應(yīng)收應(yīng)付款管理制度

應(yīng)收應(yīng)付款管理制度一、定義：1、應(yīng)收款：公司銷售產(chǎn)品向客戶收取協(xié)議的款項(xiàng)，或者公司為客戶提供服務(wù)而簽訂合同（或協(xié)議）應(yīng)收取的款項(xiàng)。2、應(yīng)付款：公司采購(gòu)產(chǎn)品向供應(yīng)方支付協(xié)議的款項(xiàng)，或者公司為獲得服務(wù)支持而簽訂合同（或協(xié)議）應(yīng)支付的款項(xiàng)。二、現(xiàn)金收款管理1.送貨人員在為客戶送完貨驗(yàn)收完成后，應(yīng)要求客戶方收貨人員簽回《送貨單》。2.貨款額低于5000元者，應(yīng)盡量要求客戶現(xiàn)金或支票支付。3.對(duì)于第一次購(gòu)買的客戶要求其預(yù)付貨款的30%才可以送貨，多次購(gòu)買且信用差的客戶要求其預(yù)付貨款的70%才可以送貨；多次購(gòu)買且信用好的客戶可根據(jù)客戶財(cái)務(wù)規(guī)定進(jìn)行月結(jié)付款，客戶財(cái)務(wù)信用由會(huì)計(jì)審核評(píng)定。4.原則上現(xiàn)金支付必須由財(cái)務(wù)人員親自辦理，若送貨人員接受委托在收取客戶現(xiàn)金貨款后，必須在回到公司后第一時(shí)間上繳到財(cái)務(wù)部，并填寫《現(xiàn)金繳款單》，與公司出納進(jìn)行交接，不得以任何形式私自坐支公款。5.出納應(yīng)在收款后第一時(shí)間知會(huì)會(huì)計(jì)，便于應(yīng)收帳務(wù)處理。6.會(huì)計(jì)應(yīng)定期統(tǒng)計(jì)整理欠款客戶名單、欠款金額、欠款時(shí)間、預(yù)處理方式等。三、月結(jié)收款管理1.對(duì)于月結(jié)付款客戶或者欠款客戶，由會(huì)計(jì)建立應(yīng)收賬款管理臺(tái)帳，列出明細(xì)，按客戶財(cái)務(wù)月結(jié)時(shí)間之前一周由前臺(tái)向客戶發(fā)出《請(qǐng)款單》傳真，由會(huì)計(jì)向?qū)Ψ较鄳?yīng)人員催欠。2.在對(duì)方明確表示貨款清結(jié)時(shí)間后確定收款方式，為客戶寄送貨款發(fā)票，如需要進(jìn)行現(xiàn)款回收時(shí)公司派出收款人員收款，以下為公司委托員工向客戶收取貨款的規(guī)定：①有關(guān)人員進(jìn)行收款業(yè)務(wù)時(shí)，須先到前臺(tái)文員處辦理客戶回簽白單的領(lǐng)出登記以及有關(guān)委托手續(xù)。對(duì)于未收到款項(xiàng)的白單在回到公司后及時(shí)返還給前臺(tái)文員，并作出還單登記；對(duì)于已收到的款項(xiàng)，收款人要憑有出納蓋章確認(rèn)的《現(xiàn)金繳款單》到前臺(tái)文員處進(jìn)行銷單手續(xù)。②有關(guān)人員收到的貨款，必須在回到公司后第一時(shí)間上繳到財(cái)務(wù)部，不得私自坐支公款。③如所收款項(xiàng)屬打折收取的，必須經(jīng)得總經(jīng)理簽名認(rèn)可，否則財(cái)務(wù)部將按單據(jù)的實(shí)際金額向收款人收繳。3.在公司發(fā)出《請(qǐng)款單》且對(duì)方無(wú)法明確貨款清結(jié)時(shí)間時(shí)，會(huì)計(jì)將此項(xiàng)貨款催欠工作移交給該項(xiàng)業(yè)務(wù)聯(lián)系的業(yè)務(wù)員，進(jìn)入欠款處理流程。四、采購(gòu)付款管理1.采購(gòu)部必須根據(jù)多途徑，少環(huán)節(jié)，貨比三家，適時(shí)、適質(zhì)、適量、適價(jià)保證原物料的供給，提供報(bào)價(jià)單至少有三家可選擇比較。2.采購(gòu)部必須有完整的采購(gòu)結(jié)算檔案，并建立有效的采購(gòu)分析檔案。采購(gòu)部應(yīng)在每批原料收貨后一周內(nèi)及每月底與供應(yīng)商核對(duì)帳務(wù)，防止出現(xiàn)差錯(cuò)。采購(gòu)部和財(cái)務(wù)部應(yīng)于每月末與供應(yīng)商核對(duì)供貨數(shù)量、應(yīng)付貨款和商務(wù)處理等資料，采購(gòu)部應(yīng)對(duì)供貨市場(chǎng)，供應(yīng)商情況，需購(gòu)原物料質(zhì)量、價(jià)格、數(shù)量、運(yùn)輸資料、進(jìn)銷數(shù)據(jù)、原物料庫(kù)存、原物料耗用情況等作出定期分析，并及時(shí)提交原物料的市場(chǎng)行情、月原物料采購(gòu)計(jì)劃、外欠貨款及資金需求計(jì)劃給總經(jīng)理（助理）。