付費會議室使用管理制度

付費會議室使用管理制度第一章總則

一、目的

為確保付費會議室（以下簡稱“會議室”）的使用效率，提高會議質量，規(guī)范會議室的管理，制定本制度。

二、適用范圍

本制度適用于公司內部各部門組織的各類會議，以及外部單位租用公司會議室的相關活動。

三、會議室分類

1.按照容納人數(shù)，會議室分為小型會議室、中型會議室和大型會議室。

2.按照功能，會議室分為普通會議室、視頻會議室、董事會會議室等。

四、會議室使用原則

1.公平、公正、公開原則：會議室的使用應遵循公平、公正、公開的原則，確保各部門和單位合理使用。

2.預約原則：會議室使用需提前預約，按照預約順序安排使用。

3.效率原則：會議室使用應充分利用，避免空置和浪費。

五、會議室管理職責

1.行政管理部門為會議室的主管部門，負責會議室的日常管理、維護和預約安排等工作。

2.各部門負責人為本部門會議室使用管理的第一責任人，負責本部門會議室使用需求的申報和會議組織工作。

3.會議室管理員負責會議室的現(xiàn)場管理、設備維護和衛(wèi)生保潔等工作。

六、違規(guī)處理

1.違反本制度規(guī)定的，會議室管理部門有權取消其會議室使用權，并視情節(jié)嚴重程度，給予相應處罰。

2.會議室使用過程中造成設備損壞的，應按公司相關規(guī)定承擔賠償責任。

本章內容旨在明確會議室使用管理制度的基本原則和職責分工，為后續(xù)章節(jié)的具體規(guī)定提供依據。后續(xù)章節(jié)將針對會議流程、會議紀要的跟蹤落實、會議室管理規(guī)定等方面進行詳細闡述。

第二章會議流程

一、會議預約

1.用戶需提前通過公司內部會議管理系統(tǒng)進行會議室預約，填寫相關信息，包括會議主題、參會人數(shù)、會議時間、所需設備等。

2.會議預約需在會議開始前至少3個工作日提交，以便會議室管理部門進行統(tǒng)籌安排。

3.會議室管理部門在收到預約申請后，應在2個工作日內完成審核，并通過郵件或系統(tǒng)通知申請人。

二、會議通知

1.會議組織者應在會議開始前至少1個工作日，向參會人員發(fā)送會議通知，包括會議主題、時間、地點、議程等。

2.會議通知應明確指出會議的重要性、參會人員范圍、會議所需準備材料等。

三、會議簽到

1.會議開始前，會議組織者應安排專人負責會議簽到工作，確保參會人員準時到場。

2.會議簽到表應記錄參會人員姓名、部門、簽到時間等信息。

四、會議議程

1.會議議程由會議組織者制定，應包括會議主題、討論議題、預計時長等內容。

2.會議組織者應合理安排會議議程，確保會議高效進行。

五、會議討論

1.會議主持人應引導參會人員圍繞會議主題展開討論，確保會議內容緊湊、有序。

2.參會人員應積極參與討論，發(fā)表意見和建議。

六、會議決策

1.會議決策應在充分討論的基礎上，按照公司決策程序進行。

2.會議決策結果應記錄在會議紀要中，并由會議主持人宣讀確認。

七、會議總結

1.會議結束后，會議組織者應整理會議紀要，包括會議主題、討論內容、決策結果等。

2.會議紀要應在會議結束后1個工作日內發(fā)送給參會人員，以便大家對會議內容進行回顧。

八、會議反饋

1.參會人員對會議組織、會議內容、會議效果等方面有任何意見和建議，可向會議組織者反饋。

2.會議組織者應認真對待反饋意見，及時調整和改進會議組織工作。

本章詳細闡述了會議流程的各個環(huán)節(jié)，包括會議預約、會議通知、會議簽到、會議議程、會議討論、會議決策、會議總結和會議反饋。旨在確保會議的順利進行，提高會議效率。后續(xù)章節(jié)將繼續(xù)對會議紀要的跟蹤落實、會議室管理規(guī)定等方面進行論述。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的制作與發(fā)布

