辦公用品采購管理規(guī)定及辦法

XXXX有限公司

辦公用品選購與管理方法

（試行）

第一章總則

第一條目的

為完善xxxx有限公司（以下簡稱“集團公司”）辦公用品選購

制度管理，滿足辦公須要，限制辦公成本，促進選購工作的正常

化、規(guī)范化，特制定本選購管理方法。

其次條適用對象

本制度適用于集團公司，集團公司所屬子公司和相關單位可參考

本方法制訂事宜的管理方法。

第三條選購原則

辦公用品選購堅持保證品質優(yōu)良，合理限制成本的原則；綜合考

量供應商，同質量價更低為優(yōu)選的原則；選購物資及需求物資一樣性

的原則;廉潔自律，不貪便宜，不受賄的原則。

二.選購范圍、方式、途徑及管理職責

四.集中選購范圍

集團公司選購辦公用品可分為：

（一）文具事務用品

1.文件檔案管理類：分類文件夾、票據(jù)夾、檔案盒、資料冊、檔

案袋、文件套、名片盒（冊）、文件籃等。

2、桌面用品：訂書機、起釘器、打孔器、剪刀、美工刀、釘針系

列、削筆刀、膠水、膠帶、計算器、儀尺、筆筒、會議牌、等。

3、文書用品：中性筆（簽字筆）、圓珠筆、鉛筆、臺筆、記號筆、

水彩筆、橡皮、修正液、墨水筆芯、無線裝訂本、螺旋本、活頁本、

復寫紙、賬本（賬冊）、憑證（單據(jù)）、便利貼、會議記錄本、專用

印章、印臺（印油）等。

4、電腦周邊用品：光盤、U盤、鍵盤、鼠標、鼠標墊、移動硬

盤、錄音筆、插線板、電池、路由器等。

（二）辦公耗材

硒鼓、墨盒、打印機組件等打復印紙、傳真紙、繪圖紙等。網(wǎng)

