《中國(guó)建筑一局(集團(tuán))有限公司工程項(xiàng)目簽證索賠管理工作指引》

為進(jìn)一步規(guī)范、加強(qiáng)項(xiàng)目簽證/索賠管理，確保項(xiàng)目合法權(quán)益的實(shí)現(xiàn)及有效地控制工程項(xiàng)目成本，集團(tuán)公司依據(jù)《中國(guó)建筑股份有限公司工程合同簽證、索賠管理工作指引》及《中建一局集團(tuán)現(xiàn)場(chǎng)簽證第二條適用范圍本工作指引適用于集團(tuán)公司工程項(xiàng)目簽證/索賠管理。第三條定義3.1工程簽證指在工程合同履行過(guò)程中，合同主體一方當(dāng)事人因合同約定的應(yīng)當(dāng)調(diào)整工作量、價(jià)、工期或認(rèn)質(zhì)認(rèn)價(jià)的情形發(fā)生時(shí)，按合同約定的程序和原則向另一方提出書(shū)面報(bào)告，要求確認(rèn)增減工作量、調(diào)整合同價(jià)款、延長(zhǎng)施工工期或確認(rèn)材料品質(zhì)與價(jià)格的行為。工程簽證包括承包方向發(fā)包方申請(qǐng)的簽證、分包分供方向承包方申請(qǐng)的簽證。3.2工程索賠指在工程合同履行過(guò)程中，合同主體一方當(dāng)事人由于另一方不履行或未能正確履行合同規(guī)定義務(wù)或因應(yīng)該由對(duì)方承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)而遭受損失時(shí)，向另一方提出時(shí)間、經(jīng)濟(jì)或名譽(yù)等方面的權(quán)益補(bǔ)償或賠償要求的行為。工程索賠包括承包方向發(fā)包方的索賠、發(fā)包方向承包方的索賠、承包方向分包分供方的索賠、分包分供方向承包方的索賠。第四條管理原則4.1對(duì)業(yè)主簽證/索賠管理簽證不成再進(jìn)行索賠的原則。努力將有關(guān)問(wèn)題以補(bǔ)充協(xié)議、洽商、簽證形式解決，減少索賠事件發(fā)生。4.1.2一事一簽、月結(jié)月清的原則。簽證/索賠應(yīng)堅(jiān)持及時(shí)有效，在合同約定期限內(nèi)及時(shí)提出簽證/索賠申請(qǐng)；發(fā)生一次，辦理一次，做到“一事一簽，月結(jié)月清”；減少總簽證、總索賠事件發(fā)生。4.1.3責(zé)任明確、跟蹤到位的原則。對(duì)于實(shí)際發(fā)生的簽證/索賠事件，一定要將責(zé)任分解落實(shí)到專人，并持續(xù)跟蹤和追溯，直至解決。4.2對(duì)分包分供方簽證/索賠管理4.2.1實(shí)事求是的原則：在與分包分供方簽證的辦理中須本著實(shí)事求是的原則，嚴(yán)格責(zé)任制管理，切實(shí)維護(hù)企業(yè)利益。4.2.2規(guī)范審核流程的原則：項(xiàng)目部應(yīng)編制詳細(xì)的分包分供方簽證/索賠流程，明確簽證/索賠實(shí)施責(zé)任人和審核人，嚴(yán)格控制分包分第五條集團(tuán)公司負(fù)責(zé)集團(tuán)項(xiàng)目簽證/索賠管理體系的建設(shè)，負(fù)責(zé)對(duì)集團(tuán)各單位簽證/索賠管理工作的監(jiān)督、檢查，負(fù)責(zé)重大簽證、索賠策劃的指導(dǎo)工第六條集團(tuán)各單位6.1公司總經(jīng)濟(jì)師或商務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)：總經(jīng)濟(jì)師或商務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)是各單負(fù)責(zé)重大簽證、索賠的決策工作。