1.會議紀要應由會議組織者在會議結束后及時制作，確保內容準確、完整。

2.會議紀要應包括以下內容：會議主題、時間、地點、參會人員、討論議題、決策結果、行動計劃等。

3.會議紀要制作完成后，應在1個工作日內發(fā)送給所有參會人員，并以公司內部通訊渠道進行公告。

二、會議紀要的審批與存檔

1.會議紀要需經會議主持人審批同意后，方可正式發(fā)布。

2.會議紀要應按照公司檔案管理規(guī)定進行存檔，以備日后查詢。

三、行動計劃的跟蹤與落實

1.會議紀要中明確的行動計劃，應指定責任人、完成時限和驗收標準。

2.會議組織者應定期跟蹤行動計劃的執(zhí)行情況，督促責任人按計劃推進工作。

3.如行動計劃執(zhí)行過程中遇到問題，責任人應及時向會議組織者反饋，以便協(xié)調解決。

四、會議紀要的執(zhí)行評估

1.會議組織者應在行動計劃完成后，對會議紀要的執(zhí)行情況進行評估。

2.評估內容包括：行動計劃完成情況、問題解決情況、會議目標實現(xiàn)程度等。

3.評估結果應作為改進會議組織工作的重要依據。

五、會議紀要的持續(xù)改進

1.會議組織者應根據會議紀要執(zhí)行評估結果，分析存在的問題，制定改進措施。

2.改進措施應包括：優(yōu)化會議流程、提高會議效率、加強行動計劃跟蹤等方面。

3.會議組織者應定期回顧和總結會議紀要的跟蹤落實情況，持續(xù)優(yōu)化會議管理流程。

本章主要闡述了會議紀要的制作、發(fā)布、審批、存檔、行動計劃的跟蹤與落實、執(zhí)行評估以及持續(xù)改進等方面的內容，旨在確保會議決策的有效執(zhí)行，提高公司工作效率。后續(xù)章節(jié)將對會議室管理規(guī)定進行論述。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室使用前的準備

1.會議室管理員應在會議開始前檢查會議室衛(wèi)生、設備運行情況，確保會議室環(huán)境整潔、設備正常。

2.根據會議需求，提前布置會議室，包括座椅排列、設備連接、資料發(fā)放等。

二、會議室使用中的管理

1.參會人員應愛護會議室設施，遵守會議紀律，保持安靜，不隨意離開座位。

2.會議室管理員應現(xiàn)場協(xié)助會議組織者，確保會議順利進行，如需調整設備、提供額外服務等。

3.會議期間，會議室門應保持關閉，避免影響其他區(qū)域工作。

三、會議室使用后的整理

1.會議結束后，會議組織者應安排人員對會議室進行整理，包括清理垃圾、復原座椅、關閉設備等。

2.會議室管理員應檢查會議室設備使用情況，發(fā)現(xiàn)問題及時報修，確保下次會議使用不受影響。

四、會議室設備管理

1.會議室設備應由專人負責維護，定期進行檢修、保養(yǎng)，確保設備性能良好。

2.使用會議室設備時，應遵循操作規(guī)程，避免因操作不當導致設備損壞。

3.如需外接設備，應提前與會議室管理員溝通，確保設備兼容并遵守相關規(guī)定。

五、會議室預約管理

1.會議室預約應遵循公平、公正、公開的原則，按照預約順序安排使用。

2.會議室管理部門有權根據實際情況調整會議室預約安排，確保會議需求得到合理滿足。

3.預約成功后，如需取消或變更會議，應至少提前1個工作日通知會議室管理部門，以免造成資源浪費。

六、會議室安全管理

1.會議室使用期間，應確保消防通道暢通，消防設施正常。

2.會議室管理員應定期進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時整改。

3.參會人員應遵守公司安全規(guī)定，不得在會議室進行危險行為。

本章主要論述了會議室使用前的準備、使用中的管理、使用后的整理、設備管理、預約管理以及安全管理等方面的規(guī)定，旨在確保會議室的高效、有序使用。后續(xù)章節(jié)將對附則進行闡述。

第五章附則

一、本制度的解釋權歸公司行政管理部門所有。

二、本制度自發(fā)布之日起實施，原有相關規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準。

三、各部