大學(xué)會議管理制度及規(guī)范

大學(xué)會議管理制度及規(guī)范第一章總則

為保證大學(xué)會議的效率與效果，規(guī)范會議的組織與管理，確保決策的科學(xué)性與民主性，特制定本會議管理制度及規(guī)范。以下總則適用于大學(xué)內(nèi)所有會議的組織、召開及管理。

一、會議目的

1.溝通交流：為各部門、各單位提供信息交流的平臺，促進相互了解與協(xié)作。

2.決策討論：針對重大事項進行集體討論，確保決策的科學(xué)性、民主性。

3.工作部署：傳達上級指示，部署工作任務(wù)，確保各項工作順利推進。

4.人才培養(yǎng)：通過會議培養(yǎng)和提升員工的溝通能力、協(xié)作精神及領(lǐng)導(dǎo)力。

二、會議類型

1.定期會議：如周例會、月度會議、年度會議等。

2.臨時會議：針對特定事項召開的會議。

3.專題會議：針對某一特定主題召開的會議。

三、會議原則

1.精簡高效：嚴(yán)格控制會議數(shù)量、規(guī)模和時長，確保會議高效、務(wù)實。

2.預(yù)告制度：提前發(fā)布會議通知，明確會議主題、議程、參會人員等。

3.議程明確：會議議題應(yīng)具有針對性和可操作性，避免空泛和重復(fù)。

4.討論充分：鼓勵與會人員充分發(fā)表意見，確保決策的科學(xué)性和民主性。

5.決策落實：會議決策事項應(yīng)明確責(zé)任人和完成時限，確保決策的落實。

四、參會人員

1.必須參會人員：會議組織者、主持人、議題負責(zé)人及相關(guān)部門負責(zé)人。

2.邀請參會人員：根據(jù)會議議題需要，邀請相關(guān)專家、領(lǐng)導(dǎo)及同事參加。

3.參會人員應(yīng)按時參加，如有特殊情況不能參加，需提前向會議組織者請假。

五、會議紀(jì)律

1.會議期間，參會人員應(yīng)保持手機靜音或振動，如有緊急事項需離場，應(yīng)向主持人報告。

2.會議內(nèi)容涉及敏感信息時，參會人員應(yīng)遵守保密原則，不得泄露。

3.會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)按照會議紀(jì)要的要求，認真履行職責(zé)，確保會議決策的落實。

本制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，由大學(xué)會議管理部門負責(zé)解釋。各部門、各單位應(yīng)認真貫徹執(zhí)行，共同維護會議秩序，提高會議效果。

第二章會議流程

為確保會議的順利進行，提高會議效率，明確會議各環(huán)節(jié)的任務(wù)和要求，特制定以下會議流程。

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)工作需要，明確會議的主題和目的，制定會議議程。

2.發(fā)布會議通知：提前一定時間發(fā)布會議通知，包括會議時間、地點、議程、參會人員等，確保參會人員提前做好準(zhǔn)備。

3.準(zhǔn)備會議材料：會議組織者應(yīng)提前準(zhǔn)備會議所需的文件、資料、PPT等，并于會議開始前發(fā)送給參會人員。

4.會議室預(yù)約與布置：根據(jù)參會人數(shù)和會議需求，預(yù)約合適的會議室，并負責(zé)會議室的布置，包括座位安排、投影儀、音響等設(shè)備的調(diào)試。

二、會議簽到

1.會議開始前，設(shè)立簽到臺，參會人員應(yīng)在簽到表上簽名確認。

2.簽到表應(yīng)包括參會人員姓名、部門、簽到時間等信息，以便于會議組織者統(tǒng)計參會情況。

三、會議開始

1.主持人宣布會議開始，并介紹會議主題、議程和參會人員。

2.主持人應(yīng)確保會議按照議程進行，提醒參會人員關(guān)注會議重點議題。

四、會議討論

1.會議議題負責(zé)人對議題進行詳細闡述，包括背景、現(xiàn)狀、解決方案等。

2.與會人員針對議題展開充分討論，提出意見和建議。

3.主持人應(yīng)引導(dǎo)討論，確保會議有序進行，避免偏題和重復(fù)發(fā)言。

五、會議決策

1.在充分討論的基礎(chǔ)上，主持人可組織與會人員進行表決或投票，形成會議決策。

2.會議決策應(yīng)明確責(zé)任人和完成時限，確保決策的落實。

六、會議總結(jié)

1.主持人對會議進行總結(jié)，概括討論成果，明確會議決策。

2.會議紀(jì)要負責(zé)人記錄會議內(nèi)容，包括議題、討論情況、決策結(jié)果等。

七、會議結(jié)束

1.主持人宣布會議結(jié)束，感謝與會人員的參與。

2.會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后盡快整理，并發(fā)送給參會人員。

八、會議后續(xù)

1.會議紀(jì)要負責(zé)人跟蹤會議決策的落實情況，并及時反饋給會議組織者。

2.會議組織者應(yīng)定期檢查會議決策的執(zhí)行情況，確保工作任務(wù)的完成。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

會議紀(jì)要是會議內(nèi)容的記錄，是會議決策和任務(wù)分配的重要依據(jù)。為確保會議成果的轉(zhuǎn)化和任務(wù)的順利完成，必須加強對會議紀(jì)要的跟蹤落實。以下是會議紀(jì)要的跟蹤落實相關(guān)規(guī)定。