6.2公司主管部門(mén)：各單位主管部門(mén)，作為本單位簽證、索賠的責(zé)任部門(mén)，具體負(fù)責(zé)簽證、索賠的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)工作，負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目重大簽證/索賠的策劃工作，負(fù)責(zé)本單位各項(xiàng)目簽證/索賠成效評(píng)價(jià)，負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目簽證/索賠工作進(jìn)行考核。第七條項(xiàng)目部7.1項(xiàng)目經(jīng)理：為項(xiàng)目簽證/索賠工作的第一責(zé)任人，組織項(xiàng)目各部門(mén)完成項(xiàng)目對(duì)業(yè)主的簽證/索賠、業(yè)主提出的索賠、分包分供方提出的簽證/索賠及對(duì)分包分供方的索賠工作，并負(fù)責(zé)簽證/索賠申請(qǐng)費(fèi)用7.2項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)理（機(jī)電經(jīng)理）、總工程師：負(fù)責(zé)組織落實(shí)對(duì)業(yè)主的簽證/索賠、業(yè)主提出的索賠、分包分供方提出的簽證/索賠及對(duì)分包分供方的索賠的事件確認(rèn)及相關(guān)資料收集、分析。7.3項(xiàng)目商務(wù)經(jīng)理：負(fù)責(zé)依據(jù)合同組織對(duì)業(yè)主簽證/索賠費(fèi)用的申報(bào)、確認(rèn)和對(duì)分包分供方簽證/索賠費(fèi)用審核工作；負(fù)責(zé)組織對(duì)業(yè)主提出索賠的回復(fù)工作；負(fù)責(zé)對(duì)分包分供方提出的簽證/索賠費(fèi)用的審核確認(rèn)工作，以及對(duì)分包分供方索賠費(fèi)用的計(jì)算工作。7.4項(xiàng)目工程部/項(xiàng)目機(jī)電工程人員：負(fù)責(zé)對(duì)業(yè)主的簽證/索賠、業(yè)主提出的索賠、分包分供方提出的簽證/索賠及對(duì)分包分供方的索賠工作。負(fù)責(zé)基礎(chǔ)資料的收集、分析，并及時(shí)提供給項(xiàng)目商務(wù)合約部門(mén)或項(xiàng)目負(fù)責(zé)資料管理的部門(mén)，確保簽證/索賠資料的完整性、準(zhǔn)確性、有效性；協(xié)助項(xiàng)目商務(wù)合約部門(mén)做好索賠費(fèi)用確認(rèn)工作。7.5項(xiàng)目技術(shù)部/項(xiàng)目機(jī)電技術(shù)人員：負(fù)責(zé)編制網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃圖，確定工程關(guān)鍵線路，為工期索賠提供有效支持；負(fù)責(zé)提供簽證/索賠所需技術(shù)支持資料并進(jìn)行技術(shù)資料的收集、分析。7.6項(xiàng)目商務(wù)合約人員/項(xiàng)目機(jī)電商務(wù)人員：及時(shí)會(huì)同工程、技術(shù)人員辦理對(duì)業(yè)主的簽證/索賠、業(yè)主提出的索賠、分包分供方提出的簽證/索賠及對(duì)分包分供方的索賠的費(fèi)用確認(rèn)工作。負(fù)責(zé)簽證/索賠費(fèi)用的計(jì)量及申請(qǐng)報(bào)出后的跟蹤催辦工作。7.7項(xiàng)目法務(wù)顧問(wèn)或法務(wù)人員：負(fù)責(zé)對(duì)簽證/索賠資料的時(shí)效性、完整性、合法性進(jìn)行審核確認(rèn)。第八條管理要求8.1集團(tuán)各單位8.1.1公司應(yīng)明確項(xiàng)目簽證/索賠工作主管領(lǐng)導(dǎo)、主管部門(mén)及協(xié)管8.1.2公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目簽證/索賠具體工作的指導(dǎo)，定期對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行簽證/索賠工作檢查及成效的考核。