線、水晶頭、網(wǎng)線轉換接頭等。

（三）日雜百貨

日用品：生活用紙、一次性用品、清潔用品、勞保用品、五金工

具、抽紙、卷筒紙、毛巾、杯具、保溫瓶、飲用水等。

（四）辦公設備

票據(jù)裝訂機、號碼機、碎紙機、支票打印機、考勤機、點驗鈔機、

塑封機、掃描儀、電話機、電腦、投影儀、復印機、傳真機、打印

機、多功能一體機、掃描儀、相機、攝像機、交換機、路由器、燒水

壺、空調(diào)、飲水機、電風扇等。

（五）辦公家具

文件柜、雜柜、保險柜、沙發(fā)、茶幾、辦公桌、辦公椅、檔案

柜、

鐵皮柜等。

五.選購方式

（一）集中選購：將集團公司各部門辦公所需物品選購管理集中

化，對同一類材料進行集中化選購。集團公司日常辦公、運用頻率

較高的辦公用品（文具事務類、辦公耗材類、日雜百貨類）接受集中

購買方式。

（二）分散選購：不在集中選購范圍內(nèi)，請購部門需填寫《辦公

用品請購審批單》并經(jīng)審批后方可選購，招標選購除外。

（三）應急選購：在集中選購范圍內(nèi)，且急需運用。請購部門需

填寫《辦公用品請購審批單》并經(jīng)審批后優(yōu)先選購。請購金額少于

2000元的申請，行政部可視狀況啟動選購備用金先行購買。

第六條選購途徑

（一）集中選購途徑：以京東網(wǎng)的官方自營店及可開取正規(guī)發(fā)票的

淘寶店家為主，正規(guī)實體店為輔。

（二）分散選購途徑：依據(jù)申請部門的需求及便利度來推斷是接受

電子還是實體途徑，一般為單筆金額小于5000元時接受網(wǎng)購的途徑，

單筆金額大5000元時的選購以集團審批看法操作。

（三）應急選購途徑：參照集中選購途徑。

第七條職責權限

（-）各請購部門職責

1、負責統(tǒng)計并匯總本部門辦公室需求經(jīng)本部門經(jīng)理審批后上報行

政部；

2、負責填寫《選購申請審批單》并經(jīng)行政部審批后向集團財務

部、

集團領導逐層審批；

3.負責全集團辦公用品分散選購或應急選購與行政部共同驗收。

4.負責所需辦公用品的領用。

（二）行政部職責

L負責全集團辦公用品選購需求的匯總、詢價、選購、驗收入

庫（分散選購或應急選購時與申請部門共同驗收）、保管、發(fā)放和

盤點；

2、負責編制辦公用品詢價對比表；

3、負責建立健全辦公用品入庫、移交、發(fā)放和盤點等臺賬或登記

表；

4、負責收集并維護供應商信息，保管辦公用品各類資料檔案等；

5、行政部選購員依據(jù)申請人填寫好的《選購審批申請單》檢查該

項請購是否在執(zhí)行后又重復提出，以及是否存在不合理的請購品種和

數(shù)量并簽字確認；

6、負責選購程序的審批；

7、負責談判和確定最終供應商、簽訂選購合同；

8、負責供應商評估和變更；

9、對辦公用品盤盈盈虧做處理，并有權追究責任人的相關責任。

一.財務部負責

1、負責依據(jù)審批的辦公用品付款申請和選購合同要求剛好支

付價款；

2、負責結算各部門領用辦公用品的款項；

3.負責辦理退貨款項的收回；

4.負責辦公用品選購及盤點盈虧的賬務處理；

5.參與盤點工作的監(jiān)督；

6.負責選購程序的審批。

第三章選購流程

第八條集中選購流程

（一）集中選購周期

行政部依據(jù)全集團辦公用品運用狀況，每月5號前集中選購

次。

（二）選購申請匯總及審核

1、行政部匯總每月各部門辦公用品選購需求（申購匯總表詳見

附件1）和庫存狀況分類（盤存表詳見附件2）于每月25日前上報集

團財務部審批。

三.進行選購

辦公用品選購最少有3家以上供應商供應報價，在權衡質量、價

格、交貨時間、售后服務、資信、客服群等因素，以遵循“同品牌、同

質量，選價格最低”的原則進行綜合評估，最終選擇供應商，并簽訂選

購合同。

第九條分散及應急選購流程

（一）選購申請

1.分散選購

申購部門所需辦公物品不在集中選購名目內(nèi)的（如不常備的五

金、電動工具、裝飾用品、款待用品、汽車保養(yǎng)、修理及保險等）申

請部門向行政部領取并填寫《選購審批申請單》（見附件3）經(jīng)審

批后進行單獨購買。

2.應急選購

申購部門所需辦公物品在集中選購名目內(nèi)且急需運用的，申請部門

向行政部領取并填寫《選購審批申請單》經(jīng)審批后優(yōu)先購買。金額少

于2000元的申請，行政部可視狀況啟用預備金現(xiàn)行購買。

（二）審批單的填寫

