部門聯(lián)系會議管理制度

部門聯(lián)系會議管理制度第一章總則

一、目的與原則

為確保部門聯(lián)系會議的有序、高效進行，加強部門間的溝通與協(xié)作，提高決策效率，制定本管理制度。本制度按照公開、透明、參與、集中的原則，對會議的組織、流程、記錄及跟蹤等進行規(guī)范。

二、適用范圍

本管理制度適用于公司內(nèi)部各部門之間召開的各類聯(lián)系會議，包括但不限于定期工作匯報會議、項目協(xié)調(diào)會議、專題討論會議等。

三、會議性質與分類

1.定期會議：按照公司規(guī)定的時間節(jié)點，定期召開的會議，如每周、每月、每季度、每年等；

2.臨時會議：根據(jù)工作需要，臨時召集的會議，包括應急會議和專題會議；

3.內(nèi)部會議：僅限于公司內(nèi)部人員參加的會議；

4.外部會議：與公司外部單位或個人共同參加的會議。

四、會議的組織與管理

1.會議的召集：由會議主持人或相關部門負責人負責召集；

2.會議通知：會議召集人需提前向與會人員發(fā)送會議通知，明確會議時間、地點、議程、參會人員等內(nèi)容；

3.會議簽到：與會人員應在會議開始前進行簽到，確保會議的出勤情況；

4.會議記錄：指定專人負責會議記錄，記錄內(nèi)容包括會議議題、討論結果、決議事項等；

5.會議資料的準備與發(fā)放：會議召集人負責會議所需資料的準備和發(fā)放。

五、會議紀律

1.與會人員應按時參加會議，不得遲到、早退；

2.會議期間，與會人員應保持手機靜音或振動，如有緊急事項需離開會場，應向主持人報告；

3.會議內(nèi)容涉及公司內(nèi)部信息或商業(yè)秘密的，與會人員應嚴格保密；

4.會議結束后，與會人員應按照會議紀要的要求，及時落實相關工作。

六、本管理制度的解釋與修訂

1.本管理制度的解釋權歸公司管理部門；

2.如有需要，公司管理部門可根據(jù)實際情況對本管理制度進行修訂，并及時通知相關部門。

后續(xù)章節(jié)內(nèi)容請按照公司需求進行補充和完善。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)公司工作需要，明確會議的主題和目的，確保會議的針對性和實效性；

2.擬定會議議程：會議召集人應根據(jù)會議主題，擬定詳細的會議議程，包括各議題的討論時間、順序等；

3.確定與會人員：根據(jù)會議主題和議程，明確與會人員范圍，包括主持人、記錄人、參會部門代表等；

4.發(fā)布會議通知：會議召集人應在會議召開前一定時間（如提前3-5天），向與會人員發(fā)送會議通知，明確會議時間、地點、議程等內(nèi)容。

二、會議召開

1.會議簽到：與會人員在會議開始前進行簽到，確保會議出勤情況；

2.會議主持人開場：主持人簡要介紹會議主題、議程和目的，宣布會議開始；

3.會議議題討論：按照議程安排，逐一討論各個議題，各部門代表可就議題發(fā)表意見和建議；

4.會議決策：針對各議題，主持人組織與會人員進行討論，形成決策或共識；

5.會議總結：主持人對會議討論情況進行總結，明確會議成果和下一步工作要求。

三、會議記錄與整理

1.會議記錄：會議記錄人應詳細記錄會議過程，包括議題討論、決策事項、與會人員發(fā)言等；

2.會議紀要整理：會議結束后，記錄人應根據(jù)會議內(nèi)容，整理會議紀要，明確會議成果和待辦事項；

3.會議紀要審批：會議紀要需經(jīng)主持人審批后，發(fā)送給與會人員。

四、會議后續(xù)工作

1.會議紀要的傳達與落實：各部門負責人應將會議紀要傳達到本部門相關人員，并按照會議決議，組織落實相關工作；

2.會議決議的跟蹤：會議召集人應定期跟蹤會議決議的執(zhí)行情況，確保各項工作有序推進；

3.會議效果評估：公司管理部門可對會議效果進行評估，根據(jù)評估結果對會議流程和制度進行優(yōu)化。

本章內(nèi)容旨在規(guī)范會議流程，提高會議效率，確保會議成果的落實。后續(xù)章節(jié)將繼續(xù)闡述會議紀要的跟蹤落實、會議室管理規(guī)定等內(nèi)容。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的發(fā)布與傳達