3.一批原物料驗(yàn)收完畢，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)整理各種單據(jù)，打印“付款申請(qǐng)單”一并送財(cái)會(huì)部做為付款憑證。原料的付款憑證有：采購(gòu)申請(qǐng)單、合同、原料收貨報(bào)告、發(fā)票；物料的付款憑證有：采購(gòu)申請(qǐng)單、合同、驗(yàn)收單、發(fā)票。4.采購(gòu)部根據(jù)所訂原料的到貨期及付款條件，填報(bào)“采購(gòu)用款計(jì)劃”報(bào)財(cái)會(huì)部籌款，每周應(yīng)提報(bào)“付款計(jì)劃”報(bào)財(cái)會(huì)部和總經(jīng)理。原物料采購(gòu)須遵循“貨到付款”的原則，嚴(yán)格控制原物料預(yù)付貨款。在部分原物料緊張?zhí)幱谫u方市場(chǎng)時(shí)，供應(yīng)商堅(jiān)持要求先款后貨，因而需要帶款提貨（帶款提貨必須確保采購(gòu)資金的安全，本款提貨人如果是新進(jìn)員工，款額不得超出當(dāng)月工資），其所需貨款須由采購(gòu)部、財(cái)會(huì)部和總經(jīng)理嚴(yán)格審查批準(zhǔn)方能辦理。5.必要的原物料預(yù)付貨款應(yīng)遵循以下幾點(diǎn)：(1)必須是信用良好的固定供應(yīng)商，對(duì)貿(mào)易公司性質(zhì)的供應(yīng)商不得采用預(yù)付貨款的結(jié)算形式。(2)必須事先派專人或信用良好的第三方，如派采購(gòu)、品管人員一起去實(shí)地調(diào)查供應(yīng)商的實(shí)物供應(yīng)，質(zhì)量保證情況和目前的經(jīng)濟(jì)狀態(tài)等情況，并將調(diào)查報(bào)告提交總經(jīng)理(助理)?，F(xiàn)金、預(yù)付等)、信用額度、信用期、(預(yù)付情況下)首付比例、到貨比例、尾付比例、運(yùn)保費(fèi)承擔(dān)方、稅票類型、我方經(jīng)辦人、對(duì)方經(jīng)辦人、供應(yīng)商電話、供應(yīng)商地址、供應(yīng)商銀行帳號(hào)，等等。應(yīng)當(dāng)注意的是，為了增強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)之間的有效鏈接、實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動(dòng)歸集和匯總分析，必須保證上述信息中至少有一條(如“供應(yīng)商簡(jiǎn)稱或編號(hào)”)與財(cái)務(wù)軟件中的供應(yīng)商資料完全匹配。三、創(chuàng)建應(yīng)付帳款帳齡自動(dòng)分析表格為了分析企業(yè)對(duì)供應(yīng)商欠款時(shí)間的長(zhǎng)短，維護(hù)企業(yè)對(duì)供應(yīng)商的信譽(yù)，為資金安排提供輕重緩急的依據(jù)，需要象對(duì)待應(yīng)收帳款客戶一樣，對(duì)應(yīng)付帳款的帳齡進(jìn)行分析。傳統(tǒng)的帳齡分析方法是，從應(yīng)收(付)帳款明細(xì)帳中逐筆提取、按客戶逐個(gè)進(jìn)行分析，其結(jié)果是速度慢、工作量大、準(zhǔn)確度低，在客戶數(shù)量眾多、業(yè)務(wù)頻繁時(shí)幾乎無(wú)法開展。筆者在實(shí)際工作中，總結(jié)出一種結(jié)合財(cái)務(wù)軟件、利用EXCEL自動(dòng)快速地編制應(yīng)付帳款帳齡分析表的方法：在按月收集供應(yīng)商采購(gòu)額、付款額的基礎(chǔ)上，將近幾年每個(gè)供應(yīng)商每個(gè)月采購(gòu)額、付款額的數(shù)據(jù)反映在同一張工作表中，然后運(yùn)用EXCEL函數(shù)，自動(dòng)、快速地編制出各種帳齡時(shí)間段金額分布的應(yīng)付帳款帳齡分析表(受篇幅所限，具體編制方法在此省略)。