行政部選購員依據(jù)選購預算及庫存狀況幫助申請人填寫《選購

審批申請單》，申請人完整填寫選購物品特征和其他信息，如購物

資名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求日期、質量要求以及預算金額等。

（三）選購審核

請購部門攜填寫完整的《選購審批申請單》進行報審流程。由

行政部、財務部逐級審核，最終由集團領導審批，通過報審后申請人

將采《選購審批申請單》交予選購人員復印存檔。

（四）進行選購

行政部選購員依據(jù)審批通過后的《選購審批申請單》報財務

部門請款，同時按《選購審批申請單》要求進行選購。

第十條進度跟催

（一）為確保準時交貨，選購人員應提前接受電話、傳真或親自到

供應商處跟催，以確保物資能適時供應。

（二）若選購物資無法在預定時間內(nèi)交貨的，選購人員須提前通

知需求部門，尋求解決方法，并須重新和供應商確定新的交貨期，并

知會申請部門。

第四章驗收與結算領用

第十一條驗收入庫

（一）行政部負責集中選購辦公用品的驗收及入庫工作。分散選購

或應急選購的驗收由請購部門與行政部共同負責，入庫由行政部負

責。

（二）行政部在核對數(shù)量、規(guī)格、品牌后，建立并填寫辦公用品入

庫登記表（見附件4）。

（三）如驗收不合格的，由選購人員依據(jù)申請部門要求進行退換

貨。

（四）若入庫辦公用品與申請匯總表和合同不符，行政部應剛好查

明緣由，落實責任。

第十二條價款結算

財務部應依據(jù)有集團公司全稱抬頭發(fā)票、辦公用品清單、驗收單

和選購合同剛好履行付款手續(xù)。假如發(fā)票內(nèi)容與選購內(nèi)容不符或

者沒有正規(guī)發(fā)票，財務部有權拒絕付款。

第六章領用

選購用品入庫后，部門申購的由行政部依據(jù)上報的選購清單發(fā)

放，經(jīng)部門申購人填寫領用記錄并簽字后方可領用；個人申購的由行

政部通知申購人，經(jīng)申購人做好領用記錄后方可領用。行政部還要做

好辦公用品領用記記錄及臺賬登記。

第七章盤點

第十三條盤點

行政部于每一季度末組織辦公用品管理員、財務人員及部門領導對

庫存辦公用品進行盤點，編制辦公用品盤存表（見附件2）,統(tǒng)計剩余

庫存數(shù)量及其狀態(tài)，作為下一期申購的依據(jù)和核算辦公用品消耗成本

依據(jù)之一。

第十四條盤點結果處理

辦公用品盤點如發(fā)覺盈虧，行政部應剛好查明緣由，并擬寫盤存

結

果報告，經(jīng)集團領導審批做出處理，落實責任人的有關責任。

財務部會同行政部對辦公用品盤盈或盤虧金額進行確認，集團領

導審批后進行賬務處理。

第八章其他

第十五條懲處

凡違反本方法的人員，依照公司相關管理制度進行懲處。

第十六條生效日期

本方法自發(fā)布之日起生效。

第十七條附件

1、《辦公用品每月申報匯總表》

2、《辦公用品每月盤存表》

3、《辦公用品請購審批單》

4、《辦公用品入庫表》

5、《辦公用品季度盤存表》

XXXX有限公司

2016年01月08日

附件1:

XXXX有限公司

辦公用品種類：□文具事務用品□辦公耗材□日雜百貨□辦公設備□辦公家具

編制時間：

單

序申請

位

號名稱品牌型號規(guī)格數(shù)量單價單位

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

單價匯總：共計人民幣元

行政部審批：財務部審批：

集團領導審批：

辦公用品每月申購匯總表

XXXX有限公司

辦公用品每月盤存表

編制時間：編制人:

辦公用品種類：（一類）文具事務用品（二類）辦公耗材（三類）日雜百貨（四類）辦公設備（五類）辦公翁

規(guī)格型庫存數(shù)規(guī)格型庫存數(shù)

序號分類物品名稱單位序號分類物品名稱單位序號

號量：號

附件3：

XXXX有限公司

辦公用品請購審批單

申請人分管領導希望供貨日期年月日

物品描

述

年月日

預算金額

序號名稱規(guī)格、型號數(shù)量備注

（元）

1

2

3

4

5

6

7

購買網(wǎng)購及地址：

合計

方式門店及地址：

行政部看法

簽字年月日

財務部看法

簽字年月日

集團領導看法

簽字年月日

附件4：

XXXX有限公司

辦公用品入庫表

登記人：日期：

序號名稱單位品牌