秘書管理與實(shí)務(wù)項(xiàng)目十二

管理上司項(xiàng)目十二目錄任務(wù)一管理上司時(shí)間任務(wù)二管理上司錯(cuò)誤與缺陷任務(wù)三管理上司人際關(guān)系管理上司項(xiàng)目十二知識(shí)目標(biāo)能說出時(shí)間管理的基本概念及分類。能舉例說明時(shí)間管理的原則。能舉例說明維持人際關(guān)系的基本原則。管理上司項(xiàng)目十二能力目標(biāo)能制訂上司時(shí)間計(jì)劃表。能分辨上司工作中的錯(cuò)誤與缺陷。能維護(hù)好上司的人際關(guān)系。管理上司時(shí)間任務(wù)一一、理論知識(shí)(一)什么是時(shí)間管理項(xiàng)目是指在一定約束條件下（主要是限定資金、限定時(shí)間等），為完成某一獨(dú)特的產(chǎn)品或服務(wù)，具有特定目標(biāo)的一次任務(wù)。項(xiàng)目的特點(diǎn)有：目標(biāo)性、獨(dú)特性、一次性、可限制性、不確定性、不可挽回性。項(xiàng)目因?yàn)樗囊淮涡?，所以?xiàng)目具有生命周期。項(xiàng)目的生命周期為定義項(xiàng)目目標(biāo)、制定項(xiàng)目計(jì)劃、發(fā)布項(xiàng)目計(jì)劃、跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度并調(diào)整計(jì)劃、完成項(xiàng)目并存檔。管理上司時(shí)間任務(wù)一一、理論知識(shí)(一)什么是時(shí)間管理1統(tǒng)籌兼顧2安排規(guī)范3效率原則4突出重點(diǎn)管理上司時(shí)間任務(wù)一一、理論知識(shí)(二)時(shí)間管理的工具1工作計(jì)劃表的概念2工作計(jì)劃表的編制步驟3上司工作日志的填寫方法4上司工作日志填寫的主要內(nèi)容5處理工作日志的變化與調(diào)整管理上司時(shí)間任務(wù)一二、任務(wù)描述周四下班前一小時(shí)，宏利公司肖總把經(jīng)理助理李強(qiáng)叫進(jìn)辦公室，對(duì)他說明了自己下周（3月7日至3月11日）的工作內(nèi)容，吩咐李助理做好一份計(jì)劃表，務(wù)必明天下午三點(diǎn)交由他審閱。李強(qiáng)一邊聽一邊認(rèn)真做著記錄，最后肖總要求李強(qiáng)在擬定計(jì)劃時(shí)多與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)。李助理所記的肖總下周工作內(nèi)容如下：

1.公司部門經(jīng)理例行的碰頭會(huì)。

2．出席營銷部的季度工作動(dòng)員會(huì)。

3．迎接周三上午市工商局、環(huán)保局的檢查。

4．組織各部門負(fù)責(zé)人學(xué)習(xí)新的《中華人民共和國企業(yè)法》。

5．安排與新世紀(jì)公司黃總進(jìn)行商務(wù)談判。

6．參加公司女員工的“三．八”節(jié)紀(jì)念活動(dòng)（慶祝晚宴）。

7．去兩個(gè)不同省份的分公司進(jìn)行基層調(diào)查，參加其中某分公司舉行的客戶聯(lián)誼會(huì)。

8．主持召開上一年度公司工作總結(jié)大會(huì)。如果你是宏利公司的總經(jīng)理助理李強(qiáng)，你將如何擬制這份工作時(shí)間表，做好肖總時(shí)間的管理工作？管理上司時(shí)間任務(wù)一三、實(shí)訓(xùn)(一)實(shí)訓(xùn)目的(二)實(shí)訓(xùn)成果(三)實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)(四)反思與總結(jié)實(shí)訓(xùn)任務(wù)一:制作一份上司工作計(jì)劃。管理上司時(shí)間任務(wù)一三、實(shí)訓(xùn)(一)實(shí)訓(xùn)目的(二)實(shí)訓(xùn)成果(三)實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)(四)反思與總結(jié)實(shí)訓(xùn)任務(wù)二:管理上司的工作日志。管理上司時(shí)間任務(wù)一四、相關(guān)鏈接(一)時(shí)間管理的一般原則1用精力最充沛的時(shí)間干最重要的工作2消費(fèi)時(shí)間要計(jì)劃化、標(biāo)準(zhǔn)化、定量化3保持時(shí)間上的彈性和連續(xù)性4堅(jiān)持從現(xiàn)在做起的信念5要舍得授權(quán)管理上司時(shí)間任務(wù)一四、相關(guān)鏈接(二)ABC分析法分