簡(jiǎn)化的“應(yīng)付帳款帳齡分析表”格式如下：序號(hào)供應(yīng)商名稱國(guó)別產(chǎn)品品種幣種信用期/天近半年累計(jì)采購(gòu)額近1年累計(jì)采購(gòu)額本期應(yīng)結(jié)算金額欠款余額360天結(jié)合供應(yīng)商基礎(chǔ)信息檔案，“應(yīng)付帳款帳齡分析表”能為我們提供與供應(yīng)商管理相關(guān)的極為有用的數(shù)據(jù)信息，如企業(yè)欠各供應(yīng)商貨款的時(shí)間長(zhǎng)短分布、超過(guò)信用期的供應(yīng)商名稱和欠款金額、一定時(shí)期內(nèi)各供應(yīng)商與產(chǎn)品品種的采購(gòu)與付款金額等。四、建立供應(yīng)商分類管理系統(tǒng)1.供應(yīng)商ABC分類法庫(kù)存ABC分類法同樣可以被移植到供應(yīng)商管理中來(lái)：供應(yīng)商中的少數(shù)將占采購(gòu)總值的大部份。(1)可將所有供應(yīng)商區(qū)分為三個(gè)不同的部份：A類供應(yīng)商：采購(gòu)額占采購(gòu)總額的70~80%、但數(shù)量只相當(dāng)于供應(yīng)商總數(shù)的15~20%。B類供應(yīng)商：采購(gòu)額占采購(gòu)總額的15~20%、數(shù)量相當(dāng)于供應(yīng)商總數(shù)的30~40%。C類供應(yīng)商：其采購(gòu)金額在總金額中幾乎可以忽略不計(jì)，采購(gòu)額占采購(gòu)總額的5~10%、數(shù)量相當(dāng)于供應(yīng)商總數(shù)的60~70%。(2)將“應(yīng)付帳款帳齡分析表”按近半年或近1年累計(jì)采購(gòu)額由大到小排序，計(jì)算出累計(jì)百分?jǐn)?shù)。通常情況下，當(dāng)累計(jì)采購(gòu)額百分?jǐn)?shù)達(dá)到70%時(shí)，組成這些采購(gòu)額的供應(yīng)商即為A類供應(yīng)商;當(dāng)累計(jì)采購(gòu)額百分?jǐn)?shù)達(dá)到95%時(shí)，組成70%~95%采購(gòu)額之間的供應(yīng)商即為B類供應(yīng)商;剩下的屬C類供應(yīng)商。(3)對(duì)于不同類別的供應(yīng)商實(shí)施不同的發(fā)展策略和控制措施：類別發(fā)展策略優(yōu)先級(jí)內(nèi)部流程參與度往來(lái)記錄A戰(zhàn)略同盟，共同成長(zhǎng)始終優(yōu)先溶入到企業(yè)內(nèi)部銷售預(yù)測(cè)、訂貨計(jì)劃制訂、結(jié)算等主要業(yè)務(wù)流程中最準(zhǔn)確、完整、明細(xì)地記錄基本信息、商品數(shù)量與金額、運(yùn)輸、服務(wù)與產(chǎn)品質(zhì)量、損失等情況B平等協(xié)作，互惠互利關(guān)鍵時(shí)優(yōu)先只參與部分次要流程只需正常的記錄處理C按需交往不優(yōu)先不參與內(nèi)部流程最簡(jiǎn)單的記錄處理2.規(guī)范結(jié)算條件類別結(jié)算條件A盡可能長(zhǎng)的信用期、一定的授信額度B一定的信用期C供需雙方協(xié)商3.規(guī)范結(jié)算流程清晰的結(jié)算流程，能極大地增強(qiáng)財(cái)務(wù)工作的計(jì)劃性，減輕結(jié)算工作量，提高財(cái)務(wù)工作效率?？蓮囊韵聨追矫嬉?guī)范結(jié)算流程：(1)規(guī)定結(jié)算期：根據(jù)本企業(yè)結(jié)帳日期(如每月25日)，以月為周期劃定一個(gè)時(shí)間周期(如上月26日~本月25日)為結(jié)算期，供應(yīng)商在這個(gè)結(jié)算期內(nèi)的所有交貨金額即為當(dāng)月結(jié)算額。統(tǒng)一結(jié)算期是統(tǒng)一對(duì)帳、統(tǒng)一付款的前提，可大大提高工作效率。(2)將結(jié)算工作劃分為以下幾個(gè)時(shí)間段：a、對(duì)帳期：一般在企業(yè)結(jié)帳日期結(jié)束后幾天內(nèi)，在此期間集中安排與供應(yīng)商的帳務(wù)核對(duì)工作。對(duì)帳結(jié)束后，雙方應(yīng)就對(duì)帳結(jié)果予以書面確認(rèn)。b、資金計(jì)劃提交期：屬于企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程，一般在月末進(jìn)行。由采購(gòu)或用款部門提交下月付款計(jì)劃，財(cái)務(wù)部門根據(jù)資金狀況進(jìn)行審核并將審核結(jié)果反饋給采購(gòu)或用款部門。