召開會議研究管理制度6

召開會議研究管理制度6第一章總則

為了提高公司會議效率，確保會議質(zhì)量，規(guī)范會議管理，特制定《召開會議研究管理制度6》。本制度適用于公司內(nèi)部各類會議的組織、召開及管理，旨在通過明確會議的目的、流程、記錄和跟蹤落實(shí)等方面，促進(jìn)公司決策的透明化和科學(xué)化。

一、會議目的

1.提升公司決策效率，促進(jìn)各部門之間的溝通與協(xié)作；

2.解決工作中存在的問題，推動公司業(yè)務(wù)發(fā)展；

3.增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力，提高員工參與公司管理的積極性；

4.傳達(dá)公司政策，確保政策貫徹執(zhí)行。

二、會議分類

1.定期會議：包括但不限于周例會、月度會議、季度會議、年度會議等；

2.臨時(shí)會議：根據(jù)工作需要，針對特定事項(xiàng)召開的會議；

3.專題會議：針對某一特定主題或項(xiàng)目召開的會議；

4.內(nèi)部會議：公司內(nèi)部各部門之間的溝通協(xié)調(diào)會議；

5.外部會議：與公司外部單位或個(gè)人進(jìn)行的會議。

三、會議組織

1.會議的組織者負(fù)責(zé)確定會議主題、議程、參會人員、會議時(shí)間、地點(diǎn)等；

2.會議組織者應(yīng)在會議召開前，將會議通知及相關(guān)資料發(fā)送給參會人員；

3.會議組織者應(yīng)確保會議議題明確，避免召開無目的、無效的會議；

4.會議組織者負(fù)責(zé)會議現(xiàn)場的管理，確保會議秩序良好。

四、參會人員

1.參會人員應(yīng)按時(shí)參加各項(xiàng)會議，不得無故缺席、遲到或早退；

2.參會人員應(yīng)充分準(zhǔn)備會議議題，積極參與討論，為公司決策提供有益建議；

3.參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，尊重他人意見，不得在會議期間喧嘩、打擾他人；

4.參會人員應(yīng)保守會議秘密，不得泄露會議內(nèi)容。

五、會議記錄

1.會議組織者應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會議記錄；

2.會議記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映會議內(nèi)容；

3.會議記錄應(yīng)在會議結(jié)束后及時(shí)整理，并以書面形式發(fā)送給參會人員；

4.會議記錄應(yīng)作為公司檔案予以保存。

六、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以修訂。全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，共同維護(hù)公司會議的嚴(yán)肅性和有效性。后續(xù)章節(jié)將對會議流程、會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)、會議室管理規(guī)定等內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)闡述。

第二章會議流程

為確保會議的順利進(jìn)行，提高會議效率，明確會議各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范，特制定以下會議流程。

一、會議籌備

1.確定會議主題：會議組織者應(yīng)結(jié)合公司發(fā)展需求、工作計(jì)劃及實(shí)際問題，明確會議主題；

2.擬定會議議程：根據(jù)會議主題，列出會議討論的主要議題，明確各議題討論的時(shí)間安排；

3.確定參會人員：根據(jù)會議議題，邀請相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及必要的工作人員參加；

4.發(fā)送會議通知：會議組織者應(yīng)在會議召開前至少三個(gè)工作日，將會議通知、議程及相關(guān)資料發(fā)送給參會人員；

5.準(zhǔn)備會議材料：會議組織者應(yīng)提前準(zhǔn)備會議所需的報(bào)告、數(shù)據(jù)、案例等材料，并確保材料準(zhǔn)確、完整；