類A

類B

類C

類比

例占工作總量的20%—30%每天1—3件占工作總量的30%-40%每天5件以內(nèi)占工作總量的40%—50%，特

征(1)最重要：具有本質(zhì)上的重要性；(2)最迫切：具有時(shí)間上的迫切性；(3)有后果。(1)重要；(2)一般；(3)無大后果。(1)無關(guān)緊要；(2)不迫切；(3)影響小或無后果。管理要點(diǎn)(1)必須做好；(2)現(xiàn)在必須做好；(3)親自去做好；一般管理，可以自己去做，亦可授權(quán)別人辦理。附帶管理，有時(shí)間可責(zé)成別人去完成，無時(shí)間可以不做。時(shí)間分配占總工作時(shí)間的60%—70%占總工作時(shí)間的20%—30%占總工作時(shí)間的10%管理上司時(shí)間任務(wù)一四、相關(guān)鏈接(三)案例李剛是某家公司的經(jīng)理。他是一個(gè)事業(yè)心、責(zé)任心強(qiáng)，同時(shí)能力也很強(qiáng)的人，做事喜歡親自到場(chǎng)。近段時(shí)間，公司要搞一個(gè)項(xiàng)目，他負(fù)責(zé)把關(guān)一份大型匯報(bào)材料。在準(zhǔn)備這份材料期間，李剛還要求接待與這個(gè)項(xiàng)目有關(guān)的專家和幾位與公司有業(yè)務(wù)關(guān)系的客戶，前任銷售科老科長(zhǎng)要退休，他還得去參加他的退休歡送會(huì)。此外，秘書還不時(shí)來向他請(qǐng)示工作。由于種種雜事，都要求李剛參與或把關(guān)，使得他難以集中精力完成這份大型匯報(bào)材料。李剛每天忙得都暈頭轉(zhuǎn)向，最后累倒了，不得不住進(jìn)醫(yī)院。但是公司要得急的材料不能及時(shí)拿出來，為此，他很內(nèi)疚。管理上司的錯(cuò)誤與缺陷任務(wù)二一、理論知識(shí)(一)上司的錯(cuò)誤與缺陷的類型上司在工作中錯(cuò)誤違法，是指上司可能在工作中違背國家法律的行為；違規(guī)，是指上司在工作中違背相關(guān)規(guī)定的行為；背離規(guī)律，是指上司不遵守事物發(fā)生的客觀規(guī)律，瞎指揮、盲動(dòng)的行為；違例，是指上司在工作中違背單位規(guī)定、習(xí)慣、約定等；背信，是指上司在工作中不講誠信，違背合同等行為。上司在工作存在的缺陷性格缺陷，是指由于上司性格不好，給工作帶來不必要的麻煩；能力缺陷。是指由于上司能力方面不足，導(dǎo)致無法完成某項(xiàng)目工作，或不能讓某工作做得更完美；管理缺陷，是指由于上司不了解實(shí)際情況，或者不懂管理，給工作帶來負(fù)面影響。管理上司的錯(cuò)誤與缺陷任務(wù)二一、理論知識(shí)(二)糾正上司錯(cuò)誤技巧1換位分析2冷靜判斷4讓上司體會(huì)到你的良苦用心5準(zhǔn)備詳實(shí)資料3采用人性化方案管理上司的錯(cuò)誤與缺陷任務(wù)二一、理論知識(shí)(三)彌補(bǔ)上司缺陷的方法與技巧1.樹立正確的出發(fā)點(diǎn)2.了解自己的優(yōu)勢(shì)3.通過換位思考，找出上司缺陷的癥結(jié)所在4.彌補(bǔ)上司缺陷要積極5.勇于代過6.潤物無聲管理上司的錯(cuò)誤與缺陷任務(wù)二二、任務(wù)描述鐘青青原來的上司調(diào)到了別的區(qū)域任總監(jiān)，總部又派了位新的上司——陳經(jīng)理來主持公司的全面的工作。陳經(jīng)理業(yè)務(wù)能力很強(qiáng)，但是性子急，脾氣大。一天，鐘青青外出辦事。辦公室里只留下一位剛來的負(fù)責(zé)文件收發(fā)的秘書小寧。今天上午10點(diǎn)時(shí)，總部要公司提交去年的銷售報(bào)表。陳經(jīng)理要小寧馬上拿來給他看。