醫(yī)院的會議管理制度

醫(yī)院的會議管理制度第一章總則

為了提高醫(yī)院會議效率，確保會議決策的科學性、嚴謹性，加強會議的組織與管理，特制定本會議管理制度。本制度適用于醫(yī)院內(nèi)所有層級會議，包括但不限于院務會、中層干部會、科室例會等。

一、會議目的

1.傳達上級政策、法規(guī)及醫(yī)院決策；

2.研究解決醫(yī)院運營管理中的問題；

3.交流工作經(jīng)驗，提高管理水平；

4.促進各部門之間的溝通與協(xié)作；

5.提高員工素質(zhì)，激發(fā)工作積極性。

二、會議原則

1.精簡高效：嚴格控制會議數(shù)量、規(guī)模和時長，提倡開短會、講短話；

2.預算管理：合理預算會議費用，嚴格控制成本；

3.議事規(guī)則：遵循民主集中制原則，充分發(fā)揚民主，保證決策的科學性；

4.保密原則：會議內(nèi)容涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的，應嚴格保密；

5.跟蹤落實：會議決議事項應明確責任人和完成時限，確保落實到位。

三、會議類型

1.定期會議：按照規(guī)定的時間和周期召開的會議；

2.臨時會議：根據(jù)工作需要，臨時決定召開的會議；

3.專題會議：針對特定議題召開的會議；

4.聯(lián)席會議：多個部門共同參與的會議。

四、參會人員

1.院領(lǐng)導：醫(yī)院正副院長、各職能部門負責人；

2.中層干部：各科室正副主任、護士長；

3.一般員工：根據(jù)會議內(nèi)容，邀請相關(guān)人員參加。

五、會議組織與管理

1.會議籌備：明確會議主題、議程、參會人員、時間地點等，提前通知參會人員；

2.會議簽到：參會人員應按時簽到，不得無故缺席、遲到或早退；

3.會議記錄：指定專人負責會議記錄，記錄內(nèi)容包括會議議程、討論意見、決策結(jié)果等；

4.會議紀律：參會人員應遵守會議紀律，保持會場秩序，不得隨意離場、喧嘩或打斷他人發(fā)言；

5.會議文件：會議相關(guān)文件應提前準備，并在會議結(jié)束后及時歸檔。

六、本制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，由醫(yī)院院務會負責解釋。各部門應根據(jù)本制度制定實施細則，并報院務會備案。原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)醫(yī)院工作需要，明確會議討論的主題，確保會議內(nèi)容具有針對性和實用性。

2.制定會議議程：列出會議主要議題，明確各議題討論的時間安排，并將會議議程提前通知參會人員。

3.確定參會人員：根據(jù)會議主題和議程，邀請相關(guān)人員參加會議，確保參會人員具有決策權(quán)和執(zhí)行權(quán)。

4.安排會議時間和地點：選擇合適的會議時間和地點，盡量避免影響正常醫(yī)療工作。

二、會議通知

1.發(fā)布會議通知：將會議主題、議程、時間、地點等信息以書面形式通知參會人員。

2.通知方式：可采用電子郵件、短信、電話等方式進行通知，確保參會人員提前知曉會議相關(guān)信息。

三、會議簽到

1.設(shè)置簽到表：在會議現(xiàn)場設(shè)置簽到表，用于記錄參會人員到場情況。

2.簽到時間：簽到時間為會議開始前15分鐘，參會人員應按時簽到，不得無故缺席、遲到或早退。

四、會議議程執(zhí)行

1.主持人開場：會議主持人介紹會議主題、議程，宣布會議開始。

2.依次討論議題：按照會議議程，逐項討論議題，鼓勵參會人員積極發(fā)言，充分發(fā)表意見。

3.討論記錄：指定專人負責記錄討論過程，特別是決策性意見和建議。

五、會議決策

1.表決：對于需要決策的議題，采取無記名投票或舉手表決的方式進行決策。

2.決策結(jié)果：會議主持人宣布表決結(jié)果，并對決策結(jié)果進行總結(jié)。

六、會議總結(jié)

1.總結(jié)發(fā)言：會議主持人對會議討論情況進行總結(jié)，強調(diào)會議決策和執(zhí)行要求。

2.確認參會人員：確認參會人員對會議決策的理解和認可，確保決策的貫徹執(zhí)行。

七、會議記錄與歸檔

1.會議記錄：會議結(jié)束后，整理會議記錄，包括會議議程、討論意見、決策結(jié)果等。

2.歸檔：將會議記錄及相關(guān)文件歸檔，以備查閱。

八、會議反饋

1.召集人反饋：會議召集人應關(guān)注會議決策的執(zhí)行情況，對執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題及時予以解決。