8.2項(xiàng)目部8.2.1在項(xiàng)目實(shí)施運(yùn)作前，應(yīng)針對(duì)項(xiàng)目業(yè)主及合同狀況，明確對(duì)業(yè)主簽證辦理流程、附件二：對(duì)業(yè)主索賠辦理流程）8.2.2項(xiàng)目部在實(shí)施前應(yīng)對(duì)項(xiàng)目合同、項(xiàng)目實(shí)際狀況進(jìn)行詳細(xì)分析，列出可能引起對(duì)業(yè)主簽證/索賠的事項(xiàng)（參考附件三-1、三-2）。并在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中不斷進(jìn)行修訂完善。8.2.3在項(xiàng)目部的職能中，應(yīng)當(dāng)明確簽證/索賠管理，并通過(guò)文件或授權(quán)方式明確項(xiàng)目部的審批權(quán)限。第九條對(duì)業(yè)主簽證/索賠的工作要求9.1在簽證/索賠事件發(fā)生后，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)及時(shí)向項(xiàng)目經(jīng)理或授權(quán)委托人報(bào)告，項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)簽證/索賠事項(xiàng)牽頭組織項(xiàng)目部班子成員及相關(guān)人員收集整理資料，并根據(jù)需要召開(kāi)策劃會(huì)，分析并提出經(jīng)項(xiàng)目部評(píng)審的合理的簽證/索賠報(bào)告。9.2按照“一事一簽，月結(jié)月清”原則。在簽證/索賠事件發(fā)生后，項(xiàng)目部應(yīng)及時(shí)找業(yè)主或監(jiān)理相關(guān)人員辦理簽證/索賠單簽字，包括核實(shí)工程量、準(zhǔn)備相關(guān)照片或影像等證明資料的確認(rèn)，并做好相關(guān)費(fèi)用的申報(bào)及確認(rèn)工作，做到一事一簽，月結(jié)月清。：（用申報(bào)表）簽證/索賠申請(qǐng)、事件陳述（敘述變更過(guò)程、不可抗力情況及對(duì)方失誤等）、簽證/索賠理由（可作為簽證/索賠依據(jù)的合同條款、法律法規(guī)等依據(jù)）、簽證/索賠明細(xì)表（將簽證/索賠總額細(xì)分、編號(hào)，每一條目寫(xiě)明簽證/索賠內(nèi)容的名稱和簽證/索賠額）、簽證/索賠時(shí)間詳述、簽證/索賠事件結(jié)論、合同細(xì)節(jié)和事實(shí)情況、分包分供方對(duì)我方的簽證/索賠文件（如有）、工期延長(zhǎng)的計(jì)算和損失費(fèi)用的估算。9.4簽證/索賠計(jì)算9.4.1簽證/索賠的計(jì)算根據(jù)具體事件內(nèi)容，包括費(fèi)用計(jì)算和工期計(jì)算，由項(xiàng)目部組織相關(guān)部門(mén)依據(jù)合同約定、事件發(fā)生狀態(tài)、造成的損失、對(duì)其它工作的影響以及雙方認(rèn)可的其它因素，進(jìn)行費(fèi)用和工期簽證/索賠計(jì)算。9.4.2為了提高簽證/索賠的成功機(jī)會(huì)，計(jì)算應(yīng)包含對(duì)應(yīng)的經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償額度和（或）工期順延時(shí)間具體的計(jì)算方法和過(guò)程，應(yīng)包括簽證/索賠總額和各分項(xiàng)簽證/索賠額的詳細(xì)計(jì)算。9.5簽證/索賠證據(jù)9.5.1簽證/索賠證據(jù)應(yīng)保證及時(shí)、真實(shí)、全面、關(guān)聯(lián)并具有法律證明效力。