富士康會(huì)議管理制度

富士康會(huì)議管理制度富士康會(huì)議管理制度

第一章總則

第一條目的

為保證富士康會(huì)議的效率與效果，規(guī)范會(huì)議的組織與管理，提高決策品質(zhì)，特制定本會(huì)議管理制度。

第二條適用范圍

本制度適用于富士康公司各級(jí)單位、部門及項(xiàng)目組的各類會(huì)議管理。

第三條會(huì)議分類

（一）例行會(huì)議：定期召開(kāi)，如周例會(huì)、月例會(huì)等。

（二）專題會(huì)議：針對(duì)特定主題或問(wèn)題召開(kāi)的會(huì)議。

（三）臨時(shí)會(huì)議：因工作需要臨時(shí)召開(kāi)的會(huì)議。

第四條會(huì)議原則

（一）務(wù)實(shí)高效：會(huì)議應(yīng)注重實(shí)際效果，禁止形式主義。

（二）充分準(zhǔn)備：會(huì)議召開(kāi)前，應(yīng)做好充分準(zhǔn)備，明確議題、議程、參會(huì)人員等。

（三）及時(shí)反饋：會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)將會(huì)議紀(jì)要及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)人員，并跟蹤落實(shí)。

第五條會(huì)議組織

（一）會(huì)議主持人：負(fù)責(zé)會(huì)議的組織、主持和總結(jié)。

（二）會(huì)議記錄人：負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，整理會(huì)議紀(jì)要。

（三）參會(huì)人員：按時(shí)參加各類會(huì)議，積極參與討論，遵守會(huì)議紀(jì)律。

第六條會(huì)議紀(jì)律

（一）參會(huì)人員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)，如有特殊情況需提前請(qǐng)假。

（二）會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或?qū)⑵湔{(diào)至靜音狀態(tài)，不得隨意離場(chǎng)。

（三）會(huì)議內(nèi)容應(yīng)保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。

第七條本制度的解釋權(quán)歸富士康公司所有，自頒布之日起實(shí)施。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充、修改。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：根據(jù)工作需要，明確會(huì)議主題，確保會(huì)議的針對(duì)性和實(shí)效性。

2.制定會(huì)議議程：列出會(huì)議主要議題，明確討論重點(diǎn)，合理分配時(shí)間。

3.確定參會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議主題和議程，邀請(qǐng)相關(guān)人員參會(huì)，并提前通知。

4.預(yù)約會(huì)議室：根據(jù)參會(huì)人數(shù)、會(huì)議時(shí)間等需求，預(yù)約合適的會(huì)議室。

5.準(zhǔn)備會(huì)議材料：收集與會(huì)議主題相關(guān)的資料，制作會(huì)議PPT、報(bào)告等。

二、會(huì)議通知

1.發(fā)布會(huì)議通知：通過(guò)郵件、電話、即時(shí)通訊等方式，將會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等信息通知參會(huì)人員。

2.確認(rèn)參會(huì)人員：要求參會(huì)人員在收到會(huì)議通知后，及時(shí)回復(fù)確認(rèn)是否能參加會(huì)議。

3.變更通知：如有特殊情況需變更會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)等，應(yīng)提前通知參會(huì)人員。

三、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開(kāi)始前，由會(huì)議組織者負(fù)責(zé)簽到，確保參會(huì)人員到齊。

2.會(huì)議主持人開(kāi)場(chǎng)：主持人簡(jiǎn)要介紹會(huì)議主題、議程和參會(huì)人員，明確會(huì)議目的和要求。

3.按議程進(jìn)行討論：依次討論會(huì)議議程中的各個(gè)議題，鼓勵(lì)參會(huì)人員積極發(fā)言、建言獻(xiàn)策。

4.會(huì)議總結(jié)：主持人對(duì)會(huì)議討論情況進(jìn)行總結(jié)，對(duì)未解決的問(wèn)題提出解決方案和下一步工作計(jì)劃。

四、會(huì)議記錄

1.記錄會(huì)議內(nèi)容：會(huì)議記錄人應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議討論情況、主要觀點(diǎn)、決策結(jié)果等。

2.形成會(huì)議紀(jì)要：整理會(huì)議記錄，形成會(huì)議紀(jì)要，并在會(huì)議結(jié)束后的一定時(shí)間內(nèi)發(fā)送給參會(huì)人員。

五、會(huì)議跟蹤

1.落實(shí)會(huì)議決策：各部門、單位應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要，及時(shí)跟進(jìn)、落實(shí)會(huì)議決策。

2.反饋落實(shí)情況：會(huì)議組織者應(yīng)定期收集會(huì)議決策的落實(shí)情況，并向相關(guān)人員報(bào)告。

3.評(píng)估會(huì)議效果：根據(jù)會(huì)議決策的落實(shí)情況和參會(huì)人員的反饋，評(píng)估會(huì)議效果，為下一次會(huì)議提供改進(jìn)方向。

六、會(huì)議結(jié)束

1.會(huì)議主持人宣布會(huì)議結(jié)束，感謝參會(huì)人員的參與。

2.會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)整理會(huì)議紀(jì)要，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)發(fā)送給相關(guān)人員。

3.會(huì)議組織者對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，分析會(huì)議的優(yōu)點(diǎn)和不足，為今后會(huì)議的組織提供借鑒。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、討論議題及決策結(jié)果等內(nèi)容。