6.預(yù)約會議室：根據(jù)參會人數(shù)、會議時(shí)間等需求，提前預(yù)約合適的會議室，并確保會議設(shè)備齊全。

二、會議召開

1.會議簽到：參會人員應(yīng)在會議開始前10分鐘到達(dá)會議室，進(jìn)行簽到；

2.會議主持人宣布會議開始，介紹會議主題、議程及參會人員；

3.各議題負(fù)責(zé)人按議程順序進(jìn)行匯報(bào)，闡述議題背景、現(xiàn)狀及解決方案；

4.參會人員針對議題進(jìn)行充分討論，提出建設(shè)性意見和建議；

5.會議主持人對討論進(jìn)行總結(jié)，形成初步?jīng)Q策或共識；

6.會議記錄人應(yīng)詳細(xì)記錄會議討論過程、決策結(jié)果及待解決的問題。

三、會議決策

1.會議主持人根據(jù)討論情況，對議題進(jìn)行梳理，明確決策事項(xiàng)；

2.會議組織者應(yīng)確保決策事項(xiàng)符合公司戰(zhàn)略發(fā)展，充分考慮各方利益；

3.參會人員對決策事項(xiàng)進(jìn)行表決，形成最終決策；

4.會議記錄人將決策結(jié)果納入會議紀(jì)要。

四、會議總結(jié)

1.會議主持人對本次會議進(jìn)行簡要總結(jié)，強(qiáng)調(diào)決策事項(xiàng)的執(zhí)行要求；

2.會議組織者應(yīng)收集會議紀(jì)要，整理會議成果，并在會議結(jié)束后及時(shí)發(fā)送給參會人員；

3.參會人員應(yīng)關(guān)注會議紀(jì)要中涉及自身工作的內(nèi)容，確保決策事項(xiàng)得到有效執(zhí)行。

五、會議跟蹤

1.會議組織者應(yīng)對會議決策事項(xiàng)進(jìn)行跟蹤，確保各項(xiàng)工作按計(jì)劃推進(jìn)；

2.參會人員應(yīng)主動匯報(bào)工作進(jìn)展，及時(shí)反饋問題；

3.會議組織者針對反饋問題，制定解決方案，并在下一次會議中進(jìn)行匯報(bào)。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

為確保會議決策的有效執(zhí)行，強(qiáng)化會議成果的落實(shí)，特制定以下會議紀(jì)要跟蹤落實(shí)制度。

一、會議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會議結(jié)束后，會議記錄人應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)完成會議紀(jì)要的整理，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整；

2.會議紀(jì)要應(yīng)包括會議時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、討論議題、決策結(jié)果、責(zé)任人和完成時(shí)限等關(guān)鍵信息；

3.會議紀(jì)要由會議組織者審核無誤后，于48小時(shí)內(nèi)發(fā)送給所有參會人員及相關(guān)部門；

4.會議紀(jì)要的發(fā)布應(yīng)采用書面形式，確保相關(guān)人員都能收到并了解會議內(nèi)容。

二、會議紀(jì)要的執(zhí)行與跟蹤

1.各責(zé)任部門或個(gè)人應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要中的決策事項(xiàng)，制定具體的執(zhí)行計(jì)劃，并按計(jì)劃推進(jìn)；

2.會議組織者應(yīng)定期檢查決策事項(xiàng)的執(zhí)行情況，對進(jìn)度緩慢或遇到的問題進(jìn)行協(xié)調(diào)解決；

3.責(zé)任人應(yīng)主動向會議組織者匯報(bào)工作進(jìn)展，確保會議決策的透明化和及時(shí)調(diào)整；

4.會議組織者應(yīng)建立會議紀(jì)要跟蹤表，記錄每項(xiàng)決策的執(zhí)行狀態(tài)，并及時(shí)更新。

三、會議紀(jì)要的反饋與評估

1.會議組織者應(yīng)在下一次會議前，收集各責(zé)任人對會議紀(jì)要執(zhí)行情況的反饋；

2.根據(jù)反饋結(jié)果，會議組織者應(yīng)對執(zhí)行效果進(jìn)行評估，分析存在的問題及原因；

3.對于未能按期完成的決策事項(xiàng)，會議組織者應(yīng)督促責(zé)任人盡快完成，并制定相應(yīng)的改進(jìn)措施；

4.會議組織者應(yīng)定期對會議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行匯總報(bào)告，向公司高層提供決策參考。

