檔案信息化軟環(huán)境建設(shè)初探論文

———檔案信息化軟環(huán)境建設(shè)初探論文具體的工作內(nèi)容重要包含檔案檢索數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、檔案全文的數(shù)字化、檔案資源的二次開發(fā)、檔案局域網(wǎng)和網(wǎng)站的建設(shè)、檔案管理軟件的開發(fā)等。但是很多相關(guān)領(lǐng)域信息化的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)告知我們，信息化建設(shè)不但需要搞好硬環(huán)境的建設(shè)，如計(jì)算機(jī)等設(shè)備、軟件、網(wǎng)絡(luò)、技術(shù)支持等，更要重視信息化的軟環(huán)境建設(shè)。所謂信息化的軟環(huán)境所指內(nèi)容較多，本文所指軟環(huán)境，重要是指信息化的觀念、管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)等?，F(xiàn)在信息化發(fā)展的重要趨勢是技術(shù)越來越簡單化、“傻瓜”化，管理越來越規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，信息系統(tǒng)使用效率的高處與低處、好壞，越來越倚靠于軟環(huán)境的優(yōu)化，倚靠于信息系統(tǒng)的使用者的素養(yǎng)。一、對檔案信息化的認(rèn)得?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》，由國家檔案局于20xx年xx月xx日頒布并印發(fā)，綱要確定了檔案事業(yè)發(fā)展的引導(dǎo)思想和目標(biāo)：到20xx年，實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，加快檔案管理信息化進(jìn)程，連續(xù)推動數(shù)字檔案館建設(shè)，全國xx%的縣建成數(shù)字檔案館或啟動數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目。檔案信息化已經(jīng)成為檔案管理研究中的熱門話題，各種檔案管理信息化的方案、建議不絕涌現(xiàn)，研究不絕深入，形成了檔案管理信息化的熱潮，推動著檔案管理中的信息化不絕前進(jìn)。目前，全國各地重要檔案館和各高校檔案館都已經(jīng)裝備了計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等基本的硬件，同時(shí)計(jì)算機(jī)大多數(shù)安裝了辦公自動化軟件，基本可以實(shí)現(xiàn)文本、數(shù)字、圖形、圖像輸入、輸出的信息化；而且隨著國家和城市網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)，各地重要檔案館和各高校檔案館也都實(shí)現(xiàn)了寬帶網(wǎng)絡(luò)互通。目前信息化的硬件基本具備，而且隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和通訊技術(shù)的快速發(fā)展，信息化硬環(huán)境建設(shè)將不絕完善。但目前檔案管理、利用的信息化工作仍處于較低水平，僅限于檔案館內(nèi)部文本、數(shù)字、圖形、圖像的輸入與輸出，可以說，只是實(shí)現(xiàn)了檔案管理技術(shù)手段上的變動，檔案管理的重要思路、方法并沒有轉(zhuǎn)變，這是制約我們進(jìn)一步推動檔案信息化的緊要障礙。究其原因，在于我們在檔案信息化過程中，重硬環(huán)境建設(shè)，包含硬件、軟件和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，而忽視了檔案信息化的軟環(huán)境建設(shè)，包含檔案信息化中的觀念更新，管理規(guī)范、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范、相關(guān)法律、法規(guī)體系建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)等。二、檔案信息化的軟環(huán)境要求。1、更新觀念，由管理型向服務(wù)型變化。檔案信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案資源社會共享的基礎(chǔ)，檔案信息化的建設(shè)，有助于從根本上提高檔案服務(wù)質(zhì)量，強(qiáng)化檔案信息的社會需求，有助于實(shí)現(xiàn)檔案的實(shí)體模式向信息管理模式的變化，社會發(fā)展到今日，經(jīng)濟(jì)全球化進(jìn)程加快，科技進(jìn)步日新月異，檔案管理要針對新形式下產(chǎn)生的新問題樂觀探究，要解放思想，變化觀念，充分認(rèn)得到信息化為檔案事業(yè)的發(fā)展帶來了前所未有的挑戰(zhàn)和發(fā)展機(jī)遇，檔案管理理念也正以傳統(tǒng)的物本管理向人本管理變化，在不絕探究如何利用信息時(shí)代的有利條件，充分呈現(xiàn)人的創(chuàng)新性和敏捷性，促進(jìn)管理和服務(wù)的發(fā)展。面對社會的發(fā)展被動服務(wù)已不能滿足人們的需求，因此，檔案信息化的建設(shè)為檔案資源的社會共享供應(yīng)了條件。2、管理和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。檔案管理和開發(fā)應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)是檔案管理信息化的關(guān)鍵和核心，目前我們的檔案管理信息化實(shí)踐中，由于沒有相應(yīng)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范，在文件的命名、存儲方式、數(shù)據(jù)格式、使用的軟件平臺等方面各行其是，不要說利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行資料自動交換，即使是在大量的計(jì)算機(jī)文件中找尋特定的檔案資料也成了一件困難的事情。例如，在文字檔案中插入一幅圖像，常常只注意文字存儲的格式，而疏忽了插入圖像的格式，這對于查找圖像來源，確定圖像的原始性，就十分不利，而原始性、真實(shí)性是檔案的基本屬性；又例如，由于個(gè)人使用計(jì)算機(jī)習(xí)慣的不同，基本按個(gè)人習(xí)慣給文件命名，隨著時(shí)間推移和資料的大量積累，找尋文件變得越來越難，這些都是我們在日常工作中常常遇到的問題。因此，檔案信息化管理和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)必需盡快提到議事日程上來。標(biāo)準(zhǔn)是對肯定范圍內(nèi)的重復(fù)性事物和概念所做的統(tǒng)一規(guī)定。