證據(jù)的取得及提出應(yīng)當(dāng)及時(shí)，符合合同約定，并確實(shí)在實(shí)施合同過(guò)程中存在和發(fā)生；對(duì)簽證/索賠申請(qǐng)涉及的理由、事件過(guò)程、影響、索賠數(shù)額等都應(yīng)有相應(yīng)證據(jù)，并應(yīng)當(dāng)能夠互相說(shuō)明，相互具有關(guān)聯(lián)性，不能互相矛盾；證據(jù)一般應(yīng)是書(shū)面文件，有關(guān)記錄、協(xié)議、紀(jì)要應(yīng)是雙方簽署的；工程中重大事件、特殊情況的記錄、統(tǒng)計(jì)應(yīng)由合同約定的發(fā)包人現(xiàn)場(chǎng)代表或監(jiān)理工程師簽證認(rèn)可。9.5.2簽證/索賠證據(jù)包括招標(biāo)文件、合同、各類記錄文件、變更指令、信函、通知等。（參考附件五：對(duì)業(yè)主分包現(xiàn)場(chǎng)簽證索賠資料清單）9.6簽證/索賠申請(qǐng)發(fā)出后,項(xiàng)目部責(zé)任部門(mén)負(fù)責(zé)保存該事件的同期記錄,并有專人負(fù)責(zé)簽證/索賠申請(qǐng)的追溯工作，直至解決。在簽證/索賠辦理中，要注意簽證/索賠單辦理的時(shí)效性和合理性；9.7項(xiàng)目部須設(shè)置專人負(fù)責(zé)項(xiàng)目簽證/索賠的資料管理工作，包括收集整理資料、建立完整臺(tái)帳等。所有簽證/索賠基礎(chǔ)資料必須保留原件并保存完好，在項(xiàng)目完工后存檔備查，項(xiàng)目的相關(guān)人員工作關(guān)系發(fā)生變化時(shí)，基礎(chǔ)資料應(yīng)一并移交。9.8如遇復(fù)雜或重大簽證/索賠事件發(fā)生，項(xiàng)目部須提交書(shū)面報(bào)告至上級(jí)單位；對(duì)于爭(zhēng)議較大不能解決的索賠，由上級(jí)單位組織成立簽證/索賠小組進(jìn)行接洽、談判。必要時(shí)報(bào)請(qǐng)集團(tuán)公司相關(guān)部門(mén)配合實(shí)施。第十條對(duì)業(yè)主提出的索賠工作要求10.1對(duì)項(xiàng)目履約過(guò)程中，由于我方原因業(yè)主提出索賠，項(xiàng)目部在接到索賠通知后，項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)索賠事項(xiàng)牽頭組織項(xiàng)目部班子成員及相關(guān)人員收集整理資料，召開(kāi)索賠事件策劃會(huì)，分析提出經(jīng)項(xiàng)目部評(píng)審的合理的回復(fù)報(bào)告，并在合同約定時(shí)限內(nèi)回復(fù)。10.2如遇復(fù)雜或重大索賠事件，項(xiàng)目部須提交書(shū)面報(bào)告至上級(jí)單位；對(duì)于爭(zhēng)議較大不能解決的索賠，由上級(jí)單位組織成立索賠應(yīng)對(duì)小組進(jìn)行接洽、談判。必要時(shí)報(bào)請(qǐng)集團(tuán)公司相關(guān)部門(mén)配合實(shí)施。第十一條管理要求11.1集團(tuán)各單位11.1.1公司應(yīng)明確項(xiàng)目簽證/索賠工作主管領(lǐng)導(dǎo)、主管部門(mén)及協(xié)管部門(mén)，并明確相應(yīng)職責(zé)。11.1.2公司應(yīng)加強(qiáng)項(xiàng)目分包分供方簽證/索賠工作進(jìn)行指導(dǎo)，定期對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行簽證/索賠工作檢查及成效的考核；對(duì)于超出權(quán)限、無(wú)理由或不合理給分包分供方辦理簽證的責(zé)任人，應(yīng)根據(jù)所簽出的簽證單涉及費(fèi)用，對(duì)責(zé)任人實(shí)施經(jīng)濟(jì)處罰，情節(jié)嚴(yán)重的要承擔(dān)相應(yīng)的法律11.2項(xiàng)目部11.2.1在項(xiàng)目部的職能中，應(yīng)當(dāng)明確簽證/索賠管理，并通過(guò)文件或授權(quán)方式明確項(xiàng)目部的審批權(quán)限。