四、會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會議紀(jì)要整理完成后，應(yīng)由專人負(fù)責(zé)歸檔，便于日后查閱；

2.會議紀(jì)要的歸檔應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)，確保資料整齊有序；

3.公司員工可根據(jù)工作需要，申請查閱相關(guān)會議紀(jì)要，了解公司決策動態(tài)；

4.會議組織者應(yīng)確保會議紀(jì)要的保密性，防止泄露公司內(nèi)部信息。

第四章會議室管理規(guī)定

為提高會議室使用效率，保障會議的順利進(jìn)行，特制定以下會議室管理規(guī)定。

一、會議室預(yù)約與使用

1.會議室預(yù)約：需使用會議室的部門或個(gè)人，應(yīng)提前向行政部門或指定負(fù)責(zé)人預(yù)約，并提供會議時(shí)間、參會人數(shù)等信息；

2.預(yù)約確認(rèn)：行政部門或指定負(fù)責(zé)人在收到預(yù)約申請后，應(yīng)及時(shí)回復(fù)確認(rèn)，確保會議室按時(shí)提供使用；

3.會議室分配：行政部門應(yīng)根據(jù)會議需求和會議室實(shí)際情況，合理分配會議室資源；

4.會議室使用：會議結(jié)束后，使用部門或個(gè)人應(yīng)確保會議室整潔，關(guān)閉設(shè)備電源，并將會議室恢復(fù)原狀。

二、會議室設(shè)備管理

1.設(shè)備檢查：會議前，使用部門或個(gè)人應(yīng)提前檢查會議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行；

2.設(shè)備操作：使用部門或個(gè)人應(yīng)熟悉會議室設(shè)備操作方法，如遇問題應(yīng)及時(shí)聯(lián)系行政部門或技術(shù)人員解決；

3.設(shè)備維護(hù)：行政部門應(yīng)定期對會議室設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備性能穩(wěn)定；

4.設(shè)備報(bào)修：如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，使用部門或個(gè)人應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門，行政部門應(yīng)及時(shí)聯(lián)系維修人員進(jìn)行修復(fù)。

三、會議室環(huán)境與秩序

1.保持整潔：使用會議室時(shí)，應(yīng)保持室內(nèi)環(huán)境整潔，禁止在會議室內(nèi)吸煙、進(jìn)食；

2.噪音控制：會議進(jìn)行時(shí)，應(yīng)關(guān)閉手機(jī)等通訊工具，保持會議室安靜，避免影響會議進(jìn)程；

3.會議秩序：參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，尊重主持人及發(fā)言者，不得隨意打斷他人發(fā)言；

4.安全疏散：使用會議室時(shí)，應(yīng)了解會議室的安全疏散路線，確保緊急情況下人員安全。

四、會議室耗材管理

1.耗材領(lǐng)取：使用部門或個(gè)人根據(jù)會議需求領(lǐng)取必要的會議耗材，如便簽紙、筆等；

2.耗材節(jié)約：使用部門或個(gè)人應(yīng)合理使用會議室耗材，避免浪費(fèi)；

3.耗材回收：會議結(jié)束后，剩余的耗材應(yīng)歸還至行政部門，以便循環(huán)利用；

4.耗材補(bǔ)充：行政部門應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充會議室耗材，確保會議需求得到滿足。

五、會議室管理與監(jiān)督

1.行政部門應(yīng)建立健全會議室管理制度，對會議室使用情況進(jìn)行監(jiān)督與檢查；

2.對違反會議室管理規(guī)定的行為，行政部門有權(quán)予以制止，并視情節(jié)嚴(yán)重程度進(jìn)行通報(bào)批評或處罰；

3.定期收集會議室使用反饋，不斷優(yōu)化會議室管理規(guī)定，提高會議室使用效率。