它以科學(xué)、技術(shù)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的綜合成績?yōu)榛A(chǔ)，以獲得最佳秩序、促進(jìn)最佳社會效益為目的，經(jīng)有關(guān)方面協(xié)商全都，由主管機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)，以特定形式發(fā)布，作為共同遵守的準(zhǔn)則和依據(jù)。對于檔案信息化管理來說，所謂標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范重要包含管理規(guī)范和技術(shù)規(guī)范兩大部分。管理規(guī)范重要包含檔案資料建設(shè)和使用中的一些管理規(guī)定，如數(shù)字檔案相關(guān)術(shù)語、定義，標(biāo)準(zhǔn)的訂立原則、程序，檔案信息的分類、代碼，檔案原始性保證、利用方式，檔案使用定價(jià)、安全性保證等方面的規(guī)定和規(guī)范。檔案信息化管理和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范有肯定基礎(chǔ)。我國的“檔案法”，各級相關(guān)管理部門和檔案館訂立的各類檔案資料管理規(guī)定在相當(dāng)程度上可以在檔案信息化管理和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范中引用，有一部分可能需要修訂，還有一些新的規(guī)定和規(guī)范需要訂立。技術(shù)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)是關(guān)于保證管理規(guī)范能夠具體落實(shí)的各種規(guī)范性的技術(shù)方法的規(guī)定和規(guī)范，如信息化檔案館軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、軟件系統(tǒng)工作平臺標(biāo)準(zhǔn)、文件存儲格式、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字水印、加密算法等。技術(shù)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)引用國家計(jì)算機(jī)信息管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)就充分使用，基本上不需要新訂立，其中一部分標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范可能依據(jù)實(shí)際需要修改，以適應(yīng)檔案信息的特殊要求。檔案技術(shù)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)方面相對困難的是如何理解和落實(shí)的問題。由于檔案管理工大多計(jì)算機(jī)水平有限，對于國家計(jì)算機(jī)信息管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)中的一些術(shù)語和技術(shù)難點(diǎn)理解上有困難，假如產(chǎn)生畏難情緒，可能影響計(jì)算機(jī)信息管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的落實(shí)。因此，一方面，檔案管理工要不絕提高本身的`計(jì)算機(jī)水平，另一方面，在相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)引用過程中，加以適當(dāng)?shù)淖⒔猓苑奖阌?jì)算機(jī)水平相對較低的使用者使用。3、檔案信息人才隊(duì)伍建設(shè)。依據(jù)檔案信息化的不同要求，檔案信息人才隊(duì)伍的建設(shè)也需要分層次、有序地進(jìn)行。一般來講，可以把檔案信息化人才分為3個(gè)層次。（1）檔案信息化建設(shè)研究型人才。檔案信息化建設(shè)研究型人才。高層次的研究型人員是檔案信息化建設(shè)的重要人才，這部分人才是檔案信息化建設(shè)的主力軍，完成架構(gòu)檔案信息化建設(shè)的理論和檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，研究新技術(shù)、新方法在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用等工作。因次，要充分發(fā)揮高等院校師資力氣雄厚，在傳統(tǒng)的檔案專業(yè)課程設(shè)置中加添計(jì)算機(jī)課程的份量，同時(shí)，各專業(yè)檔案館要樂觀創(chuàng)造條件。吸引計(jì)算機(jī)專業(yè)的畢業(yè)生到檔案館工作。（2）檔案信息化管理人才。檔案信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要一個(gè)可行的目標(biāo)，良好的運(yùn)行機(jī)制，有效的組織和協(xié)調(diào)，需要掌握信息化建設(shè)的近況、問題及發(fā)展方向。因次檔案信息化的實(shí)施將帶來檔案管理創(chuàng)新的巨大機(jī)遇，將打破原有管理體系和管理模式，檔案信息化管理人才的培養(yǎng)就顯得由為緊要。要建立系統(tǒng)的培訓(xùn)計(jì)劃，分層次，對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使我們的檔案管理人員能夠在深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論下，創(chuàng)新更科學(xué)更先進(jìn)的管理方法，引導(dǎo)檔案信息化工作的有序開展。（3）檔案信息化應(yīng)用操作人才。知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代對人才的基本要求是知識和本領(lǐng)。檔案信息化建設(shè)的本質(zhì)也是漸漸實(shí)現(xiàn)檔案保管由實(shí)體型向信息開發(fā)型變化，檔案信息化建設(shè)過程中對知識與本領(lǐng)的要求在朝著復(fù)合型和全方位的方向發(fā)展，因此，檔案信息化人才不但應(yīng)具有技術(shù)性知識和本領(lǐng)，還具有全程化參加的本領(lǐng)。應(yīng)當(dāng)看到，當(dāng)檔案信息化建設(shè)到肯定階段后，對檔案人員數(shù)量的要求將會相對減少，而對人員本領(lǐng)的要求將會不絕提高。檔案信息化實(shí)際操作人員要必需懂得現(xiàn)代化管理的基本知識、嫻熟操作計(jì)算機(jī)，了解網(wǎng)絡(luò)知識，敏捷使用檔案管理軟件，熟識從計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)環(huán)境掌控、電子文件形成到文檔歸檔、編研、