c、付款申請(qǐng)?zhí)峤黄冢阂话阍诟犊钊涨耙恢軆?nèi)，由采購(gòu)或用款部門根據(jù)審批后的付款計(jì)劃提交具體的\o"付款申請(qǐng)單"付款申請(qǐng)單，按企業(yè)付款審批流程進(jìn)行審批。d、發(fā)票提交期：一般在對(duì)帳后幾天內(nèi)或付款日前幾天，由財(cái)務(wù)部門通過(guò)采購(gòu)部通知供應(yīng)商提交發(fā)票。e、付款期：一般每月集中一、兩次付款，由財(cái)務(wù)部門根據(jù)付款計(jì)劃和付款申請(qǐng)單辦理貨款支付手續(xù)。以上結(jié)算流程適用于提貨后付款或有一定信用期的供應(yīng)商的貨款結(jié)算，對(duì)于付款提貨或訂貨等預(yù)付款業(yè)務(wù)的結(jié)算，則需根據(jù)實(shí)際情況而定。五、規(guī)范采購(gòu)合同文本對(duì)于不同類別的供應(yīng)商應(yīng)采用不同的采購(gòu)合同格式：由于A、B類供應(yīng)商與企業(yè)是長(zhǎng)期合作關(guān)系，因此應(yīng)簽訂一年內(nèi)或一個(gè)較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)有效的一般性(框架性)合作協(xié)議，以后每次訂貨時(shí)，以雙方傳真或信函形式往來(lái)的訂貨清單或采購(gòu)指令為準(zhǔn)，免去頻繁起草采購(gòu)合同的繁瑣;針對(duì)C類供應(yīng)商的采購(gòu)合同格式，則應(yīng)包含合作協(xié)議的相關(guān)條款與訂貨清單的內(nèi)容，不能只有訂貨清單。合作協(xié)議應(yīng)包括以下內(nèi)容，以避免日后因交易產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)法律糾紛而帶來(lái)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)：1.供銷雙方的單位名稱、地址、電話、聯(lián)系人、銀行帳號(hào)、稅號(hào)等基本信息;2.對(duì)訂貨清單或采購(gòu)指令法律效力的說(shuō)明：如“依據(jù)本合同所制定的補(bǔ)充合同、訂貨清單、采購(gòu)指令及相關(guān)修訂書等，與本合同構(gòu)成一個(gè)統(tǒng)一的整體，與本合同具有相同的法律效力”;3.關(guān)鍵名詞術(shù)語(yǔ)的定義和解釋;4.產(chǎn)品的技術(shù)規(guī)格和標(biāo)準(zhǔn);5.知識(shí)產(chǎn)權(quán)的約定;6.包裝、運(yùn)輸與保險(xiǎn);7.結(jié)算條件：含結(jié)算期的約定、信用期、對(duì)帳時(shí)間和方式、付款方式、幣種、發(fā)票類型和提交時(shí)間，等等;8.質(zhì)量保證和售后服務(wù);9.反貪條款：防止賄賂和貪污行為;10.違約責(zé)任和不可抗力的定義;11.合同變更與解除的情形約定;12.合同期限;13.爭(zhēng)議的解決方式(尤其應(yīng)注意仲裁或訴訟地點(diǎn)的規(guī)定)。六、建立供應(yīng)商信用評(píng)級(jí)制度不同于以預(yù)防收款風(fēng)險(xiǎn)為目的的銷售客戶信用評(píng)級(jí)，對(duì)供應(yīng)商的信用評(píng)級(jí)是為了考察供應(yīng)商在生產(chǎn)能力、資金、管理、成本控制、質(zhì)量控制、售后服務(wù)、可持續(xù)發(fā)展等方面的實(shí)力，以決定是否選擇該供應(yīng)商作為長(zhǎng)期合作伙伴。優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商伙伴能夠幫助企業(yè)共渡難關(guān)、增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力。1.對(duì)供應(yīng)商的信用評(píng)級(jí)需要搜集以下資料：供應(yīng)商的資產(chǎn)狀況、財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)管理能力、以往業(yè)務(wù)記錄、企業(yè)資信等。2.建立供應(yīng)商的信用評(píng)估模型可按以下步驟進(jìn)行：1)確定信用評(píng)級(jí)需采用的大項(xiàng)及其子項(xiàng)目因素或指標(biāo)體系;2)確定各大項(xiàng)及其子項(xiàng)目因素或指標(biāo)的分值權(quán)重;3)確定各項(xiàng)目因素