2.會(huì)議記錄人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后的一定工作日內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的整理工作。

3.會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議主持人審核無(wú)誤后，通過(guò)公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)或郵件等方式發(fā)送給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門。

二、會(huì)議紀(jì)要的閱讀與確認(rèn)

1.各參會(huì)人員應(yīng)在收到會(huì)議紀(jì)要后的一定工作日內(nèi)進(jìn)行閱讀，并對(duì)紀(jì)要內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)。

2.如有對(duì)會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容有異議或補(bǔ)充意見(jiàn)，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向會(huì)議記錄人提出，并說(shuō)明理由。

三、會(huì)議決策的落實(shí)與執(zhí)行

1.各責(zé)任部門和單位應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的決策內(nèi)容，制定具體的執(zhí)行計(jì)劃，并明確責(zé)任人。

2.責(zé)任人應(yīng)按計(jì)劃推進(jìn)決策的落實(shí)，確保工作進(jìn)度與會(huì)議紀(jì)要要求相符。

3.會(huì)議組織者應(yīng)對(duì)決策落實(shí)情況進(jìn)行定期檢查，督促責(zé)任人按期完成工作任務(wù)。

四、會(huì)議決策的反饋與評(píng)估

1.各責(zé)任部門和單位在決策落實(shí)過(guò)程中，應(yīng)定期向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和會(huì)議組織者匯報(bào)工作進(jìn)展。

2.會(huì)議組織者根據(jù)反饋情況，對(duì)決策落實(shí)的進(jìn)度、質(zhì)量和效果進(jìn)行評(píng)估。

3.對(duì)于未能按期完成的決策，會(huì)議組織者應(yīng)分析原因，制定改進(jìn)措施，并在下一次會(huì)議中進(jìn)行通報(bào)。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會(huì)議紀(jì)要作為公司重要文件，應(yīng)由專人負(fù)責(zé)歸檔，確保資料的完整性和可追溯性。

2.會(huì)議紀(jì)要的歸檔應(yīng)遵循公司檔案管理規(guī)定，便于今后查閱和利用。

3.對(duì)于涉及公司機(jī)密信息的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止泄露。

六、持續(xù)改進(jìn)

1.會(huì)議組織者應(yīng)定期收集和分析會(huì)議紀(jì)要的落實(shí)情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后會(huì)議的組織和管理提供改進(jìn)方向。

2.根據(jù)實(shí)際工作需要，對(duì)會(huì)議管理制度進(jìn)行不斷完善，提高會(huì)議效率和決策品質(zhì)。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會(huì)議組織者提前向行政部門或指定的會(huì)議室管理人員提交申請(qǐng)。

2.申請(qǐng)內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等，以便安排合適的會(huì)議室。

3.預(yù)訂成功后，會(huì)議組織者應(yīng)遵守預(yù)訂時(shí)間，如有變動(dòng)，需提前通知會(huì)議室管理人員。

二、會(huì)議室布置

1.會(huì)議室布置應(yīng)根據(jù)會(huì)議類型和參會(huì)人數(shù)進(jìn)行合理規(guī)劃，確保會(huì)議環(huán)境舒適、便于交流。

2.布置內(nèi)容包括座位安排、投影設(shè)備、音響系統(tǒng)、白板等，以滿足會(huì)議需求。

3.會(huì)議室管理人員應(yīng)定期檢查設(shè)備狀況，確保會(huì)議設(shè)施的正常使用。

三、會(huì)議室使用

1.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室使用規(guī)定，保持安靜、整潔。

2.嚴(yán)禁在會(huì)議室吸煙、進(jìn)食，不得損壞會(huì)議室設(shè)施。

3.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)負(fù)責(zé)將會(huì)議室恢復(fù)原狀，關(guān)閉電源、水源等。

四、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室設(shè)備應(yīng)由專人負(fù)責(zé)管理和維護(hù)，確保設(shè)備處于良好狀態(tài)。

2.會(huì)議組織者在使用設(shè)備前，應(yīng)確保已掌握設(shè)備操作方法，如有疑問(wèn)，及時(shí)向管理人員咨詢。

3.若設(shè)備在使用過(guò)程中出現(xiàn)故障，應(yīng)立即報(bào)告給會(huì)議室管理人員，以便及時(shí)維修。

五、會(huì)議室衛(wèi)生與安全

1.會(huì)議室應(yīng)保持干凈整潔，定期進(jìn)行衛(wèi)生打掃。

2.會(huì)議室管理人員應(yīng)確保消防設(shè)施、安全通道等安全設(shè)施的正常使用。

3.會(huì)議期間，如遇緊急情況，會(huì)議組織者應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，確保人員安全。

六、會(huì)議室的維護(hù)與升級(jí)

1.定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行維護(hù)，包括設(shè)施維修、設(shè)備更新等，以適應(yīng)公司發(fā)展需求。

2.會(huì)議室管理人員應(yīng)關(guān)注新技術(shù)、新產(chǎn)品在會(huì)議領(lǐng)域的應(yīng)用，適時(shí)提出會(huì)議室升級(jí)方案。

3.升級(jí)方案經(jīng)審批通過(guò)后，由會(huì)議室管理人員負(fù)責(zé)實(shí)施，提高會(huì)議室的使用效