)議室用品的采購(gòu)、保管、分配、維護(hù)等工作；

2.定期檢查：管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室用品進(jìn)行檢查，確保用品完好、充足；

3.節(jié)約使用：提倡合理使用會(huì)議室用品，避免浪費(fèi)；

4.保密原則：會(huì)議過(guò)程中，參會(huì)人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露會(huì)議內(nèi)容。

五、責(zé)任主體

1.會(huì)議室管理部門(mén)：負(fù)責(zé)會(huì)議室用品的日常管理和維護(hù)；

2.會(huì)議組織者：負(fù)責(zé)會(huì)議用品的提前準(zhǔn)備、使用及會(huì)后歸還；

3.參會(huì)人員：負(fù)責(zé)愛(ài)護(hù)會(huì)議用品，遵守會(huì)議紀(jì)律。

六、違規(guī)處理

對(duì)違反本管理制度的行為，將按照醫(yī)院相關(guān)規(guī)定予以處理，情節(jié)嚴(yán)重者，依法追究責(zé)任。

七、制度修訂

本管理制度根據(jù)醫(yī)院發(fā)展需要，適時(shí)進(jìn)行調(diào)整和完善。修訂后的制度經(jīng)醫(yī)院批準(zhǔn)后，予以公布實(shí)施。

八、附則

本管理制度自發(fā)布之日起施行，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。如遇特殊情況，需經(jīng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可予以例外處理。

第二章會(huì)議流程

為確保醫(yī)院會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議流程，特制定以下規(guī)定：

一、會(huì)議籌備

1.會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議性質(zhì)、參會(huì)人員、會(huì)議議題等內(nèi)容，提前制定詳細(xì)的會(huì)議計(jì)劃；

2.會(huì)議組織者需在會(huì)議前向會(huì)議室管理部門(mén)申請(qǐng)會(huì)議室，并明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等；

3.會(huì)議組織者應(yīng)提前準(zhǔn)備會(huì)議材料，并于會(huì)議前至少一天送達(dá)參會(huì)人員；

4.會(huì)議組織者負(fù)責(zé)通知參會(huì)人員，確保參會(huì)人員按時(shí)參加。

二、會(huì)議簽到

1.會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前15分鐘到達(dá)會(huì)議室，布置會(huì)場(chǎng)并設(shè)置簽到表；

2.參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前10分鐘到達(dá)會(huì)議室，進(jìn)行簽到；

3.會(huì)議組織者應(yīng)統(tǒng)計(jì)參會(huì)人員簽到情況，并于會(huì)議開(kāi)始時(shí)向主持人報(bào)告。

三、會(huì)議議程

1.會(huì)議主持人按照會(huì)議計(jì)劃逐項(xiàng)進(jìn)行議題討論；

2.會(huì)議議題應(yīng)限定時(shí)間，確保會(huì)議高效進(jìn)行；

3.與會(huì)人員應(yīng)積極參與討論，并提出建設(shè)性意見(jiàn)和建議；

4.會(huì)議主持人應(yīng)控制會(huì)議節(jié)奏，確保會(huì)議議程順利進(jìn)行。

四、會(huì)議記錄

1.會(huì)議組織者指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議議題、討論內(nèi)容、結(jié)論等；

2.會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理，形成會(huì)議紀(jì)要；

3.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映會(huì)議內(nèi)容，并于會(huì)議結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送給參會(huì)人員。

五、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議成果和下一步工作計(jì)劃；

2.會(huì)議組織者應(yīng)收集參會(huì)人員的意見(jiàn)和建議，為改進(jìn)會(huì)議組織工作提供參考；

3.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)將會(huì)議紀(jì)要提交給會(huì)議室管理部門(mén)存檔。

六、會(huì)后工作

1.會(huì)議組織者應(yīng)負(fù)責(zé)整理會(huì)議室，確保會(huì)議室整潔；

2.參會(huì)人員應(yīng)將使用的會(huì)議用品歸還至?xí)h室管理部門(mén)；

3.會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)定期檢查會(huì)議室設(shè)施、設(shè)備，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)修。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

為確保會(huì)議成果的轉(zhuǎn)化和執(zhí)行，強(qiáng)化會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)，提高醫(yī)院工作效率，特制定以下規(guī)定：

一、會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整；

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論內(nèi)容、決策事項(xiàng)、責(zé)任人和完成時(shí)限等；

3.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議主持人審核后，應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門(mén)。

二、會(huì)議決策的執(zhí)行與監(jiān)督

1.各責(zé)任部門(mén)應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的決策事項(xiàng)，制定具體的執(zhí)行方案和工作計(jì)劃；

2.責(zé)任部門(mén)應(yīng)按照既定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，積極推進(jìn)決策事項(xiàng)的落實(shí)；

3.會(huì)議組織者應(yīng)定期對(duì)決策事項(xiàng)的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，了解進(jìn)展，協(xié)調(diào)解決問(wèn)題。