一、會議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會議紀(jì)要應(yīng)由指定的紀(jì)要負責(zé)人在會議結(jié)束后及時整理，確保內(nèi)容的準(zhǔn)確性。

2.會議紀(jì)要應(yīng)包括會議主題、時間、地點、參會人員、討論內(nèi)容、決策結(jié)果及責(zé)任人等信息。

3.會議紀(jì)要整理完畢后，應(yīng)在第一時間內(nèi)通過郵件、OA系統(tǒng)等方式發(fā)送給所有參會人員，并抄送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

二、會議紀(jì)要的審批與確認

1.會議紀(jì)要需經(jīng)會議主持人審批，確保紀(jì)要內(nèi)容符合會議實際情況。

2.與會人員應(yīng)在收到會議紀(jì)要后的一定工作日內(nèi)進行確認，如有異議，應(yīng)及時提出并說明原因。

3.會議紀(jì)要經(jīng)主持人審批通過并得到參會人員確認后，正式生效。

三、會議決策的跟蹤與落實

1.紀(jì)要負責(zé)人應(yīng)定期跟蹤會議決策的執(zhí)行情況，及時了解工作進展，確保任務(wù)按期完成。

2.對于重大決策或長期任務(wù)，應(yīng)設(shè)立專門的工作小組或指定專人負責(zé)，確保決策的落實。

3.跟蹤過程中發(fā)現(xiàn)的問題和困難，應(yīng)及時向會議組織者或領(lǐng)導(dǎo)匯報，尋求支持和幫助。

四、會議成果的反饋與應(yīng)用

1.會議決策的執(zhí)行結(jié)果應(yīng)及時反饋給會議組織者，以便于總結(jié)經(jīng)驗，優(yōu)化工作流程。

2.會議成果應(yīng)在今后的工作中得到應(yīng)用，形成閉環(huán)管理，提高工作效率。

3.對于具有借鑒意義的會議成果，可整理成案例或最佳實踐，供全校范圍內(nèi)學(xué)習(xí)與交流。

五、會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會議紀(jì)要應(yīng)根據(jù)學(xué)校檔案管理規(guī)定進行歸檔，確保資料的完整性和可追溯性。

2.會議紀(jì)要的查閱權(quán)限應(yīng)按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定設(shè)置，確保信息安全。

第四章會議室管理規(guī)定

為提高會議室使用效率，保障會議的順利進行，特制定以下會議室管理規(guī)定。

一、會議室預(yù)約

1.會議室預(yù)約采用先到先得的原則，各部門或單位需提前一定時間向會議室管理部門提交預(yù)約申請。

2.預(yù)約時，申請人需提供會議主題、時間、參會人數(shù)等信息，以便于管理部門合理分配會議室資源。

3.管理部門應(yīng)在收到預(yù)約申請后及時回復(fù)，確認會議室是否預(yù)約成功。

二、會議室使用規(guī)范

1.會議室使用應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)約時間進行，不得提前或延遲使用。

2.會議室內(nèi)禁止吸煙、進食，保持環(huán)境衛(wèi)生。

3.使用會議室時，應(yīng)愛護設(shè)備設(shè)施，如遇問題應(yīng)及時向管理部門報告。

4.會議室使用完畢后，應(yīng)關(guān)閉投影儀、空調(diào)等設(shè)備，關(guān)閉門窗，確保會議室整潔、安全。

三、會議室設(shè)備管理

1.會議室設(shè)備由管理部門負責(zé)維護和管理，定期檢查設(shè)備運行狀況，確保設(shè)備完好。

2.非管理部門人員不得隨意更改設(shè)備設(shè)置，如需調(diào)整，請聯(lián)系管理部門協(xié)助處理。

3.會議室內(nèi)設(shè)備使用過程中，如出現(xiàn)故障，應(yīng)及時報告管理部門，由專業(yè)人員維修。

四、會議室安全保障

1.會議室管理部門應(yīng)定期進行安全檢查，確保消防設(shè)施、電源線路等安全設(shè)施正常運行。

2.會議期間，參會人員應(yīng)遵守安全規(guī)定，不得在會議室內(nèi)使用大功率電器，防止火災(zāi)事故發(fā)生。

3.如遇緊急情況，請按照會議室內(nèi)的安全指示進行疏散。

五、會議室衛(wèi)生與保潔

1.會議室管理部門應(yīng)定期對會議室進行清潔和消毒，保持室內(nèi)環(huán)境整潔。

2.會議室內(nèi)應(yīng)配備適量的垃圾桶，參會人員應(yīng)自覺保持環(huán)境衛(wèi)生，將垃圾投放到指定位置。

3.如會議室內(nèi)衛(wèi)生狀況較差，管理部門有權(quán)拒絕提供會議室服務(wù)，并要求相關(guān)部門或單位進行整改。

六、違規(guī)處理

1.對于違反會議室管理規(guī)定的個人或單位，管理部門有權(quán)進行提醒、警告或限制其會議室使用權(quán)限。

2.如造成設(shè)備損壞或經(jīng)濟損失，違規(guī)方需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任和賠償。

3.情節(jié)嚴(yán)重者，將按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定予以處理。

第五章附則

為確保本會議管理制度及規(guī)