可小寧左翻右翻，怎么也找不到去年的銷售報(bào)表，于是等得不耐煩的陳經(jīng)理大發(fā)雷霆：“怎么搞的？連份報(bào)表也找不到，你這個(gè)秘書一天到晚在干些什么，干脆回家去算了?！毙幭虢忉專惤?jīng)理根本沒給她機(jī)會(huì)。小寧受不了這樣的委屈，她淚流滿面地沖出辦公室。恰巧鐘青青回來了，望著淚流滿面的小寧和怒氣沖沖的陳經(jīng)理，她該怎么辦呢？又有一天，與公司有合作意向的昌達(dá)公司派馬經(jīng)理到公司來商談具體的合作事項(xiàng)。因這一合作項(xiàng)目是前任經(jīng)理在位時(shí)洽談的，陳經(jīng)理不了解情況，以為馬經(jīng)理不是很重要的客戶，就安排副經(jīng)理接待，自己不打算出席洽談會(huì)。這時(shí)鐘青青又該如何處理？管理上司的錯(cuò)誤與缺陷任務(wù)二三、實(shí)訓(xùn)(一)實(shí)訓(xùn)目的(二)實(shí)訓(xùn)成果(三)實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)(四)反思與總結(jié)實(shí)訓(xùn)任務(wù):管理上司的錯(cuò)誤及缺陷。管理上司的錯(cuò)誤與缺陷任務(wù)二四、相關(guān)鏈接細(xì)心的小李小李在一家國企辦公室做內(nèi)勤工作。他所在的辦公室每天的工作量不大而且還很清閑，多數(shù)人都是來混日子，每天點(diǎn)上一支煙、泡上一杯茶，看看報(bào)、聊聊天。但小李卻與眾不同，他總是留心觀察每一位領(lǐng)導(dǎo)的需要，譬如趙總今天出門了，單位分的大米無人領(lǐng)取，他就會(huì)悄悄地送上門；又如，王副總經(jīng)理想與本地的一位大客戶建立聯(lián)系，但苦于無法接近，春節(jié)到了，王副總想借這個(gè)機(jī)會(huì)給客戶送他一件禮物，但自己又不方便親自送上門，這時(shí)小李悄無聲息地把禮物送到客戶家，并且對(duì)這件事守口如瓶。日久天長(zhǎng)，公司領(lǐng)導(dǎo)都對(duì)他產(chǎn)生了好感和信任，不到一年時(shí)間，小李就從一個(gè)小職員連升三級(jí)，成為公司銷售部的副經(jīng)理。點(diǎn)評(píng)：領(lǐng)導(dǎo)工作中難免會(huì)遇到難處，下屬應(yīng)善于盡快拾遺補(bǔ)缺，千萬不要無動(dòng)于衷。善于補(bǔ)臺(tái)的下屬，總是想領(lǐng)導(dǎo)之所想，急領(lǐng)導(dǎo)之所急，從而贏得領(lǐng)導(dǎo)更大的信任。管理上司的錯(cuò)誤與缺陷任務(wù)二四、相關(guān)鏈接指出錯(cuò)誤的技巧戚光東和金山城是大學(xué)同學(xué)，同時(shí)進(jìn)入一家大公司的市場(chǎng)部工作，聽命于同一位上司。兩人工作能力和表現(xiàn)都不錯(cuò)，兩年后都成了市場(chǎng)部骨干?？墒牵瑑扇嗽诠ぷ黠L(fēng)格上有一個(gè)很大的不同，那就是當(dāng)上司的決策出現(xiàn)問題時(shí)，戚光東往往會(huì)直言不諱地當(dāng)著眾人給上司指出來。如果上司安排的事情有明顯的錯(cuò)誤，戚光東甚至?xí)斨晦k。金山城則完全不同，當(dāng)他覺得上司的決策有問題的時(shí)候，他會(huì)先私下給上司寫一封郵件，表明自己的想法和擔(dān)心。如果上司堅(jiān)持，他也能認(rèn)真去實(shí)施，盡量完成上司的想法。即使失敗，他也主動(dòng)承擔(dān)自己那部分責(zé)任，從來不在眾人面前抱怨上司。三年過去了，上司升職在即，在挑選接班人時(shí)，他毫不猶豫地選擇了金山城。管理上司人際關(guān)系任務(wù)三一、理論知識(shí)(一)影響上司人際關(guān)系的內(nèi)外因素外在因素(1)本單位的總體情況。