三、進(jìn)度報(bào)告與反饋

1.責(zé)任部門(mén)應(yīng)在每個(gè)工作周期結(jié)束時(shí)，向會(huì)議組織者報(bào)告決策事項(xiàng)的執(zhí)行進(jìn)度；

2.會(huì)議組織者應(yīng)收集各責(zé)任部門(mén)的進(jìn)度報(bào)告，整理后形成綜合報(bào)告，向醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層匯報(bào)；

3.對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)反饋給相關(guān)部門(mén)，并協(xié)助解決。

四、會(huì)議紀(jì)要的存檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)作為醫(yī)院重要文件進(jìn)行存檔，保存期限按照醫(yī)院檔案管理規(guī)定執(zhí)行；

2.會(huì)議紀(jì)要的電子版應(yīng)上傳至醫(yī)院內(nèi)部信息系統(tǒng)，便于全院?jiǎn)T工查閱；

3.醫(yī)院?jiǎn)T工可通過(guò)內(nèi)部信息系統(tǒng)查閱會(huì)議紀(jì)要，了解醫(yī)院決策動(dòng)態(tài)和工作要求。

五、跟蹤落實(shí)的評(píng)估與改進(jìn)

1.會(huì)議組織者應(yīng)定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況進(jìn)行評(píng)估，分析存在的問(wèn)題和不足；

2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，會(huì)議組織者應(yīng)提出改進(jìn)措施，完善會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)機(jī)制；

3.不斷優(yōu)化會(huì)議流程和決策執(zhí)行體系，提高醫(yī)院管理水平和執(zhí)行力。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為加強(qiáng)醫(yī)院會(huì)議室的管理，保障會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議室使用效率，特制定以下管理規(guī)定：

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門(mén)需提前向會(huì)議室管理部門(mén)提交會(huì)議室使用申請(qǐng)；

2.申請(qǐng)應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等內(nèi)容，以便會(huì)議室管理部門(mén)合理分配資源；

3.會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)在收到申請(qǐng)后2個(gè)工作日內(nèi)回復(fù)申請(qǐng)部門(mén)，確認(rèn)會(huì)議室預(yù)訂結(jié)果。

二、會(huì)議室使用

1.會(huì)議室使用應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)訂時(shí)間進(jìn)行，不得隨意占用或提前占用；

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)施，遵守會(huì)議紀(jì)律，保持安靜；

3.會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)確保會(huì)議室內(nèi)設(shè)備正常運(yùn)行，提供必要的技術(shù)支持。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室設(shè)備應(yīng)由專人負(fù)責(zé)維護(hù)和管理，確保設(shè)備狀態(tài)良好；

2.會(huì)議組織者在使用會(huì)議室前，應(yīng)檢查設(shè)備是否齊全、功能正常，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告；

3.會(huì)議室管理部門(mén)定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)和維修，確保設(shè)備使用壽命。

四、會(huì)議室衛(wèi)生與安全

1.會(huì)議室管理部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)議室的衛(wèi)生清潔工作，保持環(huán)境整潔；

2.參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室的衛(wèi)生規(guī)定，不亂丟垃圾，不損壞公物；

3.會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)定期檢查會(huì)議室的安全設(shè)施，確保消防、疏散通道暢通。

五、會(huì)議室開(kāi)放時(shí)間

1.會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)制定合理的會(huì)議室開(kāi)放時(shí)間，滿足醫(yī)院各部門(mén)的會(huì)議需求；

2.特殊情況下，如需調(diào)整會(huì)議室開(kāi)放時(shí)間，需提前通知相關(guān)部門(mén)和人員；

3.會(huì)議室管理部門(mén)可根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)會(huì)議室使用時(shí)間進(jìn)行靈活調(diào)整。

六、違規(guī)處理

1.對(duì)違反會(huì)議室管理規(guī)定的部門(mén)或個(gè)人，會(huì)議室管理部門(mén)有權(quán)予以制止，并視情節(jié)嚴(yán)重程度給予相應(yīng)處罰；

2.造成的設(shè)施損壞或丟失，應(yīng)照價(jià)賠償；

3.嚴(yán)重違反規(guī)定，影響醫(yī)院正常工作的，將依法追究責(zé)任。

七、管理與反饋

1.會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)建立健全會(huì)議室管理檔案，記錄會(huì)議室使用情況、設(shè)備維護(hù)情況等；

2.定期收集各部門(mén)對(duì)會(huì)議室管理的意見(jiàn)和建議，不斷優(yōu)化會(huì)議室管理流程；

3.及時(shí)解決會(huì)議室使用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，提高會(huì)議室使用滿意度。

第五章附則

為確保醫(yī)院會(huì)議室用品管理制度的實(shí)施，特制定以下附則：

一、本管理制度自發(fā)布之日起施行，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本