會議外事管理制度

會議外事管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)

為加強會議外事管理，提高會議效率與質量，確保會議結果的落實，依據(jù)《中華人民共和國行政事務管理條例》及相關法律法規(guī)，特制定本制度。

第二條適用范圍

本制度適用于會議外事相關的各項活動，包括但不限于：會議的籌備、召開、記錄、落實及會議室管理。

第三條會議分類

會議外事分為以下幾類：

1.定期會議：如周會、月會、季會等；

2.專題會議：針對特定主題召開的會議；

3.緊急會議：針對突發(fā)事件或緊急情況召開的會議；

4.其他會議：根據(jù)實際工作需要召開的其他類型會議。

第四條會議原則

1.實事求是：會議內容要真實、客觀、全面；

2.高效務實：會議時間、地點、議程要合理安排，確保會議效果；

3.公開透明：會議結果要及時公布，接受監(jiān)督；

4.分類管理：根據(jù)會議類型，實施分類管理。

第五條責任分工

1.會議的組織者負責會議的籌備、召開、記錄、落實等工作；

2.會議室管理部門負責會議室的預訂、布置、設備維護等工作；

3.與會人員應按時參加，積極參與討論，并遵守會議紀律；

4.各相關部門應協(xié)助做好會議外事工作。

第六條會議紀律

1.與會人員應提前5分鐘到場，會議開始后不得隨意離場；

2.會議期間，與會人員應關閉手機或調至靜音，如有緊急情況，需離開會場，應向會議組織者說明；

3.會議內容保密，未經(jīng)允許，不得擅自泄露；

4.會議結束后，與會人員應按照會議紀要的要求，按時完成相關工作。

第七條制度修訂

本制度如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以修訂。修訂后的制度報請公司領導審批后實施。原有規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)工作需要，明確會議主題，確保會議目標清晰。

2.制定會議議程：列出會議討論的主要議題，明確每個議題的討論時間。

3.確定與會人員：根據(jù)會議主題和議程，邀請相關領導和部門負責人參加。

4.會議通知：提前至少3天向與會人員發(fā)送會議通知，包括會議時間、地點、議程等內容。

5.會議資料準備：收集與會議主題相關的資料，整理成會議手冊，提前分發(fā)給與會人員。

6.會議室預訂：根據(jù)與會人數(shù)、設備需求等因素，預訂合適的會議室。

二、會議召開

1.會議簽到：與會人員到達會場后，進行簽到，確保會議人數(shù)準確。

2.會議主持人：由主持人宣布會議開始，介紹會議主題、議程和與會人員。

3.討論議題：按照議程，逐個討論議題，與會人員充分發(fā)表意見。

4.歸納總結：主持人對討論結果進行歸納總結，形成共識。

5.會議記錄：指定專人負責會議記錄，記錄會議討論的主要內容、結論和行動計劃。

三、會議紀要

1.整理會議紀要：會議結束后，會議記錄人根據(jù)會議內容，整理會議紀要。

2.會議紀要審批：將整理好的會議紀要提交給會議主持人審批。

3.發(fā)布會議紀要：審批通過后，將會議紀要發(fā)送給與會人員，以便于跟蹤落實。

四、會議跟蹤與落實

1.分工負責：根據(jù)會議紀要，明確各部門和人員的責任，確保任務分解到人。

2.進度反饋：各部門負責人定期匯報工作進度，及時解決問題。

3.跟蹤檢查：會議組織者對會議紀要的落實情況進行跟蹤檢查，確保工作順利進行。

4.評估總結：會議結束后，對會議效果和紀要落實情況進行評估總結，為下一次會議提供借鑒。

五、會議結束

1.會議主持人宣布會議結束，感謝與會人員的參與。

2.與會人員離開會場，會議記錄人整理會場，確保會議室整潔。

3.會議資料歸檔：將會議紀要、簽到表等相關資料進行歸檔，以備查閱。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的發(fā)布與通知