(2)領(lǐng)導(dǎo)環(huán)境(3)企業(yè)文化內(nèi)在因素(1)主管上司的工作習(xí)慣與風(fēng)格(2)個(gè)人性格(3)價(jià)值觀管理上司人際關(guān)系任務(wù)三一、理論知識(shí)(二)維系上司人際關(guān)系的方法1為上司的人際交往收集信息2為上司擋駕分流3為上司開脫4為上司消弭人際間的隔閡管理上司人際關(guān)系任務(wù)三一、理論知識(shí)(三)上司人際關(guān)系中矛盾化解方法1頂頭上司與其它上司的矛盾2上司與員工的矛盾3上司與客戶矛盾的化解管理上司人際關(guān)系任務(wù)三二、任務(wù)描述小周是一家房地產(chǎn)公司設(shè)計(jì)部的秘書，她的上司劉總經(jīng)理是一位業(yè)務(wù)能力很強(qiáng)的設(shè)計(jì)工程師。最近，公司總裁剛剛召開了一個(gè)新項(xiàng)目論證會(huì)議。會(huì)議一結(jié)束，劉總經(jīng)理就拿著一大疊文件匆匆忙忙地跑回自己的辦公室仔細(xì)閱讀，并制訂出了具體的工作計(jì)劃。過了不久，劉總經(jīng)理叫秘書小周將設(shè)計(jì)員小李、小林來自己的辦公室。小李、小林到了之后，劉總經(jīng)理拿著文件和筆記本將工作任務(wù)布置給了兩個(gè)人。小李和小林一聽到又有新任務(wù)，滿臉愁容。因?yàn)樗麄兪诸^上還有項(xiàng)目沒完成，而且這些項(xiàng)目都很重要、時(shí)間又緊迫。他們倆連續(xù)苦干了三個(gè)星期，每天只休息5、6個(gè)小時(shí)。到現(xiàn)在整個(gè)設(shè)計(jì)任務(wù)才完成一半。看到劉總又要向他們布置新的任務(wù)，能不叫苦嗎？他們向劉總訴苦，可是劉總不聽他們的怨言，就叫他們趕緊回去完成新任務(wù)。管理上司人際關(guān)系任務(wù)三二、任務(wù)描述小李、小林兩人感到茫然而又無助，只能私底下抱怨劉總沒有一點(diǎn)“人性”，不斷壓榨下屬。而設(shè)計(jì)部里一位新來的碩士研究生小金也抱怨劉總，來了公司這么久，從來沒有做過項(xiàng)目。他感到自己的才華沒有施展機(jī)會(huì)。公司有一位重要的客戶最近開了一家分店，給公司送來了一份邀請(qǐng)函?？蓜⒖偨?jīng)理認(rèn)為這個(gè)客戶不太重要，而且他天生就不喜歡湊熱鬧，所以沒去，也沒授權(quán)其他人去。結(jié)果，這位客戶不再像以往那樣和公司進(jìn)行業(yè)務(wù)往來，致使公司三季度銷售額開始下降。作為劉總經(jīng)理的秘書，小周應(yīng)如何幫助劉總經(jīng)理協(xié)調(diào)公司內(nèi)外的關(guān)系？管理上司人際關(guān)系任務(wù)三三、實(shí)訓(xùn)(一)實(shí)訓(xùn)目的(二)實(shí)訓(xùn)成果(三)實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)(四)反思與總結(jié)實(shí)訓(xùn)任務(wù):管理上司的人際關(guān)系。管理上司人際關(guān)系任務(wù)三四、相關(guān)鏈接(一)戴爾·卡耐基的六個(gè)原則1對(duì)人真誠4做一個(gè)好聽眾2微笑3記住別人的名字5談?wù)搶?duì)方感興趣的事6以真誠的態(tài)度去贊美別人管理上司人際關(guān)系任務(wù)三四、相關(guān)鏈接(二)案例送禮這天下午上班不久，市工商銀行的李行長(zhǎng)打電話來找張總。張總正在市政府匯報(bào)工作，作為張總的秘書，小倩知道李行長(zhǎng)是張總研究生的同學(xué)，與張總的私交不錯(cuò)。見小倩一時(shí)聯(lián)系不上張總，李行長(zhǎng)就對(duì)小倩說，他們導(dǎo)師的夫人昨晚突然去世了，他想約張總明早