11.2.2在項(xiàng)目實(shí)施運(yùn)作前，應(yīng)針對(duì)項(xiàng)目狀況，明確分包分供方簽證/索賠辦理審批流程，明確責(zé)任部門(mén)及責(zé)任人（參考附件六：分包分供方簽證索賠辦理流程、附件七：分包分供方工程簽證單）。11.2.3對(duì)分包分供方在履約過(guò)程及結(jié)算中提出的索賠，確實(shí)由于我方原因造成的，應(yīng)盡量降低賠償費(fèi)用。11.2.4對(duì)于分包分供方提出的索賠非我方原因造成，應(yīng)及時(shí)收集證據(jù)資料向業(yè)主或第三方提出索賠，必要時(shí)會(huì)同分包分供方一起實(shí)施第十二條對(duì)分包分供方提出的簽證/索賠工作要求12.1分包分供方辦理簽證/索賠時(shí)須按項(xiàng)目所制定的簽證/索賠表格格式認(rèn)真填寫(xiě)，并附相關(guān)說(shuō)明；要求簽證/索賠單具備完整性，包含：簽證/索賠事實(shí)發(fā)生日期或完成日期、簽證/索賠提交日期、執(zhí)行簽證/索賠事實(shí)的依據(jù)（工程指令等、包括口頭指令）；簽證/索賠事實(shí)及完成情況簡(jiǎn)述；涉及經(jīng)濟(jì)或工期索賠的數(shù)量或天數(shù)（數(shù)量應(yīng)有12.2分包分供方提出的簽證/索賠單須有相關(guān)的責(zé)任師簽字并應(yīng)得到總包方現(xiàn)場(chǎng)（或機(jī)電）經(jīng)理或工程部經(jīng)理對(duì)簽證事件的簽字認(rèn)可；分包分供方提出的簽證/索賠費(fèi)用須得到項(xiàng)目商務(wù)經(jīng)理和項(xiàng)目經(jīng)理的認(rèn)12.3在項(xiàng)目實(shí)施中，嚴(yán)格控制分包分供方提出的簽證/索賠:根據(jù)合同，在合同中已經(jīng)約定的內(nèi)容，不能以簽證形式出現(xiàn)；凡造價(jià)包干內(nèi)容，原則上不再簽證；分包分供方提出的簽證/索賠單必須在合同約定時(shí)限內(nèi)提交，分包分供方逾期提交，而又無(wú)法說(shuō)明簽證/索賠事實(shí)及完成情況的，應(yīng)視為無(wú)效簽證/索賠；12.4分包分供方提出的簽證/索賠避免以點(diǎn)工或臺(tái)班計(jì)算。如確需以點(diǎn)工或臺(tái)班計(jì)算，應(yīng)具體說(shuō)明工作量情況、工機(jī)械設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)間及數(shù)量，否則不予辦理；12.5分包分供方提出的簽證/索賠的審核依據(jù)包括分包分供方合同、會(huì)議紀(jì)要、工程指令、施工任務(wù)書(shū)以及實(shí)際施工情況等；（參考附件五：對(duì)業(yè)主分包現(xiàn)場(chǎng)簽證索賠資料清單）12.6所有資料均要求簽字齊全、有效，一切未簽字確認(rèn)及簽字不齊全的資料不能作為簽證/索賠的結(jié)算依據(jù)；簽證/索賠資料要求保留原件，涂改后的簽證/索賠及復(fù)印件不得作為結(jié)算依據(jù)；12.7項(xiàng)目部須設(shè)置專人負(fù)責(zé)項(xiàng)目簽證/索賠的資料管理工作，包括收集整理資料、建立完整臺(tái)帳等。所有簽證/索賠基礎(chǔ)資料必須保留原件并保存完好，在項(xiàng)目完工后存檔備查，項(xiàng)目部相關(guān)人員工作關(guān)系發(fā)生變化時(shí)，基礎(chǔ)資料應(yīng)一并移交；12.8對(duì)于性質(zhì)重要、金額對(duì)成本影響較大的分包分供方提出的簽證/索賠，項(xiàng)目部應(yīng)及時(shí)上報(bào)上級(jí)單位，由上級(jí)單位組織實(shí)施簽證/索賠第十三條對(duì)分包分供方的索賠工作要求對(duì)分包