2.參會人員反饋：參會人員如有意見或建議，可向會議召集人反饋，促進會議質(zhì)量的提高。

九、會議后續(xù)工作

1.跟蹤落實：會議決策事項應明確責任人和完成時限，加強對決策事項的跟蹤落實。

2.評估與改進：對會議效果進行評估，針對存在的問題，提出改進措施，不斷提高會議質(zhì)量。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的整理與發(fā)布

1.會議結(jié)束后，由專人負責整理會議紀要，確保紀要內(nèi)容準確、完整。

2.會議紀要應包括會議主題、時間、地點、參會人員、討論議題、決策結(jié)果等關(guān)鍵信息。

3.會議紀要經(jīng)會議主持人審核通過后，及時發(fā)布給所有參會人員，并以適當方式公開，以便全體員工了解會議內(nèi)容。

二、任務分配與責任落實

1.根據(jù)會議紀要中的決策事項，明確責任人和完成時限，將任務分解到具體部門和人員。

2.責任人應主動承擔起任務，確保會議決策的落實。

3.對于涉及多部門協(xié)作的任務，指定牽頭部門，明確各部門職責，加強溝通與協(xié)調(diào)。

三、進度跟蹤與檢查

1.建立會議決策事項跟蹤檢查機制，定期了解任務執(zhí)行情況，確保決策事項按計劃推進。

2.對于執(zhí)行過程中遇到的問題和困難，及時召開協(xié)調(diào)會議，研究解決措施，確保問題得到及時解決。

3.對進度滯后的任務，要分析原因，督促責任人加大執(zhí)行力度，確保按時完成。

四、反饋機制與持續(xù)改進

1.建立會議決策事項反饋機制，鼓勵員工對決策執(zhí)行情況提出意見和建議。

2.定期收集反饋信息，對合理化建議予以采納，對存在的問題及時進行整改。

3.結(jié)合會議決策事項的執(zhí)行情況，對會議管理制度進行持續(xù)改進，提高會議質(zhì)量和決策執(zhí)行效率。

五、會議紀要歸檔與查閱

1.將會議紀要納入檔案管理，確保紀要的保存和查閱。

2.建立便捷的查閱渠道，方便員工了解會議紀要內(nèi)容和決策執(zhí)行情況。

3.對于涉及重要決策的會議紀要，應長期保存，以備后續(xù)查詢和審計。

六、激勵機制與問責

1.對于按期完成會議決策任務的部門和人員，給予適當?shù)谋碚煤酮剟睿ぐl(fā)工作積極性。

2.對于未按期完成任務的部門和人員，視情況給予通報批評、問責等處理，強化責任意識。

3.激勵與問責相結(jié)合，推動會議決策的落實，提高醫(yī)院整體執(zhí)行力。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，各部門需提前向會議室管理部門提交書面申請，明確會議時間、參會人數(shù)等信息。

2.會議室管理部門根據(jù)申請的先后順序和會議性質(zhì)安排會議室，確保會議需求得到滿足。

3.預訂部門應合理預估參會人數(shù)，避免會議室資源浪費。

二、會議室配置

1.會議室應根據(jù)會議類型和規(guī)模進行合理配置，包括但不限于音響設(shè)備、投影儀、白板、會議桌椅等。

2.定期檢查和維護會議室設(shè)施設(shè)備，確保其正常運行。

3.提供必要的會議用品，如紙張、筆、水杯等，以滿足會議需求。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)禁止吸煙、進食，保持室內(nèi)整潔衛(wèi)生。

2.使用會議室時，應愛護公物，不得隨意損壞設(shè)備，如有損壞，需照價賠償。

3.會議結(jié)束后，參會人員應將會議室恢復原狀，關(guān)閉電源、水源，確保設(shè)備安全。

四、會議室安全與保密

1.會議室管理部門應確保會議室的安全，包括消防安全、信息安全等。

2.對于涉及敏感內(nèi)容的會議，應采取保密措施，如設(shè)置保密標識、限制會議記錄傳播等。

3.會議室內(nèi)不得私拉亂接電源線、網(wǎng)絡(luò)線，防止安全事故發(fā)生。

五、會議室開放時間

1.會議室管理部門應制定合理的開放時間，確保會議需求得到滿足。

2.特殊情況下，如需臨時調(diào)整會議室開放時間，應及時通知相關(guān)部門和人員。

六、會議室費用管理

1.會議室使用部門應合理預算會議費用，嚴格控制成本。

2.會議室管理部門可根據(jù)實際情況，對會議室使用費用進行合理定價，并向使用部門收取相應費用。

3.定期公布會議室使用費用情況，接受監(jiān)督和審計。

七、會議室管理與維護

1.設(shè)立會議室管理員，負責會議室的日常管理與維護工作。

2.定期對會議室進行衛(wèi)生清潔，保持環(huán)境整潔。

3.及時了解會議室使用情況，收集反饋意見，不斷優(yōu)化會議室管理與使用流程。

八、違規(guī)處理

1.對于違反會議室管理規(guī)定的部門和個人，視情節(jié)嚴重程度，給予通報批評、罰款等處