員工人事檔案的管理制度

———員工人事檔案的管理制度員工人事檔案的管理制度1員工人事檔案是關(guān)于員工個人及有關(guān)方面歷史情況的料子。其內(nèi)容重要包含：1、記載和敘述員工本人經(jīng)過、基本情況、成長歷史及思想發(fā)展變動進程的履歷，自傳料子；2、員工以往工作或?qū)W習(xí)單位對員工本人優(yōu)缺點進行的辨別和評價，對其學(xué)歷、專長、業(yè)務(wù)及有關(guān)本領(lǐng)的評定和考核料子；3、對員工的有關(guān)歷史問題進行審查、甄別與復(fù)查的人事料子；4、記錄關(guān)于員工在所工作或?qū)W習(xí)單位內(nèi)加入黨派組織的料子；5、記載員工違反組織紀律或冒犯國家法律而受各處分及受到各級各類表揚、嘉獎的`人事料子。第二條人事檔案保密規(guī)定。公司人事部對接收員工原單位轉(zhuǎn)遞而來的人事檔案料子內(nèi)容，一概不得加以刪除或銷毀，而且必需嚴格保密，不得擅自向外擴散。第三條員工個人情況更改規(guī)定。1、員工進入公司后，由員工本人填寫《員工登記表》，其內(nèi)容包含員工姓名、性別、降生年月、民族、籍貫、政治面目、文化程度、婚姻情形、家庭住址、聯(lián)系電話、家庭情況、個人興趣喜好、學(xué)歷、工作經(jīng)過、特長及專業(yè)技能、獎懲記錄等項目。2、項目內(nèi)容如有變動，員工應(yīng)以書面方式及時準確地向人事部報告，以便使員工個人檔案內(nèi)有關(guān)記錄得以相應(yīng)更正，確保人事部掌握正確無誤的資料。第四條員工人事檔案的使用。員工人事檔案為公司管理的決策部門供應(yīng)各種人事方面的基本數(shù)據(jù)，并為人事統(tǒng)計分析供應(yīng)資料。公司人事決策人員可以通過對有效數(shù)據(jù)的分析，了解公司人員結(jié)構(gòu)的更改情況，為訂立公司人力資源發(fā)展規(guī)劃供應(yīng)依據(jù)。公司要認真做好員工檔案料子的收集、辨別、整理、保管和利用，充分發(fā)揮員工檔案料子的作用，為公司人力資源的規(guī)范化管理奠定堅固結(jié)實的基礎(chǔ)。員工人事檔案的管理制度2一、目的為了對人事檔案進行妥當保管，能有效地保守機密。維護人事檔案料子完整，防止料子損壞，規(guī)范人事檔案的管理，特訂立本制度。二、范圍本制度適用于對公司人事檔案的執(zhí)行管理。三、職責(zé)3.1人力資源部人事管理課負責(zé)人事檔案的建立、歸檔、保管、定期檢審核對、轉(zhuǎn)遞、保密、統(tǒng)計等工作。3.2人事檔案管理：集團公司人事管理課（寧波地區(qū)）負責(zé)本地區(qū)全部分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由本地人事管理部門負責(zé)管理工作。3.3集團公司人力資源部為本制度的歸口部門，負責(zé)引導(dǎo)監(jiān)督各部門、分公司的人事檔案管理工作、負責(zé)本制度的編制及落實執(zhí)行工作。3.4集團公司企業(yè)委員會負責(zé)本制度的審議及授權(quán)主管人簽核，總裁負責(zé)本制度的批準執(zhí)行。四、人事檔案管理的內(nèi)容4.1員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時將《員工應(yīng)聘申請表》及相關(guān)證件（畢業(yè)證書、身份證、各類技術(shù)認證證書）復(fù)印件提交人事管理課，人事管理課依據(jù)《員工應(yīng)聘申請表》建立員工人事檔案（內(nèi)容包含：該員工的應(yīng)聘、錄用、勞動合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓(xùn)等相關(guān)資料）并及時歸檔。歸檔的流程為首先對新的員工人事檔案料子進行辨別，其次按新員工的所在部門以及職務(wù)、性別等進行分類并確定其歸檔的具體位置而且在目錄上補登新員工人事檔案料子的名稱及有關(guān)內(nèi)容，最終將新員工的人事檔案料子歸檔。4.1.1確立兩級檔案管理制度：一級員工人事檔案為員工入司隨轉(zhuǎn)的人事檔案料子。二級檔案為員工入司以后的.任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整情況、學(xué)歷及職稱變動情況、歷年考核情況及員工基本情況復(fù)印件備查料子等。4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門、職務(wù)歸類。員工停止/解除勞動關(guān)系時，應(yīng)將該員工人事檔案的料子歸入公司離職員工人事檔案類。4.1.3員工合法停止/解除勞動合同時，由各相關(guān)部門負責(zé)人在《員工離職通知單》上簽字，確認無遺留問題；員工相關(guān)檔案調(diào)入單位時，人力資源部核對檔案料子，密封該員工人事檔案，連同開具的《檔案料子轉(zhuǎn)移單》及其它有關(guān)料子，轉(zhuǎn)至調(diào)入單位并歸檔。