記錄控制程序文件

記錄控制程序文件

編制

審核

批準(zhǔn)

序號(hào)發(fā)布/修訂日修訂內(nèi)容摘要編制批準(zhǔn)版本總頁(yè)

期數(shù)

1目的

記錄控制程序文件是為有效證明本公司符合IS09001質(zhì)量管理體

系的實(shí)施要求，對(duì)本公司質(zhì)量管理體系所要求的記錄實(shí)行有效控制,

以提供證明本公司質(zhì)量體系有效運(yùn)行的客觀依據(jù)，以便于后期對(duì)相關(guān)

信息的追溯。

2范圍

適用于為證明本公司產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)和提升服務(wù)符合體系要求的所有

過(guò)程及體系運(yùn)行相關(guān)的記錄的控制。

3職責(zé)

3.1相關(guān)部門(mén)搜集整理、保存本部門(mén)的表單、記錄以及相關(guān)信息。

3.2質(zhì)管部為表單及記錄管理部門(mén)。

4工作程序

4.1表單的制定、審批、編號(hào)和修改

4.1.1記錄所使用的表單，由使用部門(mén)進(jìn)行編制，經(jīng)業(yè)務(wù)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審

批后空白表單由質(zhì)管部按《文件控制程序》對(duì)空白表單進(jìn)行編號(hào)，并

登記在《文件控制清單》中，半年發(fā)布一次，由管理者代表進(jìn)行批準(zhǔn)。

4.1.2記錄表單的審批、修改必須執(zhí)行《文件控制程序》的有關(guān)規(guī)定。

4.2記錄的使用和保存

4.2.1相關(guān)的記錄責(zé)任人應(yīng)按《記錄控制程序》的要求，做好有關(guān)的

記錄，保證記錄清晰。

4.2.2記錄完成后，由相應(yīng)業(yè)務(wù)部門(mén)收集、整理，按月裝訂成冊(cè)，并

由相應(yīng)職能部門(mén)保存。

4.3記錄要求

4.3.1各項(xiàng)記錄應(yīng)完整、清晰、真實(shí)，不得隨意涂改。

4.3.2如因填寫(xiě)錯(cuò)誤要修改記錄內(nèi)容，應(yīng)采用一條直線劃去錯(cuò)誤內(nèi)容,

并在直線的右上方填寫(xiě)正確內(nèi)容，并由修改人員在修改處簽章，并注

明修改日期。

4.4記錄的歸檔與查閱

4.4.1各職能部門(mén)應(yīng)將記錄分類(lèi)歸檔，建檔時(shí)應(yīng)按記錄日期和表單號(hào)

順序排列。并在資料夾或檔案袋的封面標(biāo)示記錄的名稱(chēng)。

4.4.2記錄的查閱分現(xiàn)場(chǎng)查閱和借閱二種形式

a.除公司例行檢查或內(nèi)、外部審核外，各部門(mén)現(xiàn)場(chǎng)查閱記錄時(shí)應(yīng)

經(jīng)受查閱部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，應(yīng)填寫(xiě)《借閱登記表》登記備案。

b.有關(guān)部門(mén)相互借閱或復(fù)制記錄時(shí),，借閱部門(mén)應(yīng)確保所借資料的

完整和清潔。

4.5.1各職能部門(mén)負(fù)責(zé)管理記錄，防止記錄散失、損壞。紙質(zhì)記錄應(yīng)

存放于通風(fēng)干燥的場(chǎng)所，保存方式應(yīng)以便于存取和檢索。

4.6保存期

各種記錄的保存期限由相關(guān)職能部門(mén)根據(jù)實(shí)際情況訂立，通常

為3年。

4.7記錄的銷(xiāo)毀

記錄保存期滿(mǎn)或其他特殊原因需要銷(xiāo)毀時(shí)，由責(zé)任部門(mén)填寫(xiě)《文

件銷(xiāo)毀審批記錄》交分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)，并由質(zhì)管部監(jiān)