1.會議紀要的審批：會議紀要整理完成后，需提交給主持人進行審批，確保紀要內(nèi)容的準確性和完整性；

2.會議紀要的發(fā)布：審批通過的會議紀要，應以書面形式發(fā)放給與會人員，并抄送相關部門；

3.會議紀要的傳達：各部門負責人應將會議紀要內(nèi)容及時傳達給本部門相關人員，確保全體人員了解會議決議和后續(xù)工作要求。

二、會議決議的執(zhí)行與跟蹤

1.任務分解：各部門根據(jù)會議紀要，將涉及本部門的任務進行分解，明確責任人和完成時限；

2.跟蹤執(zhí)行情況：會議召集人或指定專人負責對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤，確保各項工作按計劃推進；

3.定期匯報：各部門應定期向會議召集人匯報會議決議的執(zhí)行進度，及時反饋問題和困難；

4.協(xié)調(diào)解決：會議召集人應協(xié)調(diào)相關部門，解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，確保會議決議的順利實施。

三、會議紀要的歸檔與管理

1.紀要歸檔：會議紀要應按照規(guī)定進行歸檔，以便日后查詢和追溯；

2.紀要管理：會議紀要的保管應由專人負責，確保紀要的完整性和安全性；

3.紀要查閱：相關人員如有需要查閱會議紀要，應按照公司規(guī)定流程進行申請和審批。

四、會議決議的評估與改進

1.定期評估：公司管理部門應定期對會議決議的執(zhí)行情況進行評估，分析存在的問題和不足；

2.改進措施：根據(jù)評估結果，制定相應的改進措施，優(yōu)化會議流程和決議執(zhí)行機制；

3.持續(xù)優(yōu)化：通過不斷總結經(jīng)驗，完善會議管理制度，提高會議效率和決議落實效果。

本章內(nèi)容旨在強化會議紀要的跟蹤落實，確保會議成果轉化為實際工作效果。后續(xù)章節(jié)將闡述會議室管理規(guī)定等相關內(nèi)容。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.預訂原則：會議室預訂應遵循“先到先得”的原則，確保公平使用；

2.預訂方式：公司設立會議室預訂系統(tǒng)，相關人員可通過該系統(tǒng)在線預訂會議室；

3.預訂時間：預訂會議室需提前一定時間（如提前3天），以便于會議通知的發(fā)送和會議準備工作；

4.預訂信息：預訂時應填寫會議主題、時間、參會人數(shù)等信息，以便于會議室管理員進行安排。

二、會議室配置與維護

1.基本配置：會議室應配備必要設施，如投影儀、音響、白板、會議桌椅等；

2.環(huán)境布置：會議室應保持整潔、安靜，適當布置綠植，提供良好的會議環(huán)境；

3.設備維護：會議室設備應由專人負責維護，確保設備正常運行；

4.定期檢查：會議室管理員應定期檢查會議室設施，發(fā)現(xiàn)問題及時報修。

三、會議室使用規(guī)范

1.使用時間：會議開始前15分鐘，會議室管理員應確保會議室已準備就緒，會議結束后，與會人員應盡快離開會議室，以免影響后續(xù)會議；

2.使用要求：會議期間，與會人員應愛護會議室設施，遵守會議紀律；

3.會議服務：會議室管理員可根據(jù)需要提供會議服務，如茶水、資料發(fā)放等；

4.能源節(jié)約：會議結束后，應及時關閉會議室內(nèi)的電源、空調(diào)等設備，節(jié)能減排。

四、會議室安全管理

1.保密要求：涉及公司內(nèi)部信息或商業(yè)秘密的會議，會議室應采取保密措施，如安裝隔音設備、限制人員出入等；

2.安全檢查：會議室管理員應定期進行安全檢查，確保消防設施齊全、通道暢通；

3.緊急情況處理：如遇緊急情況，應立即啟動應急預案，組織人員疏散。

本章內(nèi)容旨在規(guī)范會議室的管理和使用，為會議提供良好的環(huán)境和設施支持。第五章附則將對本管理制度的相關補充和說明進行闡述。

第五章附則

一、本管理制度的解釋權歸公司管理部門所有。

二、本管理制度自發(fā)布之日起實施，如有變更，公司將及時通知相關部門和人員。

三、各部門應遵循本管理制度，如有特殊情況需另行規(guī)定，可由相關部門提出申請，經(jīng)公司管理部門審批后實施。

四、本管理制度作為公司內(nèi)部管理文件，應予以妥善保管，相關人員未經(jīng)許可不