相關(guān)手續(xù)《員工入職試工轉(zhuǎn)正辭退作業(yè)管理制度》。4.2檢審核對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對員工的人事檔案進行檢審核對并在《員工人事檔案統(tǒng)計表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進行檢審核對：突發(fā)事件后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后；對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份料子是否丟失；發(fā)現(xiàn)某些損失之后，如發(fā)現(xiàn)料子變酶、發(fā)現(xiàn)蟲蛀等；檢查完畢后必需在《員工人事檔案統(tǒng)計表》上確認簽字。4.3轉(zhuǎn)遞（員工異動）：檔案轉(zhuǎn)遞過程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉(zhuǎn)走的員工人事檔案并在檔案帳冊上注銷該員工的人事檔案并填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單》，按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞過程中應(yīng)遵從保密原則而且要求收檔單位在回執(zhí)上簽字蓋章。4.4保密制度：由人事管理課檔案管理員負責(zé)人事檔案管理。不得將人事檔案料子帶到公共場合。公司人事管理課對接受員工原單位轉(zhuǎn)遞而來的認得檔案料子內(nèi)容，一概不得加以刪除或銷毀，而且必需嚴格保密，不得擅自向外擴散。4.5統(tǒng)計：人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數(shù)量、人事檔案料子收集增補情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進行統(tǒng)計并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計表》。4.5.1人事檔案統(tǒng)計分類：履歷及相關(guān)證件料子、鑒定及考核料子、評聘及獎懲料子、其他可供公司參考資料。4.5.2人事檔案統(tǒng)計信息要及時更新，人力資源部依據(jù)人員流動情況每月25日必需將相關(guān)人事檔案的統(tǒng)計情況更新并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計表》，提報人力資源部總監(jiān)審核。五、員工人事檔案管理，應(yīng)嚴格執(zhí)行國家和公司有關(guān)規(guī)定。查閱員工人事檔案應(yīng)經(jīng)人力資源部總監(jiān)（或總裁）批準，并辦理登記手續(xù)。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案料子內(nèi)容。六、相關(guān)支持文件及記錄員工應(yīng)聘申請表轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單員工離職通知單員工人事檔案統(tǒng)計表公司員工人事檔案管理制度第一條、為確保人事檔案的機密性，完整性和準確性，為人事決策供應(yīng)信息和依據(jù)，特訂立本制度。第二條、本制度適用于公司全部員工的人事檔案管理。第三條、員工人事檔案由人力資源部負責(zé)管理。第四條、新員工第一次建檔后，日后全部有關(guān)個人人事資料都隨時歸檔，包含員工在職期間試用、考核、職位調(diào)動、工資晉升、培訓(xùn)記錄、行政處分、嘉獎等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。第五條、新員工報到后按《個人資料檔案目錄》次序進行建檔，目錄如下：1、招聘登記表2、聘用通知書3、學(xué)歷證、職稱證、計算機等相關(guān)資格證的復(fù)印件。4、身份證復(fù)印件5、照片6、員工轉(zhuǎn)正申請表7、聘用合同8、獎懲料子9、任免、升降、調(diào)薪等料子10、其它料子第六條、檔案管理應(yīng)由專人負責(zé)并建員工檔案薄冊，記載檔案的接收、存入、供應(yīng)、使用和更改情況。第七條、要做到分類準確、編號規(guī)范、排列有序、定期核對。第八條、全部人事檔案都屬秘密文件，應(yīng)妥當保管，不得隨便泄密。第九條、人事檔案不允許無關(guān)人員查詢。部門負責(zé)人有權(quán)查閱本部門員工的檔案?？偨?jīng)理有權(quán)查閱任一員工的檔