會議紀要經(jīng)過審批后，應及時通過公司內部通訊系統(tǒng)、電子郵件或紙質文件等形式，發(fā)布給所有與會人員及相關執(zhí)行部門。同時，會議組織者應確保所有相關人員都收到會議紀要，并對紀要內容有清晰的理解。

二、任務分工與責任明確

1.根據(jù)會議紀要內容，明確每項任務的責任人，確保每個行動項都有人負責。

2.對于涉及多部門的任務，指定牽頭負責人，協(xié)調各部門之間的工作，確保協(xié)同高效。

3.設立明確的完成時限，要求責任人按照既定時間表推進工作。

三、進度監(jiān)控與反饋機制

1.建立進度監(jiān)控機制，要求責任人在規(guī)定時間內反饋工作進展情況。

2.定期召開跟進會議，檢查任務完成情況，及時解決執(zhí)行過程中遇到的問題。

3.通過建立在線協(xié)作平臺或進度報告系統(tǒng)，實現(xiàn)實時更新和共享工作進度。

四、問題處理與調整

1.對于在執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，責任人應立即上報，會議組織者或相關部門應及時協(xié)調資源，協(xié)助解決問題。

2.根據(jù)工作實際情況，必要時對會議紀要中的任務進行調整，包括調整完成時限、責任人或任務內容。

3.任何調整都應以書面形式通知所有相關人員，并重新確認調整后的任務分配和完成時間。

五、成果評估與總結

1.任務完成后，責任人需提交成果報告，會議組織者應組織對成果進行評估。

2.對任務完成情況進行總結，分析成功經(jīng)驗和存在的不足，為后續(xù)工作提供改進建議。

3.將評估結果和總結報告歸入公司知識管理體系，供未來參考。

六、激勵機制

1.對按期完成且質量較高的工作成果，給予責任人相應的表彰和獎勵。

2.建立完善的績效考核體系，將會議紀要的執(zhí)行情況納入考核指標，激勵員工積極參與和高效執(zhí)行。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，由會議組織者提前向行政部門或指定的會議室管理部門提交預訂申請。

2.預訂申請應包括會議時間、預計參會人數(shù)、所需設備等詳細信息。

3.行政部門或會議室管理部門根據(jù)預訂申請情況，合理安排會議室，確保會議需求得到滿足。

4.預訂成功后，會議組織者應按時使用會議室，如需取消或變更，需提前通知會議室管理部門。

二、會議室布置

1.會議室管理部門應根據(jù)會議類型和需求，提前布置會議室，包括座位安排、投影設備、白板等。

2.會議室布置應考慮舒適性和實用性，確保與會人員有良好的會議體驗。

3.會議室內應保持整潔，禁止堆放雜物，以免影響會議進行。

三、會議室設備管理

1.會議室管理部門負責會議室設備的日常維護和管理，確保設備正常運行。

2.定期檢查設備，及時更新耗材，如投影儀燈泡、白板筆等。

3.會議組織者在會議開始前，應檢查設備是否正常，如發(fā)現(xiàn)問題，及時聯(lián)系會議室管理部門解決。

四、會議室使用規(guī)范

1.與會人員應遵守會議室使用規(guī)范，保持安靜，不大聲喧嘩。

2.會議室內禁止吸煙、進食，保持環(huán)境衛(wèi)生。

3.會議結束后，與會人員應將座椅歸位，關閉投影儀、音響等設備，確保會議室整潔并節(jié)約能源。

4.會議組織者應督促與會人員遵守會議室規(guī)范，共同維護良好的會議環(huán)境。

五、會議室安全與保密

1.會議室管理部門負責會議室的安全與保密工作，確保會議內容不被泄露。

2.會議室內應配備必要的消防設施，定期進行安全檢查。

3.會議涉及敏感信息時，會議組織者應提醒與會人員注意保密，并在會議室外設置提醒標志。

4.未經(jīng)允許，禁止無關人員進入會議室，以保障會議的順利進行。

第五章附則

1.本制度自發(fā)布之日